田曼
摘 要:隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,檔案事業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇,信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展為數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了技術(shù)支撐。為了加強(qiáng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)與應(yīng)用,文章對(duì)數(shù)字化檔案館建設(shè)與信息技術(shù)創(chuàng)新的意義和現(xiàn)狀展開(kāi)分析,介紹了幾種數(shù)字化檔案館建設(shè)中常用的技術(shù),指出圖像處理技術(shù)、可存取技術(shù)、安全技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn),并深入研究數(shù)字化檔案館建設(shè)與信息技術(shù)創(chuàng)新的融合策略,以期為檔案管理人員提供參考。
關(guān)鍵詞:數(shù)字化;檔案館;信息技術(shù)
中圖分類號(hào):G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
數(shù)字化檔案館綜合運(yùn)用了多種先進(jìn)的技術(shù),借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化存儲(chǔ)、管理和利用。為了更好地支持?jǐn)?shù)字化檔案館建設(shè),有必要加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新,提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐和發(fā)展動(dòng)力,進(jìn)一步提高檔案管理效率和質(zhì)量,滿足用戶對(duì)檔案信息的需求。在創(chuàng)新發(fā)展中,應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),引入質(zhì)量性能較好的數(shù)字化掃描設(shè)備,配備完善的數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施,提高數(shù)字化檔案采集、存儲(chǔ)、檢索的效率,利于對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用。
一、數(shù)字化檔案館建設(shè)與信息技術(shù)創(chuàng)新的意義
首先,有助于開(kāi)發(fā)檔案資源,開(kāi)發(fā)利用有價(jià)值的檔案,最大程度發(fā)揮檔案的價(jià)值,為社會(huì)提供服務(wù)。通過(guò)數(shù)字化技術(shù),可以數(shù)字化處理大量珍貴的檔案信息,將存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中,使其得以長(zhǎng)期保存并方便利用,保證檔案的原始性和完整性。同時(shí),還能夠滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求,實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用,充分發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值;其次,數(shù)字化檔案館建設(shè)有利于提高工作效率,管理人員能夠在短時(shí)間內(nèi)快速查找到需要的檔案。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,管理人員查找檔案比較麻煩,需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力,而數(shù)字化檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱。在信息技術(shù)的幫助下,用戶可以輸入關(guān)鍵詞,在短時(shí)間內(nèi)迅速找到自己需要的檔案資料,大幅提高了工作效率,節(jié)省了人力和物力;再次,數(shù)字化檔案館建設(shè)有助于促進(jìn)檔案信息的共享和互通,讓各部門的檔案信息成功共享,加強(qiáng)了各部門間的溝通與合作,提高了整體的工作效率;最后,與紙質(zhì)檔案相比,數(shù)字化檔案館以電子檔案的形式保存資料,具有更強(qiáng)的安全性和可靠性。使用紙質(zhì)檔案時(shí),有可能會(huì)因?yàn)榧垙垞p壞、丟失等原因影響檔案的完整性,電子檔案很好的解決了這一問(wèn)題,管理人員可以采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理等,有效保障檔案的安全性。數(shù)字化檔案館建設(shè)與信息技術(shù)創(chuàng)新是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要手段,通過(guò)數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作變革和創(chuàng)新,提高檔案管理的數(shù)字化水平,為檔案工作帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。
二、檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題
1.紙質(zhì)檔案數(shù)量較多
要想建設(shè)數(shù)字化檔案館并完善檔案資料,需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,每一份文件都需要仔細(xì)掃描、校對(duì)和索引,以保證信息的準(zhǔn)確性和完整性。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量較多,對(duì)開(kāi)展轉(zhuǎn)化需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間,很容易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,如掃描不清晰、信息錄入錯(cuò)誤等,這些問(wèn)題可能導(dǎo)致電子檔案難以被使用。
2.檔案管理系統(tǒng)兼容性較差
在數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中,由于歷史原因和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的差異,檔案格式存在較大的不統(tǒng)一性。不同部門可能采用不同的檔案格式,導(dǎo)致檔案信息在共享和交換過(guò)程中存在障礙。在數(shù)字化檔案館建設(shè)中,不同軟件之間無(wú)法正常兼容,由于軟件開(kāi)發(fā)商眾多,不同軟件在數(shù)據(jù)格式、接口協(xié)議等方面存在差異,導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在不同軟件之間無(wú)法順利對(duì)接,不僅影響了檔案信息的共享和利用,還阻礙了數(shù)字化檔案館的建設(shè)。
