數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率衡量指標及其影響因素分析

王方　江彥

摘 要 本文從數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)速度、流轉(zhuǎn)質(zhì)量以及流轉(zhuǎn)效益三個方面界定了數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率衡量指標，再次從節(jié)點信息素質(zhì)、節(jié)點組合方式、檔案館數(shù)字化建設(shè)情況三個方面具體分析了其影響因素。

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案 信息生態(tài)鏈 信息流轉(zhuǎn)

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.12.083

Abstract This paper defines the evaluation standards of digital archive ecology chain information flow and transformation efficiency from three aspects： the quality， the speed and the benefits of digital archive information flow and transformation. And it analysis the influence factors from the quality of the nodes， the combination form of the nodes， the digital construction level of digital archives.

Keywords digital archive； information ecological chain； information flow and transformation

數(shù)字檔案生態(tài)鏈是數(shù)字檔案生產(chǎn)者、傳遞者及利用者在數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)過程中形成的鏈式依存關(guān)系。①數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率是數(shù)字檔案信息在流轉(zhuǎn)過程中的速度、質(zhì)量及產(chǎn)生的效益的綜合體現(xiàn)。

1 數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率衡量指標

數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率是指數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的速度、質(zhì)量及其所產(chǎn)生的增值效益，是對數(shù)字檔案信息資源自身情況、鏈中不同主體的信息流轉(zhuǎn)能力、鏈中信息流轉(zhuǎn)環(huán)境等因素的綜合考察。數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的衡量指標主要有：信息流轉(zhuǎn)速度、信息流轉(zhuǎn)質(zhì)量及信息流轉(zhuǎn)效益。

1.1 流轉(zhuǎn)速度指標

數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)速度是指數(shù)字檔案信息從形成到被檔案信息用戶利用所花費的時間長短，時間越長，則數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)速度越慢，反之，則檔案信息流轉(zhuǎn)速度越快。信息流轉(zhuǎn)速度是衡量信息流轉(zhuǎn)效率的一個直觀、重要的指標。

數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)是一個涉及多個信息主體的動態(tài)過程。從數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)過程來看，信息流轉(zhuǎn)速度主要體現(xiàn)在：數(shù)字檔案信息搜集速度、數(shù)字檔案信息組織速度、數(shù)字檔案信息發(fā)布速度及數(shù)字檔案信息接收速度等四個方面。數(shù)字檔案信息搜集速度主要體現(xiàn)在電子文件形成者的文件移交速度、數(shù)字檔案館的電子文件收集速度以及數(shù)字檔案館對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的速度。檔案數(shù)字化是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種信息技術(shù)活動。②信息搜集是信息組織的基礎(chǔ)，只有提高數(shù)字檔案信息的收集效率，數(shù)字檔案館才能對數(shù)字檔案信息資源進行高效的組織。數(shù)字檔案信息組織速度主要體現(xiàn)在數(shù)字檔案館對其所搜集的數(shù)字檔案信息進行鑒定、整理、標引、著錄、編目等過程的速度。任何類型的檔案信息不經(jīng)過信息處理與組織，都無法供用戶直接使用。數(shù)字檔案信息發(fā)布是指將分類標引后的數(shù)字檔案放入不同的數(shù)據(jù)庫中，最終將原始信息分為對應(yīng)檔案系統(tǒng)列表的各種資源，再分別傳送至數(shù)字檔案館對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，并通過局域網(wǎng)或者萬維網(wǎng)將數(shù)字檔案信息發(fā)布在網(wǎng)上。數(shù)字檔案信息接收速度是指檔案信息用戶查找和獲取數(shù)字檔案信息所花費的時間，包括數(shù)字檔案信息檢索、搜集、瀏覽或下載等環(huán)節(jié)花費的時間。數(shù)字檔案信息接收是用戶獲取信息的最后一個環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案信息接收速度直接影響數(shù)字檔案資源的利用效率。

