城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對應(yīng)方法分析

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和城市化進程的加速，城建檔案電子文件歸檔工作面臨著越來越多的挑戰(zhàn)和機遇。電子文件歸檔作為一種新型的檔案管理模式，具有高效、便捷、環(huán)保等優(yōu)勢，但也存在著一些制約因素，如失真風(fēng)險、規(guī)章制度不完善、人員等方面的問題。對此，本研究結(jié)合實踐工作，提出了有效的應(yīng)對方法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；電子文件；歸檔；制約因素；應(yīng)對方法

中圖分類號：G275 文獻標(biāo)識碼：A

隨著城市化進程的加快，城市建設(shè)項目的數(shù)量和規(guī)模不斷增大，產(chǎn)生了大量的電子文件，需要有效管理和歸檔，以確保城市建設(shè)信息能夠長期保存和高效利用。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子文件具有易修改、易復(fù)制、易傳播等特點，給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。如何確保電子文件的完整性、真實性、可靠性和安全性，是城建檔案電子文件歸檔需要解決的問題。對此，深入分析與研究城建檔案電子文件歸檔的制約因素和對應(yīng)方法尤為必要，以此來更好地指導(dǎo)我國城建檔案電子文件歸檔工作。

一、城建檔案電子文件歸檔的意義分析

1.提高歸檔效率

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)文件的批量處理、自動整理和快速檢索，大幅提高了城建檔案的歸檔效率。相比傳統(tǒng)的手工操作，電子文件歸檔能夠減少人力資源的浪費，縮短歸檔周期，更好地滿足城市建設(shè)快速發(fā)展的需求。

2.方便信息查詢

電子文件歸檔系統(tǒng)具有強大的信息查詢功能，可以快速、準(zhǔn)確地找到所需文件。通過關(guān)鍵詞、日期、主題等搜索條件，可以輕松地查詢到所需信息，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供更加便捷的服務(wù)。

3.提升檔案管理水平

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性。同時，電子文件歸檔系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的動態(tài)管理，及時更新檔案信息，為城市建設(shè)和管理的決策提供更加準(zhǔn)確、全面的信息支持。

4.促進信息資源共享

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)信息的共享和交換，促進城市各部門之間的信息交流和協(xié)同工作。通過電子文件歸檔系統(tǒng)，不同部門可以方便地共享城市建設(shè)相關(guān)信息，提高城市管理的整體水平。

5.降低檔案管理成本

電子文件歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的無紙化存儲和管理，減少紙質(zhì)檔案的打印、存儲和管理成本。同時，電子文件歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的自動化管理，減少人力資源的投入，進一步降低檔案管理成本。

二、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

1.重視程度不足

主要體現(xiàn)在工作人員沒有正確、清楚地認識文件歸檔的具體范圍，無法準(zhǔn)確判定文件的歸檔程序，導(dǎo)致許多電子文件無法及時歸檔或者存在遺漏。此外，工作人員不具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，遇到問題時無法采取有效的措施處理。還有工作人員沒有樹立起高度的責(zé)任意識，一旦出現(xiàn)工作崗位的調(diào)動，無法準(zhǔn)確及時地將相關(guān)工作有效轉(zhuǎn)接，最終導(dǎo)致整體工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，給城建檔案的管理工作帶來負面影響。

2.規(guī)章制度不健全

在對城建檔案的電子文件歸檔時，主要工作目標(biāo)是分離實體和信息兩個部分。然而，由于我國在對城建檔案電子文件檔案管理方面，仍未有規(guī)范化的規(guī)章制度，因此，當(dāng)文件出現(xiàn)損壞后，難以界定文件的價值。同時，制度內(nèi)容與城建檔案管理存在一定的差距。通常，城建檔案管理制度應(yīng)與電子文件歸檔的實際需求相匹配，但在一些情況下，制度內(nèi)容可能過于籠統(tǒng)，沒有充分考慮到電子文件的特點和需求，可能導(dǎo)致在電子文件歸檔過程中出現(xiàn)操作上的困惑或混亂，影響歸檔工作的效率和準(zhǔn)確性。另外，缺乏對城建電子文件歸檔制度的解讀，使一些部門對政策和術(shù)語的理解上有一些誤差。這種情況可能會引發(fā)一系列問題，如相關(guān)部門可能無法準(zhǔn)確理解電子文件歸檔的具體要求和方法，導(dǎo)致在實際操作中出現(xiàn)錯誤或遺漏；又如因為對政策的誤解，某些部門可能無法有效地將電子文件分類、保存和管理，導(dǎo)致電子文件的完整性和可追溯性受到影響。

3.存在失真風(fēng)險

在城建檔案電子文件歸檔的制約因素中，城建檔案電子文件存在失真風(fēng)險是一個重要的問題，主要是因為在電子文件在存儲、傳輸和使用過程中，可能會因為各種原因，如技術(shù)故障、病毒感染、非法訪問等導(dǎo)致文件內(nèi)容的改變或丟失，從而造成文件失真。這種失真風(fēng)險可能會影響到電子文件的真實性和可靠性，使其無法準(zhǔn)確反映城建項目的實際情況。

