新時(shí)代背景下如何提高小型事業(yè)單位檔案管理水平

摘 要：新時(shí)代背景下，小型事業(yè)單位也在不斷深化改革創(chuàng)新，雖然在此過程中逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性，并加大了對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步采取有效措施優(yōu)化和完善檔案管理工作。但從目前來看，我國(guó)小型事業(yè)單位的檔案管理遇到一些阻礙，不利于檔案管理工作高效高質(zhì)開展。為此，需要小型事業(yè)單位綜合自身實(shí)際情況，并結(jié)合國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)，采取有效措施不斷提升檔案管理水平，確保檔案管理價(jià)值作用得以充分發(fā)揮，促進(jìn)事業(yè)單位良好健康發(fā)展。文章分析了新時(shí)代小型事業(yè)單位開展檔案管理的重要價(jià)值意義，探討了新時(shí)代小型事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處，并提出了完善新時(shí)代小型事業(yè)單位檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代背景下；小型事業(yè)單位；檔案管理；不足之處；完善途徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

目前，我國(guó)仍有些小型事業(yè)單位存在資金經(jīng)費(fèi)少、人員編制有限、部門機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全等局限性，嚴(yán)重阻礙其日常工作高效有序地開展，也不利于事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾的核心價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。由于小型事業(yè)單位自身的局限性，使其檔案管理工作的開展也面臨重重困難，因此，造成檔案管理水平不高，嚴(yán)重制約小型事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、新時(shí)代小型事業(yè)單位開展檔案管理的價(jià)值意義

在新時(shí)代背景下，檔案管理在小型事業(yè)單位的作用價(jià)值逐漸凸顯，能夠推進(jìn)事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理的價(jià)值作用體現(xiàn)在以下幾方面：一是檔案管理具有較高的服務(wù)價(jià)值。檔案管理不僅是各類檔案的登記、分類、保存和調(diào)取，還涉及人事檔案、科研項(xiàng)目檔案、專項(xiàng)工作等檔案合理、有效地使用，能夠?yàn)楦鞑块T提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，能夠更好地服務(wù)各部門的工作，使得檔案管理具有較高的服務(wù)價(jià)值；二是檔案管理能夠推進(jìn)單位治理工作開展。檔案涉及內(nèi)容比較多，主要記錄事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和人員變動(dòng)情況。并且，年限跨度較大，能夠長(zhǎng)時(shí)間記錄保存單位各部門發(fā)展和管理的相關(guān)資料，為事業(yè)單位管理治理提供歷史依據(jù)，推動(dòng)事業(yè)單位良好健康發(fā)展；三是保證單位機(jī)密不被泄露。事業(yè)單位有些檔案數(shù)據(jù)資料涉及單位工作機(jī)密，檔案管理工作的高效規(guī)范開展，能夠全面、有效地保護(hù)單位機(jī)密文件，避免其被泄露，造成不必要的損失；四是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)快速發(fā)展推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，事業(yè)單位引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)及技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子檔案，有利于檔案資料的長(zhǎng)久保存。同時(shí)，檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用，能夠提升檔案工作效率，大大降低檔案管理人力、物力的投入，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

二、新時(shí)代小型事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

由于小型事業(yè)單位自身局限性，使得檔案管理工作日常開展遇到一些阻礙，不利于事業(yè)單位檔案管理水平的提高，阻礙小型事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。目前來看，檔案管理存在不足之處，具體包括以下幾方面。

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

有些小型事業(yè)單位存在資金經(jīng)費(fèi)少、人員編制有限和部門機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全等局限性，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)只重視日常業(yè)務(wù)工作的開展，忽略檔案管理工作的重要性，造成事業(yè)單位工作人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，使得檔案管理工作很難高效有序開展。由于缺乏檔案管理意識(shí)，檔案管理人員消極怠工、敷衍應(yīng)付工作，不僅造成檔案管理工作的積壓，還會(huì)造成檔案資料的遺失，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作開展。例如，有些事業(yè)單位雖然制定一系列科學(xué)、合理的檔案管理制度，制定嚴(yán)格的檔案登記、轉(zhuǎn)接等流程，但由于工作人員缺乏檔案管理意識(shí)，不能嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程完成檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作開展不規(guī)范、落實(shí)不到位，容易出現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)隨意被篡改、檔案資料遺失等問題。因此，會(huì)對(duì)事業(yè)單位日常工作造成不利影響，嚴(yán)重的會(huì)給事業(yè)單位造成巨大損失。

