醫(yī)院科研經(jīng)費管理的主要問題及實踐對策

韓立遠++李祥婷++賈品++陳霄雯++錢莉玲

摘要：隨著科技投入的增加，各家醫(yī)院的科研經(jīng)費越來越多，其管理存在的問題也越來越多。某三甲兒童醫(yī)院引進科研管理系統(tǒng)加強醫(yī)院科研經(jīng)費管理。本文將介紹醫(yī)院科研經(jīng)費管理存在的主要問題，結(jié)合某三甲兒童醫(yī)院的實情，提出加強科研部門與財務(wù)部門的交流，合理編制經(jīng)費預(yù)算和及時結(jié)題結(jié)賬、規(guī)范科研經(jīng)費報銷流程，完善科研經(jīng)費管理辦法、規(guī)范使用科研經(jīng)費，建立動態(tài)監(jiān)管機制的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；科研經(jīng)費；科研經(jīng)費管理

近年來，醫(yī)學(xué)研究投入不斷增加，科研經(jīng)費來源日趨多樣化，其管理和使用存在的問題越來越突出[1]。科研經(jīng)費管理是醫(yī)院科研管理的重要環(huán)節(jié)并在整個醫(yī)院管理中占據(jù)著重要的地位，如何進一步規(guī)范科研經(jīng)費使用和管理是各大醫(yī)院的重要工作。本文總結(jié)了醫(yī)院科研經(jīng)費管理存在的主要問題，并結(jié)合某三甲兒童醫(yī)院的實際情況，科研部門聯(lián)合財務(wù)部門引進信息化管理系統(tǒng)以解決管理過程中的問題，并對其效果進行討論。

1醫(yī)院科研經(jīng)費管理存在的主要問題

1.1預(yù)算編制不合理，難以控制其準(zhǔn)確度 科學(xué)合理的制定預(yù)算是項目正常開展的第一步，如何保證預(yù)算編制合理成為項目組及管理部門的一大難題。在編制預(yù)算時往往只有項目負責(zé)人或項目組成員參與，科研部或財務(wù)部并未參與，造成預(yù)算評審評估不夠嚴肅、專業(yè)[2]。項目負責(zé)人對其研究的內(nèi)容了如指掌，但對預(yù)算編制遵循哪些專項經(jīng)費管理辦法和財務(wù)管理的規(guī)章制度并不熟悉[3]。由于缺乏合理編制預(yù)算的意識，編制出的預(yù)算簡單、籠統(tǒng)、缺乏科學(xué)依據(jù)，最終可能導(dǎo)致項目經(jīng)費高比例的結(jié)余或嚴重不足，從而影響項目的完成或經(jīng)費使用效率[4]。

當(dāng)前，我國有關(guān)部門出臺相關(guān)項目經(jīng)費管理辦法及編制預(yù)算說明，如上海市科學(xué)技術(shù)委員會于2013年11月發(fā)布的《關(guān)于印發(fā)<上海市科研計劃專項經(jīng)費管理辦法>的通知》滬財教[2013]67號文件，其中附件要求項目組編制時細化經(jīng)費預(yù)算并準(zhǔn)確編制預(yù)算內(nèi)容。但實際編制預(yù)算過程中，項目負責(zé)人和項目組成員未按照相關(guān)項目經(jīng)費管理辦法及編制預(yù)算說明的要求合理編制預(yù)算。由于專業(yè)的限制，以及科研項目的不確定性，給編制準(zhǔn)確科研項目帶來了較大的困難，會導(dǎo)致出現(xiàn)經(jīng)費預(yù)算內(nèi)容與預(yù)算科目不符以及超出相關(guān)規(guī)定的費用標(biāo)準(zhǔn)，造成項目經(jīng)費執(zhí)行差、財務(wù)審計不過關(guān)等問題[5]。