3.信息技術(shù)比較落后
隨著信息化時(shí)代的到來(lái),數(shù)字化檔案館建設(shè)已成為檔案工作發(fā)展的主要方向。然而,由于信息技術(shù)相對(duì)落后,在數(shù)字化檔案館的實(shí)際建設(shè)中,出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。數(shù)字化檔案對(duì)于設(shè)備設(shè)施和技術(shù)提出了較高要求,但由于技術(shù)設(shè)備設(shè)施落后,很多設(shè)備設(shè)施性能較差、不夠穩(wěn)定,無(wú)法滿足數(shù)字化檔案館對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理和傳輸?shù)囊?。舊版系統(tǒng)可能存在功能缺失、操作不便等問(wèn)題,而新版系統(tǒng)面臨技術(shù)難度較大、資金不足等問(wèn)題,無(wú)法及時(shí)推廣和應(yīng)用。數(shù)字化檔案館建設(shè)涉及多種技術(shù),如掃描技術(shù)和OCR技術(shù)等,這些技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)具有一定難度,若管理人員無(wú)法充分掌握技術(shù),不能熟練操作系統(tǒng),將無(wú)法發(fā)揮數(shù)字化檔案館的優(yōu)勢(shì)。
4.存在信息安全問(wèn)題
在數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中,信息安全問(wèn)題受到了各方的關(guān)注,要想大范圍推廣和應(yīng)用數(shù)字化檔案館,必須重視信息安全問(wèn)題,讓更多用戶認(rèn)可和信任數(shù)字化檔案館。在數(shù)據(jù)的傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中,有可能因?yàn)閿?shù)據(jù)加密不到位,導(dǎo)致數(shù)據(jù)被非法竊取或篡改。若訪問(wèn)控制不嚴(yán)格,一些未經(jīng)授權(quán)的人員很容易就能查看到保密檔案,將會(huì)引發(fā)信息被泄露的問(wèn)題。數(shù)字化檔案館所使用的軟件系統(tǒng)可能存在各種漏洞,黑客會(huì)針對(duì)系統(tǒng)漏洞展開(kāi)攻擊,導(dǎo)致數(shù)字化檔案館無(wú)法正常使用,甚至還會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、被篡改等問(wèn)題。
三、數(shù)字化檔案館建設(shè)中的關(guān)鍵技術(shù)
1.圖像處理技術(shù)
數(shù)字化檔案館的建設(shè)過(guò)程中,需要將先進(jìn)圖像處理技術(shù)應(yīng)用于館藏圖像檔案管理。應(yīng)用掃描儀等設(shè)備,針對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行光學(xué)掃描、圖像采集,實(shí)施圖像數(shù)字化處理。使用掃描儀時(shí),需要合理設(shè)置分辨率、色彩深度等參數(shù),進(jìn)而獲得高質(zhì)量的數(shù)字圖像。完成圖像數(shù)字化處理,可以通過(guò)圖像增強(qiáng)進(jìn)一步提高清晰度和視覺(jué)效果。經(jīng)過(guò)處理后的圖像存在模糊、失真的情況,與設(shè)備設(shè)施、環(huán)境等因素有關(guān)。針對(duì)這種情況,可以運(yùn)用圖像復(fù)原技術(shù),使圖像恢復(fù)清晰,能夠準(zhǔn)確辨識(shí)檔案信息。根據(jù)檔案圖像儲(chǔ)存、傳輸?shù)男枰?,?yīng)用圖像編碼壓縮技術(shù)將大量的圖像數(shù)據(jù)編碼壓縮后,能夠降低儲(chǔ)存空間,便于傳輸,還可以降低檔案管理的成本。在圖像編碼壓縮的過(guò)程中,可以根據(jù)館藏圖像檔案管理的實(shí)際需求,采用無(wú)損壓縮算法(RLE,Huffman編碼,LZW編碼等)或有損壓縮算法(JPEG,小波壓縮等)。根據(jù)信息提取、分析等方面的需要,在圖像處理的過(guò)程中運(yùn)用圖像分割技術(shù),將圖像劃分為不同部分,并分離圖案、背景等元素。運(yùn)用圖像信息輸出技術(shù),將數(shù)字圖像信息可視化,方便用戶查看與使用。顯示存儲(chǔ)技術(shù)的升級(jí)與應(yīng)用,能夠保障圖像數(shù)據(jù)的安全儲(chǔ)存。圖像分類識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用,能夠通過(guò)深度學(xué)習(xí),可以更加高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行圖像的識(shí)別和分類,并提取圖像信息、篩選,充分滿足檔案管理的各類需求。
2.可存取技術(shù)
可存取技術(shù)在數(shù)字化檔案館中的應(yīng)用,是為了更加高效地實(shí)施圖像數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索與利用。在檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程中,相關(guān)技術(shù)、設(shè)備設(shè)施、軟硬件逐步升級(jí),導(dǎo)致原有的軟硬件、館藏信息化資源較為落后。仿真技術(shù)的運(yùn)用,則是讓原有的軟硬件正常運(yùn)行,同時(shí)讀取館藏信息化資源。但是,在仿真技術(shù)的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)中,需要專業(yè)機(jī)構(gòu)參與其中,導(dǎo)致檔案館對(duì)于仿真技術(shù)的使用受到一定的限制??截惣夹g(shù)的運(yùn)用,能夠防止館藏檔案信息的丟失。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用,應(yīng)該根據(jù)數(shù)字檔案長(zhǎng)期穩(wěn)定儲(chǔ)存的需求,合理選擇存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)架構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)連接與傳輸技術(shù)的應(yīng)用,能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享,用戶可以根據(jù)自身需要,遠(yuǎn)程訪問(wèn)檔案館。應(yīng)保障網(wǎng)絡(luò)連接的穩(wěn)定,可以快速信息傳輸。同時(shí),需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理,用戶在訪問(wèn)數(shù)字檔案時(shí),必須得到授權(quán)。通過(guò)多種有效的安全防護(hù)措施,保障檔案數(shù)據(jù)的安全。另外,在檔案館的信息化建設(shè)中,需要建立標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化,構(gòu)建具有廣泛兼容性的操作系統(tǒng),為數(shù)字化檔案館建設(shè)提供更為便捷的服務(wù)。
