基于智慧城市的城建檔案管理與運用分析

摘 要：人工智能技術的創(chuàng)新發(fā)展推動了城市建設的改革創(chuàng)新，使城市建設與管理向智能化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。作為智慧城市的記錄者，城建檔案管理也直接影響著后續(xù)智慧城市的改造發(fā)展與演變。基于此，文章分析了智慧城市下城建檔案管理的現(xiàn)狀，探討了城建檔案的應用對智慧城市的價值，并圍繞基于智慧城市如何有效開展城建檔案管理與應用提出了幾點策略。

關鍵詞：智慧城市；城建檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

改革開放以來，我國的城市化建設與發(fā)展先后經(jīng)歷了從傳統(tǒng)向創(chuàng)新的改革與發(fā)展過程。智慧城市作為現(xiàn)代化產(chǎn)物，以人工智能技術和數(shù)字技術為主要驅(qū)動力，改革與創(chuàng)新了傳統(tǒng)的城市建設模式，在很大程度上超越了傳統(tǒng)的城建方式，推動了現(xiàn)有城市建設的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在此背景下，如何促進智慧城市城建檔案的管理與運用，也成為當前智慧城市重塑管理機制的主要手段。

一、智慧城市城建檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案載體兼容性差

智慧城市管理期間應建立線上智能管理體系，從目前來看，大部分城市在應用智慧化管理體系的過程中，現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建設不完善，導致工作人員在檔案管理中很難靈活應用傳統(tǒng)的管理方式與信息化管理手段。再加上一部分管理人員缺乏信息管理經(jīng)驗與創(chuàng)新意識，也導致信息化管理平臺應用程度不足。另外，由于智慧城市的數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案很難兼容，也導致管理人員在管理過程中無法對相關數(shù)值的準確性做出有效判斷。由于智慧化水平不足，導致城建檔案管理工作人員往往需要花費大量的時間和精力將紙質(zhì)數(shù)據(jù)輸入線上系統(tǒng)中，也暴露了數(shù)據(jù)管理不當和數(shù)據(jù)甄別不仔細等問題。

2.檔案管理體系不完善

智慧城市中由于城建檔案信息較多且較為復雜，城建檔案管理人員并未認識到城建檔案對智慧城市發(fā)展的重要作用，使得智慧城市尚未建立完善的城建檔案管理體系，影響了城建檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度。比如在城建檔案管理工作中，由于城建檔案管理工作人員的管理意識薄弱，使得城建檔案信息出現(xiàn)不完善或城建檔案管理不集中的情況，主要原因是城建檔案管理人員并未具備專業(yè)的檔案管理知識，且檔案管理水平不高，使智慧城市理念與檔案管理工作融合程度較淺，進而使智慧城市缺乏高素質(zhì)的城建檔案管理人員，影響了城建檔案管理工作效率的提高。除此之外，在智慧城市背景下城建檔案管理工作并未有效融合智慧城市理念，存在城建檔案信息化管理體系不完善的情況，主要體現(xiàn)在城建檔案管理工作中，并未實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，仍舊將實體檔案作為管理中心，使城建檔案的管理效率較低。

3.檔案管理信息化建設水平較低

在智慧城市建設背景下，城建檔案管理工作要融合智慧城市建設理念，通過加強城建檔案信息化管理，提升城建檔案信息化應用等措施，發(fā)揮城建檔案的價值。當前，由于城建檔案建設并未充分融合智慧城市的建設理念，使得城建檔案信息化建設水平較低。主要表現(xiàn)為部分城建檔案管理機構(gòu)并未深入解讀智慧城市建設理念，并未關注城建檔案信息化硬件設備與管理體系的完善，仍以傳統(tǒng)實體檔案作為管理主體，使得城建檔案的數(shù)據(jù)庫建設與應用仍處于傳統(tǒng)的人工階段，影響了城建檔案管理效率。除此之外，在城建檔案的管理與維護工作中仍采用傳統(tǒng)人工的方法，按照相關維護制度與步驟展開城建檔案的管理與維護。尤其是在城建檔案網(wǎng)站管理中，并未將現(xiàn)代信息化技術應用于城建檔案的維護工作中，使得城建檔案網(wǎng)站并不穩(wěn)定，無法實現(xiàn)城建檔案的科學化、規(guī)范化管理。