4.基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源融合力度不夠

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，城建檔案館應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)跨界融合、資源共享，將城建檔案館與相關(guān)機構(gòu)互聯(lián)互通，加強檔案管理的協(xié)同合作。然而，現(xiàn)實情況是這方面的資源融合力度還不夠。首先，缺乏統(tǒng)一的信息資源整合平臺。城建檔案涉及的信息資源種類繁多，包括文字、圖片、視頻、音頻等多種形式。然而，目前很多城建檔案館缺乏統(tǒng)一的信息資源整合平臺，導(dǎo)致不同類型的信息資源無法有效整合和管理，給電子文件歸檔工作帶來了一定的困難；其次，信息資源共享意識不足。城建檔案館之間的信息共享意識不足，導(dǎo)致很多有價值的電子文件無法在各館之間有效流通和利用，不僅影響電子文件歸檔的效率，還制約了城建檔案管理水平的提高。

5.缺乏復(fù)合型人才

缺乏復(fù)合型人才是制約城建檔案電子文件歸檔工作開展的一個重要因素。隨著城建檔案管理的不斷發(fā)展和進步，電子文件歸檔成為越來越重要的工作。然而，目前許多城建檔案館缺乏具備相關(guān)技術(shù)和知識的復(fù)合型人才，使得電子文件歸檔工作開展受到了很大的限制。

三、城建檔案電子文件歸檔優(yōu)化措施

1.加強對電子文件歸檔工作的重視

首先，增強意識。增強所有涉及城建檔案電子文件管理人員的歸檔意識，使其清楚地理解電子文件歸檔的重要性以及他們的角色和責(zé)任。通過教育和培訓(xùn)，使員工了解電子文件歸檔不僅是對檔案的整理和保存，還是對城市建設(shè)和發(fā)展的記錄和見證；其次，提高領(lǐng)導(dǎo)層的參與度。領(lǐng)導(dǎo)層的參與和重視是推動城建檔案電子文件歸檔工作的關(guān)鍵。他們需充分了解電子文件歸檔的重要性，并制定相應(yīng)的政策和策略來支持這項工作。并且，領(lǐng)導(dǎo)層還需要對電子文件歸檔工作的進展實施定期評估和監(jiān)督，以確保工作順利開展；最后，建立激勵機制。為了更好地加強對電子文件歸檔工作的重視，建立激勵機制也是必要的，包括對在電子文件歸檔工作中表現(xiàn)出色的人員獎勵或表彰，以此提高員工對這項工作的重視程度。

2.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化城建檔案文件歸檔體系

標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建城建電子檔案文件歸檔體系的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案文件歸檔體系可以提高工作效率，減少錯誤，保證文件的真實性和完整性。同時，標(biāo)準(zhǔn)化也有助于實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和信息共享。

首先，需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案文件歸檔流程。包括從文件的收集、整理、分類、存儲、檢索到利用等各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)操作流程。標(biāo)準(zhǔn)化的流程可以確保每個環(huán)節(jié)的規(guī)范性和一致性，提高工作效率和質(zhì)量；其次，為了實現(xiàn)電子檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，需要建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具備完善的電子檔案文件管理功能，包括文件的上傳、下載、修改、刪除、查詢等。并且，系統(tǒng)還應(yīng)具備安全保障機制，確保文件的真實性和完整性；其次，建立標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量控制體系。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量控制體系，可確保電子檔案文件的質(zhì)量符合要求。包括對文件的完整性、準(zhǔn)確性、真實性、安全性等方面的質(zhì)量檢查和控制。值得注意的是，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化城建電子檔案文件歸檔體系不是一勞永逸的，需要定期評估和改進，包括對現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)和流程評估和修訂，以適應(yīng)不斷變化的工作需求和技術(shù)發(fā)展。同時，還需要關(guān)注新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的出現(xiàn)，及時學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

3.加強安全風(fēng)險防控

其一，建立完善的電子文件管理制度和技術(shù)保障體系。通過制定嚴格的電子文件管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的收集、整理、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)的具體要求和操作流程，確保電子文件的真實性和可靠性。同時，建立可靠的技術(shù)保障體系，包括數(shù)據(jù)備份、病毒防范、系統(tǒng)升級等方面，確保電子文件的安全性和穩(wěn)定性。

其二，加強電子文件的元數(shù)據(jù)管理。元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、屬性等信息的數(shù)據(jù)，通過加強元數(shù)據(jù)的管理，可以更好地了解電子文件的來源、內(nèi)容和屬性等信息，從而更好地保障其真實性和可靠性。

其三，推廣電子簽名技術(shù)。電子簽名可以確保電子文件的真實性和不可抵賴性，通過推廣電子簽名技術(shù)，可在電子文件上留下不可更改的簽名信息，從而保障其真實性和可靠性。

其四，定期對電子文件備份和恢復(fù)測試。備份是防止電子文件丟失和損壞的重要措施，應(yīng)該定期備份電子文件，并定期實施備份恢復(fù)測試，確保備份的完整性和可恢復(fù)性。

