基于流程分析的研究型醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理優(yōu)化對(duì)策探究

李燚　巫蓉　陸婷婷　張英　趙敏君

摘要： 科研經(jīng)費(fèi)管理是研究型醫(yī)院科研管理的重要組成部分，通過完善醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理，從而提高科研項(xiàng)目的完成質(zhì)量和研究型醫(yī)院的建設(shè)效果。文章通過分析醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)的建賬、使用和關(guān)賬的管理流程，分析醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)存的問題并提供解決對(duì)策。結(jié)果表明，目前醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理存在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷耗時(shí)過長、預(yù)算流于形式、部門之間存在信息和專業(yè)壁壘以及內(nèi)部監(jiān)管力度不足等問題。通過推行“包干制”、建立財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、培養(yǎng)高層次財(cái)務(wù)人員、完善科研項(xiàng)目的審計(jì)制度等對(duì)策可以優(yōu)化醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)的管理。

關(guān)鍵詞：研究型醫(yī)院；科研經(jīng)費(fèi)管理；內(nèi)部監(jiān)督

中圖分類號(hào)：R1文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

國家科技經(jīng)費(fèi)投入統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示，從2016年開始，研究與試驗(yàn)發(fā)展（R&D）經(jīng)費(fèi)投入的增長速度一直維持在10%以上，與國內(nèi)生產(chǎn)總值的比值也均在2%以上，如此巨大的科研經(jīng)費(fèi)投入能否充分發(fā)揮其效能成為全社會(huì)廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)［1］。醫(yī)學(xué)是科研經(jīng)費(fèi)投入的主陣地，研究型醫(yī)院是包含基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究和試驗(yàn)發(fā)展研究的科研單位，如何合理管理科研經(jīng)費(fèi)，使科研團(tuán)隊(duì)結(jié)合市場需求和國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，搞好科技創(chuàng)新、提出前沿理論、推動(dòng)高科技成果轉(zhuǎn)化等工作則成為研究型醫(yī)院科研業(yè)務(wù)管理和財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)及難點(diǎn)。

南京市某三甲醫(yī)院（以下簡稱“該院”）是原衛(wèi)生部首批三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，在2022年中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院發(fā)布的5年總科技量值排行榜中位列全國第92位，共有13個(gè)學(xué)科進(jìn)入全國百強(qiáng)榜，科研實(shí)力排在全國市屬醫(yī)院前列。目前，該院已成功申報(bào)成為江蘇省研究型醫(yī)院建設(shè)單位。本研究通過對(duì)該院科研經(jīng)費(fèi)的管理現(xiàn)狀和流程進(jìn)行分析，探討醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的流程優(yōu)化路徑，以期為研究型醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理優(yōu)化提供有效思路。

1 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)收支情況

醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)來源具有多主體、多層次、多渠道的特點(diǎn)，主要包括縱向科研經(jīng)費(fèi)、橫向科研經(jīng)費(fèi)、醫(yī)院自身投入的3大類經(jīng)費(fèi)［2］。目前，該醫(yī)院科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)要求全部納入醫(yī)院財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理、分項(xiàng)核算、專款專用，科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)賬戶超過1700個(gè)，其中有415個(gè)賬戶余額為負(fù)數(shù)。

2023年，醫(yī)院科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收入超過5000萬元，科研支出占醫(yī)院總支出的1.27%。從支出明細(xì)科目來看，金額占比最多的是其他（28.51%）、專用材料（28.29%）和藥物驗(yàn)證（28.04%）3大類，其余的依次是設(shè)備費(fèi)（6.21%）、勞務(wù)費(fèi)（5.7%）、版面專利費(fèi)（2.95%）、會(huì)務(wù)差旅費(fèi)（0.19%）、其他商品和勞務(wù)（0.12%）。核查其他類別支出，發(fā)現(xiàn)其中又包含專用耗材、差旅費(fèi)等類別的支出。

2 科研經(jīng)費(fèi)管理流程

2.1 建賬流程

在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)到賬后由科技處遞交申請(qǐng)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門為不同的項(xiàng)目設(shè)立單獨(dú)的財(cái)務(wù)賬戶（見圖1），并且每兩個(gè)月向科技處提供科研項(xiàng)目賬戶余額情況一覽表，科技處根據(jù)“一覽表”對(duì)送簽的發(fā)票進(jìn)行審核。

