檢察院檔案管理信息化建設(shè)的強(qiáng)化措施

摘 要：新時(shí)期，檢察院檔案管理工作引入信息技術(shù)，實(shí)施檔案信息化管理，提高檔案資源的利用率，助力相關(guān)業(yè)務(wù)更好地開展，有著重要的意義。文章針對(duì)檢察院檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)問題，展開具體的論述，提出信息化建設(shè)的策略，為相關(guān)人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檢察院；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

實(shí)現(xiàn)檢察院檔案管理信息化，是新時(shí)期檢察院現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，同時(shí)，也是衡量檢察院工作效能與管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)檔案管理的需求，堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化引領(lǐng)，做好檔案管理信息化建設(shè)工作，并充分管理好檔案，合理利用檔案，促進(jìn)檢察院高質(zhì)量發(fā)展，更好地為人民群眾服務(wù)。

一、檢察院檔案管理信息化的意義

檔案管理信息化指的是在檔案的收集、整理和鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹信息化管理理念，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，助力檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，強(qiáng)化對(duì)檔案管理活動(dòng)的控制。檢察院開展檔案管理信息化建設(shè)工作，必須注重管理理念的創(chuàng)新，增強(qiáng)信息化意識(shí)，并積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作思維，改變傳統(tǒng)的工作方式，結(jié)合運(yùn)用各類技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)。在檔案管理中，實(shí)現(xiàn)全過程信息化，深度挖掘檔案資源的利用率，促進(jìn)業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展。當(dāng)前，檢察院檔案管理矛盾日益凸顯，原來的檔案管理模式無法適應(yīng)新的形勢(shì)。采用信息化管理模式，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等各類硬件設(shè)備設(shè)施，不僅能夠節(jié)省很多的空間，還可以通過信息化管理和有效的備份，促使檔案信息更加安全。通過數(shù)據(jù)的高效共享，保障檔案資源得到高效開發(fā)和利用。

二、檢察院檔案管理信息化建設(shè)的問題

1.資金需求大

從推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)來說，實(shí)現(xiàn)檔案全流程的信息化管理，需要配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)備設(shè)施。并且，還要將原來的紙質(zhì)檔案資源全部數(shù)字化加工，成為數(shù)字化檔案資源，存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)而滿足檔案使用的需求。這需要很大的資金支持，以保障各項(xiàng)建設(shè)工作能夠順利開展和落實(shí)。

2.缺乏檔案管理專業(yè)人才

在檢察院檔案管理信息化建設(shè)中，人才隊(duì)伍的建設(shè)是重點(diǎn)。從當(dāng)前的檔案管理情況來看，很多部門存在著檔案管理專業(yè)人才缺乏的情況?，F(xiàn)有的檔案管理人員非專業(yè)人才，且知識(shí)結(jié)構(gòu)落后，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺少正確的認(rèn)識(shí)，掌握的信息化管理知識(shí)與技能不足，難以適應(yīng)檢察院檔案管理信息化工作的發(fā)展變化。此外，缺少完善的培訓(xùn)機(jī)制，未能結(jié)合檔案管理業(yè)務(wù)模式特點(diǎn)，對(duì)工作人員開展及時(shí)、有針對(duì)性的培訓(xùn)，無法為檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供支持。

3.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善

檢察院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，離不開各類基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的支持，尤其是軟硬件設(shè)備設(shè)施。從當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)情況來看，很多單位還處于低信息化水平，未能配套完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，檔案的數(shù)字化加工、檔案收集以及整理等工作沒有充分利用信息技術(shù)。由于缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，使得檔案資源的利用水平不高，且相關(guān)工作的質(zhì)量難以達(dá)到要求。因此，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)該注重信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)，提高檔案信息化管理的水平，保障檔案資源得到合理利用。

4.信息化建設(shè)質(zhì)量控制不到位

檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量如何，關(guān)系到后期檔案信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的效果。因此，需要注重檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)全過程的質(zhì)量監(jiān)督與管理。目前，很多單位都沒有組建專門的管理小組負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)督檢查。在檔案數(shù)字化加工和檔案收集、整理等過程中，未能做好相應(yīng)的質(zhì)量控制，使得檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，存在數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，影響到后續(xù)的使用效果，應(yīng)該進(jìn)一步優(yōu)化管理。

