高校OA電子文件在線歸檔策略研究

[摘 要]信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)加快推進(jìn)，電子文件歸檔管理成為高校檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。高校OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子公文是文書檔案重要組成部分之一，如何將這些電子公文進(jìn)行在線歸檔是本研究討論的重點(diǎn)。本文結(jié)合武漢城市職業(yè)學(xué)院OA系統(tǒng)電子文件在線歸檔實(shí)踐，分析了當(dāng)前高校電子文件在線歸檔現(xiàn)狀及問題，并提出了實(shí)施OA系統(tǒng)電子文件歸檔的具體對(duì)策，為高校檔案館探索電子檔案單套制管理提供了新的思路。

[關(guān)鍵詞]電子文件；在線歸檔；單套制

OA系統(tǒng)是高校信息化建設(shè)的一部分，也是高校進(jìn)行管理決策、行政辦公的核心管理平臺(tái)。電子文件是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。在線歸檔是將信息系統(tǒng)中辦理完畢、具有保存價(jià)值的電子文件及元數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸至檔案管理部門的過程。隨著新興技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但高校文書檔案電子化建設(shè)仍面臨著挑戰(zhàn)與機(jī)

遇[1]。高校在OA系統(tǒng)上從事公務(wù)活動(dòng)的過程中形成了大量的電子文件，這些電子文件是高校文書檔案的重要組成部分，高校檔案館有必要將這些具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行在線歸檔，進(jìn)一步豐富檔案館館藏?cái)?shù)字資源。

一、高校OA電子文件在線歸檔的現(xiàn)狀及問題

（一）在線歸檔應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)不協(xié)調(diào)

OA電子文件在線歸檔是將OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，從而實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程。當(dāng)前，很多高校在建設(shè)OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)時(shí)，由于建設(shè)主體部門、建設(shè)時(shí)間不同等原因，各部門之間不能進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)工作，造成OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)分頭建設(shè)、互不聯(lián)通，進(jìn)一步影響了OA系統(tǒng)電子文件在線歸檔的進(jìn)程。此外，很多高校檔案館出于檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，只在其局域網(wǎng)上使用檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)使用相對(duì)獨(dú)立，無法與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。隨著高校加快數(shù)字校園建設(shè)，OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相繼建成，在這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理辦公活動(dòng)的過程中產(chǎn)生大量的、具有保存價(jià)值的原生的電子文件，高校檔案館有必要將一些核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率。

（二）在線歸檔管理程序不規(guī)范

首先，歸檔電子文件收集不規(guī)范。在收集過程中，高校在OA系統(tǒng)中由各部門、各學(xué)院形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)，并沒有按照檔案收集的要求和歸檔范圍進(jìn)行應(yīng)交盡交，出現(xiàn)歸檔要件不全或者錯(cuò)歸漏歸的情況。其次，歸檔電子文件整理不規(guī)范。各高校在進(jìn)行部門立卷歸檔時(shí)，存在兼職檔案員頻繁更換的問題，導(dǎo)致兼職檔案員檔案業(yè)務(wù)不熟悉，在對(duì)電子文件進(jìn)行分類、組件時(shí)，不能把握電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，整理的檔案不科學(xué)、不合理，不便于后期利用查考。第三，在線歸檔的管理力度不足。各立卷歸檔部門很多分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不足，加之兼職檔案員同時(shí)兼任多份工作且流動(dòng)性大，很難保障在線歸檔工作在管理過程中穩(wěn)步實(shí)施。