3.安全技術(shù)
安全技術(shù)是保證數(shù)字化檔案館穩(wěn)定、高效運(yùn)行的關(guān)鍵,安全技術(shù)的運(yùn)用會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)的完整性、保密性以及系統(tǒng)的安全性產(chǎn)生影響,有必要研究和創(chuàng)新安全技術(shù),加大信息安全保障力度。
一是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。運(yùn)用加密算法,將明文數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為密文數(shù)據(jù),加密處理數(shù)字檔案,避免數(shù)據(jù)被非法竊取或篡改。對(duì)稱加密算法包括AES、DES等,具有加密速度快、效率高的優(yōu)點(diǎn);非對(duì)稱加密算法包括RSA、ECC等,密鑰管理比較容易,但是要耗費(fèi)更多的時(shí)間。
二是防火墻技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)層防火墻通過(guò)設(shè)定訪問(wèn)控制列表(ACL)來(lái)限制特定IP地址的訪問(wèn)權(quán)限,從而有效阻止非法訪問(wèn)和惡意攻擊。應(yīng)用層防火墻,又稱為代理防火墻,可以準(zhǔn)確識(shí)別、有效控制特定的應(yīng)用程序或服務(wù),防止惡意代碼和未授權(quán)訪問(wèn)的滲透。
三是入侵檢測(cè)技術(shù)。利用入侵檢測(cè)系統(tǒng)檢查,收集和分析相關(guān)信息,如系統(tǒng)日志、網(wǎng)絡(luò)流量數(shù)據(jù)、用戶行為記錄等,實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行狀況、網(wǎng)絡(luò)流量變化狀況、用戶狀態(tài)等。通過(guò)對(duì)信息的比對(duì)、關(guān)聯(lián)和推理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全威脅。
四是權(quán)限控制技術(shù)。通過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限管理,確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶才能訪問(wèn)和操作數(shù)字檔案。該技術(shù)包括身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制和角色管理等手段,能夠有效防止數(shù)據(jù)被泄露和未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。
五是數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)。確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠迅速恢復(fù)。包括定期備份、增量備份以及災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等,以保障數(shù)字檔案的可靠性和完整性。
四、數(shù)字化檔案館建設(shè)與信息技術(shù)創(chuàng)新策略
1.設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),開(kāi)發(fā)信息資源
要想讓數(shù)字化檔案館高效運(yùn)行,保證檔案資源的安全性與可靠性,需要解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、系統(tǒng)不兼容的問(wèn)題。設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),確保系統(tǒng)之間能夠正常兼容與順利銜接。在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定中,需要規(guī)范數(shù)據(jù)的格式和命名規(guī)則,避免數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。確定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)后,不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠暢通無(wú)阻地交換和共享,減少系統(tǒng)之間的差異性,降低系統(tǒng)的維護(hù)成本。在信息技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),需要考慮數(shù)字化檔案館的實(shí)際需求,制定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等,形成完善的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。在系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)中,應(yīng)當(dāng)注重系統(tǒng)之間的兼容性,可以采用開(kāi)放式的系統(tǒng)架構(gòu),應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的接口,確保不同系統(tǒng)之間能夠無(wú)縫對(duì)接。技術(shù)創(chuàng)新是推動(dòng)檔案管理持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵動(dòng)力,應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù),如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能等,更高效地處理檔案資源,為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。
為了發(fā)揮檔案的價(jià)值,應(yīng)當(dāng)在數(shù)字化檔案館的建設(shè)過(guò)程中,加強(qiáng)信息共享平臺(tái)的建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程訪問(wèn)和利用。同時(shí),為了拓展資源和利用資源,還可以與其他檔案館、圖書館展開(kāi)合作,完善檔案資料,共同推動(dòng)檔案資源的共享和開(kāi)發(fā)利用,體現(xiàn)出檔案資源的社會(huì)影響,發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。為了更好地利用檔案,需要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)模式,提供多樣化、個(gè)性化的檔案服務(wù)方式,在數(shù)字化檔案館中增加在線查詢、預(yù)約查詢、定制化服務(wù)等功能,滿足不同用戶的需求。
