《實施條例》背景下高校檔案工作創(chuàng)新研究

摘 要：在《中華人民共和國檔案法實施條例》（簡稱《實施條例》）的背景下，高校原本的檔案工作已經(jīng)無法滿足師生與廣大群眾對檔案資料的需求，只有加強對《實施條例》的解讀，通過理念、制度、技術(shù)與服務(wù)方面的創(chuàng)新不斷提升高校檔案管理的規(guī)范化、信息化與服務(wù)化水平，高校才能真正發(fā)揮檔案資料在教育、科研與文化傳承等方面的重要作用。《實施條例》的全面實施，我國檔案管理工作正在逐步向著法制化、規(guī)范化的軌道發(fā)展，但這也對我國高校的檔案工作提出了更高要求。只有在嚴格遵循法律法規(guī)的前提下創(chuàng)新高校檔案的工作模式，高校才能更有效地實現(xiàn)檔案價值的最大化，從而有效推動高校在新時期的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案法實施條例；高校檔案；工作創(chuàng)新

高校檔案工作作為高校管理工作的重要組成部分，對于高校的發(fā)展有著非常重要的作用[1]?！秾嵤l例》的出臺也為高校檔案工作提供了更為清晰的法律依據(jù)和規(guī)范化的管理要求。實際上，檔案工作在高校管理中是尤為珍貴的，它不僅是一個機構(gòu)和個體的歷史記憶，還是未來發(fā)展的依據(jù)。如今，隨著社會信息化和數(shù)字化的不斷進步，高校檔案工作也需要不斷進行創(chuàng)新和發(fā)展，以滿足高校管理的需要。依據(jù)《檔案法》《實施條例》的要求，高校檔案工作的創(chuàng)新意義在于推動檔案管理規(guī)范化、信息化和共享化，提升檔案管理服務(wù)水平，更好地滿足社會對檔案管理的需求，促進高校檔案工作的健康發(fā)展。

1 《實施條例》的基本要求

1.1《檔案法》的主要內(nèi)容和作用

《實施條例》作為我國檔案工作的重要法律法規(guī)，對于保護和利用檔案資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展具有著重要意義。《實施條例》主要內(nèi)容包括檔案的定義和種類、管理、保密和利用與責(zé)任。其中檔案的管理是條例的核心要素，主要涵蓋了檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定等方面。其目的是加強檔案的管理，確保檔案資源的完整性和安全性，同時推動檔案事業(yè)的發(fā)展，促進社會的和諧進步。

1.2 相關(guān)法律法規(guī)的有效支撐

除了《實施條例》外，還有一些相關(guān)法律法規(guī)也對目前的檔案管理工作提供了支撐。例如《干部人事檔案工作條例》《關(guān)于加強重特大事件檔案工作的通知》等。這些法規(guī)文件不僅為檔案管理工作提供了立法依據(jù)，還為檔案工作提供了具體的規(guī)范和指導(dǎo)，更為高校檔案管理工作提供了必要的參考，是非常關(guān)鍵且有必要的法律依據(jù)支撐。

2 《實施條例》對高校檔案工作的影響

2.1 檔案管理的規(guī)范化

《實施條例》的落實，為高校開展檔案工作帶來最重要的影響之一就是檔案管理的規(guī)范化[2]。根據(jù)《實施條例》第三章第十八條的規(guī)定， “應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，確定檔案工作的組織結(jié)構(gòu)，職責(zé)分工，落實檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，管理責(zé)任，執(zhí)行責(zé)任”。高校只有確保檔案管理工作的規(guī)范化，才能更好地在檔案的收集、整理、保管與利用等環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的工作。

2.2 檔案工作的信息化

在信息化社會的發(fā)展過程中，高校檔案信息化能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。《實施條例》第五章第三十八條的規(guī)定，“應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，積極推進電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)”，并且還需要將“檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃”，而電子檔案管理信息系統(tǒng)也需要“符合國家關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全，數(shù)據(jù)安全以及保密等的規(guī)定”。

