醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究

摘 要：隨著數(shù)字技術(shù)的應用和發(fā)展，以及數(shù)字管理理念的影響，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理面臨著諸如管理效率、檔案安全保障等問題，迫切需要及時轉(zhuǎn)型，以適應數(shù)字時代發(fā)展的現(xiàn)實需要。本文首先闡述了醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型內(nèi)涵及實質(zhì)，提出了新時代推動醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實意義，深入分析了人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的現(xiàn)實困境，并針對此困境提出了轉(zhuǎn)型的具體措施，為做好新時代醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升管理整體質(zhì)量和效率提供新探索、新路徑，具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案數(shù)字化；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

2023年2月，國家公布《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》，提出到2025年基本形成“橫向打通、縱向貫通、協(xié)調(diào)有力”的一體化推進格局，2035年數(shù)字化發(fā)展水平進入世界前列。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理的重要成果，數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念及措施也深刻地影響著醫(yī)院人事檔案管理工作方式及進程。因此，醫(yī)院應加快推進人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，切實提升人事檔案管理水平和管理能力，為新時代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、人事制度改革提供服務。

1 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

數(shù)字經(jīng)濟是指以數(shù)據(jù)為內(nèi)在驅(qū)動力，以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡為重要載體，以大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)為推動力，實現(xiàn)經(jīng)濟形態(tài)新發(fā)展。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是數(shù)字時代醫(yī)院人事工作、人事檔案管理的發(fā)展方向、內(nèi)在動力和必然選擇。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心、本質(zhì)是“轉(zhuǎn)型”，轉(zhuǎn)型的目的是要積極適應數(shù)字時代發(fā)展的現(xiàn)實需要。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的載體和手段均是以數(shù)據(jù)或數(shù)字為載體，從而實現(xiàn)人事檔案管理功能。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個循序漸進、不斷改進、持續(xù)深化的發(fā)展過程，是與數(shù)字化技術(shù)和理念發(fā)展更新密切相關(guān)的。此外，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是人事檔案管理主體利用各種管理資源、管理要素，優(yōu)化管理流程，最終實現(xiàn)管理目標（見表1）。

2 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容

2.1 檔案資源數(shù)字化

醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提和基礎(chǔ)是要做好人事檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，既包括館藏紙質(zhì)人事檔案資源的數(shù)字化，也包括新增人事檔案資源的數(shù)字化。通常按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，一方面，將傳統(tǒng)的人事檔案資料進行數(shù)字化掃描，然后將掃描后的電子文件上傳至專門的人事檔案管理系統(tǒng)；另一方面，利用專門的人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)新增人事檔案電子化管理，直接將專門的人事管理業(yè)務系統(tǒng)中的電子檔案導入檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型首先是人事檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同樣也是人事檔案資源數(shù)字化理念的轉(zhuǎn)型，要求檔案管理人員牢固樹立數(shù)字意識，運用數(shù)字技術(shù)，推動醫(yī)院人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型、發(fā)展。

2.2 業(yè)務流程數(shù)字化

在醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的背景下，人事檔案業(yè)務流程數(shù)字化展現(xiàn)出其人事業(yè)務與其他業(yè)務相融合的特征，通過智能化、網(wǎng)絡化、自動化業(yè)務流程提升醫(yī)院人事檔案管理效率。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，以紙質(zhì)醫(yī)院人事檔案為例，其數(shù)字化業(yè)務流程包括人事檔案整理—批量掃描—一級審核—影像修正—二級審核—雙層PDF轉(zhuǎn)換—批量重命名—檔案重新裝訂。其中，人事檔案整理環(huán)節(jié)，是將歸檔的紙質(zhì)人事檔案拆解、分類，為掃描做好準備。然后通過掃描將紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化為電子影像文件。批量掃描完成后，還需要對其是否存在白頁、重復等進行初步審核，并根據(jù)初步審核結(jié)果進行簡要處理；修正檔案影像文件，使紙質(zhì)人事檔案成為高質(zhì)量數(shù)字化檔案影像文件，再對其“三性”進行二級審核。二級審核結(jié)束后將其批量轉(zhuǎn)換為PDF格式，再按照醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)中的條目命名規(guī)則，對照批量重命名。命名結(jié)束后進行批量掛接，最后將拆解的紙質(zhì)檔案重新裝訂、歸檔保存。

