數(shù)字檔案建設(shè)為實現(xiàn)“智慧醫(yī)院”增速

俞萍

摘 要：智慧醫(yī)院發(fā)展背景下，醫(yī)院需要利用各種類型的海量數(shù)據(jù)為改革需求調(diào)查、優(yōu)化策略分析提供必要支持，而后利用各類大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)分析并選定合理的升級或改造決策。醫(yī)院檔案類型較多且在過去有較多的資源積累，醫(yī)院在開展智慧化建設(shè)工作時，可以對這類檔案進行數(shù)字化加工和處理，將其應(yīng)用到未來決策分析和智能服務(wù)系統(tǒng)中，可有效加快“智慧醫(yī)院”建設(shè)進度甚至提高醫(yī)院各類新型服務(wù)的智慧化水平。對此，本文結(jié)合數(shù)字檔案的特征，探討了其在智慧醫(yī)院建設(shè)中的具體定位和功能，提出以“智慧醫(yī)院”建設(shè)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案開發(fā)與應(yīng)用路徑，以期為各類醫(yī)院提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；智慧醫(yī)院；標準化；數(shù)據(jù)挖掘；數(shù)據(jù)共享

國家衛(wèi)生健康委于2020年5月印發(fā)《關(guān)于進一步完善預(yù)約診療制度加強智慧醫(yī)院建設(shè)的通知》，要求各地和各醫(yī)院在疫情常態(tài)化防控下，進一步建立完善預(yù)約診療制度，加強智慧醫(yī)院建設(shè)，加快建立線上線下一體化的醫(yī)療服務(wù)新模式，不斷增強人民就醫(yī)獲得感。進一步發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)療服務(wù)在鞏固疫情防控成果和改善醫(yī)療服務(wù)中的積極作用，持續(xù)推動預(yù)約診療、智慧醫(yī)院、互聯(lián)網(wǎng)診療和互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院快速健康發(fā)展。智慧醫(yī)院建設(shè)是運用智能化技術(shù)對內(nèi)部資源進行有效整合和科學(xué)分配，并以此為基礎(chǔ)優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療服務(wù)環(huán)境，提高診療行為的規(guī)范化管理，同時為醫(yī)護工作者、廣大患者以及醫(yī)院管理者提供幫助的過程。

“智慧醫(yī)院”與傳統(tǒng)醫(yī)院的主要區(qū)別在于將智能化信息技術(shù)全面融入到醫(yī)院內(nèi)部管理和各類醫(yī)療服務(wù)當(dāng)中，其中智慧化的體現(xiàn)主要有四個方面：一是將信息化管理系統(tǒng)覆蓋醫(yī)院內(nèi)部管理和外部服務(wù)的所有領(lǐng)域，各個管理系統(tǒng)和模塊之間實現(xiàn)高度互聯(lián)和共享[1]；二是將智能設(shè)備部署到醫(yī)院內(nèi)部管理和服務(wù)的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，使醫(yī)護人員以及患者能夠使用這些智能設(shè)備的功能或智能模塊的服務(wù)，以此提高醫(yī)護人員的工作效率，為患者提供更加人性化和高效的醫(yī)療服務(wù)；三是為患者提供全流程的醫(yī)療支撐服務(wù)，即通過智能化的分析和決策體系自動完成醫(yī)療服務(wù)各個環(huán)節(jié)間的銜接工作，為患者提供更合理的就診建議或其他指導(dǎo)；四是保障醫(yī)院管理和服務(wù)的安全性，由智能終端代替人完成風(fēng)險監(jiān)測和警示工作。

“智慧醫(yī)院”本質(zhì)上是建立在數(shù)字信息基礎(chǔ)之上的，醫(yī)院中的數(shù)字檔案包括各類文書檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、人力資源檔案、病歷檔案等大量豐富信息，對智慧醫(yī)院核心技術(shù)或系統(tǒng)有十分重要的支撐作用。因此醫(yī)院需要重視開發(fā)數(shù)字檔案資源，為“智慧醫(yī)院”建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院數(shù)字檔案的基本構(gòu)成、形式與特點

1.1 醫(yī)院數(shù)字檔案的基本構(gòu)成

數(shù)字檔案本質(zhì)上是電子文件為載體制作的檔案，這類檔案可以與實體檔案并存，互相提供備份。醫(yī)院檔案資源以紙質(zhì)檔案為主，檔案部門會根據(jù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各部門管理者的需求，將其中部分檔案轉(zhuǎn)制為數(shù)字檔案以供其使用。醫(yī)院中也有部分檔案資源，比如從醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接導(dǎo)出的患者病歷檔案、線上掛號及評價系統(tǒng)中導(dǎo)出的潛在患者及總體患者評價信息等相關(guān)檔案是先形成電子檔案，然后定期制作為紙質(zhì)檔案后做長期保存。