2.檔案管理資金投入不到位

小型事業(yè)單位檔案管理存在資金投入不到位的問題，嚴(yán)重制約檔案管理工作高效高質(zhì)開展。由于缺乏對(duì)檔案管理資金的投入，使得檔案管理設(shè)備設(shè)施比較陳舊落后，軟硬件設(shè)置不合理、不到位，有的事業(yè)單位甚至沒有引入現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，沒有專門的檔案管理辦公室和檔案保管室，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。另外，檔案管理資金投入不到位，導(dǎo)致許多小型事業(yè)單位沒有資金引入先進(jìn)的檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，使得檔案管理仍然沿用人工模式，由檔案管理工作人員手工抄錄、查詢檔案等。因此，在此過程中很容易造成檔案數(shù)據(jù)遺失、數(shù)據(jù)被篡改等問題，在檔案查閱翻動(dòng)過程中，也會(huì)造成紙質(zhì)檔案的破損。并且，人工查找檔案文件會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，使得檔案管理工作效率不高。

3.檔案管理信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

在新時(shí)代背景下，信息化管理技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展與進(jìn)步，在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用比較廣泛，檔案管理逐漸引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案不易保管、存儲(chǔ)的不足之處。并且，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，還能夠提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。雖然有些小型事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，積極引入先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，但是對(duì)于檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用只涉及檔案錄入、保存等內(nèi)容，沒有充分發(fā)掘運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)分析、查詢、轉(zhuǎn)遞等功能，使得檔案管理信息化水平比較低。除此之外，信息化管理技術(shù)是依托互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)施開展的，需要維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)安全，確保信息化檔案管理的安全。有些小型事業(yè)單位雖然重視檔案管理信息化建設(shè)，但是忽略網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境的維護(hù)，使得信息化檔案管理工作頻繁失誤，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全、不穩(wěn)定，容易造成檔案數(shù)據(jù)信息的被泄露、篡改等問題，給單位造成巨大損失。所以，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理能力，為檔案管理營(yíng)造良好、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

4.檔案管理機(jī)制不健全

小型事業(yè)單位檔案管理還存在管理機(jī)制不健全的問題，有些小型事業(yè)單位受傳統(tǒng)檔案管理模式影響頗深，加上小型事業(yè)單位自身的局限性，導(dǎo)致單位檔案管理機(jī)制不完善、不健全。一方面，受單位人員編制限制影響，部分單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，也沒有專業(yè)檔案管理人員從事檔案管理工作，而是由其他部門工作人員兼任，檔案管理工作開展缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，造成檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，容易使檔案管理工作出錯(cuò)，檔案管理工作價(jià)值作用難以發(fā)揮出來；另一方面，有些小型事業(yè)單位雖然設(shè)立專門檔案管理部門，也聘用專業(yè)的檔案管理人員，但還存在檔案管理制度不完善、不合理問題，檔案管理工作開展缺乏制度支持，給檔案管理帶來一些阻礙，增加了工作難度。除此之外，有些單位檔案管理制度貫徹落實(shí)不到位、執(zhí)行力度不夠，沒有嚴(yán)格按照制度規(guī)范管理檔案，檔案管理制度流于形式，造成檔案管理頻繁出現(xiàn)錯(cuò)誤，不利于工作順利開展。

5.缺少專業(yè)的檔案管理人員

在新時(shí)代背景下，檔案管理專業(yè)人才比較緊缺，由于小型事業(yè)單位自身的局限性，在人才引進(jìn)方面處于劣勢(shì)，導(dǎo)致小型事業(yè)單位檔案管理人員十分缺乏，單位不得不安排其他工作人員兼職檔案管理工作，由于不是專業(yè)的檔案管理人員，不具備專業(yè)的檔案管理技能，因此，單位檔案管理能力水平不高。有的單位將經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)放在工作首位，對(duì)單位檔案管理工作不重視，資金、設(shè)備設(shè)施和人員等投入不到位，尤其是檔案管理人員缺乏比較嚴(yán)重，有的單位沒有專門的檔案管理人員，往往將單位老員工安排到檔案管理崗位或者由其他崗位員工兼職，檔案管理水平不高，長(zhǎng)期下去不利于檔案管理工作的高效、有序開展。

三、完善新時(shí)代小型事業(yè)單位檔案管理的有效途徑

在新時(shí)代背景下，隨著檔案管理作用價(jià)值日益凸顯，小型事業(yè)單位也應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視，積極拓展小型事業(yè)單位檔案管理的有效途徑，以提高檔案管理水平，具體應(yīng)從以下幾方面入手。

1.增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理意識(shí)

新時(shí)代背景下，小型事業(yè)單位應(yīng)增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)與員工的檔案管理意識(shí)，積極借鑒其他單位優(yōu)秀檔案管理模式，不斷學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，積累豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)單位發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值作用。只有單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作的投入和建設(shè)，單位員工才能上行下效，將檔案管理工作放在心上，才能夠促使各部門員工積極配合檔案管理工作，也有利于檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程開展工作。并且，能夠促使檔案管理人員保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，避免檔案管理出現(xiàn)紕漏，確保檔案資料不被泄露和篡改，保證檔案管理工作的高效、安全開展。

