淺析傳統(tǒng)紙質檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

馬麗英

[摘 要]隨著信息網絡技術的飛速發(fā)展，信息化建設和電子政務的不斷推進，檔案管理工作也進入了紙質檔案與電子文件并存的時期。本文就電子檔案和紙質檔案存在的必要性和合理性以及傳統(tǒng)紙質檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別進行了分析與探討。

[關鍵詞]檔案管理 電子文件 信息保護 差異

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0206-01

隨著全球數字信息化的快速發(fā)展，管理自動化及辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質走向電子媒體。這給檔案事業(yè)帶來嚴峻挑戰(zhàn)的同時，也以其全新的管理方式和創(chuàng)新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發(fā)展的契機，而電子檔案的產生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統(tǒng)紙質檔案的本質區(qū)別，揚長避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。

一、 紙質檔案與電子檔案管理工作現狀及發(fā)展趨勢

就目前檔案管理工作來看，在紙質檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規(guī)范，技術能力單一，在實踐中不能較好的發(fā) 揮開拓與創(chuàng)新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質檔案和電子檔案兩者并存的現象，紙質檔案受時代發(fā)展的影響，規(guī)模越來越小，電子檔案則在信 息技術的支持下涉及的領域越來越廣，交叉和融合性發(fā)揮越來越好。

二、 紙質檔案與電子檔案簡介及特征

紙質檔案是人們?yōu)榱思o念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數據庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。

紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優(yōu)點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。

三、 傳統(tǒng)紙質檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

1、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統(tǒng)計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發(fā)放、收回。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

5、 電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、 紙質檔案與電子檔案應并存管理

國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，對社會的各行各業(yè)產生著劃時代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質檔案的優(yōu)點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發(fā) 現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。

五、 結語

綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時代發(fā)展的智慧結晶，為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識，更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同，管理的注意事項。同時，掌握先進的計算機網絡技術，以此加強電子文件的檔案管理工作，做到與時俱進，滿足信息化發(fā)展的需求。

參考文獻

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