其五，加強電子文件的安全防護。通過建立防火墻、使用加密技術(shù)、限制訪問權(quán)限等措施，加強電子文件的安全防護，防止非法訪問和惡意攻擊，從而保障其真實性和可靠性。

4.加強基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源融合

首先，建立統(tǒng)一的信息資源整合平臺。通過構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源整合平臺，可將各種類型的城建檔案信息資源展開有效整合和管理，提高電子文件歸檔的效率和效果；其次，加強信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了實現(xiàn)不同類型信息資源的有效整合和共享，需要加強信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。包括制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫、推廣標(biāo)準(zhǔn)化軟件等措施，促進信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化管理和利用；最后，推廣互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式。通過推廣互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理模式，可將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與城建檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)電子文件歸檔的在線化、智能化和遠程化，不僅可提高電子文件歸檔的效率和質(zhì)量，還可以降低檔案管理成本，提高檔案利用效率。

5.培養(yǎng)和引進復(fù)合型人才

首先，加強復(fù)合型人才的培養(yǎng)。為現(xiàn)有的城建檔案電子文件管理人員提供專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，包括檔案管理、信息科技、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識和技能。通過定期的培訓(xùn)課程、研討會或在線學(xué)習(xí)平臺，幫助他們不斷更新知識和技能，適應(yīng)電子文件歸檔的新趨勢和技術(shù)發(fā)展。鼓勵員工通過進修課程、參加研討會或在線學(xué)習(xí)等方式，拓展自己的跨學(xué)科知識，包括對信息技術(shù)、圖書館學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，以培養(yǎng)更全面的知識結(jié)構(gòu)和技能。通過參與實際項目和實踐操作，讓員工在實際工作中積累經(jīng)驗，有助于他們將理論知識應(yīng)用到實踐中，提高解決實際問題的能力；其次，加強復(fù)合型人才的引進。在招聘過程中，積極吸引具備城建檔案電子文件管理背景和技能的人才，通過校園招聘、社會招聘或與專業(yè)機構(gòu)合作，吸引更多具備相關(guān)經(jīng)驗和技能的人才加入團隊。為引進的人才提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展機會，包括提供穩(wěn)定的工作職位、完善的福利制度以及職業(yè)發(fā)展路徑等，以此來吸引更多的人才加入，激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造力；最后，建立人才交流平臺。促進引進人才與現(xiàn)有團隊成員之間的交流與合作，將有助于快速傳遞知識、分享經(jīng)驗和創(chuàng)新思維，進一步提高整個團隊的能力。通過培養(yǎng)和引進復(fù)合型人才，可以增強城建檔案電子文件歸檔工作的實力和活力，人才將為電子文件歸檔工作帶來新的思路和方法，推動城建檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和進步。

6.定期對電子文件歸檔工作實施評估和監(jiān)督

定期對電子文件歸檔工作實施評估和監(jiān)督是城建檔案電子文件歸檔工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)確保其符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，提高城建檔案電子文件歸檔工作的整體水平。首先，制定定期評估和監(jiān)督的機制。包括評估的頻率、方法、內(nèi)容以及監(jiān)督的流程等，有助于確保電子文件歸檔工作的規(guī)范化和持續(xù)改進。然后，按照評估機制，定期評估電子文件歸檔工作，可以通過收集員工反饋、審查文件質(zhì)量、分析系統(tǒng)性能等方式實現(xiàn)；其次，注意評估的全面性和深入性，確保發(fā)現(xiàn)問題并提供改進的方向。對于評估中發(fā)現(xiàn)的問題，要深入分析，找出問題的根源和解決方案。根據(jù)問題性質(zhì)，制定相應(yīng)的改進措施，并跟蹤改進效果，確保問題得到有效解決。對于成功的經(jīng)驗和做法，要及時總結(jié)并推廣應(yīng)用，有助于提高整個團隊的工作效率和質(zhì)量。并且，也要鼓勵員工分享經(jīng)驗和創(chuàng)新思路，促進團隊之間的交流和學(xué)習(xí)；最后，監(jiān)督是確保評估結(jié)果得到有效落實的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過對電子文件歸檔工作的日常監(jiān)督和定期檢查，可以確保各項改進措施得到有效執(zhí)行，并及時糾正執(zhí)行過程中的偏差。值得注意的是，定期評估和監(jiān)督不是一次性的活動，而是需要持續(xù)并不斷改進的過程。通過不斷總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施，可以不斷完善電子文件歸檔工作，提升其質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

綜上所述，城建檔案電子文件歸檔工作面臨著諸多挑戰(zhàn)和制約因素。然而，通過科學(xué)的技術(shù)投入、完善的管理制度和流程以及提高人員素質(zhì)等措施，可有效解決這些問題，推動電子文件歸檔工作順利開展。

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（作者單位：湖南省衡陽市城建檔案館）

作者簡介：丁琳（1979—），女，漢族，湖南省衡陽人，本科，館員，研究方向：城建檔案資源利用及信息化建設(shè)。