淺談信息化背景下的高校檔案服務(wù)

丁成

摘 要：高校檔案是高校本身寶貴的財(cái)富之一，也是保持師生持續(xù)提升自身能力的源泉和動(dòng)力，當(dāng)然這也關(guān)系到高校檔案服務(wù)的質(zhì)量，高校檔案的服務(wù)不僅包括對(duì)檔案的搜集、整理、保存，還包括用合理、便捷的方式向檔案使用者提供，由于檔案管理的信息化趨勢(shì)，這對(duì)檔案服務(wù)的質(zhì)量提出了更高的要求，一方面要提升服務(wù)理念，另一方面要充分利用信息化技術(shù)提高服務(wù)能力和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；信息服務(wù)

[中圖分類號(hào)]：G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2016）-17--01

高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是畢業(yè)生求職和享受就業(yè)服務(wù)的重要憑證，是干部人事檔案的主要來(lái)源。加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作是維護(hù)高校畢業(yè)生權(quán)益的需要，是保證干部人事檔案真實(shí)性的必然要求。因此，高校要高度重視高校畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作，努力提升高校畢業(yè)生檔案質(zhì)量和管理服務(wù)水平。

1.信息化下高校檔案服務(wù)要求

在信息化社會(huì)如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，不僅便利了人們獲取資料信息，更對(duì)信息化大潮下的數(shù)據(jù)信息安全、信息客觀真實(shí)提出了更高的要求，在積極滿足這一要求的同時(shí)，才能適應(yīng)高校檔案服務(wù)的信息化發(fā)展。

1.1保護(hù)檔案安全性

眾所周知檔案保護(hù)工作是為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的。然而一些學(xué)校工作存在陳舊觀念，過(guò)分強(qiáng)調(diào)為教育教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護(hù)檔案意識(shí)的薄弱，表現(xiàn)在對(duì)檔案資料疏于整理和保護(hù)。一些領(lǐng)導(dǎo)不能將其與學(xué)校發(fā)展及各項(xiàng)建設(shè)密切結(jié)合起來(lái)，對(duì)檔案工作的資金設(shè)備需求不予支持。由于大量文檔處于不被有效管理的四處分散狀態(tài)，不僅資源浪費(fèi)，文檔丟失、權(quán)限控制不明等情況屢屢發(fā)生，使得安全性無(wú)法得到保障。另外紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性差。這與現(xiàn)代檔案管理工作的信息化要求相距甚遠(yuǎn)，在信息的背景下更要保護(hù)有檔案的信息安全。

1.2提供客觀真實(shí)的服務(wù)信息

有學(xué)校就會(huì)有檔案，檔案是伴隨學(xué)校的發(fā)展過(guò)程產(chǎn)生的。從整體來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的原始記錄，是寶貴的文化財(cái)富；具體來(lái)看，學(xué)校檔案是各部門、教師和學(xué)生在教育教學(xué)活動(dòng)中保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、音像和其他各種形式的歷史記錄。然而，隨著學(xué)校的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。嚴(yán)重影響了高校檔案的客觀性，真實(shí)性。

2.高校檔案信息化服務(wù)策略

2.1積極建設(shè)現(xiàn)代信息化的服務(wù)理念

在現(xiàn)代信息化下，高校檔案管理有了新的要求，其一是實(shí)行分類管理，規(guī)范檔管理服務(wù)程序。在各類高校檔案的管理中，由由于信息化的幫助，可以更好地進(jìn)行分類管理，避免高校檔案管理不變帶來(lái)的檔案服務(wù)質(zhì)量低下的問(wèn)題。其二是制定工作指南，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)移、查閱手續(xù)。制定檔案查閱、轉(zhuǎn)移工作指南，方便學(xué)生查閱。一方面，一方面在學(xué)生查閱檔案時(shí)，需要經(jīng)過(guò)特定的程序、流程，尤其是重要的檔案，不能隨便帶出、轉(zhuǎn)移、修改等，必須經(jīng)過(guò)一定的流程，才能保證高校檔案管理的規(guī)范性、可信賴性。