二、智慧城市城建檔案應用價值

1.為智慧城市發(fā)展提供支持

智慧城市的發(fā)展需要建立在現(xiàn)有的城市管理數(shù)據(jù)基礎之上，而智慧城市檔案則為智慧城市建設提供了基礎的數(shù)據(jù)支撐。智慧城市建設可以依據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)判斷當前城市發(fā)展狀況，如城市的基建圖紙、數(shù)據(jù)圖表同樣能為智慧城市的建設和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。另外，也可以根據(jù)相關的圖表內(nèi)容對城市的發(fā)展方向和具體的發(fā)展情況作出專業(yè)判斷，根據(jù)當前城市的現(xiàn)有問題作出明確規(guī)劃并設計具體的實施方案。依托城建檔案中的數(shù)字內(nèi)容，優(yōu)化與調(diào)整城建管理方案，如可以對城市文化景點開展重新規(guī)劃或是對城市現(xiàn)有的歷史遺跡作文字描述等。

值得注意的是，智慧城市建設當中的檔案管理直接影響著公共服務，因此，城建檔案管理也屬于對外公共服務的主要部分。但由于客觀原因影響，在以往的檔案管理工作中，檔案內(nèi)容只針對特定的工作部門開放，這一現(xiàn)象不符合智慧城市的建設思路，也不符合智慧化檔案管理的工作原則。因此，在智慧城市建設背景下，檔案管理必須貼合智慧城市的建設需要，利用信息化管理手段為智慧城市建設提供更多的線上服務。一方面，城建檔案管理必須對接線上管理平臺為信息服務平臺提供數(shù)據(jù)依托和問題處理服務，確保檔案信息能夠滿足公共服務需求；另一方面，線上檔案管理必須優(yōu)先滿足當前智慧城市的發(fā)展建設，通過數(shù)據(jù)整理和數(shù)據(jù)公開共享，提高智慧城市的建設水平。

2.提高智慧城市發(fā)展水平

智慧城市的發(fā)展以信息技術為基礎，智慧城市發(fā)展速度較快，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息規(guī)模較大。傳統(tǒng)紙質(zhì)的城建檔案并不能匹配智慧城市發(fā)展的速度，使部分城市發(fā)展數(shù)據(jù)難以及時歸入城建檔案中?；谥腔鄢鞘械某墙n案要向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，將城市發(fā)展的數(shù)據(jù)信息完整歸檔，并篩選重復數(shù)據(jù)，提升城建檔案管理效率，進而為智慧城市的發(fā)展提供支持，提高智慧城市的發(fā)展水平。同時通過加強智慧城市城建檔案的智慧管理與應用，能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案的高效提取與應用，充分發(fā)揮城建檔案的服務價值，推動智慧城市的可持續(xù)發(fā)展。

