學(xué)校檔案管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)實踐研究

摘 要：我國學(xué)校檔案管理工作起步較晚，傳統(tǒng)模式根深蒂固，面對信息化大潮，檔案規(guī)范性和信息化程度亟待提升。本文從大數(shù)據(jù)時代檔案管理要求出發(fā)，分析了檔案管理存在的問題，認為需要從建立現(xiàn)代檔案管理制度、建設(shè)數(shù)字檔案室、打造共享共建機制、提升檔案智治水平、構(gòu)建安全防護網(wǎng)絡(luò)、夯實檔案要素保障等方面加強。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；規(guī)范化；信息化

信息化時代，學(xué)校檔案管理的數(shù)量和利用需求發(fā)生了根本性變化，信息化技術(shù)重塑了檔案收集、整理、利用、安全和服務(wù)環(huán)節(jié)，檔案治理的形態(tài)和環(huán)境變化促使檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，以數(shù)據(jù)化管理新思維提高檔案管理的規(guī)范化水平，更好地發(fā)揮檔案在學(xué)校管理中的獨特作用。

1 新形勢下學(xué)校檔案管理的時代要求

1.1 管理體系高效化

面對新的信息化發(fā)展潮流，檔案管理的方式和內(nèi)容需要重塑，檔案管理者要牢牢把握學(xué)校檔案治理體系和治理能力提升這個主線，抓住信息化發(fā)展機遇，優(yōu)先推進檔案應(yīng)用系統(tǒng)整合提速、升級提質(zhì)。按照數(shù)字中國建設(shè)的總體要求，補齊短板、加快基礎(chǔ)應(yīng)用建設(shè)、推進現(xiàn)有系統(tǒng)整合升級，構(gòu)建學(xué)校檔案管理智治體系。立足學(xué)校教學(xué)實際，推進教學(xué)資源和數(shù)字技術(shù)應(yīng)用推廣，有序抓好信息化平臺迭代升級和綜合集成，做好在現(xiàn)有基礎(chǔ)上的提檔升級。

1.2 資源體系全面化

隨著電子檔案的推進和新媒體的興起，學(xué)校檔案收集的范圍和載體需要進一步拓展，這樣才能記錄好學(xué)校發(fā)展的歷史。要著眼學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展和“立德樹人”的根本任務(wù)，及時做好文件材料的歸檔工作，及時調(diào)整檔案收集范圍，嚴把檔案收集質(zhì)量，抓好檔案歸檔和保管。以重大活動、重要節(jié)點、重大事件和重點門類為導(dǎo)向，通過多種渠道廣泛征集檔案資料和珍貴史料，留存好學(xué)校變遷的宏大歷程。扎實做好學(xué)籍檔案管理，對關(guān)鍵檔案材料及時歸檔，加強學(xué)籍檔案存量數(shù)字化，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的全流程電子化管理。

1.3 資源共享便捷化

信息化建設(shè)的實質(zhì)是將檔案管理在線化和數(shù)據(jù)化，打造全面、完整的數(shù)據(jù)平臺，破除數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源互聯(lián)互通和融合共享。要提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，建立跨門類、跨層級數(shù)據(jù)集聚的長效機制，逐步實現(xiàn)跨層級檔案數(shù)據(jù)有效共享，提高全校的信息流通水平，提升檔案服務(wù)的精準性和科學(xué)性。加強新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，依托數(shù)據(jù)分析、云計算技術(shù)，實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)的共享與安全保管。

1.4 開發(fā)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化

要主動服務(wù)于學(xué)校的改革發(fā)展，深入挖掘和闡釋檔案資源中的工作經(jīng)驗、改革成效和發(fā)展歷程，編寫服務(wù)專報和經(jīng)驗啟示等，助力學(xué)校落實立德樹人根本任務(wù)，更好地促進學(xué)生全面發(fā)展。著力提升大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務(wù)質(zhì)量，通過使用電子化手段，檔案管理工作向無紙化辦公方向發(fā)展，結(jié)合各種檔案管理軟件和計算機技術(shù)，讓現(xiàn)代檔案管理工作更加智能化與自動化，為檔案管理體系優(yōu)化發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