2.2 經(jīng)費(fèi)使用流程

科研發(fā)票涉及的內(nèi)容較多，不同內(nèi)容的發(fā)票所需要的材料和審批手續(xù)不同。如論文、專利、臨床研究的報(bào)銷，由于專業(yè)性較強(qiáng)，都要經(jīng)過專業(yè)負(fù)責(zé)人的審核才能進(jìn)入報(bào)銷流程；由于不同的地區(qū)、職稱的差旅費(fèi)報(bào)銷額度不一樣，因此，也需要先由財(cái)務(wù)核算；試劑類的發(fā)票報(bào)銷則需由藥房出具出入庫憑證。

科研發(fā)票的報(bào)銷審批由科研管理部門全程負(fù)責(zé)，報(bào)銷人將報(bào)銷單送到科研管理部門，科研管理部門每周匯總一次發(fā)票，按照審批流程人工進(jìn)行分類送簽。2000元以下的發(fā)票由科研管理部門和財(cái)務(wù)部門審批；2000～10000元的發(fā)票還需由科研管理部門和財(cái)務(wù)部門的分管院領(lǐng)導(dǎo)審批；10000元以上的發(fā)票需由院長審批（見圖2）。

2.3 關(guān)賬流程

科研項(xiàng)目在結(jié)題后，醫(yī)院允許剩余經(jīng)費(fèi)繼續(xù)使用2年，如2年后還有經(jīng)費(fèi)剩余，則按1∶1劃入醫(yī)院科研大賬和個(gè)人結(jié)余賬戶。醫(yī)院科研大賬由科技處管理，支付需由醫(yī)院支付的科研費(fèi)用，如課題評(píng)審的專家勞務(wù)費(fèi)等；個(gè)人結(jié)余賬戶沒有使用時(shí)間限制，由個(gè)人支配（見圖3）。目前，醫(yī)院共有結(jié)余賬戶352個(gè)，合計(jì)結(jié)余經(jīng)費(fèi)超過1000萬元。

3 科研經(jīng)費(fèi)管理存在的問題

3.1 經(jīng)費(fèi)報(bào)銷周期過長，延誤項(xiàng)目進(jìn)度

由于電子報(bào)銷系統(tǒng)仍在建設(shè)和磨合階段，目前發(fā)票的送審只能由科研管理部門專人分類送簽，且各領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限較低，金額在1萬元以上的發(fā)票就需要經(jīng)過5位領(lǐng)導(dǎo)審批，審批時(shí)間較長。一張發(fā)票從交到職能部門到出納支付，要花3～4個(gè)月的時(shí)間，嚴(yán)重延誤了報(bào)銷進(jìn)度。很多研究者由于實(shí)驗(yàn)進(jìn)度緊迫，只能自己先墊付給供應(yīng)商，等醫(yī)院的報(bào)銷經(jīng)費(fèi)到賬后，再由試劑商退還。同時(shí)，現(xiàn)市級(jí)財(cái)政資助的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)均撥款到政府零余額賬戶上，每年年底未使用完會(huì)被收回，過長的報(bào)銷周期對(duì)于及時(shí)使用政府零余額賬戶上的經(jīng)費(fèi)也造成了困難。

3.2 預(yù)算流于形式，過度超支和結(jié)余現(xiàn)象并存

財(cái)務(wù)人員不參與科研項(xiàng)目的預(yù)算編制，而研究人員缺乏成本意識(shí)，對(duì)預(yù)算的重視性不夠，往往是為了完成申報(bào)要求而隨意編寫，不符合科研項(xiàng)目的實(shí)際需求。同時(shí)，醫(yī)院對(duì)經(jīng)費(fèi)使用不能有效監(jiān)管，科研管理部門雖然會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)部門每兩個(gè)月提供的“一覽表”進(jìn)行支出控制，但是由于經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程長，在審批流中的待報(bào)銷經(jīng)費(fèi)過多，財(cái)務(wù)部門給到的結(jié)余和實(shí)際的結(jié)余有出入，且單靠人工無法按預(yù)算的比例對(duì)各項(xiàng)目的支出結(jié)構(gòu)進(jìn)行把控。因此，較多科研賬戶存在赤字情況，且支出結(jié)構(gòu)不合理。另一方面，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在立項(xiàng)后對(duì)自己實(shí)際擁有的項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)余額也無法及時(shí)查詢，如果項(xiàng)目結(jié)題不需要提供經(jīng)費(fèi)支出決算表，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往會(huì)忽視該項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)，造成經(jīng)費(fèi)的利用不充分并大量結(jié)余。