1.2 流轉(zhuǎn)質(zhì)量指標

數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)質(zhì)量主要表現(xiàn)為數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的保真性以及數(shù)字檔案信息對用戶需求的滿足程度兩個方面。數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)質(zhì)量對其利用價值的發(fā)揮有重要影響。

數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的保真性是指檔案信息內(nèi)容在流轉(zhuǎn)過程中失真程度的大小。檔案作為一種特殊形式的信息資源，其主要功能是保存社會記憶及提供憑證依據(jù)。因此，在檔案信息流轉(zhuǎn)的過程中對檔案的保真性要求較高。尤其是數(shù)字環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性給數(shù)字檔案信息的保真性帶來了更大的威脅。數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的保真性主要體現(xiàn)在兩個方面：一是檔案信息自身的真實性。檔案與其他類型的信息不一樣，它強調(diào)的是對原始現(xiàn)象的記錄，必須忠于事實，因此對檔案信息自身的保真性要求較高。二是檔案信息在流轉(zhuǎn)的過程中的保真性。即信息在流轉(zhuǎn)過程中的語法、語義、語用失真程度較小。數(shù)字檔案的保真性越強，數(shù)字檔案信息質(zhì)量越高，信息流轉(zhuǎn)的效率越高。

數(shù)字檔案信息滿足用戶需求的程度是指其信息形式和內(nèi)容與用戶需求的吻合程度。具體包括兩個方面：一是數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)過程中信息轉(zhuǎn)化的準確性和針對性。準確性是指在信息流轉(zhuǎn)過程中能否以原始檔案信息內(nèi)容為依據(jù)，進行準確的轉(zhuǎn)化，不隨意篡改原來的信息內(nèi)容。針對性是指針對用戶需求和檔案的使用價值大小，對部分原始檔案或者某些檔案的部分內(nèi)容進行數(shù)字化并提供給用戶利用，而不是盲目地對所有檔案進行數(shù)字化。二是數(shù)字檔案館提供的信息服務(wù)方式與用戶的信息獲取習(xí)慣或用戶期望接受的信息服務(wù)方式的吻合程度。隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的不斷完善，數(shù)字檔案信息服務(wù)方式也越來越多樣。數(shù)字檔案信息服務(wù)方式與用戶的習(xí)慣和期望吻合程度越高，用戶接收數(shù)字檔案信息的速度越快，數(shù)字檔案生態(tài)鏈的信息流轉(zhuǎn)效率越高，越能實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的利用價值。

1.3 流轉(zhuǎn)效益指標

數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)效益是指其為檔案信息主體帶來的增值效益，包括經(jīng)濟效益和社會效益。經(jīng)濟效益是指數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)給信息主體帶來的增值經(jīng)濟收入，主要體現(xiàn)在給數(shù)字檔案管理者和數(shù)字檔案利用者帶來的經(jīng)濟效益增長，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）節(jié)約數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)及管理成本。（2）減少重復(fù)建設(shè)消耗。（3）數(shù)字檔案信息資源利用中產(chǎn)生的經(jīng)濟效益；社會效益是指數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)給信息主體帶來的除經(jīng)濟利益之外的其他效益，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）長久有效保存國家數(shù)字檔案資源。（2）充分發(fā)揮檔案資政惠民作用。（3）擴大數(shù)字檔案館社會影響。（4）充分滿足檔案用戶的信息需求。（5）完善用戶知識結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益是其利用價值的直接體現(xiàn)。信息流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的經(jīng)濟利益越多、社會效益越高，則數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的效率越高。

2 數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的影響因素

數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率的影響因素主要體現(xiàn)在節(jié)點信息素質(zhì)、節(jié)點組合方式、檔案館數(shù)字化建設(shè)情況三個方面。

2.1 節(jié)點信息素質(zhì)