5.檔案數(shù)據(jù)利用率不高

檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，必須注重檔案數(shù)據(jù)利用問題，不斷提高大數(shù)據(jù)的利用水平，支持相關(guān)業(yè)務(wù)的高質(zhì)量開展，更好地為人民群眾服務(wù)。由于缺少完善的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，使得很多數(shù)據(jù)信息未能及時(shí)共享，難以達(dá)到數(shù)據(jù)高效利用的要求。因此，在推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中應(yīng)高度重視此問題，并提出有效的解決方案，保證檔案資源能夠得到合理利用。

6.檔案數(shù)據(jù)的安全問題突出

在檔案信息化管理模式下，數(shù)據(jù)信息全部處于網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)中，面臨著更為復(fù)雜的環(huán)境，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問題。因此，在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須注重?cái)?shù)據(jù)信息的安全管理，采取相應(yīng)的措施。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理，除了要做好技術(shù)層面的保護(hù)外，還需要注重管理層面的優(yōu)化。很多時(shí)候，工作人員的不合理操作會(huì)使得檔案數(shù)據(jù)處于不安全的狀態(tài)。為了能夠有效保護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息的安全，需要從多個(gè)層面采取多樣化措施，最大程度上保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

三、檢察院檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.做好資金保障工作

檢察院檔案管理信息化建設(shè)工作的推進(jìn)離不開資金的支持，需要結(jié)合建設(shè)任務(wù)的具體情況以及信息化管理的實(shí)際需求，做好資金保障工作。在推進(jìn)信息化建設(shè)之前，結(jié)合具體任務(wù)來分析，進(jìn)而合理配置資金。例如，在檔案庫房的改造方面，應(yīng)該結(jié)合庫房的實(shí)際需求，配置數(shù)據(jù)存儲(chǔ)專用服務(wù)器、自動(dòng)化檔案密集柜和高速掃描儀等設(shè)備設(shè)施。并且，還需要配套恒溫恒濕控制系統(tǒng)和檔案庫房監(jiān)控系統(tǒng)，促使檔案管理信息化水平得到全面提高。積極加大檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，促使檔案管理系統(tǒng)全面升級(jí)，還需要做到與檢察院統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的進(jìn)一步對(duì)接，保障檢查業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案資源能夠在線歸檔。需要注意的是，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該做好資金使用管理，不斷提高資金的利用水平，保障資金得到高效的利用，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)高質(zhì)量開展。

2.注重人員隊(duì)伍的建設(shè)

隨著檔案管理信息化建設(shè)工作的推進(jìn)，未來檔案管理的信息化水平將會(huì)不斷提高，促使檔案管理業(yè)務(wù)出現(xiàn)很大的變化，對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力也有較高的要求。為了能夠進(jìn)一步提高人員的素質(zhì)水平，適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化管理，還需要注重人員隊(duì)伍的建設(shè)。根據(jù)檢察院檔案信息化工作的實(shí)際需求，引入專業(yè)人才，擴(kuò)大信息化管理隊(duì)伍。與此同時(shí)，還需要結(jié)合檔案信息化管理的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，組織相應(yīng)的培訓(xùn)工作，構(gòu)建長(zhǎng)效化培訓(xùn)機(jī)制。在人員培訓(xùn)方面，需要結(jié)合業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，圍繞所需要的知識(shí)和技能，對(duì)專職人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，更好地開展相關(guān)工作。作為檔案管理工作人員，則需要具有相應(yīng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)的管理規(guī)定，進(jìn)一步優(yōu)化自身的檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)《保密法》和相關(guān)保密工作規(guī)定的學(xué)習(xí)，并在工作中嚴(yán)格按照流程完成相應(yīng)的檔案管理工作。為了保障檔案工作的高質(zhì)量開展，需要注重對(duì)工作人員開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過采取多樣化措施，建設(shè)高水平的檔案信息化管理隊(duì)伍，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理人員的力量，高質(zhì)量落實(shí)各項(xiàng)工作。