2 學(xué)校檔案管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)的實踐困局

2.1 檔案意識不到位

檔案管理意識薄弱。教職工未能意識到檔案工作對學(xué)校發(fā)展、教育質(zhì)量提升、學(xué)生服務(wù)和行政管理的促進作用，大多數(shù)人認為檔案管理僅僅是文書檔案收集和信息化，責(zé)任是管理人員的事情。與己無關(guān)的思想認識造成了對檔案管理的漠視，許多重要教學(xué)資料、人事檔案等未能及時歸檔和保管。主觀認識的偏差也造成了工作素養(yǎng)的長期滯后，中學(xué)檔案管理長期未受到重視，檔案人員輪崗頻繁、專職人員不足、專業(yè)技能較差，缺乏學(xué)習(xí)機會和進修機遇，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的要求。在檔案人員待遇方面不到位，專技崗設(shè)置不合理，檔案序列晉級和聘任困難，從思想上不愿意從事檔案工作。

2.2 基礎(chǔ)建設(shè)不到位

思想認識的偏差造成了學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)的薄弱，雖然檔案能夠?qū)W(xué)校發(fā)展起到一定的促進作用，但是不能產(chǎn)生立竿見影的效果，因而絕大多數(shù)學(xué)校往往會忽略對其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。而檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施過于滯后，就會嚴重阻礙檔案管理工作的開展，不僅難以適應(yīng)檔案規(guī)范化建設(shè)需求，也會對中心工作產(chǎn)生負面影響。主要表現(xiàn)在：檔案室建設(shè)標準低，有的學(xué)校未按照標準化建設(shè)檔案庫房，直接以普通的辦公用房代替檔案室，檔案法規(guī)規(guī)定的“八防”基本要求無從談起；信息化建設(shè)長期滯后，存量數(shù)字化率較低，限制了電子檔案的管理質(zhì)量；“雙套制”推行困難，檔案流轉(zhuǎn)依然以紙質(zhì)模式為主；信息化加工場地建設(shè)不到位，監(jiān)控設(shè)備缺失，數(shù)字化加工安全隱患較大；數(shù)字化操作系統(tǒng)配備不到位，大部分學(xué)校只配備了OA系統(tǒng)，未有獨立的數(shù)字化管理系統(tǒng)等。這些問題成為檔案工作提質(zhì)增效的關(guān)鍵因素。

2.3 規(guī)范標準不到位

檔案管理的規(guī)范化與標準化程度較低，檔案資源歸集能力不足。檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的檔案知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)，直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，缺乏收集工作意識，對歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏，還有些單位沒有專職的檔案管理人員，工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低，對檔案材料僅限于存放，沒有及時分類歸檔，甚至歸檔材料缺乏準確性和真實性，導(dǎo)致檔案管理工作水平的落后。

2.4 數(shù)字化思維不強

數(shù)字化管理是學(xué)校新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構(gòu)建新發(fā)展格局的重大戰(zhàn)略舉措，是數(shù)字政府和智慧城市建設(shè)的內(nèi)在要求。但是有的中學(xué)對數(shù)字化管理的認識不夠到位，簡單地認為數(shù)字化管理只是“線下搬到線上”，沒從深層次理解數(shù)字化轉(zhuǎn)型的價值意義，忽視了信息化建設(shè)帶來的效率質(zhì)的提升。目前不少檔案管理流程還局限于傳統(tǒng)的工作模式與思維方式，沒有找到檔案工作的改革突破點和制度重塑點。整體氛圍不夠濃厚，對信息化建設(shè)尚未理解到位，對多跨場景應(yīng)用的探索有所欠缺，全員參與的格局有待進一步形成。

2.5 要素保障不到位

學(xué)校數(shù)字化市場供給能力不足，普遍存在第三方服務(wù)企業(yè)不多，企業(yè)處于買方市場，學(xué)校購買服務(wù)難問題。信息化建設(shè)項目流程煩瑣，招投標手續(xù)進度慢，管理者存在信息安全、廉政安全等風(fēng)險擔(dān)憂，客觀上限制了信息化水平的提升。財政資金投入力度較弱，學(xué)校自籌資金困難，難以負擔(dān)高昂的信息化建設(shè)費用。

