新時(shí)代文書檔案服務(wù)能力路徑分析

摘 要：文書檔案作為檔案管理的主體，在服務(wù)國(guó)家發(fā)展和人民群眾方面發(fā)揮著重要作用。新征程上，推動(dòng)文書檔案服務(wù)能力建設(shè)成為新課題。本文從文書檔案服務(wù)能力建設(shè)的概念和內(nèi)涵出發(fā)，深入分析了服務(wù)能力建設(shè)存在的問題，并從資源建設(shè)、服務(wù)手段、開發(fā)利用等方面探討了實(shí)施策略，以期為文書檔案管理提供理論借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案；服務(wù)能力；建設(shè)策略

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)檔案服務(wù)能力建設(shè)提出“緊跟國(guó)家發(fā)展大勢(shì)，聚焦高質(zhì)量發(fā)展，在服務(wù)大局服務(wù)人民群眾方面邁出重要步伐”的新要求，面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)，要著力加強(qiáng)文書檔案服務(wù)能力建設(shè)，在推動(dòng)國(guó)家治理能力現(xiàn)代化方面發(fā)揮更大的作用。

1 文書檔案服務(wù)能力的概念和內(nèi)涵

文書檔案服務(wù)能力主要是指最大限度地開發(fā)利用文書檔案資源向有關(guān)部門或者個(gè)人提供精準(zhǔn)的信息服務(wù)，有助于其作出正確的決策。檔案服務(wù)能力建設(shè)是檔案價(jià)值發(fā)揮的主要路徑，是檔案發(fā)揮資政育人作用重要推動(dòng)力，也是檔案治理能力建設(shè)的重要方面。從檔案服務(wù)能力的內(nèi)涵來看，主要包括檔案服務(wù)的主體、客體、內(nèi)容和手段。

1.1 主體

機(jī)關(guān)事業(yè)單位或者檔案館?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作。新《檔案法》也明確將提升服務(wù)能力、保障公眾檔案文化權(quán)益作為檔案部門的法定職責(zé)。文書檔案作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位和綜合檔案館館藏主體，在發(fā)揮文書檔案作用，提升服務(wù)效力方面有著義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

1.2 客體

人民群眾或者檔案利用者。檔案工作更好服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾是新時(shí)代檔案工作的著力點(diǎn)。一方面，檔案是黨政機(jī)關(guān)企事業(yè)單位政經(jīng)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是研究歷史的第一手資料。在工作查考、傳承文明方面發(fā)揮著重要作用，人民群眾對(duì)優(yōu)秀檔案文化的期待越來越高。另一方面，文書檔案工作已經(jīng)與大數(shù)據(jù)、全媒體等深度融合，在服務(wù)群眾生產(chǎn)生活和傳播優(yōu)秀檔案文化上作用越來越凸顯，檔案的潛在價(jià)值被激活，檔案服務(wù)能力得到了顯著提升。二者有機(jī)結(jié)合，使需求和服務(wù)能夠有效匹配。

1.3 內(nèi)容

文書檔案服務(wù)的內(nèi)容是寬領(lǐng)域、多口徑的，既有服務(wù)于重大戰(zhàn)略、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的資政內(nèi)容，也有服務(wù)于群眾生活的政策法規(guī)。不論從微觀與宏觀、歷史與現(xiàn)實(shí)、個(gè)人與社會(huì)，檔案服務(wù)的內(nèi)容都隨著時(shí)代變遷而動(dòng)態(tài)調(diào)整，這需要檔案工作深度關(guān)注社會(huì)現(xiàn)實(shí)和群眾社會(huì)，加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)更好增強(qiáng)服務(wù)實(shí)效。

1.4 手段

文書檔案作為傳統(tǒng)的檔案類型，主要通過編輯圖書、撰寫資政參考、主題展覽等形式服務(wù)于大眾或者部門。伴隨新一代媒體技術(shù)的發(fā)展，微信公眾號(hào)、抖音、快手等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)拓展文書檔案服務(wù)方式，拍攝短視頻、科普短片、訪談等新形式，日益受到大眾的喜愛。