節(jié)點信息素質(zhì)是鏈中信息人的信息意識、信息能力、信息活動經(jīng)驗和信譽等多種因素共同影響而形成的一種穩(wěn)定的內(nèi)在個性品質(zhì)。它是信息人獲取識別、加工處理、傳遞創(chuàng)造信息的意識和能力的體現(xiàn)。③數(shù)字檔案生態(tài)鏈中節(jié)點信息素質(zhì)主要表現(xiàn)為數(shù)字檔案館館員和數(shù)字檔案信息利用者的信息意識和信息能力。

數(shù)字檔案館館員的信息意識與數(shù)字檔案信息資源的挖掘及信息的接收、處理速度密切相關(guān)。館員的信息意識越強則對數(shù)字檔案信息接收處理的速度越快、效率越高，更能挖掘到有利用價值的數(shù)字檔案信息。數(shù)字檔案館館員的信息能力主要表現(xiàn)為其對數(shù)字檔案信息管理的業(yè)務(wù)能力以及對現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用能力兩個方面。數(shù)字檔案館館員對檔案管理業(yè)務(wù)的嫻熟程度對數(shù)字檔案信息資源的質(zhì)量有很大的影響。尤其是數(shù)字檔案信息的形式和內(nèi)容發(fā)生轉(zhuǎn)化的時候，如若對檔案管理的流程不熟悉，則極易導(dǎo)致檔案信息失真，而影響數(shù)字檔案信息的質(zhì)量。數(shù)字檔案館館員對現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用能力越強，數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的效率越高，檔案管理和提供服務(wù)利用的效果越好。

數(shù)字檔案信息利用者的信息意識主要表現(xiàn)為其對數(shù)字檔案信息反應(yīng)的靈敏程度和認識程度。信息能力主要表現(xiàn)為信息獲取和利用能力。數(shù)字檔案用戶的素質(zhì)越高，信息意識和信息能力越強，對數(shù)字檔案信息越敏感，信息需求就越迫切，能在第一時間快速、敏捷的捕獲有用的數(shù)字檔案信息資源，數(shù)字檔案生態(tài)鏈的信息流轉(zhuǎn)效率越高。數(shù)字檔案的利用率越高，檔案信息創(chuàng)造的社會增值效益就越大。

2.2 節(jié)點組合方式

信息生態(tài)鏈的節(jié)點組合關(guān)系是指構(gòu)成某一具體信息生態(tài)鏈的信息人種類、數(shù)量及其組合關(guān)系。④信息人數(shù)量是指鏈中具有相似功能或不同功能的信息主體的總量。鏈中上下游不同功能節(jié)點的數(shù)量決定鏈的長度，相似功能節(jié)點的數(shù)量決定鏈的寬度。

數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)一般要經(jīng)歷數(shù)字檔案生產(chǎn)者、數(shù)字檔案館及數(shù)字檔案信息利用者三類節(jié)點。但對每一種具體的數(shù)字檔案生態(tài)鏈而言，節(jié)點的類型和數(shù)量有所不同。一般來說，數(shù)字檔案生態(tài)鏈節(jié)點數(shù)増多，信息流轉(zhuǎn)的中間環(huán)節(jié)增多，在數(shù)字檔案信息轉(zhuǎn)化的過程中出現(xiàn)信息失真等現(xiàn)象的概率就相對增大，數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)的質(zhì)量相對也會下降、速度降低。