（三）OA系統(tǒng)在線歸檔全流程電子化條件不足

OA系統(tǒng)在線歸檔全流程電子化，是指OA系統(tǒng)中的電子文件及其元數(shù)據(jù)，僅通過系統(tǒng)對(duì)接方式實(shí)施線上移交檔案館的過程。在高校實(shí)施OA系統(tǒng)在線歸檔全流程電子化時(shí)，存在信息技術(shù)、人員素質(zhì)等方面的障礙。一是信息技術(shù)障礙。隨著OA系統(tǒng)的深化應(yīng)用，電子文件數(shù)量日益增多，如何確保在線歸檔時(shí)這些電子文件的真實(shí)性、有效性和可靠性驗(yàn)證顯得非常重要。電子簽名技術(shù)是一種基于密碼學(xué)原理，在電子文件上生成一個(gè)帶有數(shù)字證書和時(shí)間戳信息的唯一數(shù)字簽名，確保文檔在傳輸或存儲(chǔ)過程的完整性、真實(shí)性和不可抵賴性的技術(shù)手段。目前，電子簽名技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校電子證照、內(nèi)部辦公、合同簽署等場景，能夠保障文檔傳輸過程中的真實(shí)性、完整性和不可否認(rèn)性[2]。電子簽章系統(tǒng)是基于電子簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)，用于管理實(shí)體印章和電子印章的線上平臺(tái)。很多高校建設(shè)OA系統(tǒng)時(shí)間早于電子簽名系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)間，未實(shí)現(xiàn)與電子簽章系統(tǒng)的集成對(duì)接，導(dǎo)致在辦理電子公文時(shí)不能確保文檔的合法性、安全性和電子簽名的真實(shí)有效性。二是缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。很多高校檔案館人員編制緊張，普遍缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)的專職檔案人員，在進(jìn)行檔案信息化和建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，不能較好地將新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。

二、高校OA電子文件在線歸檔的意義

（一）提高檔案移交的及時(shí)性

在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，高校紙質(zhì)檔案要求在文件辦理完畢的第二年上半年進(jìn)行歸檔移交，但由于傳統(tǒng)載體檔案在收集端存在手工整理效率低、線下打印易出錯(cuò)等問題，往往滯后歸檔移交的時(shí)間。OA電子文件在線歸檔是將檔案整理歸檔做在平時(shí)，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中電子文件及元數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、在線移交檔案館，為檔案管理工作人員大大節(jié)約了檔案收集和整理的時(shí)間。高校實(shí)施OA在線歸檔能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)、實(shí)時(shí)地收集、整理、編目、歸檔等功能，將檔案工作最大限度線上化，提高了歸檔的時(shí)效性。

（二）豐富檔案數(shù)字資源

近年來，檔案工作積極順應(yīng)信息技術(shù)改革潮流，檔案管理逐步朝數(shù)字化、智能化、知識(shí)化方向發(fā)展。從2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》新增第五章“檔案信息化建設(shè)”，賦予“電子檔案與傳統(tǒng)載體具有同等效力”，到2021年《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，要“加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收”，再到2024年3月1日正式實(shí)施的《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》新增第五章“檔案信息化建設(shè)”，強(qiáng)調(diào)“加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全過程管理”，可以看出，檔案信息化建設(shè)是高校檔案館實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要路徑。

（三）加強(qiáng)檔案收集的完整性

大多數(shù)高校檔案館存在專職人員數(shù)量少、兼職檔案員工作變更頻繁等現(xiàn)象，在每年檔案移交時(shí)，很多檔案不能做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”，檔案員只能被動(dòng)收集本單位檔案，無法全面完整地了解本單位產(chǎn)生的所有檔案情況，往往造成檔案收集不完整、錯(cuò)歸漏歸重歸等問題。因此，在OA上實(shí)施線上歸檔，能夠?qū)I(yè)務(wù)部門在OA上處理的所有收發(fā)文等具有保存價(jià)值的文書檔案，在辦理完畢時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)的歸檔，極大提升了文書檔案收集的完整性。

（四）節(jié)約檔案管理成本

隨著傳統(tǒng)載體檔案數(shù)量的增多，檔案館庫房也需要考慮增量檔案存儲(chǔ)和管理的空間。在存儲(chǔ)和管理傳統(tǒng)載體檔案時(shí)，檔案館需要配備庫房、密集架等，還需要考慮庫房輔助設(shè)備如溫濕度、漏水、入侵檢測、防盜報(bào)警等環(huán)境配置，這些配備及基本建設(shè)的投入產(chǎn)生了不少的經(jīng)濟(jì)成本。而相比于傳統(tǒng)載體檔案，電子檔案具有存儲(chǔ)信息密度高、存儲(chǔ)空間小等特點(diǎn)，大大節(jié)約了庫房存儲(chǔ)空間和管理成本。