1.5 目標(biāo)

文書檔案以服務(wù)國(guó)家重大發(fā)展戰(zhàn)略和人民群眾的需求為目標(biāo)和導(dǎo)向。當(dāng)前，社會(huì)治理結(jié)構(gòu)發(fā)生根本性變化，社會(huì)治理參與的階層不斷擴(kuò)大，提升社會(huì)治理智能化水平要求不斷迫切，這都需要深入挖掘文書檔案中好經(jīng)驗(yàn)好做法，為善治提供轉(zhuǎn)型樣本。同時(shí)，轉(zhuǎn)型期政府工作面臨著對(duì)象日益?zhèn)€性化、服務(wù)需求日益多樣化、服務(wù)環(huán)境日益復(fù)雜化等新挑戰(zhàn)，需要把握真實(shí)、迅捷、公開、透明的基本要求，積極回應(yīng)百姓訴求，這都需要文書檔案發(fā)揮實(shí)實(shí)在在的作用。

2 新時(shí)代文書檔案服務(wù)能力的困境

2.1 管理體制建設(shè)較為松散

從檔案管理研究體制上看，大多數(shù)地方尚未建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理機(jī)制，有的開展工作時(shí)，臨時(shí)成立工作委員會(huì)，但是領(lǐng)導(dǎo)力和推動(dòng)力無法和常設(shè)機(jī)構(gòu)相提并論，造成管理和協(xié)調(diào)機(jī)制不健全。缺乏頂層設(shè)計(jì)的發(fā)展和規(guī)劃，沒有可指導(dǎo)性的文件出臺(tái)。文書檔案服務(wù)能力建設(shè)是檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃的內(nèi)在要求，有的單位大局意識(shí)不強(qiáng)，責(zé)任意識(shí)偏弱，存在畏難情緒。激勵(lì)機(jī)制不健全，文書檔案服務(wù)能力建設(shè)是一項(xiàng)綜合性要求極高的工作，有的單位沒有把這項(xiàng)工作作為評(píng)價(jià)干部的重要標(biāo)準(zhǔn)，忽視檔案工作者對(duì)這項(xiàng)工作的貢獻(xiàn)，使得內(nèi)生動(dòng)力不足，造成服務(wù)工作的滯后。

2.2 資源建設(shè)較為薄弱

文書檔案作為檔案管理的傳統(tǒng)類型，多年來一直沿用固有的管理模式，造成文書檔案內(nèi)容較為單一，多是紅頭文件。對(duì)于管理主體來說，尚沒有在思想認(rèn)識(shí)上把從事文書檔案作為一項(xiàng)崇高的記錄歷史、造福人類的事業(yè)來做，歸集范圍、力度、開發(fā)長(zhǎng)期處于較為粗放型階段。從學(xué)術(shù)界來看，還未從學(xué)科建設(shè)的角度上把檔案服務(wù)能力建設(shè)列入必修課程，使之與傳統(tǒng)檔案學(xué)課程有機(jī)融合，形成檔案從搜集、整理、利用一體化的理論研究和實(shí)踐范式。

2.3 人才隊(duì)伍建設(shè)長(zhǎng)期滯后

專業(yè)化人才缺乏是制約檔案服務(wù)能力建設(shè)的重要因素。對(duì)于高校而言，檔案學(xué)專業(yè)規(guī)模較小，有競(jìng)爭(zhēng)力且就業(yè)良好的基本上重點(diǎn)高校，招生數(shù)量有限，吸引力不足。檔案服務(wù)能力課程布局有待優(yōu)化，尚未有專業(yè)化的實(shí)踐訓(xùn)練，不能滿足檔案工作對(duì)專業(yè)人才的巨大需求。對(duì)于綜合檔案館而言，檔案工作者年齡結(jié)構(gòu)偏大，年輕的檔案工作者較少，具有檔案學(xué)、歷史學(xué)等學(xué)科背景的專業(yè)人才缺乏，受招聘要求限制，綜合檔案館很難單獨(dú)招聘合適的畢業(yè)生，自主權(quán)不夠也在一定程度上限制了人才引入。