2.構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò),完善檔案系統(tǒng)
在構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)重視網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題,采取多種技術(shù)手段,如數(shù)據(jù)加密技術(shù)等,保證檔案信息的安全性和完整性,保證信息網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性。同時(shí),還應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度,加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)測(cè),避免電子檔案數(shù)據(jù)被非法竊取。在檔案系統(tǒng)的建設(shè)中,需要應(yīng)用先進(jìn)的掃描設(shè)備,對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化轉(zhuǎn)換,還應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)和管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。為了滿足海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需求,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),構(gòu)建規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù),確保數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索和查詢功能,方便用戶快速獲取所需檔案信息,有序存儲(chǔ)和管理數(shù)字化檔案。此外,還應(yīng)定期維護(hù)更新數(shù)據(jù)庫(kù),保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。在構(gòu)建檔案系統(tǒng)的過(guò)程中,應(yīng)注重檔案信息的挖掘和利用,通過(guò)運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù),深入分析處理檔案信息,發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息,并對(duì)其有效利用。
3.培養(yǎng)信息人才,保障信息安全
在管理模式和信息技術(shù)的創(chuàng)新與融合中,技術(shù)人才比較短缺,應(yīng)當(dāng)大力引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的信息技術(shù)人才,引入具備創(chuàng)新能力的復(fù)合型人才,滿足數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要。在人才培養(yǎng)中,應(yīng)當(dāng)建立完善的培訓(xùn)體系,定期開(kāi)設(shè)培訓(xùn)課程,提供數(shù)字化技術(shù)、檔案管理、信息安全等方面的培訓(xùn)。通過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)踐,信息人才的技術(shù)水平會(huì)逐步提高,充分掌握數(shù)字化檔案館建設(shè)與運(yùn)行所需要的專業(yè)知識(shí)和技能。
單位應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制,鼓勵(lì)技術(shù)人才參與信息技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目,推動(dòng)檔案管理工作不斷創(chuàng)新和發(fā)展。為了拓寬人才的視野,讓人才掌握更多專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí),可以開(kāi)展合作項(xiàng)目,鼓勵(lì)不同專業(yè)領(lǐng)域的人才相互交流,讓經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員與技術(shù)水平較高的信息人才相互溝通,確保信息人才能夠充分了解檔案管理工作需求,完善數(shù)字化檔案館的功能。在數(shù)字化檔案館的建設(shè)與應(yīng)用中,還要注重信息安全,定期開(kāi)展信息安全培訓(xùn)活動(dòng),制定信息安全規(guī)章制度,增強(qiáng)各部門工作人員的信息安全意識(shí),讓所有工作人員自覺(jué)遵守信息安全規(guī)定。從技術(shù)層面來(lái)看,還可以引入先進(jìn)的信息安全技術(shù),如數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、入侵檢測(cè)、防火墻等技術(shù),更好地保證數(shù)字化檔案的安全。
五、結(jié)論
數(shù)字化檔案館建設(shè)與信息技術(shù)創(chuàng)新的融合是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要途徑,應(yīng)當(dāng)明確數(shù)字化檔案館建設(shè)面臨的問(wèn)題,加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用,引入圖像處理技術(shù)和安全技術(shù)等。為了加強(qiáng)信息共享,保證系統(tǒng)的兼容性,需要設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),開(kāi)發(fā)利用檔案資源。數(shù)字化檔案館需要依托網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)得以運(yùn)行,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),優(yōu)化系統(tǒng),確保數(shù)字化檔案館能夠正常使用。另外,還要培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人員和信息技術(shù)人員,為檔案管理改革與信息技術(shù)創(chuàng)新提供人才保障。
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