信息生態(tài)鏈中具有相似功能的信息主體數(shù)量越多，則下游節(jié)點接收信息的來源越豐富，上游節(jié)點的資源或功能滿足下游節(jié)點需求的可能性越大，越能保證鏈的穩(wěn)定性。如果上游節(jié)點數(shù)量較少、功能較單一，則上游節(jié)點不能提供下游節(jié)點需要的信息，信息生態(tài)鏈就面臨斷裂的危機，信息流轉(zhuǎn)就不能完成。在數(shù)字檔案生態(tài)鏈中也存在這種情況。雖然每一份檔案都有其唯一性和不可替代性，但是不同類型的檔案信息內(nèi)容的內(nèi)涵可能存在重復(fù)。如果生產(chǎn)同類信息的檔案生產(chǎn)者越多，則檔案用戶的信息需求越能得到滿足。即檔案生產(chǎn)者的多元化程度越高，數(shù)字檔案館的資源越全面意味著其提供的信息服務(wù)功能越多樣，相似資源在不同數(shù)字檔案館中分布越廣，越能滿足鏈中下游節(jié)點檔案用戶的信息需求，則數(shù)字檔案生態(tài)鏈穩(wěn)定性越強，鏈中信息流轉(zhuǎn)的速度越快、效率越高。反之，如果數(shù)字檔案生態(tài)鏈中檔案生產(chǎn)者的多元化程度越低，數(shù)字檔案館的服務(wù)功能越單薄，同類資源在不同數(shù)字檔案館中分布較窄，很難較好地滿足檔案用戶的信息需求，則該數(shù)字檔案生態(tài)鏈的穩(wěn)定性越弱，鏈中信息流轉(zhuǎn)的速度越慢，信息流轉(zhuǎn)的效率越低。

2.3 檔案館數(shù)字化建設(shè)情況

檔案館數(shù)字化建設(shè)是指其在數(shù)字檔案資源、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息設(shè)備、數(shù)字化管理系統(tǒng)及數(shù)字化服務(wù)方式等方面的建設(shè)情況及對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用情況。

數(shù)字檔案資源建設(shè)情況主要體現(xiàn)在資源類型及數(shù)量的豐乏程度方面。數(shù)字檔案信息資源類型是指數(shù)字檔案從來源渠道和內(nèi)容分類來看涉及的范圍廣度。按數(shù)字檔案資源的內(nèi)容類型來分，包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、審計檔案等。數(shù)字檔案信息資源數(shù)量是指數(shù)字檔案館收集的數(shù)字檔案信息資源的總數(shù)量。不同信息用戶對數(shù)字檔案信息的需求不同，只有當數(shù)字檔案館可供利用的數(shù)字檔案類型越豐富、數(shù)量越多，才能盡可能地滿足大部分用戶的信息需求。

數(shù)字檔案信息是以網(wǎng)絡(luò)為存儲載體，其形成、流轉(zhuǎn)和利用都需要借助互聯(lián)網(wǎng)、信息設(shè)備、信息系統(tǒng)和信息軟件。用戶要實時通過數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫獲取數(shù)字檔案信息，必須依托良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。信息設(shè)備是提高數(shù)字檔案館信息處理效率及用戶信息利用效率的關(guān)鍵。信息設(shè)備的功能及性能越好，數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)效率越高。數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)都必須依托信息技術(shù)。尤其是在對數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵節(jié)點數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中必須依靠數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等各種現(xiàn)代技術(shù)來存儲和管理海量數(shù)字檔案信息資源。在數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的過程中，信息技術(shù)應(yīng)用程度越髙，應(yīng)用面越廣，則數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)的速度越高、質(zhì)量越高，信息流轉(zhuǎn)獲得的經(jīng)濟效益和社會效益越好。

3 結(jié)束語

數(shù)字檔案生態(tài)鏈是數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)的重要組成部分，也是數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)過程及信息流轉(zhuǎn)主體關(guān)系的呈現(xiàn)。本文界定了數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)效率衡量指標，并具體分析了影響流轉(zhuǎn)效率的主要因素，有望為今后提升數(shù)字檔案信息資源利用效率，優(yōu)化數(shù)字檔案信息資源管理提供一定的理論指導(dǎo)作用。

注釋

① 江彥.數(shù)字檔案生態(tài)鏈信息流轉(zhuǎn)機制研究[D].華中師范大學(xué)，2015：12.

② 王學(xué)平.淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊，2011.6：54-57.

③ 婁策群.信息生態(tài)系統(tǒng)理論及其應(yīng)用研究[M].北京：中國社會科學(xué)出版社，2014：112.

④ 婁策群.信息生態(tài)系統(tǒng)理論及其應(yīng)用研究[M].北京：中國社會科學(xué)出版社，2014：114.