3.3 科研管理部門與財(cái)務(wù)部門存在信息和專業(yè)壁壘

經(jīng)費(fèi)入賬上，科研管理部門并不能及時(shí)了解經(jīng)費(fèi)到賬信息，而財(cái)務(wù)部門收到相關(guān)來款卻不知是否屬于科研項(xiàng)目，拖延了經(jīng)費(fèi)入賬。在建賬后，科研管理部門不能及時(shí)獲知建賬消息，只能等收到財(cái)務(wù)部門的“一覽表”后，才知道是否已建賬，然后才能通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人使用經(jīng)費(fèi)。此外，科研管理部門負(fù)責(zé)發(fā)票的第一步審核，但是由于缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)，對(duì)報(bào)銷所需要的原始憑證無法進(jìn)行有效審核，例如發(fā)票是否合規(guī)、是否需要經(jīng)過招標(biāo)程序采購、遺失件的處理等，導(dǎo)致發(fā)票往往在財(cái)務(wù)部門審核或出納支付時(shí)又被退回，延誤報(bào)銷時(shí)間。財(cái)務(wù)部門對(duì)科研項(xiàng)目管理也缺乏理解，一個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)時(shí)常是分多次到賬的，或者有多方來源，財(cái)務(wù)部門在建賬時(shí)也會(huì)出現(xiàn)同一個(gè)項(xiàng)目多次建賬的問題。支出明細(xì)中，其他類別的支出占比排第一，其他類別的支出基本都可以歸類到勞務(wù)費(fèi)、專用材料等類別，說明財(cái)務(wù)人員對(duì)費(fèi)用明細(xì)缺乏理解。

3.4 內(nèi)部監(jiān)管力度不足，科研經(jīng)費(fèi)支出真實(shí)性難以核實(shí)

醫(yī)院管理部門對(duì)發(fā)票的審核都僅限于專業(yè)內(nèi)的形式審查，發(fā)票人只需提供發(fā)票即可報(bào)銷，對(duì)經(jīng)費(fèi)支出內(nèi)容是否合理、經(jīng)費(fèi)支出的正式性等無從考察。例如，試劑、耗材、設(shè)備等只是形式上辦理了出入庫手續(xù)，東西實(shí)際未進(jìn)入醫(yī)院庫房；科研項(xiàng)目檢驗(yàn)、測試、化驗(yàn)及加工等外購服務(wù)未經(jīng)統(tǒng)一招投標(biāo)確定供應(yīng)商，服務(wù)結(jié)束后也未將有效證明材料上交管理部門。另外，課題負(fù)責(zé)人缺乏費(fèi)用管理意識(shí)，認(rèn)為經(jīng)費(fèi)是自己申請(qǐng)的，自己有完全的使用權(quán)，把關(guān)不嚴(yán)，經(jīng)費(fèi)支出隨意，存在交叉使用情況，未做到?？顚Ｓ?，造成課題會(huì)計(jì)核算信息失真［3］。

4 優(yōu)化對(duì)策

4.1 積極推進(jìn)“包干制”

科研經(jīng)費(fèi)包干制在很多國家已經(jīng)實(shí)施多年，有利于更好地解決科學(xué)研究的不確定性和預(yù)算要求具體化的矛盾，是推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理創(chuàng)新治理變革的重要舉措［4］。2018年，《國務(wù)院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》要求推進(jìn)科技領(lǐng)域“放管服”改革，建立完善以信任為前提的科研管理機(jī)制，2022年國家自然科學(xué)基金委對(duì)青年項(xiàng)目實(shí)行包干制的模式。科研經(jīng)費(fèi)包干制的實(shí)施能最大化地解放科研生產(chǎn)力，醫(yī)院應(yīng)在國家政策允許的范圍內(nèi)最大限度地推進(jìn)包干制，對(duì)于橫向課題、申報(bào)中不設(shè)預(yù)算明細(xì)的縱向課題，在預(yù)算中有明確的開支標(biāo)準(zhǔn)的差旅費(fèi)或者彈性較大的會(huì)議費(fèi)等，應(yīng)在節(jié)約的原則上實(shí)行包干制。

4.2 建立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率

信息化平臺(tái)缺失是目前該醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理效率低下的主要原因之一，線下審批浪費(fèi)大量的人力，無法及時(shí)查詢財(cái)務(wù)信息導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管不力，造成科研經(jīng)費(fèi)的過度結(jié)余和超支現(xiàn)象并存，影響了整個(gè)醫(yī)院的科研和財(cái)務(wù)管理。信息化建設(shè)的目的是將科研經(jīng)費(fèi)管理的相關(guān)信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集、共享、實(shí)時(shí)控制與輸出，滿足財(cái)務(wù)、科研管理者、經(jīng)費(fèi)使用者的需求［5］。此外，在信息化建設(shè)過程中有必要重新對(duì)現(xiàn)有醫(yī)院科研管理流程進(jìn)行梳理，消除降低管理效率的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如較低額度的審批權(quán)限導(dǎo)致的審批環(huán)節(jié)的增加、形式上的出入庫環(huán)節(jié)等。同時(shí)，可以考慮從內(nèi)部延伸到外部價(jià)值鏈條來提升整體科研經(jīng)費(fèi)管理效率，如采集試劑供應(yīng)商等相關(guān)信息，開通銀醫(yī)直連等功能。

