新時代檔案資源體系建設(shè)現(xiàn)狀與對策研究

陸曉芳

摘 要：作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案資源體系建設(shè)關(guān)系著檔案事業(yè)的發(fā)展水平及相關(guān)人員的切身利益。對此，應(yīng)結(jié)合新時代特點，明確檔案資源體系建設(shè)要求，以此構(gòu)建完善的資源服務(wù)模式，提升檔案管理質(zhì)量。文章在此基礎(chǔ)上分析了新時代檔案資源體系建設(shè)的作用，針對存在的不足，提出了相關(guān)的解決方法，為此后檔案資源體系建設(shè)工作的順利開展提供更多借鑒依據(jù)。

關(guān)鍵詞：新時代；檔案資源；體系建設(shè)；現(xiàn)狀；對策

引言

在檔案管理工作中，檔案資源體系建設(shè)工作占據(jù)重要作用，屬于檔案事業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對此，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前新時代信息化要求，設(shè)立完善的檔案資源建設(shè)體系，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，擴大檔案規(guī)模。各企事業(yè)單位應(yīng)利用檔案資料記錄領(lǐng)導(dǎo)決策與文化建設(shè)方向，保證檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

一、檔案資源體系建設(shè)意義

在各個行業(yè)的發(fā)展過程中，檔案資源體系建設(shè)屬于基礎(chǔ)性工作，可以提供必要的信息決策與支持。為了構(gòu)建安全、保密的檔案資源體系，應(yīng)明確檔案建設(shè)方向與工作任務(wù)，在遵循以人為本、服務(wù)為先和安全第一的原則下，強化檔案建設(shè)治理能力。當(dāng)前，社會各行業(yè)獲得快速發(fā)展，需要保存的文件類型越來越多，社會對檔案管理工作提出了更多要求，面對新時代與新任務(wù)，應(yīng)充分認(rèn)識檔案資源體系建設(shè)在維護社會穩(wěn)定和保證員工權(quán)益方面的重要性，強化建設(shè)力度，以促進檔案事業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。另外，通過建設(shè)檔案資源體系還可以合理配置本區(qū)域的檔案資源，打造檔案信息資源庫，為社會提供種類齊全和結(jié)構(gòu)優(yōu)化的檔案系統(tǒng)，擴大檔案信息的收集深度與廣度，為檔案信息化建設(shè)提供起點，推動社會的發(fā)展與進步。

二、檔案資源體系建設(shè)存在的問題

1.檔案資源收集方面

大多數(shù)人認(rèn)為檔案體現(xiàn)了自身的工作價值與榮譽，希望由自己保管，不愿意移交給檔案管理部門，且在移交檔案時存在較多手續(xù)，流程復(fù)雜，增大了檔案資源的收集難度，無法全面收集檔案信息。同時，檔案資料信息較多，且存在文件重復(fù)與遺漏問題，增加了檔案人員的工作量，導(dǎo)致收集困難。一方面，檔案收集工作量較大，且還需要注意重復(fù)問題；另一方面，檔案資料的收集缺乏鑒定機制，歸檔文件時無法明確文檔價值，很容易遺漏有價值的文件。并且，部分檔案管理部門僅看重工作效率，丟失看似不重要的文件，或者不加區(qū)分地收集全部文件，導(dǎo)致缺失檔案資源或重復(fù)存儲問題，降低了檔案管理水平。新時代，各個行業(yè)開始引入信息技術(shù)，檔案管理工作也不例外，雖然電子檔案實現(xiàn)了高效、便捷的操作，但依然缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，沒有制定可行的約束機制，各地區(qū)歸檔參差不齊。整體而言，檔案資源建設(shè)工作缺乏良好環(huán)境，收集效率較差，還有待強化改進。

2.檔案資源管理方面

檔案資源利用的前提在于有效管理收集到的檔案資料，保證整體存放，為建設(shè)檔案資源體系提供基礎(chǔ)。但當(dāng)前檔案資料存在缺檔、漏檔和館藏結(jié)構(gòu)單一等問題，結(jié)構(gòu)混亂的檔案不利于合理使用，更無法助力建設(shè)檔案資源體系。新時代，隨著檔案載體形式的改變，檔案管理工作出現(xiàn)較多問題。首先，管理人員方面缺乏復(fù)合型人才，甚至由于檔案管理工作不受重視，以致編制較少和待遇較低，工作人員沒有發(fā)展空間。同時，部分檔案管理人員的專業(yè)水平較低，思想缺乏創(chuàng)新，人員結(jié)構(gòu)單一，缺乏計算機操作與維護人才，無法為檔案資源體系的建設(shè)提供支持；其次，檔案管理方法落后。由于檔案載體與內(nèi)容發(fā)生改變，檔案管理工作不再局限于實體，開始轉(zhuǎn)向檔案數(shù)據(jù)，以往傳統(tǒng)的管理方法無法順應(yīng)時代要求；最后，檔案管理機構(gòu)未建立完善的制度條例，沒有明確檔案資源建設(shè)范圍，沒有及時更新現(xiàn)有的檔案法規(guī)，缺乏保證檢查和監(jiān)督的效力。