2.3 檔案資源的社會化

除了對檔案資源的管理之外，對檔案資源的利用也是《實施條例》落實以來對高校檔案工作影響較大的部分之一?！秾嵤l例》第四章第三十三條明確規(guī)定，“檔案館可以通過閱覽、復(fù)制和摘錄等形式依法提供利用檔案”，而第四章第三十七條也有“國家鼓勵和支持其他各類檔案館向社會開放和公布館藏檔案，促進檔案資源的社會共享”。因此，高校只有在保護隱私與保密的前提下加強對檔案資源的社會化服務(wù)，才能更有效地提升檔案的利用效率，進而滿足廣大師生以及社會公眾的學(xué)習(xí)與研究需求。

3 當(dāng)前高校檔案工作中存在的問題

3.1 檔案的保管不夠規(guī)范

在高校的檔案保管環(huán)節(jié)是存在著諸多問題的，如檔案統(tǒng)計不完整、檔案存儲保管不規(guī)范等。檔案保管不嚴格不規(guī)范很容易導(dǎo)致檔案被盜、丟失或損壞，從而造成不可彌補的損失。而目前檔案保管不規(guī)范則主要有以下兩個原因：首先是檔案保管人員素質(zhì)不高，缺乏保密意識和責(zé)任感，也缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識；其次是檔案保管設(shè)施不完善，給檔案的保存和管理制造了不利條件。

3.2 檔案數(shù)字化程度不高

隨著信息化時代的到來，數(shù)字化已然成為檔案管理的一種重要方式。而高校檔案數(shù)字化程度不高的問題則主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案數(shù)字化進展緩慢，很多檔案仍處于紙質(zhì)管理狀態(tài)，沒有進行數(shù)字化處理；二是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不完善，檔案數(shù)字化后，無法實現(xiàn)高效管理；三是缺乏數(shù)字化檔案管理人才，數(shù)字化技術(shù)人員和檔案管理人員之間的溝通比較困難。

3.3 檔案的利用率仍較低

高校檔案利用率較低主要表現(xiàn)在幾個方面：其一是檔案被使用的頻率較低，很多檔案長期被存放在檔案室，很少被使用；其二是檔案利用方式單一，檔案只是被作為歷史資料來利用，而沒有開發(fā)更多的應(yīng)用方式和價值；其三則是檔案利用效益較低，檔案利用的效益不夠明顯，很難發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

4 《實施條例》背景下高校檔案工作的創(chuàng)新路徑

高校檔案工作在《實施條例》的指導(dǎo)下，應(yīng)當(dāng)遵循依法合規(guī)、服務(wù)為先、信息化建設(shè)、規(guī)范管理、創(chuàng)新服務(wù)模式、持續(xù)改進和開放共享等原則，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和效益。

4.1 建立檔案的管理信息系統(tǒng)

在《實施條例》框架下，高校檔案工作的進一步實施應(yīng)當(dāng)著眼于構(gòu)建一個綜合性的檔案管理信息系統(tǒng)。這不僅需要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過高效的掃描和錄入技術(shù)，將檔案內(nèi)容以電子形式保存，實現(xiàn)信息資源的整合，并通過云存儲或其他安全技術(shù)手段確保檔案數(shù)據(jù)的長期安全性和防范潛在的數(shù)據(jù)被泄露風(fēng)險，還需要為師生和管理人員提供一個用戶友好的界面，以便于他們通過關(guān)鍵字搜索或分類檢索快速定位到所需要的檔案信息，簡化借閱和查詢流程。同時，這一系統(tǒng)還需要采用先進的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實行檔案的自動化管理。采用條形碼或RFID技術(shù)實現(xiàn)檔案的自動化借閱與歸還，提高工作效率。為了更好地服務(wù)高校的教學(xué)科研和管理決策，該系統(tǒng)還應(yīng)作為統(tǒng)一的交互式平臺，以支持跨部門間的數(shù)據(jù)共享與合作，以此來促進高校內(nèi)部信息的無縫流通與利用，充分體現(xiàn)檔案資料在教學(xué)、科研和管理等方面的價值。