三、智慧城市背景下城建檔案管理與運用策略

1.完善城建檔案內(nèi)容

在智慧城市背景下，各行業(yè)之間的信息交流和數(shù)據(jù)交往也越發(fā)密切，迫切需要打破傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理之間的獨立性。通過整合碎片化城建資源，增加城市內(nèi)部檔案信息的共享程度，建立全面的智慧城建檔案管理平臺，確保智慧城建檔案信息數(shù)據(jù)能夠完整、系統(tǒng)地歸入線上管理平臺，從而解決在傳統(tǒng)城建檔案管理過程中存在的碎片化和數(shù)據(jù)集成問題。要想實現(xiàn)智慧城建檔案管理數(shù)據(jù)的全面集成，就需要做好智慧城建檔案的數(shù)據(jù)接收與數(shù)據(jù)管理工作，應當從數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)優(yōu)化和數(shù)據(jù)管理三個角度，解決目前智慧城建檔案管理不完善且數(shù)據(jù)管理質(zhì)量不高等問題。第一，優(yōu)化智慧城建檔案數(shù)據(jù)收集工作方式。在智慧城建檔案數(shù)據(jù)收集工作當中，由于傳統(tǒng)的保證金制度被取消，相關的管理制度并未得到及時完善，導致智慧城建數(shù)據(jù)收集工作存在欠缺，出現(xiàn)了大量的數(shù)據(jù)流失等問題。為確保智慧城建檔案管理工作的完整性，應當從管理機制的角度入手，完善收集工作制度，為智慧城建檔案管理的高效發(fā)展打下基礎。首先，應當在智慧城建檔案收集中采用誠信管理制度，通過明確管理機構(gòu)和移交方式約束相關單位的文件移交時間與移交內(nèi)容。如此一來，能夠明確檔案管理的責任主體，對于在工程驗收和數(shù)據(jù)移交過程中存在的不符合國家規(guī)定的行為，也能及時作出懲罰和警告；其次，建立健全城建檔案管理責任制，嚴格監(jiān)督城建檔案管理的收集工作，確保檔案管理工作的合理分工，并細致劃分工作職責。與此同時，制定嚴格的責任指標，明確工作人員的工作要求，也就是說在接收智慧城建檔案時，應明確各類文件的接收標準與管理標準；最后，建立健全責任考核與監(jiān)督機制。智慧城建檔案收集工作應有明確的監(jiān)管機制，如誰來管、怎么管和所管的內(nèi)容都需要做出明確規(guī)定，才能夠確保工作制度真正落到實處。第二，豐富智慧城建檔案歸檔內(nèi)容。一直以來，智慧城建的檔案數(shù)據(jù)主要包括法律規(guī)定的內(nèi)容和面向社會征集的內(nèi)容。法律規(guī)定的內(nèi)容主要包括各單位的施工內(nèi)容和竣工檔案。面向社會征集的檔案則主要包括與城市建設和城市發(fā)展相關的數(shù)據(jù)，主要由各級檔案館保管和收集。在智慧城建背景下，大量的工程建設項目也會通過數(shù)據(jù)的形式形成，并分散于各個施工單位的管理體系當中。因此，建立線上集成管理系統(tǒng)也成為當前智慧城建檔案管理的主要工作方向。通過豐富智慧城建檔案歸檔內(nèi)容，不僅能夠完善智慧城市發(fā)展過程中的歷史記憶，也能收集社會習俗、傳統(tǒng)文化等文化內(nèi)容，豐富智慧城市的文化內(nèi)涵。一方面，應及時歸檔和處理法律規(guī)定所要管理的城建檔案。城建檔案是智慧城市發(fā)展的真實數(shù)據(jù)記錄，從數(shù)據(jù)化的角度改革檔案管理方式，不僅能促進檔案資源的形態(tài)質(zhì)變，還能進一步提升智慧城市建設和發(fā)展過程中的真實數(shù)據(jù)與變更。從目前來看，我國城市建設檔案管理規(guī)定等相關法律文件中并未將數(shù)據(jù)檔案納入其中，因此，必須及時更新在信息化時代數(shù)字檔案的管理范圍和管理標準，從而保證智慧城建背景下檔案數(shù)據(jù)的完整性和真實性；另一方面，在智慧城建背景下，檔案管理應當與當?shù)氐臍v史文化和社會發(fā)展相結(jié)合，真正實現(xiàn)因地制宜。例如，智慧城市可以根據(jù)當?shù)靥赜械臍v史文化和經(jīng)濟發(fā)展情況，收集具有當?shù)卮硇缘膮^(qū)域特色檔案，從而達到豐富智慧城建檔案資源的目的。

2.重視檔案服務建設

檔案服務建設是促進智慧城建發(fā)展的主要內(nèi)容，是提升城市公共服務質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)。因此，應當在數(shù)字化建設的背景下，進一步提升檔案服務水平，在提升智慧城市公共服務能力的同時，盡可能地為智慧城建提供數(shù)據(jù)支持。在實施過程中，將城建檔案公共服務與智慧城市公共服務體系相融合，應當進一步調(diào)整和優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)，將與智慧城市相關的數(shù)據(jù)和信息共享，確保公眾能夠靈活調(diào)用和查詢城建工作檔案，為相關部門的工作提供更完整、準確的數(shù)據(jù)服務。

智慧城建檔案服務需要面向全社會提供數(shù)字化管理內(nèi)容，在提供數(shù)據(jù)的基礎上做好軟件和硬件準備工作，結(jié)合智慧城市的發(fā)展需求。城市檔案管理也應做好網(wǎng)站管理工作。線上網(wǎng)站不僅能夠為公眾提供查詢檔案的平臺，還可以通過網(wǎng)站快速調(diào)取針對性的數(shù)字檔案，而所有的數(shù)據(jù)內(nèi)容必須符合智慧城市的實際情況。同時，檔案管理工作人員應定期做好數(shù)據(jù)更新和數(shù)據(jù)維護，通過及時更新智慧城市的檔案資源，確保線上檔案內(nèi)容符合當前城市發(fā)展現(xiàn)狀。在利用智慧檔案提供公共服務的途中，也要注意檔案服務的互動性。因此，智慧城建的檔案管理內(nèi)容并非只是單純地提供數(shù)字資料，而是通過轉(zhuǎn)變思想觀念，為公眾提供更高質(zhì)量的檔案服務。通過強化與公眾之間的互動，為公眾提供定制化的檔案服務。這就需要檔案管理部門根據(jù)公眾的實際需求整理材料，并定向分類材料，從而提升城建檔案資源的完整性與利用價值。