4.3 培養(yǎng)高層次財(cái)務(wù)人員，在醫(yī)院科研管理上實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合

《管理會(huì)計(jì)基本指引》明確，單位應(yīng)用管理會(huì)計(jì)，應(yīng)遵循融合性原則。管理會(huì)計(jì)應(yīng)嵌入單位相關(guān)領(lǐng)域、層次、環(huán)節(jié)，以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，利用管理會(huì)計(jì)工具方法，將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)等有機(jī)融合。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算下的財(cái)務(wù)人員對(duì)科研活動(dòng)只是事后核算，缺乏項(xiàng)目管理、價(jià)值創(chuàng)造的意識(shí)，不利于實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合、研究型醫(yī)院的建設(shè)以及醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展。同時(shí)，醫(yī)院財(cái)務(wù)缺乏高職稱和高學(xué)歷人才，以該院為例，財(cái)務(wù)處在崗人員中，碩士及以上學(xué)歷僅占22.7%，高級(jí)職稱僅占13.6%，整體人員主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)。因此，有必要站在醫(yī)院戰(zhàn)略高度，有計(jì)劃地培養(yǎng)造就一批高層次醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理人才，轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)人員的傳統(tǒng)思維，提升醫(yī)院財(cái)務(wù)人員理論實(shí)踐能力和行業(yè)影響力，滿足醫(yī)院科研對(duì)高端財(cái)務(wù)人才需求，提升醫(yī)院科研和財(cái)務(wù)競爭力［6］。

4.4 完善科研項(xiàng)目的審計(jì)制度，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部監(jiān)管

內(nèi)審部門作為透視醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的窗口，是醫(yī)院科研管理部門監(jiān)管可以依賴的重要資源，對(duì)于提高公立醫(yī)院科研管理水平，形成內(nèi)部監(jiān)管合力具有重要意義［7］。目前，醫(yī)院雖然有設(shè)立獨(dú)立的審計(jì)部門，但是對(duì)科研活動(dòng)的參與度并不高。許多科研項(xiàng)目的審計(jì)是應(yīng)立項(xiàng)部門的要求，請(qǐng)外部審計(jì)單位審計(jì)。在一次檢查中，檢查組指出醫(yī)院2018—2020年共組織開展科研項(xiàng)目275個(gè)，均未審計(jì)，也未制定相應(yīng)的監(jiān)管、處理措施。因此，有必要將科研項(xiàng)目的審計(jì)納入醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)計(jì)劃，制定相應(yīng)的審計(jì)制度，依靠審計(jì)的特有功能完善對(duì)科研項(xiàng)目的監(jiān)管。

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（編輯 何 琳編輯）

Discussion on the optimization of research hospital scientific research funds management

based on process analysis

LI? Yi， WU? Rong， LU? Tingting， ZHANG? Ying， ZHAO? Minjun*

（Nanjing First Hospital， Nanjing Medical University， Nanjing 210006， China）

Abstract： ?The management of scientific research funds is an important part of scientific research management in research hospitals. Through improving the management of scientific research funds in hospitals， the quality of scientific research projects and the construction effect of research hospitals can be improved. This article analyzed the management process of the establishment， use and closing of hospital research funds， analyzed the existing problems in the management of hospital research funds and provided solutions. At present， there are some problems in the management of hospital scientific research funds， such as too long time spent on reimbursement of funds， budget becoming a mere formality， information and professional barriers between departments， and insufficient internal supervision. The management of hospital scientific research funds can be optimized through the implementation of the “l(fā)ump sum system”， the establishment of financial information systems， the training of high-level financial personnel， and the improvement of the audit system of scientific research projects.

Key words： research hospital; scientific research fund management; internal supervision

基金項(xiàng)目：南京醫(yī)科大學(xué)哲學(xué)社會(huì)科學(xué)發(fā)展專項(xiàng)項(xiàng)目；項(xiàng)目編號(hào)：2021ZSZ005。南京市科協(xié)“軟科學(xué)研究”項(xiàng)目；項(xiàng)目編號(hào)：2023-17。

作者簡介：李燚（1984— ），女，助理研究員，碩士研究生；研究方向：衛(wèi)生事業(yè)管理。

*通信作者：趙敏君（1994— ），女，會(huì)計(jì)師，碩士研究生；研究方向：財(cái)務(wù)管理。