1.2 醫(yī)院數(shù)字檔案的主要形式

醫(yī)院的數(shù)字檔案并不局限于一般的文本信息或數(shù)據(jù)表信息，還可能包括一些圖像信息甚至視頻信息，比如患者就醫(yī)過程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像類信息會形成影音類檔案，因此醫(yī)院數(shù)字檔案的類型較為豐富，且這類檔案的利用難度偏高。

1.3 醫(yī)院數(shù)字檔案的特點

一是數(shù)字檔案的采集和加工過程相對較短，無論是由信息系統(tǒng)自動操作還是人工操作，獲取和整合其檔案信息的效率是相對高的。二是數(shù)字檔案中信息更容易形成可供關(guān)聯(lián)和參考的數(shù)據(jù)摘要，可以快速地與其他類型的數(shù)字信息進行關(guān)聯(lián)并合并為可視性更強或內(nèi)容更加豐富的信息資源，從而為信息使用者提供更多的便利。三是數(shù)字檔案可以被更快速地復(fù)制和保存，在檔案丟失損毀后，能夠快速恢復(fù)原始狀態(tài)，從這個角度來看，其安全性優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，但相對地，數(shù)字檔案更有可能被竊取和篡改[2]。

2 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中的定位與功能

2.1 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中的定位

從“智慧醫(yī)院”建設(shè)和運行的需求來看，數(shù)字檔案資源是醫(yī)院智慧化系統(tǒng)所需的信息資源之一，這類資源主要用作醫(yī)院智慧化系統(tǒng)自動分析或制定決策的參考。檔案資源也需要加入到醫(yī)院信息共享體系當(dāng)中，因此所有檔案資源有必要被轉(zhuǎn)制為數(shù)字檔案并需要適時對其做進一步開發(fā)；數(shù)字檔案可以作為智慧化系統(tǒng)中的備選方案，被智能化系統(tǒng)調(diào)用后推送給醫(yī)護人員或患者；智慧化系統(tǒng)還可以直接采集檔案信息對患者行為習(xí)慣進行判斷，從而直接由系統(tǒng)向患者提供就診相關(guān)的各類建議。

2.2 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中的功能

在“智慧醫(yī)院”建設(shè)中數(shù)字檔案通常作為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)資源出現(xiàn)，其主要服務(wù)于患者自助服務(wù)、現(xiàn)場診療服務(wù)，遠程醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)院內(nèi)部管理。智慧醫(yī)院部分智慧化管理和服務(wù)功能設(shè)計時也需要應(yīng)用到部分數(shù)字檔案資源，只是不直接調(diào)用檔案信息，而是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提前完成部分檔案信息采集、整合、分類與挖掘工作，然后由智慧化管理系統(tǒng)調(diào)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供的挖掘結(jié)果。在這種情況下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)成為了智慧化管理系統(tǒng)的組成部分。醫(yī)院為了設(shè)計智能化初診判斷服務(wù)，需要提前對大量患者診療相關(guān)的檔案信息進行深度挖掘和分析，從而總結(jié)相應(yīng)的診斷規(guī)律，為患者求診或醫(yī)生診斷提供參考意見。所以在智慧醫(yī)院建設(shè)中，數(shù)字檔案既可以作為向智慧化管理系統(tǒng)常態(tài)化共享的數(shù)據(jù)資源，也可以是可深入挖掘的大數(shù)據(jù)資源。

3 “智慧醫(yī)院”中數(shù)字檔案建設(shè)的前期準備

3.1 做好數(shù)字檔案標準化建設(shè)

3.1.1要確保各類型數(shù)字檔案的格式高度統(tǒng)一。即確保檔案中核心編碼信息及檔案內(nèi)容摘要信息的格式與醫(yī)院其他信息化管理系統(tǒng)使用的信息格式統(tǒng)一。從文書檔案中提取政策編號和政策內(nèi)容關(guān)鍵詞并錄入檔案摘要，所有摘要關(guān)鍵信息的字段名稱、數(shù)據(jù)類型需要與其他數(shù)據(jù)系統(tǒng)有一定關(guān)系，如政策內(nèi)容關(guān)鍵字字段可以作為醫(yī)保報銷模塊政策信息字段的外鍵，或采用一致數(shù)據(jù)類型，便于政策調(diào)整后業(yè)務(wù)人員迅速查閱政策文本。