3.優(yōu)化檔案管理流程

城建檔案管理一般包括數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)維護和數(shù)據(jù)更新等環(huán)節(jié)。在智慧城建背景下更強調(diào)以人為本和提高效率，智慧城建檔案管理工作必須進一步優(yōu)化管理工作方式，提升管理效率，降低管理成本。第一，智慧城建的發(fā)展促使各領域檔案數(shù)據(jù)不斷增加，再加上信息化管理水平的成熟，導致智慧城建檔案管理工作不再只是簡單的流程復制，而是由傳統(tǒng)的人力管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的城市檔案管理是以紙質(zhì)載體為基礎，數(shù)字化管理不再受紙質(zhì)載體的影響，而是依托線上管理平臺整合處理檔案信息。因此，需要將全周期管理理念融入管理體系當中，在此基礎上將數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)應用和數(shù)據(jù)更新等環(huán)節(jié)集于一體，重新定位與思考智慧城建檔案管理的新特征和新要求。第二，智慧城建具有周期長、整體性、綜合性和專業(yè)性的特征，智慧城建檔案管理應做到全過程和全方位管理。在數(shù)字化背景下，城建檔案管理人員的數(shù)據(jù)管理工作也需要提前開展，從文件形成至文件保存階段都需要檔案管理部門根據(jù)智慧城建的建設現(xiàn)狀，制定包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)整合等要素在內(nèi)的管理方案。在智慧城建項目建設途中也應利用大數(shù)據(jù)技術和云分析技術鑒別處理和挖掘項目施工過程中所產(chǎn)生的實時數(shù)據(jù)，從而提升數(shù)據(jù)管理效率。在城建項目竣工后，應當在整理檔案數(shù)據(jù)的過程中利用數(shù)據(jù)挖掘技術和數(shù)據(jù)可視化分析技術，科學、合理地預測數(shù)據(jù)管理需求。從服務于城市建設和公眾日常生活的角度優(yōu)化數(shù)據(jù)管理方式，從而確保檔案管理能夠滿足社會的多元化需求。

4.豐富檔案利用方式

基于智慧城市的城建檔案運用能夠加強城市公共服務質(zhì)量，共享與利用智慧城市的信息資源，實現(xiàn)城市建設共建共享，推動城市的共同發(fā)展。第一，應用智慧化城建檔案館，創(chuàng)新城建檔案利用與服務形式。智慧化城建檔案館能夠公開城建檔案信息，并能夠使公眾及時了解相關信息，提升城建檔案的利用率與服務能力。比如，城建檔案管理部門可以開發(fā)某信小程序，方便相關人員上傳產(chǎn)權信息、單位介紹信等材料，提高城建檔案的服務能力。城建檔案部門也可以開發(fā)電子簽章系統(tǒng)，針對部分需要使用城建檔案查檔利用專用章的情況，可以利用電子簽章系統(tǒng)方便城市居民的使用，提高城建檔案的利用能力。第二，探索城建檔案共享途徑，提高城建檔案服務能力。為積極推進公共服務，智慧城市要加強信息開放與信息共享。通過探索城建檔案共享途徑，發(fā)揮智慧城市城建檔案館的優(yōu)勢，向社會各個主體開展信息共享。同時，智慧城市可以針對城市的城建檔案開展統(tǒng)籌管理，建立不同層次的城建檔案共享平臺，實現(xiàn)信息資源的整合。比如，借助大數(shù)據(jù)技術、云計算技術，與不同城市或不同行政機關建立城建檔案數(shù)據(jù)區(qū)域共享聯(lián)盟，實現(xiàn)區(qū)域規(guī)劃數(shù)據(jù)、建設數(shù)據(jù)的共享，不僅能夠發(fā)揮城建檔案信息資源的優(yōu)勢，還能提高智慧城市的行政服務能力。

四、結(jié)論

總的來說，智慧城市的建設不僅能夠為我國城市發(fā)展提供方向，還能推動城市建設模式的變革。智慧城市的城建檔案管理工作是推動智慧城市建設的重要環(huán)節(jié)，加強智慧城市城建檔案管理要結(jié)合智慧城市的發(fā)展理念，完善城建檔案內(nèi)容，加強城建檔案公共服務建設，優(yōu)化城建檔案管理流程，豐富城建檔案利用形式，發(fā)揮城建檔案的應用價值，推動智慧城市的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：青島西海岸新區(qū)建筑工程管理服務中心）

作者簡介：云志（1974—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：檔案管理。