4.2 高校檔案工作的理念和制度創(chuàng)新

在《實施條例》的背景下，高校檔案工作首先要做的就是理念方面的創(chuàng)新。一方面，高校應(yīng)當(dāng)樹立“大檔案”的管理觀念，將檔案工作融入高校整體的發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，并且將檔案工作與校園文化建設(shè)以及素質(zhì)教育結(jié)合，充分挖掘檔案的文化內(nèi)涵與教育功能，這樣才能更好地利用檔案完成高校立德樹人的根本任務(wù)。另一方面，高校則需要在檔案管理過程中引入全生命周期的管理理念，對每一份檔案從生成到銷毀的整個過程進行全面關(guān)注，確保檔案資料的價值得到最大化的挖掘，從而使每一份檔案資料能充分地發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

為了在《實施條例》背景下使檔案工作能夠順利開展，高校需要對檔案工作的相關(guān)制度進行創(chuàng)新[3]。一方面，高校需要結(jié)合自身實際與《實施條例》的內(nèi)容制定或是修訂適應(yīng)新時期的高校檔案管理方法，并且明確各類檔案的收集范圍、整理規(guī)則與保管期限等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作的每一個環(huán)節(jié)都有章可循。另一方面，高校需要落實各級管理人員在檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，并且將檔案工作納入高校整體的績效評價體系，這樣才能更好地保障檔案工作人員的工作質(zhì)量與工作熱情。

4.3 高校檔案工作的技術(shù)創(chuàng)新

為了提高高校檔案工作的質(zhì)量與效率，技術(shù)創(chuàng)新在同樣必不可少。一是高校需要全面推進檔案資料的數(shù)字化，通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換構(gòu)建一套結(jié)構(gòu)化、易檢索的數(shù)字檔案資料庫，并且借助云計算、區(qū)塊鏈技術(shù)等不斷提升檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、擴展性與安全性。二是高校應(yīng)對現(xiàn)有的電子文件管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，使各類電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)生成、流轉(zhuǎn)和歸檔的一體化管理，這樣才能使檔案管理工作的效率與質(zhì)量得到更進一步的提升。三是高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立一個專門的小組來負責(zé)檔案的數(shù)字化工作。小組需由檔案專業(yè)人員和信息技術(shù)人員共同組成，以確保檔案數(shù)字化在技術(shù)和專業(yè)知識上的雙重保障。四是對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行全面梳理，制定優(yōu)先級策略，根據(jù)檔案的使用頻率和重要性進行分類，優(yōu)先處理高使用頻率和重要性的檔案。五是需要采用現(xiàn)代掃描和錄入技術(shù)，加快檔案的數(shù)字化進程，同時在轉(zhuǎn)換過程中加入適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)和索引標(biāo)簽，以提高檔案的可檢索性。六是要建立安全可靠的數(shù)字檔案存儲系統(tǒng)，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸?shù)仁侄?，確保檔案資料的信息安全。七是需要定期組織培訓(xùn)和推廣活動，提升師生對檔案數(shù)字化的認識，并培養(yǎng)他們利用數(shù)字檔案的能力，同時也應(yīng)當(dāng)對外宣傳高校檔案的價值和應(yīng)用場景，有效提倡跨學(xué)科合作，最終進一步推動高等教育的質(zhì)量與發(fā)展。