三、高校OA電子文件在線歸檔的具體路徑

（一）制定完善的電子文件在線歸檔制度

完善的電子文件在線歸檔制度是開展OA系統(tǒng)在線歸檔的必要前提[3]。為實(shí)現(xiàn)電子文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，在檔案管理系統(tǒng)中被準(zhǔn)確順利地利用，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《湖北省省直機(jī)關(guān)電子文件在線歸檔管理規(guī)范（試行）》（鄂檔規(guī)〔2016〕4號(hào)）等文件，武漢城市職業(yè)學(xué)院結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，制定了《武漢城市職業(yè)學(xué)院電子文件在線歸檔實(shí)施細(xì)則》。首先，細(xì)則對(duì)電子文件在線歸檔的有關(guān)術(shù)語和定義做了詳細(xì)解釋，包括電子文件、元數(shù)據(jù)、在線歸檔、電子檔案等。其次，明確了在線歸檔的對(duì)象、范圍、格式和電子文件歸檔步驟、節(jié)點(diǎn)、要件，對(duì)電子文件歸檔流程進(jìn)行了具體說明，包括歸檔文件的質(zhì)量、檔案收集、鑒定、整理、移交過程。明確了應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，包括在線歸檔的主要功能、電子檔案管理系統(tǒng)主要功能、歸檔接口設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等。最后，明確了管理職責(zé)，包括檔案館職責(zé)、檔案系統(tǒng)技術(shù)管理部門職責(zé)、立卷歸檔部門職責(zé)、校保密委員會(huì)職責(zé)、校檔案工作委員會(huì)職責(zé)等。

（二）部署在線歸檔網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

依據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)指南和國家檔案信息化建設(shè)實(shí)施要求，武漢城市職業(yè)學(xué)院結(jié)合檔案業(yè)務(wù)實(shí)際需要，搭建了局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，配備國產(chǎn)化實(shí)體服務(wù)器、磁盤陣列和容災(zāi)備份一體機(jī)，建立了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，部署了多套檔案信息系統(tǒng)。在校園網(wǎng)上，開發(fā)了在線歸檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔、整理、保管、銷毀等全生命周期管理，滿足全校電子檔案的在線共享利用。當(dāng)接收到OA系統(tǒng)推送的電子文件及元數(shù)據(jù)后，兼職檔案員需要進(jìn)入歸檔管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子文件的整理，包括完善檔案著錄信息、整理電子文件、生成電子歸檔章等。

（三）搭建智慧協(xié)同辦公系統(tǒng)

武漢城市職業(yè)學(xué)院依托OA系統(tǒng)升級(jí)改造，實(shí)現(xiàn)電子文件擬稿、審修、編號(hào)、套紅、用印全程線上化，集成了電子簽章平臺(tái)，解決全程業(yè)務(wù)電子化，將檔案與業(yè)務(wù)充分融合，實(shí)現(xiàn)電子資源統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、分級(jí)分權(quán)、資源共享。OA系統(tǒng)基于檔案的歸檔范圍、保管期限表及相關(guān)的元數(shù)據(jù)要求，進(jìn)行電子文件及元數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集，收集后利用電子簽名技術(shù)、電子文件格式轉(zhuǎn)化以及四性檢測，保證前端電子檔案的合規(guī)以及不可被篡改。

在OA系統(tǒng)收發(fā)文流程中，增加兼職檔案員歸檔節(jié)點(diǎn)，各單位兼職檔案員直接參與公文流轉(zhuǎn)，公文流程流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由兼職檔案員自動(dòng)觸發(fā)在線歸檔，即通過線上將公文流程中電子文件及其元數(shù)據(jù)通過校園網(wǎng)直接傳輸給檔案數(shù)據(jù)庫。收發(fā)文流程歸檔設(shè)計(jì)也有區(qū)別，體現(xiàn)在所有的發(fā)文產(chǎn)生的電子文件均需要?dú)w檔，而收文僅需要部分具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔，因此，在收發(fā)文流程歸檔時(shí)，需要對(duì)收文流程進(jìn)行歸檔鑒定，將具有保存價(jià)值的歸檔文件由各單位的兼職檔案員進(jìn)行線上歸檔。

（四）開發(fā)個(gè)性化歸檔接口

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48）等文件，依托學(xué)校信息化建設(shè)成果，武漢城市職業(yè)學(xué)院將OA系統(tǒng)、校園網(wǎng)歸檔管理系統(tǒng)與智慧校園門戶進(jìn)行單點(diǎn)集成，并深度融合OA系統(tǒng)和歸檔管理系統(tǒng)，開發(fā)了在線歸檔、組織機(jī)構(gòu)與用戶同步等多個(gè)接口，實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)電子文件在線歸檔。

實(shí)施電子文件在線歸檔的過程是由檔案管理系統(tǒng)提供中間庫接口，OA系統(tǒng)將需要?dú)w檔的電子文件按照要求進(jìn)行封裝并推送至中間庫接口，檔案管理系統(tǒng)對(duì)OA電子文件封裝數(shù)據(jù)包進(jìn)行完整性、真實(shí)性、安全性、可用性檢測接收歸檔。

