數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率提升策略研究

王方+江彥

摘 要 本文首先簡(jiǎn)要介紹了數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率，其次對(duì)數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的主要影響因素進(jìn)行分析，最后從提升節(jié)點(diǎn)信息素質(zhì)，優(yōu)化節(jié)點(diǎn)組合方式和完善數(shù)字化建設(shè)三個(gè)角度提出了數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的提升策略。

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案 信息生態(tài)鏈 信息流轉(zhuǎn) 流轉(zhuǎn)效率

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.11.076

Abstract Firstly， this paper briefly introduces the efficiency of digital archive ecology chain information flow and transformation， and it analysis the influence factors . Finally ，it put forwards the promotion strategy from improving information quality of nodes， optimizing combination form of nodes and enhancing construction level of the digital archives for the efficiency of digital archive ecology chain information flow and transformation.

Keywords digital archive； information ecological chain； information flow and transformation； flow and transformation efficiency

1 數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率簡(jiǎn)述

數(shù)字檔案既是信息技術(shù)環(huán)境下的一種新型檔案形式，又是傳統(tǒng)載體檔案內(nèi)容的電子化呈現(xiàn)，具有憑證性、參考性和情報(bào)價(jià)值。數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率是指數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的速度、質(zhì)量及其所產(chǎn)生的增值效益，可較直觀地反映數(shù)字檔案信息從數(shù)字檔案生產(chǎn)者到數(shù)字檔案?jìng)鬟f者再到數(shù)字檔案利用者之間的信息流轉(zhuǎn)情況，也可間接反映數(shù)字檔案館檔案資源管理與利用情況。如果數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的速度快、質(zhì)量高、效益好，則表示信息流轉(zhuǎn)效率較高。反之，則表示信息流轉(zhuǎn)效率較低。因此，數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率與數(shù)字檔案信息價(jià)值發(fā)揮之間具有密切的聯(lián)系。

2 數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的影響因素

數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的影響因素主要有節(jié)點(diǎn)信息素質(zhì)、節(jié)點(diǎn)組合方式、檔案館數(shù)字化建設(shè)情況三個(gè)方面。

2.1 生態(tài)鏈節(jié)點(diǎn)信息素質(zhì)

節(jié)點(diǎn)信息素質(zhì)是生態(tài)鏈中信息人的信息意識(shí)、信息能力、信息活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)和信譽(yù)等多種因素共同影響而形成的一種穩(wěn)定的內(nèi)在個(gè)性品質(zhì)。它是信息人獲取識(shí)別、加工處理、傳遞創(chuàng)造信息的意識(shí)和能力的體現(xiàn)。①數(shù)字檔案生態(tài)鏈中節(jié)點(diǎn)信息素質(zhì)主要表現(xiàn)為數(shù)字檔案館館員和數(shù)字檔案信息利用者的信息意識(shí)和信息能力。

數(shù)字檔案館館員的信息意識(shí)越強(qiáng)則對(duì)數(shù)字檔案信息接收處理的速度越快、效率越高，更能挖掘到有利用價(jià)值的數(shù)字檔案信息。數(shù)字檔案館館員的信息能力主要表現(xiàn)為其對(duì)數(shù)字檔案信息管理的業(yè)務(wù)能力以及對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用能力兩個(gè)方面。數(shù)字檔案信息利用者的信息意識(shí)主要表現(xiàn)為其對(duì)數(shù)字檔案信息反應(yīng)的靈敏程度、認(rèn)識(shí)程度，其信息能力主要表現(xiàn)為信息獲取和利用能力。數(shù)字檔案用戶的素質(zhì)越高，信息意識(shí)和信息能力越強(qiáng)，對(duì)數(shù)字檔案信息越敏感，信息需求就越迫切，能在第一時(shí)間快速、敏捷地捕獲有用的數(shù)字檔案信息資源，數(shù)字檔案生態(tài)鏈的信息流轉(zhuǎn)效率越高。

2.2 生態(tài)鏈節(jié)點(diǎn)組合方式

信息生態(tài)鏈的節(jié)點(diǎn)組合關(guān)系是指構(gòu)成某一具體信息生態(tài)鏈的信息人種類、數(shù)量及其組合關(guān)系。②信息人數(shù)量是指鏈中具有相似功能或不同功能的信息主體的總量。鏈中上下游不同功能節(jié)點(diǎn)的數(shù)量決定鏈的長(zhǎng)度，相似功能節(jié)點(diǎn)的數(shù)量決定鏈的寬度。

數(shù)字檔案生態(tài)鏈中不同功能的節(jié)點(diǎn)數(shù)量越多，信息生態(tài)鏈越長(zhǎng)，信息流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)越多、速度越慢，信息流轉(zhuǎn)效率越低。數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)一般要經(jīng)歷數(shù)字檔案生產(chǎn)者、數(shù)字檔案館及數(shù)字檔案信息利用者三類節(jié)點(diǎn)。但對(duì)每一種具體的數(shù)字檔案生態(tài)鏈而言，節(jié)點(diǎn)的類型和數(shù)量有所不同。一般來說，數(shù)字檔案生態(tài)鏈節(jié)點(diǎn)數(shù)増多，信息流轉(zhuǎn)的中間環(huán)節(jié)增多，在數(shù)字檔案信息轉(zhuǎn)化的過程中出現(xiàn)信息失真等現(xiàn)象的概率相對(duì)就會(huì)增大，數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)的質(zhì)量相對(duì)就會(huì)下降、速度降低。