1.2科研經(jīng)費使用不規(guī)范，缺乏監(jiān)督反饋機制 由于醫(yī)院科研項目管理大多實行"項目負責(zé)人制"，項目負責(zé)人負責(zé)項目的立項、經(jīng)費使用、項目驗收、財務(wù)審計等的管理[5]。據(jù)了解，目前，仍有部分研究人員認為科研經(jīng)費是自己爭取得到的，其所有權(quán)歸項目組所有[6]。一般醫(yī)院為鼓勵醫(yī)務(wù)人員開展科研工作，某些類別的項目按照一定比例給予配套資金，這些資金也由項目組自由分配，其中還有科研人員認為這筆資金由我支配，幾乎成為其私人資產(chǎn)[7]。這些都會造成科研經(jīng)費使用不規(guī)范，比較隨意。如現(xiàn)金業(yè)務(wù)支出占的比例較高，專家咨詢費、研究生勞務(wù)費、以勞務(wù)支出的調(diào)研及病例收集費等等，甚至包含了個人的市內(nèi)交通費、招待費等。

當(dāng)然，科研部門、財務(wù)部門和項目負責(zé)人之間缺乏有效的監(jiān)督和反饋機制，也會造成一部分項目實際支出與經(jīng)費預(yù)算不相符，造成科研經(jīng)費使用不規(guī)范，給科研項目驗收和審計工作帶來很大的麻煩[8]?，F(xiàn)階段，科研部門缺乏對經(jīng)費使用情況的跟蹤與有效管理，財務(wù)部門缺乏對科研進展情況的整體把握，所做的只是簡單的會計報銷工作，難以形成對科研經(jīng)費使用的有效監(jiān)督。

1.3科研經(jīng)費核算不規(guī)范，結(jié)題不結(jié)賬現(xiàn)象嚴重 舊的《醫(yī)院會計制度》和《醫(yī)院財務(wù)制度》對科研會計核算未作明確規(guī)定，從而造成醫(yī)院科研經(jīng)費會計核算口徑不一，有些醫(yī)院放在"往來科目"中核算，有些醫(yī)院放在"基金"中核算，還有些醫(yī)院放在"往來科目"中核算等等[6]。隨著2012年1月1日新的《醫(yī)院會計制度》正式施行，雖然新的《醫(yī)院會計制度》新增了"科教項目收入"科目，并在"科教項目收入"科目下設(shè)了"科研項目收入、教學(xué)項目收入"兩個明細科目，在一定程度上統(tǒng)一了會計核算口徑，提高核算準(zhǔn)確性[7]。走訪某三級醫(yī)院得知，科研經(jīng)費的明細核算是按照項目負責(zé)人設(shè)置，再細化至項目本身，做到科研經(jīng)費"?？顚Ｓ?，單獨核算"。但是，實際核算時不規(guī)范且過于簡單，不能細化到科研經(jīng)費支出所涉及到的設(shè)備、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、國際合作交流、會議費、勞務(wù)費、間接經(jīng)費等，導(dǎo)致經(jīng)費決算時各項收入歸口不明晰，無法通過財務(wù)信息對科研經(jīng)費收支結(jié)構(gòu)的合理性做出評價，不易發(fā)現(xiàn)經(jīng)費支出中存在的問題[9]。