在數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)上，采用webservice+ftp的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，即OA系統(tǒng)將歸檔的文件信息及原文封裝為歸檔信息包，并生成一個(gè)批次的歸檔信息，通過調(diào)用接口平臺(tái)提供的webservice服務(wù)去推送至中間關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。其中，歸檔信息包包含說明文件.XML、文件目錄XML、文件夾、歸檔文件元數(shù)據(jù).XML、電子文件等。歸檔信息包通過FTP協(xié)議傳輸?shù)街虚g的文件存儲(chǔ)系統(tǒng)中，統(tǒng)一接口平臺(tái)根據(jù)中間表、歸檔批次信息表及歸檔信息包進(jìn)行歸檔文件的“四性”檢測，并將通過“四性”檢測的歸檔批次數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸檔文件元數(shù)據(jù)XML及原文解析后，推送至歸檔管理系統(tǒng)中。對(duì)于“四性”檢測不通過的，會(huì)將狀態(tài)值寫入中間庫，OA系統(tǒng)接口開發(fā)webservice客戶端調(diào)用ETL接口平臺(tái)提供的四性檢測結(jié)果查詢接口，并重新推送該批次數(shù)據(jù)。

（五）設(shè)計(jì)智能化歸檔流程

為便于前后端電子文件的歸檔管理，武漢城市職業(yè)學(xué)院在OA系統(tǒng)和校園網(wǎng)歸檔管理系統(tǒng)上分別設(shè)計(jì)了智能化在線歸檔流程。在前端OA系統(tǒng)上，開發(fā)了電子檔案流程和檔案在線移交流程。電子檔案流程是基于OA系統(tǒng)公文管理流程建立的，當(dāng)公文審批流轉(zhuǎn)結(jié)束后自動(dòng)觸發(fā)電子檔案歸檔業(yè)務(wù)流，在電子檔案歸檔業(yè)務(wù)流中自動(dòng)采集公文流程的電子文件及元數(shù)據(jù)并封裝成歸檔信息包。在后端校園網(wǎng)在線歸檔管理系統(tǒng)上，設(shè)計(jì)了歸檔審核流程，用于檔案管理人員按照檔案工作規(guī)范和要求對(duì)電子文件進(jìn)行整理、著錄及審核等操作。同時(shí)，依據(jù)學(xué)校《檔案接收移交制度》《檔案利用制度》等規(guī)章制度，在OA系統(tǒng)中設(shè)置了檔案材料移交申請(qǐng)流程，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批、用印、移交全程線上化，從而極大程度地減少了紙質(zhì)申請(qǐng)單等文件的使用，提高了審批效率。

（六）定義檔案分權(quán)管理

為滿足各類檔案利用人員差異化的數(shù)據(jù)需求，依據(jù)武漢城市職業(yè)學(xué)院檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)圖，在校園網(wǎng)在線歸檔管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)上建立權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)用戶角色和權(quán)限自動(dòng)分配檔案管理權(quán)限，確保檔案數(shù)據(jù)利用的安全性和合規(guī)性。

結(jié)束語

隨著數(shù)字校園建設(shè)不斷深化，OA系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)逐漸普及，電子文件的增長速度日益提高，推動(dòng)OA系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)和檔案管理系統(tǒng)深度融合是大勢所趨，能夠大大提升檔案整理歸檔的完整性和及時(shí)性。當(dāng)前高校檔案館必須加快電子文件的歸檔與管理，推動(dòng)OA系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成對(duì)接，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案單套制管理、在線編研和知識(shí)化利用等奠定

基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙一榮，梁媚.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校文書檔案電子化建設(shè)研究[J].山西檔案，2019（4）：109-113.

[2]黃騰輝，高超航，寇建波，等.基于PKI技術(shù)的PDF簽名簽章文檔驗(yàn)證方案研究與設(shè)計(jì)[J].信息安全與通信保密，2024（2）：80-92.

[3]吳乃萍，張文元，夏芳，等.高校電子文件歸檔管理中的制度建設(shè)[J].檔案與建設(shè)，2005（7）：35-37.

作者簡介：危艷華（1989— ），女，漢族，湖北仙桃人，武漢城市職業(yè)學(xué)院，碩士。

研究方向：檔案信息化、檔案學(xué)基礎(chǔ)研究。