淺談辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理

時(shí)東艷

摘 要：隨著信息化時(shí)代的全面到來(lái)，很多單位辦公室開(kāi)始應(yīng)用電子檔案來(lái)取代紙質(zhì)檔案，切實(shí)有效提升了檔案管理的有效性。但從文書(shū)檔案收集與歸檔工作的角度來(lái)看，也加大了工作人員的工作量，需要工作人員具備更高的素養(yǎng)和較強(qiáng)的工作能力，以保障文書(shū)檔案收集與歸檔工作質(zhì)量符合要求。文章從實(shí)際情況出發(fā)，分析了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的主要內(nèi)容，探究其工作開(kāi)展的現(xiàn)狀，并提出了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作開(kāi)展的有效策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書(shū)檔案；收集；歸檔

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理概要

文書(shū)檔案是指社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)關(guān)或者事業(yè)單位在行政管理工作或者社會(huì)工作開(kāi)展中形成的信息資料的原始記錄，這些檔案對(duì)個(gè)人或組織的發(fā)展有著較為重要的推動(dòng)作用，是對(duì)社會(huì)發(fā)展的側(cè)寫(xiě)，也是一種有效的記錄形式，能夠體現(xiàn)出組織和個(gè)人的活動(dòng)歷程，并為后續(xù)多種決策的合理制定提供有效的依據(jù)。

文書(shū)檔案的收集和整理指的是將文書(shū)資料整合到一起的過(guò)程，是將需要存檔的文件和即將存檔的文件整合到一起的工作，工作人員應(yīng)該從文書(shū)檔案的屬性出發(fā)，將相關(guān)資料分類(lèi)與整合，確保多種檔案具備規(guī)律和秩序，能夠得到有效歸檔與存儲(chǔ)，為多個(gè)部門(mén)的查詢(xún)提供必要的便利。在歸檔過(guò)程中，應(yīng)該采取多種歸檔方法，確保數(shù)據(jù)資料和信息的使用壽命達(dá)到預(yù)期要求，保障相關(guān)工作的開(kāi)展符合預(yù)期要求。文書(shū)檔案收集與歸檔工作都是收集和保存文件的一種手段，是對(duì)人的活動(dòng)的一種記錄。檔案管理人員需要根據(jù)已經(jīng)發(fā)生事件的具體情況，將留下的文字、視頻和聲音等資料整合到一起，并通過(guò)對(duì)應(yīng)的載體加以記錄，這一階段更強(qiáng)調(diào)文件的安全性與完整性，從而使后人能夠?qū)v史文件加以有效借鑒，保障文書(shū)檔案的作用和價(jià)值得到充分發(fā)揮。文書(shū)檔案收集與歸檔工作更具全面性與綜合性，其內(nèi)容包羅萬(wàn)象，需要整合大量與事件相關(guān)的材料，需要精準(zhǔn)、迅速地提供資料。新時(shí)期，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作也更具復(fù)雜性，需要相關(guān)工作人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，才能為多種工作的有序開(kāi)展奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀

1.文書(shū)檔案原始憑證依然以紙質(zhì)形式存在

隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，辦公室也開(kāi)始革新文書(shū)檔案收集與歸檔工作的形式，當(dāng)前文書(shū)檔案原始憑證收集更多以紙質(zhì)形式存在，說(shuō)明了檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，很多辦公室在文書(shū)檔案收集與歸檔中，采取的方式較為落后，人工整合的方式較多，這種情況下，不利于原始憑證保存，容易出現(xiàn)資料損壞的情況。紙質(zhì)檔案也容易受到環(huán)境因素的影響，相關(guān)檔案的保管需要預(yù)留充分的空間，保管成本也相對(duì)較高，導(dǎo)致檔案收集與歸檔工作存在效率較低的問(wèn)題，在整合過(guò)程中也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。

2.歸檔范圍不夠清晰

當(dāng)前，很多辦公室在歸檔工作中還存在著歸檔范圍不清的問(wèn)題，工作人員沒(méi)有科學(xué)劃分歸檔范圍，對(duì)檔案的界限不夠明確，甚至出現(xiàn)了將重要檔案與日常檔案混淆的情況。歸檔范圍是歸檔管理工作開(kāi)展的重點(diǎn)，如果歸檔范圍過(guò)大，會(huì)導(dǎo)致歸檔工作量不斷提升，而保管檔案如果缺乏重要性，也會(huì)導(dǎo)致人力和物力資源被浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)不斷加重；如果歸檔范圍較小，有些重要的檔案則可能會(huì)被漏存甚至被銷(xiāo)毀，工作人員對(duì)于文書(shū)檔案的重要程度、收集機(jī)制以及保存價(jià)值缺乏應(yīng)有的判斷，是辦公室文書(shū)檔案歸檔工作管理中存在的主要問(wèn)題。

