新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新性研究

摘 要：進(jìn)入數(shù)據(jù)化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理進(jìn)入了新的發(fā)展階段，質(zhì)量和水平得到大幅度提升。面對新時(shí)代醫(yī)院事業(yè)發(fā)展要求，檔案管理還存在技術(shù)應(yīng)用不足、安全性能較弱的問題，要持續(xù)強(qiáng)化數(shù)據(jù)化管理、加強(qiáng)安全性建設(shè)和檔案資源開發(fā)，提升醫(yī)院檔案治理效能，以轉(zhuǎn)型升級的新作為推動(dòng)醫(yī)院事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；現(xiàn)實(shí)困境；創(chuàng)新

2009年新醫(yī)改政策實(shí)施以來，醫(yī)療事業(yè)進(jìn)入了轉(zhuǎn)型升級的快車道，更多優(yōu)質(zhì)資源惠及人民群眾，醫(yī)療獲得感顯著提升。醫(yī)院檔案事業(yè)作為這一歷程的參與者、記錄者，要以提升群眾幸福為導(dǎo)向，加強(qiáng)管理創(chuàng)新，以新技術(shù)助推管理創(chuàng)新，更好地服務(wù)人民群眾。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的新業(yè)態(tài)

1.1 檔案管理效率大幅度提升

伴隨醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)也呈幾何級數(shù)增長，檔案管理的難度越來越大。傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)不能適應(yīng)醫(yī)院管理的要求，以海量管理為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)管理模式應(yīng)運(yùn)而生。該模式以新一代信息技術(shù)為依托，將檔案資源管理的空間拓展云端，以云計(jì)算技術(shù)為保障，突破傳統(tǒng)的檔案模式保管量有限、流程煩瑣、安全性差的束縛，實(shí)現(xiàn)了管理體量與效率的同步提升。目前，云技術(shù)已廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理中，從根本上解決了管理難的問題，提升了檔案數(shù)據(jù)化管理的層次。

1.2 檔案共享效率大幅度提升

信息共享利用是大數(shù)據(jù)技術(shù)高速發(fā)展的新結(jié)果。對于醫(yī)院內(nèi)部管理來講，文書檔案、病例檔案等應(yīng)用率較高，涉及文書檔案涉及醫(yī)院管理決策、方針制定，病例檔案涉及患者醫(yī)療保障、醫(yī)院科研教學(xué)應(yīng)用等。這就迫切需要建立共享利用平臺，打破介質(zhì)壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有序暢通。對于醫(yī)療事業(yè)發(fā)展來說，我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展不平衡的矛盾依然突出，將分散的優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源進(jìn)行整合，服務(wù)于國家衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展全局成為現(xiàn)實(shí)所需。因此，建立檔案資源跨地區(qū)、跨部門的共享利用成為關(guān)鍵。在檔案信息化和數(shù)據(jù)化基礎(chǔ)上，建立檔案共享平臺，實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案的共享利用，推動(dòng)醫(yī)學(xué)的事業(yè)發(fā)展，已在部分地區(qū)開展了先行先試，取得良好的效果。

1.3 檔案安全性能大幅度提升

以傳統(tǒng)的中心化檔案管理模式，檔案安全性能得不到有效保障，信息泄露事件不斷增多，安全隱患問題成為關(guān)鍵。目前，區(qū)塊鏈技術(shù)被大幅度應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理，該技術(shù)的去中心化、可塑性和不可篡改性，使得檔案數(shù)據(jù)穩(wěn)定性提高，一旦檔案數(shù)據(jù)形成就會永久保存下來，即使信息錯(cuò)誤需要修改，也需要經(jīng)過煩瑣過的過程，而且不能在區(qū)塊鏈中進(jìn)行操作。區(qū)塊鏈技術(shù)作為新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一種，所有數(shù)據(jù)的交換都不可能被修改，最大限度的保障了檔案安全。醫(yī)院檔案涉及眾多病人隱私，加強(qiáng)檔案安全性也是維護(hù)人民利益的根本要求。

1.4 檔案文化建設(shè)大幅度提升

推動(dòng)醫(yī)院事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，離不開文化的滋養(yǎng)和支撐，而醫(yī)院軟實(shí)力和內(nèi)涵的發(fā)展來源于檔案的充分挖掘。檔案作為研究醫(yī)院歷史文化的第一手資料，通過展示老一輩的曲折、艱辛和新一代的開拓、創(chuàng)新，能夠激發(fā)全體人員的自豪感、榮譽(yù)感和歸屬感。協(xié)和醫(yī)院在抖音號定期刊播老教授訪談，以口述檔案和圖片的形式，講述協(xié)和精神和協(xié)和人不屈的奮斗故事，展現(xiàn)了醫(yī)院雄厚的人文精神。當(dāng)前，醫(yī)院實(shí)力的競爭越來越激烈，充分挖掘醫(yī)院檔案資源內(nèi)涵，展現(xiàn)醫(yī)者情懷，成為軟實(shí)力競爭新方向。

