檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

高立波

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，是保證醫(yī)院工作順利開展的重要基礎(chǔ)，也是醫(yī)院管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)。醫(yī)院內(nèi)部的各類工作記錄以及醫(yī)院的發(fā)展資料，是醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容。社會主義市場經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，也使得各行各業(yè)的競爭越來越激烈，作為社會組織中重要組成的醫(yī)院也不可避免。若想在競爭中脫穎而出，就要提高醫(yī)院管理水平，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。在醫(yī)療事業(yè)的創(chuàng)新力度不斷提升的今天，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，是突破醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式的重要實踐。只有不斷創(chuàng)新并完善檔案管理模式，才能保證醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率的不斷提升。文章通過對信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的重要性以及當前存在的問題展開分析，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提出一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用研究

中圖分類號：G270.7；R197.323 文獻標識碼：A

加快醫(yī)院工作信息化及數(shù)字化發(fā)展進程，是新醫(yī)改中的重點要求，目的是為了解決人們看病難、看病貴，解決醫(yī)患關(guān)系等一系列問題。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院各個科室日常工作的記錄，不僅是醫(yī)院后續(xù)管理的基礎(chǔ)和憑證，還為醫(yī)院制訂計劃和決策提供重要依據(jù)。進入信息化時代，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢，醫(yī)院管理工作只有緊跟時代步伐，加快自身數(shù)字化、信息化建設(shè)，才能全面提升管理質(zhì)量和效率。加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，是滿足社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展需求的必然選擇。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案管理工作，是醫(yī)院整體管理中的重要內(nèi)容，是保障醫(yī)院各科室、部門之間協(xié)調(diào)、順利開展工作的重要組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量決定了醫(yī)院整體管理水平和服務(wù)的質(zhì)量。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院從無到有的建設(shè)、發(fā)展過程，也記錄了醫(yī)院對無數(shù)患者診治的醫(yī)療成果，重要性不言而喻。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院健康、穩(wěn)定發(fā)展及醫(yī)院管理層做出正確、科學(xué)決策的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院的各個部門、科室，是保證醫(yī)院工作順利開展的重要保障，檔案管理工作的質(zhì)量體現(xiàn)出一個醫(yī)院的整體服務(wù)水平高低。隨著信息化時代的到來，各種數(shù)字化、信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應(yīng)用，醫(yī)院在醫(yī)療技術(shù)方面的提升也是日新月異，為無數(shù)患者提供了有效治療并推動了我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。這些重要醫(yī)療成果的記錄、保存是醫(yī)院檔案管理工作的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法與現(xiàn)代化醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展相匹配，查找不便、轉(zhuǎn)交緩慢的弊端影響了醫(yī)院的整體管理工作，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。因此，必須正確認識檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值，并對如何應(yīng)用開展進一步探討，為醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展提供信息支持。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，是通過計算機、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化手段現(xiàn)代化管理醫(yī)院檔案，有效避免了人為因素導(dǎo)致的工作失誤，避免資源浪費的同時，提高了醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，促進了檔案資源利用率的提高。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是時代的要求，是新醫(yī)改中的重點內(nèi)容之一，檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，都體現(xiàn)在合理配置醫(yī)療資源、提高醫(yī)療水平以及提升醫(yī)務(wù)人員自身素質(zhì)等各個方面。

1.信息化建設(shè)確保醫(yī)院檔案資料的安全、快捷存儲

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各個部門的日常工作，數(shù)量大、種類繁雜，除此之外，還包括了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展、臨床醫(yī)學(xué)實驗內(nèi)容、人事變動等極具價值的信息資料，對醫(yī)院的長遠健康發(fā)展有著重要意義。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，有助于檔案管理效率的提高，避免人為工作失誤的發(fā)生，節(jié)約了大量人力、物力和存儲空間，并有效保證了高價值檔案資料的安全。