3.紙質(zhì)檔案與電子檔案轉(zhuǎn)化的問(wèn)題

在實(shí)際的文書(shū)檔案收集工作中，雖然很多辦公室開(kāi)始應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案收集與歸檔工作，但是有些電子文件在轉(zhuǎn)換過(guò)程中不會(huì)保存既有的格式，導(dǎo)致很多批示內(nèi)容、印章和簽字等重要內(nèi)容無(wú)法顯示，而一些聲音和視頻資料則無(wú)法直接轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案資料在收集中，也存在著多種信息難以得到有效收集和讀取的情況，如果這些問(wèn)題無(wú)法得到有效解決，將會(huì)對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的開(kāi)展造成較為不利的影響，需要辦公室在日后工作開(kāi)展中，采取行之有效的策略，提升文書(shū)檔案收集與歸檔工作的靈活性和高效性。

三、辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理的有效策略

1.制定完善的管理制度

目前，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理中，依然存在制度不夠完善、管理體系不夠健全的問(wèn)題。單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作給予高度重視，認(rèn)識(shí)制定完善的管理制度對(duì)于開(kāi)展相關(guān)工作的重要作用與意義。還要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，為檔案管理工作的有序開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的保障與依托。

首先，制定檔案安全管理制度。安全問(wèn)題一直是文書(shū)檔案收集與歸檔工作需要解決的首要問(wèn)題。在檔案管理過(guò)程中，無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都應(yīng)該遵循公平公正的原則，權(quán)衡諸多方面的利益關(guān)系，保障檔案收集、歸檔工作和檔案使用符合安全性的要求，不會(huì)出現(xiàn)重要檔案數(shù)據(jù)信息被泄露的情況。

其次，要遵循實(shí)事求是的原則。在實(shí)際管理制度的制定過(guò)程中，必須遵循實(shí)事求是的原則，根據(jù)辦公室檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、設(shè)備設(shè)施配置情況和檔案管理情況，制定相應(yīng)的管理機(jī)制，還要制定檔案管理人員培訓(xùn)制度、設(shè)備設(shè)施維護(hù)管理制度和檔案管理制度，不能存在表面化和形式化的問(wèn)題。同時(shí)，要全面貫徹相關(guān)制度的要求，能夠有效指引辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作。

最后，要考慮多方面利益的平衡。確保在管理制度上，各方面資源達(dá)到合理優(yōu)化的要求，提升辦公室資源優(yōu)化配置的力度，以制度保障多種信息權(quán)利得到合理行使，確保權(quán)利與義務(wù)全面統(tǒng)一。還要確保制度的建設(shè)符合多方面的要求，應(yīng)廣泛征求單位各部門(mén)的意見(jiàn)與建議，確保檔案管理制度更具科學(xué)性、民主性和開(kāi)放性。

2.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要趨勢(shì)。管理人員需要掌握數(shù)字化工具和系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，并有效地存儲(chǔ)、檢索和共享，且在數(shù)據(jù)泛濫的背景下，管理人員需要加強(qiáng)對(duì)信息安全政策和流程的理解，確保檔案信息受到嚴(yán)格的保護(hù)。

相比于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案管理的工作難度系數(shù)較高，對(duì)管理人員也有著更高的要求。目前，很多辦公室在檔案管理上，由于工作人員缺乏先進(jìn)的意識(shí)，電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)不夠完善，在日常工作開(kāi)展中也會(huì)面臨多種問(wèn)題，所以要求相關(guān)工作人員能夠轉(zhuǎn)變管理觀念，主動(dòng)創(chuàng)新管理機(jī)制，迅速掌握電子檔案的使用方法，改變傳統(tǒng)的管理機(jī)制，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案有效轉(zhuǎn)化，滿足信息化建設(shè)的實(shí)際要求。檔案管理人員應(yīng)該全面分析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的需要，探究檔案使用者的本質(zhì)需求，在不同的時(shí)期，開(kāi)展辦公室檔案管理工作有著不同的意義，檔案管理人員在文書(shū)收集與歸檔時(shí)，也應(yīng)該以動(dòng)態(tài)化的眼光分析需求的改變，有針對(duì)性地開(kāi)展文書(shū)收集與歸檔工作。檔案管理人員應(yīng)該充分結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展方向，革新自身服務(wù)方式和服務(wù)理念。信息技術(shù)的全面到來(lái)，為文書(shū)收集和歸檔工作開(kāi)展提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障，作為工作人員也應(yīng)該以信息技術(shù)為依托，不斷推動(dòng)相關(guān)工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案管理人員也應(yīng)該優(yōu)化和完善檔案服務(wù)工作，辦公室可以通過(guò)多種渠道宣傳檔案管理工作，提升檔案服務(wù)與管理工作的完善性。