2.3 利用服務數(shù)字化

醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)型的突出特點就是表現(xiàn)在人事檔案服務的主動性，傳統(tǒng)的被動查詢檢索服務向主動提供精準服務轉(zhuǎn)變。要實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變則需要：首先是借助數(shù)字技術(shù)手段實現(xiàn)人事檔案利用。在信息網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、人事檔案應用系統(tǒng)的支持下，為人事檔案檢索提供服務。尤其是數(shù)據(jù)庫建設，替代了傳統(tǒng)了檔案庫房，節(jié)約了物理空間、經(jīng)濟成本，實現(xiàn)人事檔案存儲迭代升級；利用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)人事檔案數(shù)字產(chǎn)品生成。即，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)實設立不同的專題數(shù)據(jù)庫，如行政管理人員檔案數(shù)據(jù)庫、臨床醫(yī)護人員檔案數(shù)據(jù)庫、臨時聘用人員人事檔案數(shù)據(jù)庫，不同專題數(shù)據(jù)庫又在信息網(wǎng)絡技術(shù)支持下實現(xiàn)資源匯總。最后是數(shù)字手段利用提升利用體驗。借助大數(shù)據(jù)、云計算等，做好館藏醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)資源現(xiàn)狀分析、利用分析，精準做好人事檔案用戶“畫像”，為用戶提供更為多元、個性和具有差異化的定制服務。

3 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型困境

3.1 檔案資源數(shù)字化問題

檔案資源數(shù)字化是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提和基礎(chǔ)，也是轉(zhuǎn)型能否成功的關(guān)鍵所在。但在資源數(shù)字化過程中也極易出現(xiàn)一些問題，主要表現(xiàn)在：數(shù)據(jù)格式選擇不準確。紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化掃描為全文圖像數(shù)據(jù)，格式有PNG、JPG、TIFF等，各種格式對應的數(shù)據(jù)要求不盡相同，一旦數(shù)據(jù)格式選擇錯誤就會影響后期數(shù)據(jù)存儲、掛接、讀取等。此外，紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化和人事檔案管理系統(tǒng)中的電子文件數(shù)據(jù)資源表現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化特征，電子文件生成系統(tǒng)形成的電子文件，因缺乏協(xié)同合作，導致人事電子文件數(shù)據(jù)呈現(xiàn)異構(gòu)性，這些數(shù)據(jù)資源難以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行分析、處理，增加了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理的難度。

3.2 業(yè)務流程數(shù)字化問題

從傳統(tǒng)檔案數(shù)字化業(yè)務流程環(huán)節(jié)分析，拆解、掃描、修正、掛接等環(huán)節(jié)均易出現(xiàn)相應問題。例如，拆解整理環(huán)節(jié)，將大量檔案進行拆解，有的一卷包括十余件人事檔案資料，經(jīng)拆解后交叉堆放，極易導致原紙質(zhì)人事檔案保存次序混淆；紙質(zhì)人事檔案載體主要為普通A4紙、彩色照片等，不同載體掃描方式不同，有壓板掃描，還有高速掃描等，但在檔案掃描過程中易產(chǎn)生白頁、漏掃，以及重復掃描現(xiàn)象。有時以單頁JPG格式存儲，還需要對其進行手工合并，成為完整文檔。但人工合并過程中易造成圖像；影像出現(xiàn)污漬、黑點、影像歪斜幅度大；PDF 轉(zhuǎn)換過程慢、效率低；更名掛接環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)重名、錯名，此外重名掛檔環(huán)節(jié)結(jié)束還需要進行備份，耗時較長。

3.3 利用服務數(shù)字化問題

醫(yī)院人事檔案數(shù)字化利用服務存在的問題主要是理念、功能等問題。前者主要是指醫(yī)院人事檔案信息資源的數(shù)字化利用率偏低，突出表現(xiàn)在人事檔案數(shù)字信息資源重要性認識不足，習慣于傳統(tǒng)利用模式，導致醫(yī)院人事檔案信息資源的利用率偏低。后者則是由于缺少頂層設計，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫類型、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及人事檔案管理軟件難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通，人事檔案數(shù)字化信息資源整合度偏低，信息安全制約著人事檔案數(shù)字化利用范圍。

4 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型措施

4.1 細化人事檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型

加快推進傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化，同時做好新增電子人事檔案信息化系統(tǒng)錄入。重點是要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案資源的數(shù)字化，對館藏人事檔案信息資源進行統(tǒng)計、清理，分析，根據(jù)人事檔案利用情況，分批推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化。首先，要做好在職廣大醫(yī)護人員學歷學位、專業(yè)技術(shù)職稱、黨/團材料、表彰獎勵材料、工資、任免文件等重要人事檔案信息進行掃描，確保人事檔案數(shù)字資源質(zhì)量。其次，要做好離退休人員人事檔案數(shù)字化，將歷年離退休人員人事檔案資料進行整理，掃描。推進醫(yī)院人事檔案數(shù)字化資源數(shù)據(jù)庫建設、管理，并分類建庫，然后將之前整理、掃描的人事檔案數(shù)據(jù)遷移，歸入到相對應的人事檔案數(shù)據(jù)庫，夯實醫(yī)院人事檔案數(shù)字化基礎(chǔ)。