3.完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

根據(jù)檢察院檔案信息化管理的基本需求，積極完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，滿足信息化管理的要求。在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該注重辦公辦案場(chǎng)所的改造，圍繞硬件和軟件兩個(gè)維度開展檔案信息化建設(shè)。具體建設(shè)中應(yīng)積極配置專用的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，并根據(jù)檔案信息化管理的需求，及時(shí)更新和補(bǔ)充信息化設(shè)備設(shè)施，不斷提高檔案管理人員信息化管理的水平。通過配置相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，為檔案信息化管理工作的開展提供良好的軟硬件環(huán)境。為了能夠充分發(fā)揮基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的作用，還需要根據(jù)配套的軟硬件情況制定相應(yīng)的維護(hù)管理辦法，做好日常的維修保養(yǎng)工作，避免基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)性能不佳或者其他問題，影響到檔案管理工作的開展。檢察院應(yīng)有專門人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，高質(zhì)量地推廣落實(shí)相關(guān)措施，避免存在管理不到位的情況。在軟硬件的應(yīng)用方面，還需要加強(qiáng)技術(shù)指導(dǎo)，幫助使用者能夠有效掌握使用方法，避免出現(xiàn)不合理使用的情況，影響檔案信息化工作的質(zhì)量。此外，還應(yīng)積極更新檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的升級(jí)優(yōu)化，助力各項(xiàng)檔案管理工作的開展，創(chuàng)造更多的管理效益。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督

檢察院開展檔案信息化建設(shè)工作，必須注重全流程管理。管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及對(duì)推動(dòng)檢察工作高質(zhì)量發(fā)展的保障作用，加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度。在具體建設(shè)工作中，構(gòu)建以分管院領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)、辦公室牽頭組織、各部門協(xié)作配合以及專兼職檔案員具體實(shí)施的管理體系，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。通過制定完善的管理制度，明確各部門的管理職責(zé)與內(nèi)容，高質(zhì)量地推進(jìn)各項(xiàng)工作，全面、嚴(yán)格地檢查相關(guān)的建設(shè)工作，并實(shí)施相應(yīng)的考核制度，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)工作的管理。檔案信息化建設(shè)工作的內(nèi)容很多，且有著較高的要求，涉及數(shù)字化加工、數(shù)字化掃描等相關(guān)內(nèi)容。為了能夠進(jìn)一步保證檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，應(yīng)注重檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量監(jiān)督和管理。根據(jù)管理工作的實(shí)際需求，組建專門的項(xiàng)目管理小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量監(jiān)督與檢查。在日常的管理中，可以采取隨機(jī)抽查和對(duì)照檢查的方式，加大對(duì)紙質(zhì)檔案整理裝訂、圖像掃描質(zhì)量和著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等方面的檢查驗(yàn)收。通過全面、細(xì)致的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案建設(shè)工作存在的問題，提出優(yōu)化與改進(jìn)的措施。加大對(duì)驗(yàn)收工作的管理，保證驗(yàn)收工作規(guī)范化開展，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作提質(zhì)增效，促使檔案規(guī)范化管理的水平得到提高。項(xiàng)目的管理工作人員必須認(rèn)真履行自身的職責(zé)和任務(wù)，對(duì)于每一個(gè)細(xì)節(jié)和要點(diǎn)都需要做好嚴(yán)格的監(jiān)督和檢查，切實(shí)保證檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。