一直以來科研項目結(jié)題，但卻沒有按規(guī)定結(jié)賬，"結(jié)題不結(jié)賬"造成了大量科研經(jīng)費結(jié)余。有些醫(yī)院對科研結(jié)余經(jīng)費的處理態(tài)度較為寬松，一是可能由課題研究負責(zé)人決定剩余經(jīng)費的用途；二是作為醫(yī)院科研基金的一部分，被繼續(xù)用于醫(yī)院的科研活動[10]。也有些醫(yī)院管理部門對結(jié)題管理不夠重視，一是財務(wù)部門因為沒有參與科研項目的前期、中期及后期管理工作，對科研項目信息缺少了解，二是科研管理部門也沒有及時提供各個科研項目的相關(guān)情況，兩部門之間缺乏有效的溝通，財務(wù)部門對于科研經(jīng)費的使用只是按照常規(guī)進行支出報銷，可能在科研項目已經(jīng)結(jié)題，財務(wù)賬面仍有余額，形成科研經(jīng)費結(jié)余[11]。大多數(shù)課題都存在課題結(jié)題后不及時結(jié)轉(zhuǎn)剩余經(jīng)費的情況，課題長期閑置或用做其他與原本科研課題無關(guān)的研究費用支出，也有一些項目負責(zé)人是研究生導(dǎo)師，課題雖然結(jié)題，但由于需要經(jīng)費繼續(xù)研究生帶教，為保證賬面有足夠的經(jīng)費，故而不急于經(jīng)費的結(jié)轉(zhuǎn)[9]。結(jié)題不結(jié)賬使得課題中的許多固定資產(chǎn)未能得到清理，結(jié)余資金未能進行分配，使得有限的資金和固定資產(chǎn)不能發(fā)揮應(yīng)有的作用[7]。

2實踐與對策

針對各個醫(yī)院科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀結(jié)合某三甲兒童醫(yī)院現(xiàn)狀存在的問題，該醫(yī)院科研部門聯(lián)合財務(wù)部門及信息部門引進科研管理系統(tǒng)（簡稱電子報銷系統(tǒng)）解決該醫(yī)院的科研經(jīng)費管理過程中存在的問題，以規(guī)范科研經(jīng)費報銷、實時動態(tài)監(jiān)測為目的，加強科研經(jīng)費管理，提高科研項目驗收和財務(wù)審計的通過率，使得科研經(jīng)費充分利用并發(fā)揮最大的作用。

2.1加強科研部門與財務(wù)部門的交流，合理編制經(jīng)費預(yù)算和及時結(jié)題結(jié)賬 經(jīng)了解，引進電子報銷系統(tǒng)前，科研部門和財務(wù)部門對科研經(jīng)費管理的全部過程進行仔細的整理，包括預(yù)算編制、科研經(jīng)費的報銷、驗收與審計等的過程整理?？蒲胁块T致力于科研經(jīng)費的管理，通過與財務(wù)部門的多次交流，財務(wù)部門不僅僅可以參與到科研項目經(jīng)費預(yù)算的編制，也可以及時的了解項目的相關(guān)信息，并及時反饋項目經(jīng)費的使用是否規(guī)范。

從項目申請開始，項目負責(zé)人及項目組成員首先編制經(jīng)費預(yù)算，科研部門依照相關(guān)項目經(jīng)費的管理辦法及預(yù)算編制說明反饋預(yù)算調(diào)整意見至項目負責(zé)人，修改后交至財務(wù)部審核是否符合相關(guān)規(guī)定，例如：《因公臨時出國經(jīng)費管理辦法》（財行[2013]516號）、《上海市市級機關(guān)培訓(xùn)費管理辦法》（滬財行[2014]35號）、《上海市市級機關(guān)差旅費管理辦法》（滬財行[2014]9號）、《上海市市級機關(guān)會議費管理辦法》（滬財行[2014]14號）等?？紤]到科研活動的不確定性，留有彈性空間的預(yù)算也是有必要的。經(jīng)費預(yù)算就可以由固定性預(yù)算與非固定性預(yù)算組成。這樣，經(jīng)費執(zhí)行過程中，原先未預(yù)計到的支出就可計人不可預(yù)見費。項目立項后，批復(fù)的預(yù)算經(jīng)費錄入電子報銷系統(tǒng)，暫不可更改。一旦預(yù)算需要更改，根據(jù)經(jīng)費管理辦法的要求，可在一定范圍調(diào)整預(yù)算，科研部門和財務(wù)部門經(jīng)討論并上交醫(yī)院院務(wù)會討論，通過后方可調(diào)整預(yù)算，電子報銷系統(tǒng)提供修改預(yù)算的功能，確定最終經(jīng)費預(yù)算。因此，醫(yī)院科研部門、財務(wù)部門、項目負責(zé)人不但要做好本職能范圍內(nèi)的工作，還要加強聯(lián)系，密切配合，共同做好科研經(jīng)費的編制預(yù)算管理工作[12]。