2.實現(xiàn)醫(yī)院檔案查找、轉(zhuǎn)移、利用的高效性、時效性

信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，提高了醫(yī)院內(nèi)部各部門、患者、用戶在查找、利用檔案資料的便利性。通過醫(yī)院檔案管理中心，自動搜索所需病歷資料，即可快速下載、復(fù)制，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式中耗費時間等多種弊端，節(jié)約了大量人力、物力，提高了醫(yī)院整體工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3.促進醫(yī)療資源合理配置，有助于保障患者權(quán)益

目前，最大的醫(yī)患矛盾是患者數(shù)量和醫(yī)療資源不匹配的問題，尤其是醫(yī)院病房不足的缺陷最為顯著。此外，在檔案管理信息化管理之前，傳統(tǒng)的病人就醫(yī)模式，經(jīng)常因為醫(yī)生的變化而導(dǎo)致患者重復(fù)檢查、開藥，浪費了患者大量的時間、金錢，嚴重的甚至?xí)绊懟颊叩闹委煻鴮?dǎo)致病情加重。醫(yī)院檔案信息化管理模式下，因互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)生通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，對患者的病情、以往治療情況，可以對患者的進一步治療做出快速診斷，避免了之前工作上的缺陷，簡化了患者的就診流程，為患者避免浪費時間、財力的同時，提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量，讓患者獲取了滿意的服務(wù)體驗，有效保障了患者的權(quán)益。

4.有效提高醫(yī)院管理水平，促進醫(yī)療水平的穩(wěn)步提升

醫(yī)院每天都會產(chǎn)生大量的行政工作以及患者就診病歷等種類繁多的海量檔案資料，傳統(tǒng)的檔案管理方式容易出現(xiàn)人為因素而導(dǎo)致的工作失誤，嚴重的會產(chǎn)生醫(yī)患矛盾，影響醫(yī)院的聲譽。醫(yī)院開展檔案管理信息化建設(shè)，通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的應(yīng)用，可以有效、快速、準確的管理醫(yī)院檔案，避免人為工作失誤的發(fā)生。因此，醫(yī)院要重視并加快檔案信息化建設(shè)進程，促進醫(yī)院整體管理水平的提高。增強檔案管理人員現(xiàn)代化檔案管理意識，樹立信息化管理理念，通過培訓(xùn)、外聘等方式，組建一支專業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化團隊。此外，還應(yīng)增強網(wǎng)絡(luò)安全、檔案管理安全意識，通過防火墻等安全軟件的應(yīng)用，避免醫(yī)院機密醫(yī)療信息、患者病歷外泄，有效提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，保證醫(yī)院的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

5.有利于醫(yī)務(wù)人員自身素質(zhì)的提升

傳統(tǒng)檔案管理模式中，由于人為工作失誤而導(dǎo)致的醫(yī)患矛盾較為突出，另一方面也反映出醫(yī)院工作人員的自身素質(zhì)和服務(wù)態(tài)度也有待提高。開展檔案管理信息化建設(shè)，可以對每一名醫(yī)務(wù)工作者做出正確、客觀的評價，提高醫(yī)院人事變更、獎罰機制的公平、公正和透明度，并有效促進每一位醫(yī)務(wù)工作者自身素質(zhì)、工作積極性和服務(wù)態(tài)度的提升。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.醫(yī)院缺乏檔案管理信息化建設(shè)意識

社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和繁榮，使得醫(yī)院的企業(yè)屬性不斷增強，自負盈虧的壓力使很多醫(yī)院只注重醫(yī)療專家、人才的培養(yǎng)以及先進醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的引進。醫(yī)院檔案工作更多隸屬于行政后勤管理，不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，醫(yī)院管理者對檔案管理工作重視程度不夠，單純認為檔案管理就是檔案的收集和保存的簡單工作，檔案管理信息化建設(shè)意識不足，勢必會影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