4.4 高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新

除了上文提到的創(chuàng)新路徑之外，高校還應(yīng)當(dāng)在檔案工作的服務(wù)方面進行全面創(chuàng)新[4]。一方面，高?？梢蚤_放自身的信息化檔案服務(wù)平臺，使用戶可以在線對檔案資料進行查詢與下載，同時還可以使用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)了解每一位用對檔案的使用需求，從而為用戶提供個性化的檔案信息服務(wù)。另一方面，高?？梢耘c兄弟院校、公共檔案館等機構(gòu)合作，使不同地區(qū)的檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)跨系統(tǒng)、跨地域共享，同時還可以借助不同的檔案資料開展如專題檔案展覽、校史文化活動、歷史事件回顧等相關(guān)的活動內(nèi)容，這樣才能在滿足用戶對檔案資料需求的同時有效提升檔案資料的社會影響力與文化價值，從而更好地促進檔案資源利用效率的提升。與其他高?；驒C構(gòu)展開合作，共建檔案資源共享機制，共享各自珍貴的檔案資源，充實檔案信息內(nèi)容，提升檔案利用效益。透過檔案資源共享，高校得以擴展檔案服務(wù)范圍，拓寬檔案利用領(lǐng)域。利用檔案館等場所舉辦檔案展覽，展現(xiàn)高校的豐厚歷史文化和輝煌發(fā)展成就，深化師生對高校檔案的認知與了解。同時，透過宣傳活動，提高檔案管理的品牌知名度和社會影響力。根據(jù)用戶需求，提供個性化的檔案管理服務(wù)，如量身定制的檔案查詢與借閱方案，精準(zhǔn)的檔案解讀與咨詢服務(wù)等。透過提供貼心的個性化服務(wù)，高校得以更好地滿足用戶需求，提升檔案管理服務(wù)的品質(zhì)與用戶滿意度。例如，針對學(xué)術(shù)研究者，可以提供專門的檔案檢索工具和服務(wù)，幫助他們更快地找到所需信息；對于學(xué)生，可以設(shè)計簡潔易懂的查詢界面，方便他們獲取相關(guān)資料；針對歷史愛好者，可以提供專家解讀歷史文獻的服務(wù)；對于學(xué)術(shù)研究者，可以提供專門的檔案研究咨詢服務(wù)，幫助他們深入挖掘檔案信息。還可以針對不同年齡段的用戶設(shè)計不同主題的展覽活動。針對不同專業(yè)領(lǐng)域的研究者舉辦相關(guān)主題的學(xué)術(shù)研討會。

結(jié)束語

綜上，在《實施條例》落實的背景下，高校檔案工作的變革與創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。只有積極適應(yīng)時代變革的發(fā)展，堅持理念、制度、技術(shù)、服務(wù)四位一體的創(chuàng)新路徑，高校才能在全新的社會背景下更好地發(fā)揮檔案資料的重要作用，從而推動高校在新時期的發(fā)展與進步。未來高校檔案工作將朝著數(shù)字化、信息化、服務(wù)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，以更好地滿足師生和社會對檔案信息的需求，提升高校檔案管理的效率和水平。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理正逐漸成為未來的主流，高校有望通過建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、智能檢索和便捷共享，進而提升檔案管理的效率和便利性。高校檔案館有望為師生提供更加多元化的檔案信息化服務(wù)，涵蓋線上檔案查詢、數(shù)字展覽、檔案文獻檢索等，以滿足用戶對檔案信息的多樣需求。未來，高校檔案工作將更加注重檔案保護和有效利用。高?？杉訌姍n案保護工作，確保檔案的完整性和安全性。同時，積極利用檔案資源開展學(xué)術(shù)研究、展覽展示等活動，發(fā)揮檔案在學(xué)術(shù)和文化領(lǐng)域的重要價值?！秾嵤l例》的頒布實施將推動高校檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。高校檔案館需要建立健全的檔案管理制度和規(guī)范，加強檔案管理人員的培訓(xùn)和專業(yè)化水平，提升檔案管理的品質(zhì)和水準(zhǔn)。

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（作者單位：延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院）