科研部門掌握各個項目的研究進展，通過電子報銷系統(tǒng)，可提示即將結(jié)題的全部科研項目的列表?？蒲胁块T既可以提醒項目負責(zé)人盡快使用全部經(jīng)費，也可以將列表發(fā)給財務(wù)部門相關(guān)人員，在結(jié)題后做好結(jié)賬工作。在過去很長的一段時間里，某三家兒童醫(yī)院財務(wù)存在結(jié)題不結(jié)賬的情況，例如有些離職、退休、過世的醫(yī)院科研人員的科研經(jīng)費仍存在醫(yī)院財務(wù)賬目中等。為了更好地做好結(jié)題及時結(jié)賬的工作，必須加強科研部門和財務(wù)部門的聯(lián)絡(luò)，按照醫(yī)院財務(wù)制度嚴格執(zhí)行。

2.2規(guī)范科研經(jīng)費報銷流程，完善科研經(jīng)費管理辦法 某三甲兒童醫(yī)院首次結(jié)合信息管理系統(tǒng)進行科研經(jīng)費報銷，實現(xiàn)報銷登記、報銷審核均在系統(tǒng)進行，突破原有財務(wù)審核流程，形成一套具有某醫(yī)院院科研和財務(wù)管理特色的科研經(jīng)費報銷流程。

新的科研經(jīng)費報銷流程較之前的流程最大不同之處，在于規(guī)范使用科研管理系統(tǒng)。它也成為了整個科研經(jīng)費報銷流程最重要的一個環(huán)節(jié)。

新的科研經(jīng)費報銷流程在每一個環(huán)節(jié)都是由上至下，若有一處審核出現(xiàn)問題，必須重新報銷。嚴格按照新的科研經(jīng)費報銷流程執(zhí)行有利于科研人員提升科研經(jīng)費管理思維，有利于科研管理人員加強科研經(jīng)費管理、提高工作效率，有利于財務(wù)管理人員加強財務(wù)審核管理，提高報銷一次成功率。

但是，目前該醫(yī)院現(xiàn)行的是原有的科研經(jīng)費管理辦法，已不能適應(yīng)當(dāng)前的科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀，不能滿足現(xiàn)有的需求。該醫(yī)院之前推行科研項目經(jīng)費實行?？顚Ｓ门c項目負責(zé)人制原則，以《科研經(jīng)費使用手冊》為報銷手段，通過科研部門、分管院長、院長以及財務(wù)部門對支出報銷的簽字和審核，缺乏電子報銷系統(tǒng)與《科研經(jīng)費使用手冊》結(jié)合的具有規(guī)范性的報銷流程規(guī)定。當(dāng)然，醫(yī)院要針對當(dāng)前科研經(jīng)費使用和管理中出現(xiàn)的問題，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合醫(yī)院實際情況完善科研經(jīng)費管理辦法。只有建立一套完善的、可行的科研經(jīng)費管理辦法，才能使醫(yī)院的科研經(jīng)費管理有法可依、有章可循[6]。從長遠的角度上，規(guī)范報銷流程、是非常有必要的，對推動科研經(jīng)費管理、實踐科研經(jīng)費管理，有非常重要的意義。