信息生態(tài)鏈中某一節(jié)點(diǎn)具有相似功能的信息主體數(shù)量越多，則下游節(jié)點(diǎn)接收信息的來源越豐富，上游節(jié)點(diǎn)的資源或功能滿足下游節(jié)點(diǎn)需求的可能性越大，越能保證鏈的穩(wěn)定性。如果上游節(jié)點(diǎn)數(shù)量較少、功能較單一，則上游節(jié)點(diǎn)不能提供下游節(jié)點(diǎn)需要的信息，信息生態(tài)鏈就面臨斷裂的危機(jī)，信息流轉(zhuǎn)就很難完成。

2.3 檔案館數(shù)字化建設(shè)情況

檔案館數(shù)字化建設(shè)是指其在數(shù)字檔案資源、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息設(shè)備、數(shù)字化管理系統(tǒng)及數(shù)字化服務(wù)方式等方面的建設(shè)情況及對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用情況。檔案館數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字檔案信息收集、存儲(chǔ)及提供利用的基礎(chǔ)，也是衡量數(shù)字檔案館建設(shè)情況的重要指標(biāo)，對(duì)數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的速度、質(zhì)量及效益都有重要的影響。

按數(shù)字檔案信息來源來分，主要包括三類：館藏檔案數(shù)字化、電子檔案及網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源；按數(shù)字檔案資源的內(nèi)容類型來分，主要包括：人事檔案、文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案、審計(jì)檔案等。數(shù)字檔案信息資源數(shù)量是指數(shù)字檔案館收集的數(shù)字檔案信息資源的總數(shù)量。不同信息用戶對(duì)數(shù)字檔案信息的需求不同，只有當(dāng)數(shù)字檔案館可供利用的數(shù)字檔案類型越豐富、數(shù)量越多，才能盡可能多地滿足大部分用戶的信息需求。如果數(shù)字檔案館可供利用的數(shù)字檔案信息資源類型多、數(shù)量少，則可能不能深入地滿足用戶的需求。如果數(shù)字檔案館可供利用的數(shù)字檔案信息資源類型少，數(shù)量多，則可能不能較全面地滿足用戶的需求。如果數(shù)字檔案館可供利用的數(shù)字檔案信息資源類型少，數(shù)量少，則對(duì)用戶的需求滿足程度最低。

數(shù)字檔案信息是以網(wǎng)絡(luò)為存儲(chǔ)載體，其形成、流轉(zhuǎn)和利用都需要借助互聯(lián)網(wǎng)、信息設(shè)備、信息系統(tǒng)和信息軟件。用戶要實(shí)時(shí)通過數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫獲取數(shù)字檔案信息，必須依托良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。因此，網(wǎng)絡(luò)的普及率越高、性能越穩(wěn)定，則數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)越順暢，用戶獲取數(shù)字檔案信息的效率越高。信息設(shè)備是提高數(shù)字檔案館信息處理效率及用戶信息利用效率的關(guān)鍵。信息設(shè)備的功能及性能越好，數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)效率越高。數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)都必須依托信息技術(shù)。尤其是在對(duì)數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中必須依靠數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等各種現(xiàn)代技術(shù)來存儲(chǔ)和管理海量數(shù)字檔案信息資源。在數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的過程中，信息技術(shù)應(yīng)用程度越髙，應(yīng)用面越廣，則數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的速度越高、質(zhì)量越高，信息流轉(zhuǎn)獲得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益越好。

3 數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的提升策略

數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的提升策略包括以下三點(diǎn)：提升節(jié)點(diǎn)信息素質(zhì)、優(yōu)化節(jié)點(diǎn)組合方式、完善檔案館數(shù)字化建設(shè)。

3.1 提升節(jié)點(diǎn)信息素質(zhì)

信息主體是構(gòu)成數(shù)字檔案生態(tài)鏈的要素，信息主體的信息素質(zhì)對(duì)數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率有重要影響。信息人是強(qiáng)化數(shù)字檔案信息資源質(zhì)量管理的主體， 只有不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能為檔案信息資源管理奠定基礎(chǔ)。③近幾年我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)取得了很大進(jìn)展，各地檔案館也紛紛開始了檔案數(shù)字化工作。但是在檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、用戶信息能力培訓(xùn)方面還存在很多不足。應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手提升信息主體的素質(zhì)：（1）數(shù)字檔案館應(yīng)積極開展培訓(xùn)班、講座等對(duì)數(shù)字檔案館員的業(yè)務(wù)能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力進(jìn)行集中培訓(xùn)；（2）數(shù)字檔案館應(yīng)組織帶領(lǐng)館員參觀、學(xué)習(xí)建設(shè)較好的數(shù)字檔案館，并與其他數(shù)字檔案館館員進(jìn)行交流、探討，學(xué)習(xí)借鑒對(duì)方數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)；（3）數(shù)字檔案館應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案用戶開展數(shù)字檔案資源檢索、利用能力培訓(xùn)，并建立和完善數(shù)字檔案館使用導(dǎo)航。