2.4 新技術(shù)應(yīng)用不足

伴隨新媒體傳播、大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的進(jìn)步和更迭，新興的開發(fā)利用技術(shù)改變了傳統(tǒng)的開發(fā)方式，提升了服務(wù)效果。但是從目前來看，檔案服務(wù)的手段依然較為傳統(tǒng)，比如傳統(tǒng)的編輯出版書籍、展覽展示等，尚未應(yīng)用新媒體或者新技術(shù)進(jìn)行開發(fā)傳播，無法滿足人們快節(jié)奏的閱讀習(xí)慣，無法起到教育人的作用。

3 文書檔案服務(wù)能力建設(shè)策略

3.1 加強(qiáng)文書檔案資源建設(shè)

文書檔案資源建設(shè)是提升服務(wù)能力的基礎(chǔ)[1]，文書檔案除單位本身歸檔留存的外，需要從社會(huì)征集、口述檔案、特色檔案專題庫(kù)建設(shè)上充實(shí)提升文書檔案內(nèi)容。一是加大社會(huì)征集力度。社會(huì)上散存的文書檔案資源是重要補(bǔ)充，尤其是有的單位檔案管理不規(guī)范，造成了檔案資料歸集不齊全、不完整。要深入分析群眾和社會(huì)需求，對(duì)照文書檔案保管結(jié)構(gòu)，明確短板弱項(xiàng)。圍繞館藏缺點(diǎn)、特點(diǎn)、重點(diǎn)，積極主動(dòng)出擊尋找捐贈(zèng)檔案線索，通過網(wǎng)絡(luò)、微信群聯(lián)系以及電話咨詢、重要線索登門拜訪等多種方式，廣泛征集文書檔案資源。二是加強(qiáng)口述檔案資源建設(shè)?？谑鰴n案在還原歷史、填補(bǔ)歷史空白方面具有重要作用。要根據(jù)服務(wù)需求，確定口述檔案采集對(duì)象，比如單位歷史發(fā)生的重大事件或者變革、對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有重要作用的關(guān)鍵決策等，積極聯(lián)系參與者和見證者。在采集過程中，要突出重點(diǎn)工作和作用效果的論述，整理過程中要克服口述事件與檔案記載不一致、事件論述凌亂、關(guān)鍵人物講述不夠等難題，通過對(duì)比檔案資料和史料，形成較為完整的口述檔案資源。三是加強(qiáng)特色文書檔案專題庫(kù)。隨著社會(huì)分工的細(xì)化和工業(yè)門類的增多，文書檔案的內(nèi)容也越來越豐富。反映文化傳承的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案，其傳承的古籍、善本等文書檔案資料，在服務(wù)文化建設(shè)和優(yōu)秀文化傳承中發(fā)揮著重要作用；在鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略實(shí)施中，國(guó)家和地方都下發(fā)了大量的文件，涉及產(chǎn)業(yè)、文化、人才等，這些檔案在后期的利用率都較高。單位要結(jié)合發(fā)展實(shí)際，對(duì)館藏量對(duì)文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)摸底，對(duì)于利用率較高的檔案細(xì)致劃分類別，比如旅游產(chǎn)業(yè)相關(guān)文書檔案，可從非遺文化、鄉(xiāng)村旅游、紅色旅游等方面劃分。對(duì)于群眾亟需的社保、醫(yī)療等文書檔案，可以跨部門建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，突破部門壁壘，提升群眾查閱便捷性。