2.3規(guī)范使用科研經(jīng)費，建立動態(tài)監(jiān)管機制 在科研部門、財務(wù)部門和課題組（負責(zé)人）之間建立電子報銷系統(tǒng)，科研部門錄入項目經(jīng)費預(yù)算，財務(wù)部門添加新增到款經(jīng)費，科研部門及時將到款經(jīng)費一一對應(yīng)到項目中。科研部門首先可審查支出報銷材料是否齊全、合理，還可通過電子報銷系統(tǒng)隨時查看預(yù)算經(jīng)費的實時使用情況，對于已出現(xiàn)的或可能出現(xiàn)的問題，積極采取相應(yīng)的措施；財務(wù)部門可以通過最終環(huán)節(jié)的審核，嚴格遵照財務(wù)制度，把控報銷質(zhì)量，若報銷環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題財務(wù)部門具有一票否決權(quán)，退回重新報銷。項目負責(zé)人或項目組成員可以通過查詢在系統(tǒng)上查看某一項目科研經(jīng)費使用情況和結(jié)余情況，做到心中有數(shù)。既然動態(tài)監(jiān)管是本系統(tǒng)最有特色的，從科研經(jīng)費開始使用到結(jié)題，無論是科研人員還是科研和財務(wù)部門，此系統(tǒng)可以使科研經(jīng)費的管理更加科學(xué)化、透明化和高效化，減少科研管理人員與財務(wù)人員的工作量，加強課題負責(zé)人的科學(xué)使用科研經(jīng)費意識，有利于提高科研經(jīng)費的使用效率，有利于控制科研經(jīng)費的使用范圍，也有利于上級科研管理部門的檢查和審計[13]。

因此，建立科研部門-科研人員-財務(wù)部門為一體的動態(tài)監(jiān)管機制是該醫(yī)院科研經(jīng)費管理的趨勢所向。動態(tài)監(jiān)管機制主要分為兩個部分，使用經(jīng)費監(jiān)管和結(jié)題審計監(jiān)管部分。第一部分是使用經(jīng)費監(jiān)管，就是對科研經(jīng)費使用的合理性的管理?？蒲腥藛T不得超出預(yù)算范圍開支經(jīng)費，也不得提前預(yù)支經(jīng)費，不得支出科目與預(yù)算科目不符。經(jīng)了解系統(tǒng)可以做到百分之百保證項目負責(zé)人合理使用經(jīng)費。第二部分是結(jié)題審計監(jiān)管，就是項目經(jīng)費決算及經(jīng)費使用進度的監(jiān)管?？蒲腥藛T可查詢支出明細，財務(wù)管理人員可直接提供經(jīng)費決算表，以便用于項目年度考核、中期考核、財務(wù)驗收、財務(wù)審計等情況。在整個經(jīng)費使用過程中，有效的動態(tài)實時監(jiān)管可以查找系統(tǒng)自身存在的問題并解決問題，可以查找出科研管理人員的工作差錯并及時更正，可以查找出科研人員報銷時遇到的操作問題并咨詢解決問題，也可以滿足財務(wù)的所有需求。

3討論

伴隨著我國醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展、醫(yī)院改革的不斷深化，醫(yī)院科研經(jīng)費管理的模式逐步專業(yè)化和精細化，對醫(yī)院科研經(jīng)費的管理工作提出了更高的要求[4]。某三甲兒童醫(yī)院首次引進電子報銷系統(tǒng)，系統(tǒng)運行良好、效果顯著，獲得項目負責(zé)人、科研部門人員和財務(wù)部門人員的一致好評。該系統(tǒng)可以督導(dǎo)項目負責(zé)人科學(xué)的管理科研經(jīng)費，項目負責(zé)人可以實時了解經(jīng)費使用進度，通過項目序時進度調(diào)整經(jīng)費使用進度，也可幫助其順利通過財務(wù)驗收及審計等上級檢查。該系統(tǒng)也可以協(xié)助科研部門和財務(wù)部門進行科研經(jīng)費管理，科研部門和財務(wù)部門可以動態(tài)監(jiān)管經(jīng)費使用情況和項目進展情況，可提醒項目組調(diào)整經(jīng)費使用進度和項目結(jié)題做好驗收工作。

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編輯/孫杰