檔案管理人員應(yīng)該不斷革新自身知識(shí)體系。檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展中，必須樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，掌握檔案管理的多種理論知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)文書(shū)收集和歸檔工作的要求，不斷完善自身知識(shí)儲(chǔ)備，積極參與檔案管理的繼續(xù)教育活動(dòng)，提高自身知識(shí)水平，滿足不斷發(fā)展變化的檔案管理工作要求。檔案管理人員必須不斷掌握全新的信息化管理制度和操作技能，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)獲取文書(shū)資料，做好歸檔整合工作。辦公室也應(yīng)該定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的技術(shù)能力和業(yè)務(wù)能力。此外，還要注重檔案管理人員與其他部門(mén)的交流和溝通，在不斷地學(xué)習(xí)與交流中，吸取他人經(jīng)驗(yàn)，提高自身能力。檔案管理人員必須具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，有著良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德意識(shí)，能夠?qū)⒆约旱臅r(shí)間和精力奉獻(xiàn)到文書(shū)檔案收集與歸檔工作上，為檔案使用者提供更加便捷和高效的服務(wù)，創(chuàng)新管理機(jī)制，推動(dòng)相關(guān)工作的有序開(kāi)展。

辦公室也應(yīng)該著力培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，使其能夠應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作帶來(lái)的多方面挑戰(zhàn)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備培養(yǎng)檔案人才的意識(shí)，幫助工作人員調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，有計(jì)劃、方案的促進(jìn)檔案管理人員不斷提高綜合能力。此外，不僅要幫助員工提高業(yè)務(wù)能力，還要具備較為廣博的知識(shí)背景，有自己的見(jiàn)解和思維，能夠勝任自己的本職工作，不斷分析和解決在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，充分調(diào)動(dòng)其個(gè)人潛力。

當(dāng)前，單位辦公室已經(jīng)逐步引入高科技設(shè)備設(shè)施，包括掃描儀、光盤(pán)和微縮設(shè)備等，檔案管理人員必須能夠有效運(yùn)用這些設(shè)備設(shè)施，保障辦公室檔案管理工作的有序開(kāi)展。

除此之外，也要不斷提升檔案管理工作人員的協(xié)調(diào)能力。在文書(shū)檔案收集與歸檔工作中，需要負(fù)責(zé)資料的收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管工作，涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，之間的環(huán)節(jié)和流程聯(lián)系也較為緊密，相關(guān)工作人員必須具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，不斷提升自身在實(shí)際工作中的組織能力、協(xié)調(diào)能力和事務(wù)處理能力。在具體工作開(kāi)展中，要通過(guò)協(xié)調(diào)組織機(jī)構(gòu)的方式，保障相關(guān)工作人員能夠通力合作，形成密切配合的機(jī)制，從而確保檔案管理工作的高質(zhì)量。

3.加強(qiáng)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

文書(shū)檔案收集與歸檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和長(zhǎng)期性的工作，時(shí)間緊迫，內(nèi)容豐富，涉及面廣泛，辦公室應(yīng)該抽調(diào)更多的人力參與到文書(shū)檔案收集和歸檔工作中，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，配置硬件設(shè)備設(shè)施。還要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的掃描與錄入，根據(jù)檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際要求，配置專(zhuān)用的電子設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、掃描儀和復(fù)印機(jī)等，為檔案管理工作的高效開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

第一，與辦公室分離，組建專(zhuān)門(mén)的檔案室。檔案室不僅要配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施，還要安裝防盜門(mén)、防盜窗等安全基礎(chǔ)設(shè)施，達(dá)到防霉防蛀的要求，定期做好檔案的檢查工作和保管工作，保障檔案管理的安全性。

第二，要確保文書(shū)檔案的裝訂質(zhì)量達(dá)到預(yù)期要求?？梢砸胄滦途韸A，在檔案收集中按照規(guī)范要求修訂，并按照歸檔工作的要求做好檔案設(shè)備管理工作，確保檔案的裝訂和裝具與實(shí)際規(guī)定要求相符。

