試析檔案管理歸檔整理分類技巧

張匯勇

【摘要】檔案是社會(huì)生產(chǎn)生活中的真實(shí)記錄，主要體現(xiàn)在聲音、文字、影像等方式上，檔案能夠?qū)⑸鐣?huì)中的各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的反應(yīng)出來，對于社會(huì)發(fā)展進(jìn)步具有重要意義。本文就檔案管理歸檔整理分類開展具體分析，僅供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；歸檔；整理分類

檔案管理工作的高效開展，需要檔案整理、歸檔、分類與管理各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)配合，以提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，為社會(huì)群體提供更加便捷的檔案資源服務(wù)，并保證檔案信息資源的安全性。但就當(dāng)前檔案管理歸檔整理分類的具體情況來看，在檔案整理里理念、檔案整理專業(yè)水平等方面存在諸多不足，嚴(yán)重影響檔案管理的科學(xué)性和可靠性，因此加大力度探討檔案管理歸檔整理分類技巧是非常必要的。

1.檔案管理歸檔整理分類的現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高

針對當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化

當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降。

1.3 檔案整理缺乏信息化

信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。

二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。

三是沒對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。

2.檔案管理歸檔整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

為保證檔案管理工作的高效開展，更好的為社會(huì)群體提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，應(yīng)當(dāng)掌握好科學(xué)且正確的檔案管理歸檔整理分類技巧，以提高檔案管理水平。因此在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)仔細(xì)觀察檔案的完好程度，檢查其是否受損，以免影響其在歷史、經(jīng)濟(jì)及文化等方面的重要應(yīng)用家孩子。一旦發(fā)現(xiàn)珍貴的原始檔案受損，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行準(zhǔn)確且細(xì)致的記錄，以免造成不可挽回的物質(zhì)與精神損失。尤其是要避免文化斷層問題的出現(xiàn)而影響文化傳承，從而對國家文化軟實(shí)力進(jìn)行有效保護(hù)。

與此同時(shí)，在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施保護(hù)檔案信息安全，要保護(hù)好珍貴文物等以實(shí)物形式存在的檔案資源，其往往真實(shí)映射出當(dāng)時(shí)統(tǒng)治階級、政治思想以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化等，因此這些檔案資源的安全性是非常重要的。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取有效方式保證記錄國家政治、軍事等方面檔案文件的安全性，此類文件具有較強(qiáng)的私密性，一旦泄密會(huì)給國家發(fā)展造成嚴(yán)重的安全威脅，甚至影響整個(gè)國家的團(tuán)結(jié)、安全發(fā)展。除此之外，應(yīng)當(dāng)盡可能延長檔案壽命，以減少檔案管理中的不必要損失，確保檔案資源的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

2.2 檔案歸納整理技巧

檔案歸納整理是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，其直接關(guān)系著檔案管理水平。因此在檔案歸納整理過程中，應(yīng)當(dāng)初步了解檔案文件的具體情況，明確其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值與重要性，在合理分類后對其進(jìn)行科學(xué)歸納整理，并做好檔案資料的收集工作，確保該項(xiàng)工作能夠?yàn)闄n案管理工作的高效開展提供可靠的支持。在檔案歸納整理過程中，應(yīng)當(dāng)保證檔案信息的完整性，堅(jiān)決不可出現(xiàn)檔案信息缺失等問題，以免影響檔案整理工作的順利開展。

受到傳統(tǒng)模式下檔案管理工作體制的影響和制約，以往檔案歸納整理方法缺乏一致性，檔案館之間交流受限，此種情況下勢必會(huì)給檔案事業(yè)的發(fā)展造成一定制約。因此在檔案歸納整理過程中應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往工作模式，嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的歸納整理原則，促進(jìn)檔案館之間的溝通交流。針對檔案歸納整理過程中的類目不符的情況，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一修訂，并對出現(xiàn)錯(cuò)誤的歸檔文件進(jìn)行及時(shí)更正，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)端正工作態(tài)度，強(qiáng)化責(zé)任意識，保證檔案歸納整理工作的高效開展。

2.3 檔案分類技巧

為全面提高檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案管理環(huán)節(jié)，并掌握正確的檔案分類技巧，以切實(shí)保證檔案信息資源的安全性，提高檔案信息資源利用的便捷性與高效性。在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

3.結(jié)束語

總而言之，檔案資源在社會(huì)各領(lǐng)域內(nèi)都扮演著重要的角色，是社會(huì)生產(chǎn)生活中的重要信息資源，一旦檔案管理工作不到位，勢必給社會(huì)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)掌握正確的檔案歸檔整理分類技巧，保證檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范有序進(jìn)行，從整體上推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。

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