1.5 檔案管理精細(xì)化大幅度提升

精細(xì)化管理理念作為管理學(xué)的重要成果，在提高工作效率方面發(fā)揮重要作用。隨著醫(yī)院檔案門類的增多，實(shí)行精細(xì)化管理的要求也越來越高。對檔案資源建設(shè)來說，檔案收集源頭從中心化轉(zhuǎn)向了去中心化，數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了以人為中心的收集體系，檔案數(shù)據(jù)極大豐富、門類收集實(shí)現(xiàn)齊全完整。對檔案管理人員來講，醫(yī)院檔案不再是收管的問題，重點(diǎn)傾向于利用和共享，這就對檔案管理者提出了更高的知識性要求。從實(shí)踐維度來看，管理較為科學(xué)的醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)型治理模式，把檔案管理專門作為一項(xiàng)重點(diǎn)工程來推進(jìn)。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新性面臨的現(xiàn)實(shí)困境

2.1 檔案數(shù)據(jù)化管理難度較大

數(shù)據(jù)化是檔案信息化的升級版。目前，各綜合醫(yī)院大多已完成存量數(shù)字化工作，但是數(shù)據(jù)化管理范圍較為狹窄。醫(yī)院的專業(yè)檔案量大、門類多，每天依然產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案。雖然目前能夠做到電子檔案的統(tǒng)一管理，但是二者的不同步性造成部分涉及患者的檔案資料無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，在醫(yī)療報(bào)銷、集中會診、事故糾紛等情況下無法提供較為全面的原始檔案。同時(shí)，數(shù)據(jù)化的共享機(jī)制不成熟，在實(shí)踐中出現(xiàn)兩種傾向，一種是共享力度過大，易造成數(shù)據(jù)泄露或者更改；另一種是共享有限，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源本身價(jià)值。造成這些情況的原因主要是數(shù)據(jù)化模式未能真正落實(shí)，大多尚處于實(shí)驗(yàn)階段，無法對傳統(tǒng)的檔案管理做到全方位重塑。

2.2 檔案安全性隱患較大

電子檔案信息安全在大數(shù)據(jù)時(shí)代比以往任何時(shí)候都顯得重要，也面臨著更多風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)給醫(yī)院檔案管理帶來便利的同時(shí)，也帶來負(fù)面效應(yīng)。有些醫(yī)院的病歷檔案系統(tǒng)防護(hù)措施不到位、防火墻形同虛設(shè)，黑客等網(wǎng)絡(luò)攻手可以輕而易舉地突破系統(tǒng)防護(hù)，造成諸多患者個(gè)人信息的外泄，造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。出現(xiàn)這種問題的主要是醫(yī)院管理人員網(wǎng)絡(luò)安全意識淡薄，未能真正認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)空間斗爭的復(fù)雜性、堅(jiān)決性，忽視網(wǎng)絡(luò)安全的潛在威脅。

2.3 檔案軟實(shí)力建設(shè)差距較大

醫(yī)院檔案資源開發(fā)力度與新時(shí)代文化建設(shè)要求的矛盾成為醫(yī)院軟實(shí)力提升的結(jié)構(gòu)性矛盾。醫(yī)院檔案資源開發(fā)主要存在以下幾個(gè)問題：一是檔案開發(fā)利用的范圍狹窄。主要的開發(fā)對象是文書檔案，對于照片檔案、音視頻檔案、新媒體檔案、口述檔案開發(fā)利用不足。在三年的疫情防控期間，許多白衣天使奮戰(zhàn)在一線。他們的口述材料形成的檔案對于記錄歷史、傳承精神具有重要史料價(jià)值，但在實(shí)踐中卻很少有醫(yī)院關(guān)注到這些點(diǎn)。二是檔案開發(fā)利用的手段落后。從目前的檔案事業(yè)發(fā)展趨勢來看，傳統(tǒng)與現(xiàn)代、線上與線下交相輝映，共同唱響檔案協(xié)奏曲成為發(fā)展方向，但是醫(yī)院檔案開發(fā)依然采取編寫書籍、舉辦展覽等傳統(tǒng)形式，新穎性和創(chuàng)新性不足，吸引力不足，受眾面狹窄，檔案文化的影響力未能得到充分提升。三是檔案開發(fā)利用人才不足。缺乏具有前沿性視野、歷史學(xué)背景的復(fù)合型人才，難以推出高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，使得檔案開發(fā)利用工作難以取得創(chuàng)新性的成果。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新性的實(shí)踐路徑