第三，要不斷推動(dòng)數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程，確保檔案保存更具完整性與安全性，提高檔案室的管理水平。依托現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提高數(shù)字化檔案資源的利用效率，并構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，提升檔案管理的安全性，使檔案室的電子設(shè)備能夠準(zhǔn)確、有效地存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和信息，保障檔案信息處理的水平達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，使辦公室檔案管理工作邁向新的臺(tái)階。此外，還應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)歸檔工作和文書(shū)整理工作賦予現(xiàn)代化管理機(jī)制，確保辦公室工作的多種需求得到全面滿足。

4.構(gòu)建文書(shū)檔案綜合化管理系統(tǒng)

第一，根據(jù)檔案管理的要求，規(guī)范軟件的應(yīng)用機(jī)制，通過(guò)對(duì)文書(shū)的掃描、數(shù)碼成像技術(shù)，將辦公室檔案以數(shù)字化的形式加以錄入，并及時(shí)掃描新歸檔的紙質(zhì)檔案，將新的數(shù)據(jù)和信息保存到檔案信息化管理系統(tǒng)中。還要將有價(jià)值的視頻、光盤(pán)等資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化管理模式，為后續(xù)電子檔案的管理、查詢(xún)和使用提供必要的保障。還可以依托系統(tǒng)網(wǎng)盤(pán)，分類(lèi)錄入對(duì)應(yīng)的電子檔案，并對(duì)儲(chǔ)存文件的公開(kāi)性、保密層級(jí)、保管期限以及文件的字號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文機(jī)關(guān)等內(nèi)容展開(kāi)綜合分析，提高辦公室檔案的管理效率。

第二，創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的文書(shū)檔案加工系統(tǒng)。結(jié)合文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際要求，對(duì)獲取的資料開(kāi)展初步加工，通過(guò)相應(yīng)的系統(tǒng)，收集和整理需要存檔處理的文件資料信息，為管理系統(tǒng)引入錄入、修改、刪除以及打印功能，并將其設(shè)置成檔案管理系統(tǒng)的重點(diǎn)功能，有助于不斷提高檔案工作效率。

第三，要構(gòu)建對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)體系。文書(shū)檔案管理工作涉及內(nèi)容相對(duì)較多，有著較大的任務(wù)量，需要通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)開(kāi)展文書(shū)資料的整合以及歸檔管理?？梢詫⒕哂斜４鎯r(jià)值的資料錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，保障各種資料和信息具備相應(yīng)的完整性。從實(shí)際情況出發(fā)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)具備目錄檢索功能和自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)功能，統(tǒng)一文書(shū)檔案的格式，開(kāi)展分類(lèi)存儲(chǔ)管理，確保辦公室檔案管理工作順利開(kāi)展。

第四，考慮文書(shū)檔案和歸檔工作具有保密性的特點(diǎn)，應(yīng)該研發(fā)一套保密系數(shù)較高的軟件，分類(lèi)整合不同保密層級(jí)的檔案資料，設(shè)置綜合檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限接口，并賦予不同的權(quán)限，方便相關(guān)部門(mén)調(diào)動(dòng)檔案和使用檔案。同時(shí)，構(gòu)建對(duì)應(yīng)的工作管理機(jī)制和檔案利用機(jī)制，確保具有相應(yīng)權(quán)限的部門(mén)能夠隨時(shí)瀏覽、下載檔案資料以及借閱和使用電子檔案。此外，對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)也可以設(shè)置相應(yīng)的文件上傳和下載功能，如果文件的保密層級(jí)較高，用戶(hù)在使用時(shí)必須填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的申請(qǐng)表，有著較為完善的保密程序與流程，從而確保文書(shū)檔案收集與歸檔工作的成果達(dá)到預(yù)期，保障文書(shū)檔案的安全性符合實(shí)際要求。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的全面到來(lái)，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作也應(yīng)該引入數(shù)字化管理機(jī)制，將文書(shū)檔案錄入電子信息系統(tǒng)中，并以合理的方式歸檔。然而，從辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作開(kāi)展的實(shí)際情況來(lái)看，依然存在著一定的問(wèn)題，需要進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，完善工作體系，構(gòu)建文書(shū)檔案綜合化管理系統(tǒng)，不斷提升相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)，推動(dòng)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的高質(zhì)量開(kāi)展。

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