2.醫(yī)院檔案管理方式落后

醫(yī)院檔案中有醫(yī)療、設(shè)備設(shè)施、人事、后勤等諸多部門的檔案，內(nèi)容豐富且繁雜，加大了檔案信息化建設(shè)的難度。很多醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，各部門、科室沒有統(tǒng)一的檔案管理標準，導(dǎo)致管理工作混亂，甚至出現(xiàn)因人為原因?qū)е聶n案破損、丟失、外泄等嚴重的工作失誤，難以形成有序、科學(xué)、高效的管理，在一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，延緩了信息化建設(shè)的進程。

3.缺乏標準化、規(guī)范化的管理制度

檔案管理工作制度的標準化和規(guī)范化，是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的先決條件。從醫(yī)院的實際情況來看，檔案資料的管理基本上還處于各個科室、部門各自管理的分散管理形態(tài)，檔案資料的格式也各有不同，醫(yī)院沒有實施統(tǒng)一管理。由于沒有對檔案管理工作足夠的重視，醫(yī)院檔案管理人員在意識上還處于傳統(tǒng)檔案人工收集、分類、存儲以及轉(zhuǎn)交等固定模式中，沒有現(xiàn)代化管理意識，對信息化管理手段更是知之甚少。醫(yī)院對人才的培養(yǎng)和選拔更側(cè)重于醫(yī)療技術(shù)人員，對檔案管理人員的培養(yǎng)和技能提升沒有具體規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理人員無論從檔案管理的專業(yè)角度來說，還是對計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的掌握而言，都無法滿足檔案信息化管理的要求。分散、混亂的檔案管理現(xiàn)狀以及管理人員技能、意識的缺失，從根源上來看，是醫(yī)院檔案管理制度缺乏標準化和規(guī)范化，沒有嚴格的標準化、規(guī)范化的管理制度，就無法順利開展檔案管理信息化建設(shè)工作，嚴重影響了醫(yī)院管理工作整體信息化建設(shè)的進程。

4.醫(yī)院缺乏專業(yè)的管理人才隊伍

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理重要性認知的不足，影響了對檔案管理部門人員的配備。對于過于關(guān)注醫(yī)院經(jīng)濟效益的領(lǐng)導(dǎo)而言，醫(yī)院檔案管理部門屬于可有可無、無足輕重的部門，認為簡單的檔案歸攏工作似乎是個人都可以干，因此，對工作人員的選擇未認真思考，導(dǎo)致在檔案管理這個重要部門的工作者素質(zhì)良莠不齊。學(xué)歷低、素質(zhì)差的工作人員對于檔案管理工作缺乏責任心和專業(yè)技能，對檔案管理工作創(chuàng)新更是無從談起。因此，沒有一支專業(yè)的高素質(zhì)人才隊伍，是當前醫(yī)院檔案管理部門的突出問題。

四、加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的對策

加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，可以有效提升醫(yī)院管理的質(zhì)量和效率，從而提高醫(yī)院的整體醫(yī)療服務(wù)水平和競爭力。

1.加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，完善管理制度

醫(yī)院管理層尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理信息化建設(shè)，清醒認識到信息化建設(shè)對醫(yī)院發(fā)展的重要性，要在管理制度上進一步規(guī)范化和標準化，制定完善的檔案管理體系。規(guī)范化、標準化的科學(xué)管理制度是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有力支撐。醫(yī)院檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，堅持依法開展檔案管理，在此基礎(chǔ)上根據(jù)醫(yī)院自身特點，制定和完善醫(yī)院檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案的檢索、利用從最初的單純采集變?yōu)橹鲃庸芾砗椭鲃臃?wù)為主，從而更加合理地配置各類檔案資源。