3 學(xué)校檔案管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)的破局之策

3.1 建立現(xiàn)代檔案管理制度

依據(jù)新《檔案法》和《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，制定三合一檔案管理制度，明確各類文件的歸檔范圍和保管期限，確保新舊編制規(guī)則實現(xiàn)平穩(wěn)快速過渡，使檔案管理工作更加科學(xué)、有序和高效，檔案的收集管理更加規(guī)范。建立健全電子檔案管理制度，順應(yīng)檔案質(zhì)態(tài)變化的趨勢，打造基于數(shù)字化管理的電子檔案體系，采用大數(shù)據(jù)思維，全流程重塑學(xué)校檔案管理流程，加強云存儲技術(shù)的應(yīng)用規(guī)定，運用現(xiàn)代化技術(shù)手段實現(xiàn)檔案收集、整理、利用和安全的信息化保護。加強信息化建設(shè)制度安排，針對數(shù)字化外包、共享利用等方面，增加簽訂委托協(xié)議、約定服務(wù)內(nèi)容與安全保密規(guī)定等方面的制度建設(shè)，增加法律責(zé)任方面的規(guī)定，確保數(shù)據(jù)信息安全。以《中華人民共和國保密法》為基礎(chǔ)，有序系統(tǒng)地推進對開放審核工作涉及的組織機構(gòu)、鑒定范圍、鑒定流程及鑒定辦法等，避免鑒定工作步驟的主觀隨意性。

3.2 著力建設(shè)數(shù)字檔案室

為應(yīng)對大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，建設(shè)數(shù)字檔案室是學(xué)校檔案信息化的必然要求。一是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》要求，選擇合適的數(shù)字管理系統(tǒng)，保障電子的規(guī)范性和安全性，管理系統(tǒng)要預(yù)留好外接配置，實現(xiàn)軟件、系統(tǒng)的共享性。二是強化數(shù)字資源建設(shè)。學(xué)校檔案形式多樣、類型豐富，要充分考慮信息載體的異質(zhì)性，對教學(xué)課件、實物檔案、音視頻等實現(xiàn)電子化存儲。建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，數(shù)字資源的多重性和豐富性要求檔案數(shù)據(jù)庫及時更新數(shù)據(jù)，建立新的目錄概要，不斷為數(shù)據(jù)庫增添新的內(nèi)容。三是要打造教學(xué)數(shù)據(jù)專庫。教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體，利用率高，要根據(jù)課程體系、教學(xué)設(shè)計、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)模式和技能實操等層面開展有效的課程檔案數(shù)據(jù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫要因教施策，對教學(xué)檔案進行細化，比如課程介紹、標準、設(shè)計、教案、評價方案、案例、課件、微課、教學(xué)錄像、試題庫和拓展閱讀、畢業(yè)設(shè)計等系列資源模塊化，建設(shè)更為便捷的利用模式。

3.3 著力打造共享共建機制

檔案資源共享共建模式是通過突破時空限制檔案資源的利用，達到提高檔案賦能人才培養(yǎng)質(zhì)量和教師育人能力的目的。一是搭建共享平臺。由綜合檔案室在數(shù)據(jù)化管理平臺建立模塊，將各年級教師打造成檔案數(shù)據(jù)教師團隊，明確上傳標準和模式，教師可將教學(xué)檔案資源擇優(yōu)篩選后上傳到共享平臺。同時，上傳者可以根據(jù)教學(xué)需要自主建立備課組共享單元，實現(xiàn)學(xué)科的檔案資源共享。二是優(yōu)化檔案資源共享水平。教學(xué)檔案共享資源可包括教學(xué)PPT課件、自錄課程視頻、作業(yè)題庫和試題庫等。資源設(shè)置可根據(jù)學(xué)生、教師、督學(xué)的反饋進行持續(xù)改進，實現(xiàn)共享內(nèi)容的不斷優(yōu)化、共享方式的不斷創(chuàng)新。三是建立數(shù)據(jù)庫共享機制。對不同數(shù)據(jù)庫建立有效鏈接，通過身份認證、密碼防護等措施實現(xiàn)不同檔案資源的校內(nèi)共享。加強云平臺使用，聚焦課程、教學(xué)、教師發(fā)展和學(xué)生培養(yǎng)等關(guān)鍵領(lǐng)域的檔案資源，有序推進校際資源共享，提升檔案治理能力。