3.2 優(yōu)化節(jié)點(diǎn)組合方式

在數(shù)字檔案生態(tài)鏈中應(yīng)從以下兩個(gè)方面優(yōu)化節(jié)點(diǎn)組合方式：（1）盡量減少鏈中不同功能節(jié)點(diǎn)的數(shù)量，拓展核心節(jié)點(diǎn)的功能生態(tài)位。數(shù)字檔案館應(yīng)根據(jù)館藏檔案的實(shí)際情況，合理選擇將部分檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。根據(jù)檔案信息具有一定的保密性的特點(diǎn)，為了將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定的程度之內(nèi)，檔案信息技術(shù)一般采用選擇性外包較好。④這樣既可以提高數(shù)字檔案館的工作效率，又能加快數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率。過多地將館藏檔案數(shù)字化外包，不利于檔案館后續(xù)業(yè)務(wù)的發(fā)展，同時(shí)會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)增多，導(dǎo)致數(shù)字檔案信息在轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)失真，從而降低了數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)質(zhì)量及流轉(zhuǎn)速度；（2）盡量增加生態(tài)鏈中相似功能節(jié)點(diǎn)的數(shù)量，保證鏈的功能穩(wěn)定性。數(shù)字檔案館應(yīng)廣泛收集多種數(shù)字檔案信息資源，通過增加數(shù)字檔案資源的類型和數(shù)量來拓展數(shù)字檔案館的功能。數(shù)字檔案館應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案管理功能、完善檔案服務(wù)功能、強(qiáng)化宣傳功能及深化教育功能。

3.3 完善檔案館數(shù)字化建設(shè)

檔案館數(shù)字化建設(shè)的完善程度是其功能和價(jià)值發(fā)揮的重要標(biāo)志。數(shù)字檔案館應(yīng)從以下三個(gè)方面來完善數(shù)字化建設(shè)：（1）拓展數(shù)字檔案資源來源渠道，增加數(shù)字檔案資源的類型和數(shù)量。目前，館藏檔案資源的數(shù)字化仍是數(shù)字檔案信息資源的主要來源。數(shù)字檔案館應(yīng)注重加強(qiáng)電子文件及網(wǎng)絡(luò)資源類數(shù)字檔案信息的收集。同時(shí)，在進(jìn)一步完善檔案目錄庫的基礎(chǔ)上，建立各種特色的檔案信息全文庫，在資源方面確立特色和優(yōu)勢(shì)；⑤（2）優(yōu)化數(shù)字檔案資源存儲(chǔ)管理數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案信息資源數(shù)量的增長(zhǎng)，意味著對(duì)數(shù)字檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)性能的要求越高。數(shù)字檔案館的主要功能之一是對(duì)海量的數(shù)字檔案信息進(jìn)行長(zhǎng)久有效的保存，這也是數(shù)字檔案信息資源提供利用的基礎(chǔ)和保障。因此，數(shù)字檔案館應(yīng)購進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)進(jìn)行有效管理；（3）完善數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站的功能。數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站往往是檔案信息用戶了解數(shù)字檔案館及獲取、利用數(shù)字檔案信息的入口。門戶網(wǎng)站的功能優(yōu)越，則用戶獲取信息越及時(shí)，信息流轉(zhuǎn)效率速度越快、效率越高；（4）加強(qiáng)館際共享平臺(tái)構(gòu)建。隨著各地?cái)?shù)字檔案館的紛紛建立，數(shù)字檔案信息資源的共享程度也越來越高。而數(shù)字檔案信息數(shù)量的增加使得用戶獲取信息的難度加大。各數(shù)字檔案館應(yīng)建立館際資源共享平臺(tái)，幫助用戶更快速、準(zhǔn)確地獲取所需求的數(shù)字檔案信息。

注釋

① 婁策群.信息生態(tài)系統(tǒng)理論及其應(yīng)用研究[M].北京：中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社，2014：112.

② 婁策群.信息生態(tài)系統(tǒng)理論及其應(yīng)用研究[M].北京：中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社，2014：114.

③ 路小玉.如何加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源的質(zhì)量管理工作[J].黑龍江檔案，2015.2：88.

④ 肖文建，胡敏捷.數(shù)字檔案館建設(shè)中信息技術(shù)外包的潛在風(fēng)險(xiǎn)及防范[J].檔案學(xué)通訊，2010.6：50-53.

⑤ 呂元智.數(shù)字檔案館核心競(jìng)爭(zhēng)力研究[J].檔案學(xué)通訊，2012.3：68-72.