2.2提高信息化服務(wù)能力

在廣泛使用信息化的手段管理高校檔案時(shí)，一方面應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)理念，完善規(guī)章制度。制定相應(yīng)的《檔案工作管理規(guī)定》、《檔案人員崗位制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案借閱保密制度》等制度，嚴(yán)抓檔案收集、整理、立卷歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、保密等環(huán)節(jié)，切實(shí)做到管理規(guī)范。優(yōu)化辦事流程，提升服務(wù)質(zhì)量。設(shè)立學(xué)生查詢“一站式”服務(wù)窗口，辦事流程張貼上墻，實(shí)行查閱、登記、檔案接轉(zhuǎn)、注意事項(xiàng)等多種服務(wù)。針對(duì)個(gè)別大學(xué)生的特殊情況和實(shí)際需要，簡(jiǎn)化辦事手續(xù)，實(shí)行可委托代辦，最大限度方便服務(wù)對(duì)象。另一方面有效利用信息化帶來(lái)的便利，提高工作效率。設(shè)立網(wǎng)上查詢窗口，高校檔案室可在兩分鐘內(nèi)完成快速查詢檔案存入時(shí)間、個(gè)人情況、轉(zhuǎn)出登記等相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督檔案進(jìn)出，有效保障檔案的安全。

3.高校檔案服務(wù)評(píng)價(jià)

在對(duì)高校檔案管理服務(wù)的過(guò)程中，注重對(duì)高校檔案服務(wù)方面的評(píng)價(jià)，首先要注重完善工作制度、機(jī)制，隨著高校檔案信息化的發(fā)展，檔案資源也日益豐富。例如，近年來(lái)，許多高校檔案服務(wù)建立了全面覆蓋全校各單位、各部門的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作無(wú)死角；定期開(kāi)展專兼職檔案員培訓(xùn)；及時(shí)跟蹤高校重要工作和重大活動(dòng)，主動(dòng)介入建立專題檔案等等；其次要看是否充分利用網(wǎng)絡(luò)手段，服務(wù)水平有無(wú)明顯提高。將電子商務(wù)理念引入高校檔案服務(wù)利用工作，可以發(fā)展適應(yīng)高校檔案服務(wù)利用特點(diǎn)的“高校檔案電子服務(wù)利用系統(tǒng)”，基本覆蓋高校檔案的全部業(yè)務(wù)。檔案利用者通過(guò)網(wǎng)上注冊(cè)、身份認(rèn)證、提交相關(guān)材料后，即可申請(qǐng)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，有必要的可以開(kāi)通了快遞遞送業(yè)務(wù)，免除了師生校友使用檔案的奔波之苦。最后，信息化建設(shè)是否取得明顯進(jìn)展。目前已完成歷史檔案和其它紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工有無(wú)巨大變化，更應(yīng)關(guān)注高校畢業(yè)生成績(jī)及學(xué)歷學(xué)位信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立情況。例如，盡量在高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)升級(jí)過(guò)程中主動(dòng)介入，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。

結(jié)束語(yǔ)：

高校檔案對(duì)每個(gè)畢業(yè)生都是非常重要的，它記錄和反映了畢業(yè)生從高中到大學(xué)階段的成長(zhǎng)過(guò)程、學(xué)識(shí)水平和德才表現(xiàn)，是學(xué)生時(shí)代的真實(shí)記錄，是不可復(fù)制的原始材料。它將伴隨畢業(yè)生走向社會(huì)，走向工作崗位，走向人生新的歷程。因此提高高校檔案信息化服務(wù)能力至關(guān)重要。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳奕.提升高校檔案服務(wù)功能之我見(jiàn)[J].當(dāng)代教育理論與實(shí)踐.2013（11）：23-24.

[2]曹興華.對(duì)信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)工作的思考[J].秘書之友.2012（05）：36-36.

[5]劉云麗.用知識(shí)服務(wù)托起檔案服務(wù)明天的“太陽(yáng)”[J].機(jī)電兵船檔案.2014（01）：210-211.