3.4 著力提升檔案智治水平

學(xué)校檔案資源是蘊含著豐富的教學(xué)經(jīng)驗、辦學(xué)理念和育人方針，對學(xué)校適應(yīng)新形勢與新變化具有重要作用。一是提高圍繞中心工作的能力。學(xué)校檔案管理科室要把職責(zé)擺進去、把工作擺進去、把自己擺進去，主動對標對表，切實找準圍繞中心、服務(wù)大局的著力點和結(jié)合點，充分發(fā)揮檔案工作推動學(xué)校各項工作發(fā)展中的基礎(chǔ)性支撐性作用。在新課改、學(xué)生全面發(fā)展、教師素質(zhì)提升等重點任務(wù)上狠下功夫，及時跟進、服務(wù)保障，更好地挖掘檔案價值，提升服務(wù)時效。二是以數(shù)字賦能提升治理水平。人工智能技術(shù)已全面融入檔案服務(wù)，在提升服務(wù)效應(yīng)和用戶全流程體驗上具有獨特優(yōu)勢。學(xué)校要借助新技術(shù)成果，根據(jù)師生的個人偏好和需求量身定制服務(wù)和信息，提供更加個性化的體驗，使檔案變得更高效、更互聯(lián)和更可持續(xù)。例如，學(xué)?？梢岳眠@項技術(shù)與教師建立雙向溝通渠道，從而更有效地反饋和回應(yīng)教師的需求，幫助學(xué)校更好地了解教師的需求，提供更優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。

3.5 著力構(gòu)建安全防護網(wǎng)絡(luò)

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案安全問題也接踵而至，數(shù)據(jù)風(fēng)險具有較高的復(fù)雜性、隱蔽性和易擴散性特點，學(xué)校檔案管理工作要想實現(xiàn)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，必須加大檔案安全風(fēng)險防范的力度，堅持事前、事中、事后全覆蓋，人防、物防、器防全銜接，全面構(gòu)建一體化的安全防護體系，從根本上解決檔案安全問題。一是提高安全防范能力。及時引入新技術(shù)，加強關(guān)鍵性基礎(chǔ)設(shè)施和重要信息系統(tǒng)的安全保護。二是認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案安全保密工作制度，不斷完善工作管理和保密制度，將安全保密工作貫徹到檔案收集、整理、保護和利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，做到涉密信息不上網(wǎng)和上網(wǎng)不涉密。三是嚴格按照規(guī)定程序做好涉密設(shè)備維修維護，做到全程監(jiān)控、做好登記。四是對人員進出嚴格審核，適當(dāng)進行政治審查，離開崗位進行脫密管理。五是對檔案外包服務(wù)公司員工進行身份核查備案，嚴格管控數(shù)字化加工服務(wù)的電腦、掃描儀等設(shè)備，嚴格數(shù)字化過程提卷、還卷等各環(huán)節(jié)的保密工作。

3.6 著力夯實檔案要素保障

資金、人才和氛圍是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)性工程，也是提升檔案治理能力現(xiàn)代化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。長期以來，檔案管理要素建設(shè)體系不完整，限制了檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)，要建立符合學(xué)校發(fā)展實際的檔案支持系統(tǒng)，為檔案規(guī)范化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。一是完善投入機制。強化對檔案工作的支持保障，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費，積極為檔案工作排憂解難，全面保障檔案信息化建設(shè)。二是加大培訓(xùn)力度。將提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)作為重中之重，常態(tài)化地開展學(xué)習(xí)貫徹檔案工作法律法規(guī)和標準規(guī)范，加強自身檔案知識修養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平。強化業(yè)務(wù)鍛煉和提升，注重工作實效。三是積極營造濃厚氛圍。加強檔案宣傳力度，通過主題展覽、專題講座與考核督導(dǎo)等形式，提升全校教師的檔案管理意識。

大數(shù)據(jù)時代的到來，給學(xué)校檔案管理工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇，解放了人力，提高了工作效率，使檔案服務(wù)的力度、廣度、深度更有質(zhì)量。檔案部門要直面學(xué)校檔案管理存在的諸多問題，以更大的勇氣提高管理水平，完善管理體系，加強檔案信息保護和流程優(yōu)化，以大服務(wù)化、大檔案化、大平臺化構(gòu)架新的檔案治理模型，推動學(xué)校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

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作者簡介：薛斐（1984—），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂第二中學(xué)檔案館員，主要從事學(xué)校檔案管理工作。