3.1 以云平臺建設(shè)為引領(lǐng)，提升醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化水平

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展，遠(yuǎn)程辦公、數(shù)據(jù)共享已經(jīng)成為現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的主要模式。醫(yī)院檔案的云平臺是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，利用云端技術(shù)，依托數(shù)字化設(shè)備，將醫(yī)院各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、整合、審批、歸檔等操作，并最終形成一套可視、可管理、可追溯的檔案數(shù)據(jù)管理平臺。云平臺建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案資料的數(shù)據(jù)化，包括存量檔案數(shù)據(jù)化和增量檔案電子化。數(shù)字化加工完成和電子文件管理流程化后，醫(yī)院可自主或者外包企業(yè)進(jìn)行云平臺搭建服務(wù)。云平臺搭建過程中，要結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，尤其是要以服務(wù)患者和提升診療能力為導(dǎo)向，合理構(gòu)建模塊和服務(wù)權(quán)限。要搭建云平臺互聯(lián)互通機(jī)制，將電腦、服務(wù)器、儀器設(shè)備等通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，建立云端連接，使其能夠直接接入云端數(shù)據(jù)管理平臺，平臺要自動(dòng)編寫與標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)的管理文件、規(guī)程，建立組織、內(nèi)容分類，并在云平臺上建立相應(yīng)的主題文件夾。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是云平臺的支撐性系統(tǒng)，分類整理醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)，包括Excel表格、數(shù)據(jù)文件、圖片、音頻、視頻等，將數(shù)字化數(shù)據(jù)集中存儲在云平臺上，形成可供檢索的數(shù)字化檔案庫。要合理設(shè)置查詢利用權(quán)限，建立用戶和角色體系，授權(quán)給不同的用戶不同的角色，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的設(shè)置和管理。云平臺建設(shè)對于醫(yī)院來說，是簡單、安全、快捷、高效的現(xiàn)代檔案管理模型，能夠?yàn)獒t(yī)院決策提供精準(zhǔn)、高效的服務(wù)，同時(shí)云技術(shù)為醫(yī)院檔案管理開拓了良好的發(fā)展空間，成為醫(yī)院數(shù)據(jù)化管理的重中之重。

3.2 以區(qū)塊鏈技術(shù)為依托，提升醫(yī)院檔案管理的安全性

對于醫(yī)院數(shù)字檔案來說，安全性保障是重中之重。在區(qū)塊鏈技術(shù)中的數(shù)據(jù)有一定的順序性，每個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)塊都有一個(gè)“哈希值”代碼，在鏈狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中，任意區(qū)塊中的數(shù)據(jù)改變都會影響后續(xù)與之相關(guān)所有區(qū)塊的信息變化。這一技術(shù)確保區(qū)塊鏈上的每個(gè)區(qū)塊數(shù)據(jù)都不能隨意被篡改、刪除或破壞[1]。因此，區(qū)塊鏈技術(shù)在保證電子檔案完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上還具有較強(qiáng)的追溯性，有關(guān)人員可以通過借助區(qū)塊鏈技術(shù)，對電子檔案原件進(jìn)行追溯，實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期的可信管理。區(qū)塊鏈技術(shù)的安全性應(yīng)用能夠保證病例檔案資源信息的安全真實(shí)。

3.2.1重塑病例檔案管理平臺建設(shè)。傳統(tǒng)的病例檔案管理平臺以便捷、開放為依托，醫(yī)生通過二維碼等能夠掌握患者的所有相關(guān)資料，但是權(quán)限的泛擴(kuò)大化使病例信息的修改簡單化。在病例檔案管理平臺中嵌入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，將所有患者的信息統(tǒng)一納入存儲中心平臺，對就診過程中信息的查詢、病情的描述、診療過程等全過程地監(jiān)控，特別是患者的信息，一經(jīng)形成就無法篡改，查詢利用患者信息全程留痕，確保患者檔案信息的私密性。

3.2.2建立區(qū)塊鏈醫(yī)療檔案體系。醫(yī)療檔案與醫(yī)療保險(xiǎn)相結(jié)合貫通已在部分醫(yī)院開始試行，依靠區(qū)塊鏈對醫(yī)療檔案安全性，確保醫(yī)療檔案不受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)使而被篡改。同時(shí)，二者相互結(jié)合后能夠改善醫(yī)療保障系統(tǒng)報(bào)銷效率，提升患者的幸福感。區(qū)塊鏈技術(shù)作為新興安全保障技術(shù)，檔案管理人員特別是醫(yī)療人員，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對患者診療檔案進(jìn)行全過程跟蹤，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有更改跡象，要及時(shí)回溯權(quán)限，確保檔案原始性、真實(shí)性。