3.2 加強(qiáng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變

新一代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案治理方式發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，也為服務(wù)方式轉(zhuǎn)型提供新的手段。一是強(qiáng)化數(shù)字賦能。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案大多已完成信息化建設(shè)，要著力推進(jìn)數(shù)據(jù)化平臺(tái)建設(shè)，依托信息軟件、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，以數(shù)字技術(shù)為支撐，打造集文檔處理、查詢、利用、反饋于一體的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)查詢利用的快捷性。適時(shí)推動(dòng)云平臺(tái)建設(shè)，檔案數(shù)據(jù)上云既能保障數(shù)據(jù)安全，也能進(jìn)一步減少人工成本，降低運(yùn)營(yíng)維護(hù)修繕相關(guān)費(fèi)用，讓用戶的服務(wù)體驗(yàn)不受地域限制。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)挖掘，打造完整、及時(shí)、統(tǒng)一的用戶全景視圖，通過數(shù)據(jù)集市構(gòu)建用戶畫像，形成數(shù)字化精準(zhǔn)服務(wù)新模式。比如，通過后臺(tái)大數(shù)據(jù)，能夠自動(dòng)梳理查詢利用結(jié)構(gòu)，并反饋給管理員，后臺(tái)可以根據(jù)服務(wù)內(nèi)容優(yōu)化檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)與建設(shè)良性循環(huán)。二是強(qiáng)化服務(wù)手段創(chuàng)新。加強(qiáng)部門協(xié)同創(chuàng)新，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案查詢利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案一網(wǎng)通查。在這方面有的民生部門已經(jīng)開展的有益嘗試。2021年，江蘇省人社部門打造了“江蘇智慧人社長(zhǎng)三角民生檔案跨區(qū)域查詢平臺(tái)”，提供長(zhǎng)三角地區(qū)民生檔案移動(dòng)端查詢服務(wù)，依托江蘇智慧人社APP實(shí)名、實(shí)人認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)婚姻、獨(dú)生子女、知青、再生育子女審批、復(fù)員退伍軍人五種類型民生檔案查詢功能，為人民群眾提供更加便捷的民生檔案查詢服務(wù)，做到民生檔案“隨時(shí)隨地掌上查”[2]，拓展檔案利用服務(wù)新途徑、構(gòu)建檔案便民服務(wù)新格局。文書檔案作為最重要的檔案類別，需要由黨委政府統(tǒng)一牽頭，建立覆蓋面的查詢系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)手機(jī)客戶端的自主操作，通過人臉識(shí)別，即可自行發(fā)起查檔申請(qǐng)，讓利用者足不出戶即可實(shí)現(xiàn)查檔需求，極大地提高文書檔案查詢數(shù)量，促進(jìn)檔案高效利用。

3.3 加強(qiáng)檔案開發(fā)利用

文書檔案要著眼于利用對(duì)象的顯性需求和隱形需求，通過編研開發(fā)等形式，提供更為有效的供給，彰顯檔案的時(shí)代價(jià)值。一是以編研開發(fā)提升資政能力。對(duì)文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)梳理加工，特別是里面包含的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、歷史啟示等，出版系列資政參考，打造服務(wù)中心新高地。山西省檔案館在主題教育期間，結(jié)合文書檔案館藏，選取黨在革命戰(zhàn)爭(zhēng)年代開展調(diào)查研究的相關(guān)檔案3件，編印《檔案資政參考》，包括調(diào)查研究措施方法、形式主義的危害和調(diào)查研究年度工作計(jì)劃等[3]，受到領(lǐng)導(dǎo)的高度評(píng)價(jià)；湖南省檔案館省檔案館著眼于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，編報(bào)《我國(guó)雜交水稻研制成功的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)》《新中國(guó)成立以來湖南抗擊水患災(zāi)害基本情況》《中共湖南歷次黨代會(huì)基本情況及經(jīng)驗(yàn)啟示》《新中國(guó)成立以來產(chǎn)生重要影響的湖南經(jīng)驗(yàn)》等多期資政參考，均得到省領(lǐng)導(dǎo)批示肯定[4]。資政參考的編制過程中，要契合國(guó)家社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，著眼于政府所思所想，才能推出高質(zhì)量的編研成果。二是以文化開發(fā)提升育人功能。（下接62頁(yè)）