2.加大對(duì)檔案管理資金的投入力度

新時(shí)代背景下，小型事業(yè)單位要想確保檔案管理工作高效高質(zhì)開展，必須加大對(duì)檔案管理的資金投入力度，需要在人力、物力和財(cái)力等方面給予適當(dāng)支持。首先，需要加大對(duì)檔案管理辦公設(shè)備設(shè)施的資金投入，檔案管理部門可以運(yùn)用這部分資金購(gòu)買現(xiàn)代化辦公設(shè)備設(shè)施，以提高檔案管理現(xiàn)代化辦公水平，取代傳統(tǒng)人工檔案管理模式，不僅能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還能夠確保檔案管理工作準(zhǔn)確無(wú)誤地開展，大幅度提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量；其次，單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理辦公室和檔案保管室，配置專門的存儲(chǔ)柜放置紙質(zhì)檔案文件，并設(shè)置有效的防火、防盜措施，確保紙質(zhì)檔案文件存儲(chǔ)安全可靠，做到檔案管理工作萬(wàn)無(wú)一失；最后，需要加大對(duì)檔案管理信息技術(shù)的資金投入，不斷優(yōu)化和升級(jí)檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施，進(jìn)一步提高檔案管理的信息化水平，不僅能夠避免檔案數(shù)據(jù)遺失或被篡改等問題的出現(xiàn)，還能夠提高檔案利用效率，更好地服務(wù)社會(huì)發(fā)展和大眾需求。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

如今，是信息化管理技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，針對(duì)小型事業(yè)單位檔案管理工作存在的信息化水平不高問題，單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以便能夠使檔案管理跟上信息時(shí)代發(fā)展的需求。一方面，單位應(yīng)不斷優(yōu)化完善檔案管理信息化系統(tǒng)，加大力度將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，有利于檔案資料的長(zhǎng)期保存。利用系統(tǒng)的分析、查詢等功能能夠快速、有效查詢目標(biāo)檔案文件，不僅提升檔案管理工作效率，還能提高檔案利用率；另一方面，單位除了需要深入挖掘和運(yùn)用檔案管理信息化系統(tǒng)的功能作用，還需要確保檔案管理信息化系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全、可靠。單位應(yīng)不斷升級(jí)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件，使用防火墻、殺毒軟件等確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全穩(wěn)定運(yùn)行，避免出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)信息被泄露、篡改等問題。

4.完善檔案管理機(jī)制

為提升小型事業(yè)單位檔案管理水平，單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況不斷完善檔案管理機(jī)制。首先，單位應(yīng)積極構(gòu)建檔案管理組織機(jī)構(gòu)，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況和檔案管理工作需求，設(shè)置專門的檔案管理部門，并配置獨(dú)立檔案保管室。同時(shí)，聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員開展檔案管理工作，確保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施完備，為檔案管理工作高效高質(zhì)開展奠定基礎(chǔ)；其次，單位還應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，以《檔案法》為準(zhǔn)則，制定符合單位自身發(fā)展需求的檔案管理制度，如檔案登記制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度和檔案使用制度等。同時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作需求變化，不斷優(yōu)化完善檔案管理制度，使檔案管理工作開展有據(jù)可依；最后，檔案涉及單位機(jī)密，為避免檔案資料被泄露損害單位利益，需要單位制定嚴(yán)格的檔案保密制度，將保密責(zé)任落實(shí)到人，確保檔案資料不被泄露，有利于促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。除此之外，還應(yīng)建立檔案管理獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，對(duì)于檔案管理優(yōu)秀員工給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于消極怠工的員工給予一定懲處，以此激勵(lì)檔案管理人員更好地投入本職工作。

5.建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

小型事業(yè)單位為提高檔案管理水平，還需要建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以便能夠更加高效高質(zhì)開展檔案管理工作。首先，小型事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身需求，科學(xué)、合理制訂檔案管理人才引進(jìn)計(jì)劃，合理控制檔案管理工作人員引進(jìn)數(shù)量，針對(duì)專業(yè)人才緊缺、引進(jìn)困難的問題，單位可適當(dāng)放寬招聘條件，提高工作福利待遇，以便能夠吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人才，盡量避免單位其他部門工作人員兼職檔案管理工作，使檔案管理工作開展更加規(guī)范化；其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)單位檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，單位可定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，并借鑒其他單位檔案管理先進(jìn)案例，不斷積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而提升檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，有利于單位檔案管理工作高效高質(zhì)開展；最后，單位檔案管理應(yīng)適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需求，加大對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的培訓(xùn)，單位應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)計(jì)算機(jī)軟件專家培訓(xùn)檔案管理人員，確保檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作技能和檔案管理系統(tǒng)操作技術(shù)，提高檔案管理人員管理的信息化水平。

四、總結(jié)

綜上所述，在新時(shí)代背景下，小型事業(yè)單位檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，需要事業(yè)單位采取有效途徑不斷提高檔案管理水平。事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，不斷加大對(duì)檔案管理資金的投入力度。同時(shí)，需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，不斷完善檔案管理機(jī)制，積極建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理水平的提高，從而促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展。

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（作者單位：山東省鄆城縣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)）

作者簡(jiǎn)介：孫輝（1980—），女，漢族，山東鄆城人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。