5.提高檔案數(shù)據(jù)信息的共享水平

在檔案管理工作中，還需要注重檔案的利用管理，通過積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)共享利用，進(jìn)一步提高檔案資源管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的跨行業(yè)、跨地域和多維度的融合和高效利用，以進(jìn)一步激發(fā)檔案資源活力，實(shí)現(xiàn)檔案的時(shí)代價(jià)值。檔案管理部門需要高度重視檔案數(shù)據(jù)共享利用，并在邏輯層面將不同類型的檔案和數(shù)據(jù)數(shù)字化加工，做到數(shù)據(jù)的有效關(guān)聯(lián)，通過橫向的數(shù)據(jù)交換滿足數(shù)據(jù)利用的需求。通過提高檔案數(shù)據(jù)共享利用水平，為檢察院全體部門利用提供更多的支持和保障。與此同時(shí)，還需要注重?cái)?shù)據(jù)資源質(zhì)量的把控，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理，充分落實(shí)數(shù)據(jù)質(zhì)量責(zé)任。在日常的檔案管理工作中，對(duì)于產(chǎn)生的檔案和數(shù)據(jù)需要做好校核確認(rèn)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性及時(shí)效性。通過加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)督，保障數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸集和更新，做好全面嚴(yán)格的管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，做好相應(yīng)的整改，確保數(shù)據(jù)狀態(tài)的可感知，提高檔案數(shù)據(jù)的使用水平。

6.做好檔案信息安全管理

檔案信息化建設(shè)還需要注重檔案信息安全的管理，根據(jù)檔案信息安全特點(diǎn)采取相應(yīng)的措施。通過技術(shù)和制度建設(shè)，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)的安全性。在復(fù)雜的環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)信息安全離不開技術(shù)的支持和管理方法相互結(jié)合。在技術(shù)方面，應(yīng)積極推廣使用新技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，提高安全風(fēng)險(xiǎn)的防范和化解能力，如采用區(qū)塊鏈技術(shù)，利用其去中心化、不可篡改的分布式數(shù)據(jù)庫。通過采用防火墻技術(shù)和其他技術(shù)，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)安全保護(hù)體系，做到數(shù)據(jù)的有效保障。與此同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)備份的安全管理，通過合理的備份介質(zhì)、系統(tǒng)模式的開發(fā)，體現(xiàn)多元化存儲(chǔ)保障，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的安全管理水平。在日常的管理工作中，還應(yīng)加大對(duì)數(shù)據(jù)有效性的監(jiān)督管理，保障數(shù)據(jù)質(zhì)量的同時(shí)，還需要認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的保護(hù)措施。例如，加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)使用者的監(jiān)督和指導(dǎo)，減少人為因素的影響。

7.做好基礎(chǔ)工作

檔案管理工作涉及的內(nèi)容很多，包括收集、整理和利用等，需要根據(jù)檔案管理工作的基本要求和規(guī)范完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)，保證檔案能夠及時(shí)被收集和高質(zhì)量利用。在日常的管理工作中，工作人員需要根據(jù)自身的職責(zé)和任務(wù)，圍繞檔案管理的具體內(nèi)容做好相應(yīng)的工作。在檔案信息的收集方面，可以充分利用現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的在線化收集，保證數(shù)據(jù)收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，還需要做好檔案數(shù)字化加工工作，根據(jù)具體的任務(wù)安排完成相應(yīng)的內(nèi)容。對(duì)于收集的檔案信息，要及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并做好其他信息的入庫工作，保證檔案資料的完整性。為了能夠進(jìn)一步提高檔案資源的利用水平，應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)頁的建設(shè)，開發(fā)相應(yīng)的功能，保證檔案使用者能夠及時(shí)掌握相關(guān)的信息，并將檔案工作和檔案管理的信息與成果發(fā)布到網(wǎng)站上，及時(shí)更新內(nèi)容。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)配套相應(yīng)的軟件，為檔案資源的利用提供支持。利用文檔和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案的電子化檢索，進(jìn)一步提高檔案資源的利用水平。在內(nèi)部局域網(wǎng)上可查閱全院檔案目錄和全文內(nèi)容，向干警提供更多的支持，使其能夠享受到更加全方位、多層次和高效率的檔案信息服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，檢察院檔案信息化管理的建設(shè)，應(yīng)該從資金、人員以及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等多個(gè)方面入手，采取系列的措施，提高信息化管理的水平，助力檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。未來，越來越多的信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，將會(huì)促使檢察院檔案信息化管理的水平得到提高，進(jìn)一步提高檔案資源的利用率，促進(jìn)檢察院現(xiàn)代化建設(shè)。

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（作者單位：鄆城縣人民檢察院）

作者簡(jiǎn)介：曾蓓（1989—），女，漢族，山東菏澤人，學(xué)士學(xué)位，中級(jí)，研究方向：檔案管理。