（上接59頁(yè)）文書檔案真實(shí)記錄了在中國(guó)共產(chǎn)黨帶領(lǐng)人民從站起來到富起來的歷史過程，與弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀具有天然耦合性。文化開發(fā)的形式主要有主題展覽、檔案專欄、微視頻展播等。從展覽角度上來看，它以豐富的史料為載體，直觀性較強(qiáng)，能夠真實(shí)地、形象地反映當(dāng)時(shí)社會(huì)基本狀況，沖擊受眾心靈，起到良好地教育效果。從微視頻形式上看，隨著新媒體的興起，人民的閱讀習(xí)慣向簡(jiǎn)短、碎片化的方向發(fā)展，抖音、快手等新媒體的興起已經(jīng)成為人們獲取知識(shí)的重要渠道。有的檔案館制作《歷史上的紅色記憶》微視頻，用文書檔案講述共和國(guó)故事，視頻一分多鐘，簡(jiǎn)短而有沖擊力，滿足人們的閱讀習(xí)慣，取得了良好的開發(fā)效果。

3.4 加強(qiáng)要素體系建設(shè)

文書檔案服務(wù)能力建設(shè)離不開必要的體制、方式、資金等要素支持，現(xiàn)代化的管理模式能夠提升服務(wù)的質(zhì)量和水平。一是要樹立現(xiàn)代管理模式。數(shù)據(jù)化時(shí)代，檔案管理方式已經(jīng)從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，要著力打造標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化全流程檔案管理新模式。切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，定期研究解決創(chuàng)建過程中的問題，協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)，為創(chuàng)新提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保障。要加強(qiáng)管理方式創(chuàng)新，從固有的“收管用”環(huán)節(jié)走出來，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，提升信息化應(yīng)用場(chǎng)景。要從重“管”輕“用”的模式轉(zhuǎn)變到以“用”為主的現(xiàn)代管理方式上來，創(chuàng)新服務(wù)理念。二是加強(qiáng)資金投入。單位要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，樹立文書檔案服務(wù)能力就是單位彰顯價(jià)值的著力點(diǎn)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作的重要性，從預(yù)算編制、規(guī)劃制定等方面，將檔案服務(wù)能力建設(shè)與重點(diǎn)業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)，保障資金配備到位。三是要加強(qiáng)與專業(yè)部門的合作。服務(wù)能力建設(shè)需要較強(qiáng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)、科研能力，各單位要積極采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”的方式，加強(qiáng)與高校、科研院所、新聞媒體等部門的密切聯(lián)系，積極開展學(xué)術(shù)交流和科研合作，共同推動(dòng)能力提升。四是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。服務(wù)能力建設(shè)從規(guī)劃、采集、整理、開發(fā)諸多環(huán)節(jié)，對(duì)歷史學(xué)、檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才要求高。因此，要建立系統(tǒng)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。要拿出專項(xiàng)計(jì)劃，依據(jù)專業(yè)要求和組織規(guī)定引進(jìn)高素質(zhì)人才，特別是具有史學(xué)和信息技術(shù)背景的人才。加強(qiáng)與各高校歷史學(xué)專業(yè)、檔案學(xué)專業(yè)師生的交流合作，利用課題研究推動(dòng)專業(yè)人才的培養(yǎng)和鍛煉。

參考文獻(xiàn)

[1]李鳳俠，于曉麗.新時(shí)代文書檔案管理與開發(fā)利用工作的創(chuàng)新性研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（04）：28.

[2]徐堯丹.J省民生檔案利用服務(wù)存在的問題及對(duì)策研究[D].揚(yáng)州：公共管理學(xué)院，2022：51.

[3]王婷.探山西檔案資政工作有力服務(wù)主題教育[N].中國(guó)檔案報(bào)，2023（05）：18.

[4]周鑫.湖南檔案資政參考圍繞中心服務(wù)大局[N].中國(guó)檔案報(bào)，2022（07）：04.

作者簡(jiǎn)介：薛瑞（1985— ），大學(xué)學(xué)歷，陜西延長(zhǎng)石油巴拉素煤業(yè)有限公司檔案主管，研究方向：新時(shí)代文書檔案整理與服務(wù)。