3.1.2要對檔案編碼進行細化設(shè)計。結(jié)合檔案摘要信息對檔案編碼格式進行重新設(shè)計，便于通過檔案編碼直接讀取檔案摘要信息，使跨系統(tǒng)的檔案內(nèi)容檢索更加便捷。例如傳統(tǒng)檔案編碼各位包含的信息主要為檔案類型、生成日期等內(nèi)容，不便于智能系統(tǒng)基于編碼自動識別和采集信息，可對原檔案編碼位數(shù)進行擴充，增加檔案信息類型、是否存在其他類型檔案、是否有基于原檔案開發(fā)的新信息資料、檔案修改版本等識別信息，經(jīng)此調(diào)整，智能系統(tǒng)能夠更高效地處理自動信息化處理工作。

3.2 面向“智慧醫(yī)院”應(yīng)用需求做好檔案信息預(yù)加工

對于“智慧醫(yī)院”建設(shè)和運行的相關(guān)應(yīng)用而言，數(shù)字檔案中包含的信息屬于典型的“長文本”數(shù)據(jù)而非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。一是直接將檔案信息作為大數(shù)據(jù)，由大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)挖掘其中的關(guān)鍵信息或關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，這種應(yīng)用很難實時獲取信息，且不便于追溯原始檔案；二是由檔案管理部門對檔案信息進行預(yù)加工，提取數(shù)字檔案中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，以此降低數(shù)據(jù)挖掘難度，同時也方便終端用戶快速定位原始檔案文件。目前，“智慧醫(yī)院”建設(shè)過程中普遍會引入大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，但部分醫(yī)院對檔案信息預(yù)加工不夠重視，建議檔案管理部門扭轉(zhuǎn)觀念，提前做好檔案信息預(yù)加工。

3.2.1將檔案中的關(guān)鍵信息分別提取并錄入系統(tǒng)，用于補充數(shù)據(jù)，同時應(yīng)保留關(guān)鍵信息對應(yīng)的檔案編號等，便于回溯檔案原件。錄入公共數(shù)據(jù)庫的檔案信息表應(yīng)記錄原檔案編碼、提取日期、更新日期、調(diào)閱權(quán)限、調(diào)用和更改記錄，智能系統(tǒng)可根據(jù)使用記錄優(yōu)化信息推送方案，也可在使用者錯誤操作后快速重復(fù)提取操作以恢復(fù)數(shù)據(jù)。

3.2.2在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)內(nèi)建立新數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)集以及對應(yīng)的數(shù)據(jù)關(guān)系，將檔案信息整合為其他可供醫(yī)院管理者、醫(yī)護人員或患者使用的信息。智能系統(tǒng)提取患者檔案信息后，可自動對比醫(yī)生診斷報告中備選癥狀表現(xiàn)、備選用藥方案等信息，為醫(yī)生提供更多可選方案；也可以定期更新評估患者變化、治療方案提醒近期患者情況變化，或提醒本科生醫(yī)生關(guān)注稀有病癥，方便科室開展相關(guān)研究。

4 數(shù)字檔案在“智慧醫(yī)院”中應(yīng)用的路徑

4.1 運用智能化技術(shù)提高檔案管理水平

為了建設(shè)“智慧醫(yī)院”，需要將所有可改進的管理和服務(wù)系統(tǒng)進行智能化改造，通過智能化技術(shù)提高數(shù)字檔案采集和歸檔工作的效率。這類技術(shù)的應(yīng)用重點在于利用智能化技術(shù)取代部分檔案人工處理環(huán)節(jié)，或提高相關(guān)環(huán)節(jié)的效率。

4.1.1在數(shù)字檔案日常管理中引入智能化技術(shù)。即在數(shù)字檔案立檔、轉(zhuǎn)制、編碼、保存與備份操作中應(yīng)用智能化技術(shù)，有效提高數(shù)字檔案管理效率。在實體檔案入庫前經(jīng)過自動掃描和文字識別系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，借助智能文本分析和語義分析工具提取檔案關(guān)鍵信息，并自動生成檔案編碼及摘要，有效減少人工操作[3]。又比如在檔案備份等管理中，由系統(tǒng)自動判斷檔案是否存在原始實體版本，或是否存在歷史版本，系統(tǒng)可自行打印并提醒工作人員保存新紙質(zhì)檔案，或自動保存并記錄修改后的檔案版本，這能夠避免管理人員在檢查、核對檔案版本信息時花費過多時間，有效提高檔案管理效率。