2.搭建科學(xué)、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息化管理模式

首先，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)是要有科學(xué)、系統(tǒng)、完善的管理模式，這就要求檔案管理人員要具備現(xiàn)代化管理理念，將信息化管理應(yīng)用與實際檔案管理工作充分結(jié)合，搭建信息化管理模式；其次，在檔案管理工作中要加快原有紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換過程，并開展科學(xué)分類、歸檔、保存，經(jīng)過認真核實后，在保證資料的真實性和完整性后，錄入醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，進一步實現(xiàn)檔案信息化管理。

3.引入科學(xué)的管理理念，優(yōu)化檔案管理方式

在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中，科學(xué)化管理發(fā)揮著重要的作用。對于管理人員來說，要樹立科學(xué)的管理理念，保證檔案管理真實性和保密性原則的落實，根據(jù)醫(yī)院實際發(fā)展需求，促進檔案信息化建設(shè)順利開展，并通過積極整合檔案數(shù)據(jù)資源，確保醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員決策準確無誤，保證醫(yī)療工作的順利開展。同時，還應(yīng)該做到及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，更好地維護醫(yī)院綜合效益。

在檔案信息化建設(shè)完成后，醫(yī)院檔案管理人員要提升自身的綜合能力，尤其是信息技術(shù)應(yīng)用能力，并深入了解各部門檔案資料的特點，有針對性地配合銜接工作，對出現(xiàn)的問題要及時發(fā)現(xiàn)并快速解決，保證檔案資料的真實性和完整性。

4.提升醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)

要想將信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的價值充分發(fā)揮出來，就要充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，這就對工作人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅是對檔案管理專業(yè)素質(zhì)的提升，還應(yīng)該提高管理人員對信息技術(shù)的掌握程度。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理人員熟練掌握計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，才能有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。除定期開展相關(guān)培訓(xùn)，還要從外部聘請專家入院培訓(xùn)，提升人員的綜合素養(yǎng)，滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的要求。檔案管理人員在努力提升自身技能外，也要具備熱忱的工作熱情，保證工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性。

5.醫(yī)院要重視檔案管理安全、保密工作

醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富，不僅記錄各部門的日常工作內(nèi)容，還包含了醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)、臨床實驗數(shù)據(jù)以及眾多患者的病歷信息，極具保密性和私密性。一旦相關(guān)檔案資料發(fā)生泄漏或者外傳，將會給醫(yī)院及患者帶來不可預(yù)估的嚴重影響。因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立保密意識，加強檔案管理各環(huán)節(jié)的保密工作。無論是對紙質(zhì)檔案還是電子檔案，管理人員在復(fù)制、轉(zhuǎn)交、利用、儲存等重點環(huán)節(jié)，都要確保檔案在無外泄風(fēng)險的情況下，方可實施相關(guān)操作，避免因人為因素導(dǎo)致的工作失誤。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作質(zhì)量是衡量醫(yī)院管理水平的重要指標，是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要手段。由此可見，醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理人員都要重視檔案信息化建設(shè)，從意識上樹立檔案現(xiàn)代化管理理念。醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，搭建平臺網(wǎng)絡(luò)，以便于檔案資料在醫(yī)院內(nèi)部順暢轉(zhuǎn)移和收集。此外，醫(yī)院應(yīng)制定科學(xué)、完善的檔案管理制度，明確分工，責任到人，建立獎罰機制，以提高檔案管理人員工作積極性。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對檔案管理人員的素質(zhì)和技能提出了更高的要求，醫(yī)院要重視檔案管理團隊的建設(shè)，除了加強內(nèi)部人員計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技能培訓(xùn)外，還可以從外部招聘檔案管理、信息技術(shù)綜合能力強的人才，補充醫(yī)院檔案管理團隊。加快醫(yī)院信息化、數(shù)字化建設(shè)是新醫(yī)改的重點工作內(nèi)容，也是時代發(fā)展對醫(yī)院的新要求，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢，只有做好檔案管理信息化建設(shè)，醫(yī)院才能有效提升自身的核心競爭力，促進醫(yī)療水平的大幅提高，從而推動我國醫(yī)療事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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