4.2 優(yōu)化人事檔案流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型

從人事檔案整理掃描、著錄標引、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)應用等方面持續(xù)轉(zhuǎn)型。優(yōu)化各個獨立工作環(huán)節(jié)，例如，紙質(zhì)人事檔案掃描，改革人事檔案掃描件存儲格式，一次掃描一卷檔案生成一個TIF文件，并將掃描件按順序排序，便于后期批量修正、整理和自動分件。優(yōu)化圖像修正，利用批量糾斜、自動添加頁碼，以及批量自動去白頁等批量處理功能，實現(xiàn)人事檔案快速圖像糾正。總之，在業(yè)務流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，要推進人事檔案系統(tǒng)歸檔集成，確保醫(yī)院人事檔案業(yè)務數(shù)據(jù)自動歸檔。將人事檔案與醫(yī)務、人事、臨床等部門業(yè)務數(shù)據(jù)融合，在前置業(yè)務流程中實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)信息自動采集、分類、歸檔。持續(xù)優(yōu)化人事檔案業(yè)務流程，在數(shù)字化系統(tǒng)應用基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)療機構(gòu)業(yè)務流程數(shù)據(jù)需求、人事管理需要精準采集相應的電子檔案，為人事檔案數(shù)字化服務提供豐富信息資源。

4.3 實化人事檔案服務數(shù)字化轉(zhuǎn)型

積極構(gòu)建友好的軟硬件平臺，加快推進醫(yī)院人事檔案數(shù)字化服務轉(zhuǎn)型，提升人事檔案利用效率。首先是要搭建硬件平臺，配備HP服務器、防火墻、路由器、計算機、掃描儀、多功能一體機等，為人事檔案數(shù)字化利用服務提供良好硬件平臺。其次是要搭建軟件平臺，提供操作系統(tǒng)優(yōu)化、易擴充維護、安全可靠應用系統(tǒng)，系統(tǒng)功能涵蓋醫(yī)院人事檔案檢索、查詢、下載、打印等服務功能。軟件平臺系統(tǒng)中應包括人事檔案數(shù)字信息錄入、人事檔案審核歸檔、身份認證、登錄、檔案鑒定等。根據(jù)醫(yī)院人事管理需要，持續(xù)升級、優(yōu)化人事檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)服務始終能夠滿足醫(yī)院人事檔案管理的實際需要。

4.4 強化人事檔案隊伍數(shù)字化轉(zhuǎn)型

醫(yī)院人事檔案數(shù)字化極大地提升了醫(yī)院人事檔案管理效率，也是新時代醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)型發(fā)展方向，既有利于提升人事檔案管理效率，也有利于原始人事檔案資料保存，還有利于人事檔案資源檢索利用。不僅需要具備專業(yè)的檔案專業(yè)知識，還需要檔案管理人員具備較強的數(shù)字信息網(wǎng)絡知識，熟練操作人事檔案管理應用系統(tǒng)。為此，要加強醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務知識培訓，通過邀請專家授課、現(xiàn)場觀摩，選派業(yè)務骨干到先進地區(qū)學習取經(jīng)等形式，重點培育其數(shù)字技術(shù)應用能力。此外，還要加強人事檔案數(shù)字化知識的宣傳，在院內(nèi)各部門、各科室之間加強人事檔案數(shù)字化知識宣傳普及，提升人事檔案數(shù)字化管理理念，統(tǒng)一思想認識，強化數(shù)字化認識檔案利用的思想自覺和行為自覺。

4.5 深化人事檔案安全數(shù)字化轉(zhuǎn)型

數(shù)字時代，醫(yī)院人事檔案從傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同樣也面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，要善于利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)強化人事檔案信息安全管理。首先是利用數(shù)字化軟件設置管理權(quán)限。賦予不同人員訪問權(quán)限，實行分級管理，確保人事檔案數(shù)據(jù)信息安全。完善平臺系統(tǒng)日志，做好數(shù)字化人事檔案數(shù)據(jù)信息備份。其次是要制定符合數(shù)字時代人事檔案安全管理制度，從制度上細化科室、部門及人員的責任分工，明確責任主體和責任內(nèi)容。再次是提升安全保密意識。從事人事檔案管理人員要切實增強數(shù)字檔案安全保密意識，定期做好人事檔案管理平臺系統(tǒng)的病毒查殺，定期做好系統(tǒng)升級及漏洞補全。最后是要選擇正版的人事檔案管理軟件，定期做好系統(tǒng)維護，確保安全。

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作者簡介：張婷婷（1988— ），研究生學歷，濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院館員，主要從事人事檔案管理信息化及應用研究。