4.1.2在檔案信息預(yù)加工環(huán)節(jié)引入智能化技術(shù)。在醫(yī)院智能化管理水平持續(xù)提升的情況下，一線科室和各行政部門使用的信息系統(tǒng)對數(shù)字檔案信息的需求度也會持續(xù)增多，未來檔案管理人員工作的重心可能從傳統(tǒng)的歸檔工作轉(zhuǎn)移到檔案信息預(yù)加工方面。檔案管理部門可針對這類需求提前引入智能化技術(shù)，緩解檔案管理人員工作壓力。當(dāng)醫(yī)生要查閱患者醫(yī)療影像檔案資料時，需要使用部分預(yù)先對比并查找出問題的差異的圖像，人工對比難度較大，而檔案管理系統(tǒng)引入自動剪輯多次檢查影像的對照圖像、動態(tài)圖像等技術(shù)，就可以替代人工，方便醫(yī)生迅速判斷患者病情發(fā)展和變化，提高診療效率。部分時間久遠的業(yè)財融合分析報告未保存于業(yè)財融合管理系統(tǒng)，因此檔案部門可能需要定期對業(yè)財分析報告等檔案內(nèi)容進行細分，錄入數(shù)據(jù)庫后供財務(wù)部門或主要院領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，這種細分工作耗時較長，可引入智能化語義分析工具挖掘檔案內(nèi)容并對其分類，這能夠大幅降低人工工作量，也能為檔案資源使用者提供便利。

4.2 面向“智慧醫(yī)院”其他應(yīng)用創(chuàng)新檔案服務(wù)

4.2.1運用智能技術(shù)優(yōu)化數(shù)字檔案共享和調(diào)用體系。雖然“智慧醫(yī)院”背景下檔案部門的工作重心會逐步調(diào)整，但檔案部門依然會在基本基礎(chǔ)檔案管理工作中消耗大量時間和精力，不可能處理所有檔案信息預(yù)加工工作。針對此類情況，醫(yī)院信息技術(shù)部門應(yīng)當(dāng)對檔案信息共享和調(diào)用機制進行優(yōu)化，同時在各業(yè)務(wù)部門的信息化管理系統(tǒng)中增加智能化模塊，為使用數(shù)字檔案的部門提供便利。部分一線醫(yī)生可能有調(diào)用同一病種多份病例報告并查找相關(guān)相似資料的需求，這類工作不宜由檔案部門代為完成，而大數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)可能未挖掘出相關(guān)功能，信息技術(shù)部門可在醫(yī)生使用的診療信息化系統(tǒng)中增加定向篩查和自動查找多份病例報告的功能，并自動總結(jié)報告共同點與差異，方便醫(yī)生迅速定位患者病情況或選擇診療方案。

4.2.2全面加強數(shù)字檔案信息挖掘和分析。實際上在海量檔案信息還隱含著部分有價值的信息，醫(yī)院技術(shù)部門應(yīng)當(dāng)對檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘，由此打造獨立的智能化服務(wù)。由檔案管理系統(tǒng)自動挖掘和分析各類文書檔案，對當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生政策和歷往政策進行對比，分析未來趨勢，為醫(yī)院管理者提供決策意見參考；或挖掘患者病歷檔案信息，提供異常數(shù)據(jù)或未被關(guān)注的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，幫助醫(yī)生發(fā)現(xiàn)特殊問題，或為科研人員提供新的方向和可能。這類智慧化服務(wù)圍繞數(shù)字檔案本身進行設(shè)計，需要與其他智慧醫(yī)療服務(wù)模塊加以區(qū)分。

結(jié)語

數(shù)字檔案能夠為醫(yī)院管理提供必要的支持，現(xiàn)代化醫(yī)院在“智慧化”建設(shè)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案資源融入大數(shù)據(jù)當(dāng)中，將開發(fā)后的數(shù)字檔案資源用于各類醫(yī)院智能化管理和服務(wù)，為醫(yī)院內(nèi)部管理、各科室專業(yè)工作優(yōu)化、醫(yī)學(xué)科研發(fā)展、患者服務(wù)創(chuàng)新等提供額外支持，為“智慧醫(yī)院”發(fā)展增速。

參考文獻

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[2]聶勇浩，鄭儉.社會共建視角的重大突發(fā)事件數(shù)字檔案資源建設(shè)[J].檔案學(xué)研究，2021（01）：96-103.

[3]張晨，范麗微，張俊杰，郁鑒清，陳艷，汪偉，饒志濤，姜淼.基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的醫(yī)院智慧檔案管理模式探索[J].中國衛(wèi)生事業(yè)管理，2023，40（01）：17-18.

（作者單位：濟南市衛(wèi)生健康人才交流服務(wù)中心）