3.3 以檔案文化建設(shè)為引擎，提升醫(yī)院檔案管理軟實(shí)力

醫(yī)院檔案資源開發(fā)和文化建設(shè)與數(shù)據(jù)化管理具有天然的耦合性。醫(yī)院數(shù)據(jù)化管理為醫(yī)院檔案文化建設(shè)、提升醫(yī)院軟實(shí)力開拓了廣闊的平臺和空間。檔案文化建設(shè)的要素主要包括檔案資源的開發(fā)、文化平臺的建設(shè)與宣傳推介。從檔案資源開發(fā)來講，要深入研究醫(yī)院檔案結(jié)構(gòu)，打造醫(yī)院檔案特色，要特別重視影像、圖片、短視頻的收集與研究，以期能夠深度挖掘出有深度、有溫度、有力度的醫(yī)院文化內(nèi)涵[2]。要?jiǎng)?chuàng)新資源開發(fā)方式，檔案管理人員要從編寫大事件、文件匯編等傳統(tǒng)的方式解脫出來，堅(jiān)持以面向公眾為著力點(diǎn)，以公眾需求為導(dǎo)向開展編研開發(fā)。有的醫(yī)院開辟了抖音號，對公眾關(guān)心的病癥或者公共衛(wèi)生事件，以簡短、通俗的語言講解知識，答疑解惑。類似這種形式就及時(shí)抓住了公眾的關(guān)心什么、喜愛什么，哪種方式最有效，真正地提升了醫(yī)院的影響力。從平臺建設(shè)來講，目前大多數(shù)醫(yī)院都有微信公眾號、抖音號等，做到新媒體的全覆蓋，但是平臺建設(shè)的內(nèi)容卻參差不齊，有的醫(yī)院內(nèi)容過于刻板單調(diào)，難以引起公眾興趣。從檔案角度展示醫(yī)院成就和內(nèi)涵，能夠增強(qiáng)平臺的吸引力和興趣度，講述某份處方背后的故事、展示疫情戰(zhàn)書中的家國情懷等形式。這些形式能夠體現(xiàn)醫(yī)院厚重的人文情況，從檔案中汲取精神力量，起到影響人、激勵(lì)人的獨(dú)特作用。從宣傳推介來講，要積極走出去加強(qiáng)合作，通過電視媒體、黨報(bào)黨刊，開設(shè)檔案文化專欄、專題講座、線上展覽等形式，緊扣關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)需求，以檔案的厚重感提升宣傳的層次感，既引人入勝又富含教育性，體現(xiàn)檔案的育人功效。

3.4 以高質(zhì)量要素支撐為基礎(chǔ)，提升醫(yī)院檔案管理保障力

對于醫(yī)院專業(yè)化部門來說，檔案工作重視程度不夠、支撐力不足的問題嚴(yán)重阻礙檔案工作的高水平推進(jìn)。新時(shí)代，檔案工作的重要性越來越凸顯，醫(yī)院管理層要以時(shí)不我待的緊迫感做好檔案工作。從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制來說，建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同檔案工作事宜，尤其是落實(shí)檔案工作長遠(yuǎn)規(guī)劃、人才配備、資金支持等方面給予協(xié)調(diào)處理；堅(jiān)持檔案工作與醫(yī)院業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合，打破兩張皮現(xiàn)象，為檔案工作發(fā)揮作用提供更廣闊的平臺和空間。從人才配備上講，要配足配齊檔案管理人員，在數(shù)據(jù)化建設(shè)、信息維護(hù)等領(lǐng)域，要安排有相關(guān)知識背景的人員匹配。要打破人才晉升通道，多年來檔案工作人員處于領(lǐng)導(dǎo)不重視、晉升困難的尷尬地位，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要及時(shí)轉(zhuǎn)變思維，在平臺建設(shè)、職稱晉升、培訓(xùn)力度上給予保障，提升檔案人員職業(yè)榮譽(yù)感，激發(fā)工作熱情。從資金保障來講，檔案工作是一項(xiàng)高投入的工程，其效果是隱性長期的。管理者要從醫(yī)院文化建設(shè)的角度看待檔案工作的歷史性和現(xiàn)代價(jià)值，在智慧醫(yī)院搭建過程中同步開展檔案工作的數(shù)據(jù)化建設(shè)，充分挖掘檔案資源的內(nèi)生潛力，用新技術(shù)展現(xiàn)檔案獨(dú)特魅力、時(shí)代價(jià)值和育人功能，以檔案的軟實(shí)力提升醫(yī)院的硬實(shí)力，推動(dòng)醫(yī)院綜合實(shí)力的提升，更好地為人民群眾的健康服務(wù)。

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作者簡介：馬茂盛（1979— ），山東省單縣中心醫(yī)院檔案室主任、副研究館員，研究方向：檔案管理。