3.檔案資源利用方面

實現(xiàn)檔案資源價值的關(guān)鍵途徑是檔案利用工作，但當(dāng)前大多檔案文件并未得到高效使用，只是部分檔案人員有需求時，才會到檔案部門調(diào)檔查檔。長此以往，無法充分利用檔案文件資源，不能體現(xiàn)檔案的價值。同時，大多部門在信息化檔案資料時，局限于轉(zhuǎn)換檔案載體或者著錄、標(biāo)引檔案，沒有真正意義上實現(xiàn)數(shù)字化檢索，降低了檔案開發(fā)水平。尤其隨著信息技術(shù)的使用，出現(xiàn)海量的檔案資源，檔案人員更需要完成檔案資源整合與共享工作。但在此方面，各單位的做法并不成熟，整合與共享的效果較差，無法全面整合現(xiàn)有的檔案資源，不能在社會層面實現(xiàn)共享，無法發(fā)揮檔案資料的社會與經(jīng)濟價值。

三、新時代檔案資源體系建設(shè)對策

1.強化檔案宣傳力度

為了使人們充分認(rèn)識檔案資源建設(shè)的重要性，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合檔案宣傳的政治方向，強化宣傳力度，引導(dǎo)全員形成大檔案和大宣傳的意識，豐富宣傳內(nèi)容，主動適應(yīng)新時代背景下新媒體與新文化傳播方式的變化。首先，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分重視檔案資源體系的建設(shè)工作，引導(dǎo)各部門積極參與，通過各種途徑宣傳檔案文化與典型案例，宣揚檔案管理工作的成績，實現(xiàn)上下聯(lián)動，形成合力；其次，營造檔案管理氛圍，以惠民利民為導(dǎo)向，向檔案管理人員宣傳檔案法規(guī)知識與檔案文化知識，保證檔案資源建設(shè)觀念深入人心；再次，應(yīng)擴大檔案資源的覆蓋面，創(chuàng)新檔案宣傳形式。相關(guān)部門還應(yīng)建立專門的檔案管理網(wǎng)站、某博賬號和某信公眾號，在新媒體平臺宣傳或者在電子顯示屏滾動播放，多形式宣傳檔案法規(guī)與業(yè)務(wù)知識，擴大影響力；最后，應(yīng)挖掘資源，保證發(fā)揮檔案的文化價值。還應(yīng)加強檔案硬軟件建設(shè)工作，將檔案管理成效納入績效考核體系，調(diào)動工作人員的積極性。另外，檔案管理部門還應(yīng)開展巡回業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)揮檔案的引導(dǎo)作用，提升員工的檔案認(rèn)識，促進檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2.加大檔案支持力度

為了高效建立檔案資源體系，應(yīng)加大支持力度，為檔案管理工作營造良好氛圍。首先，應(yīng)強化領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度，重視匯報檔案管理現(xiàn)狀，并根據(jù)主管負(fù)責(zé)的原則，指派專人管理檔案。并且，還應(yīng)明確檔案各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，明確權(quán)責(zé)范圍，強化監(jiān)督落實；其次，應(yīng)提供制度保障，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理的原則，設(shè)立專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定檔案歸檔范圍與保管期限等方面的條例，明確電子文檔的管理方法與實物檔案的管理辦法，規(guī)范檔案建設(shè)與管理流程，保證結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性。同時，還應(yīng)針對檔案查詢、利用、保密、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)制定管理制度，提升內(nèi)部治理水平；再次，應(yīng)重視經(jīng)費保障，在財政預(yù)算中納入信息化建設(shè)、檔案宣傳、設(shè)備設(shè)施采購和檔案培訓(xùn)等方面的經(jīng)費，解決檔案資源體系建設(shè)難題；最后，應(yīng)明確檔案管理責(zé)任與管理要求，確定移交時間，多元化收集名人檔案與紅色檔案，重視保存有價值的檔案，真正做到應(yīng)收盡收。

3.重視檔案收集工作

首先，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)形成存檔意識，簡化歸檔流程，引入信息提檔方法，促使全體人員認(rèn)識到收集檔案的重要性；其次，應(yīng)同時規(guī)劃部署檔案工作與其他相關(guān)工作，以不同的形式收集檔案資料，引入主動接收模式，保證檔案歸檔的時效性與完整性；再次，應(yīng)創(chuàng)新存檔方法，當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加，也出現(xiàn)多樣化的檔案載體，應(yīng)及時更新老舊設(shè)備設(shè)施，引入新型密集架，高效存放檔案。還可以采用數(shù)據(jù)管理方法，將實體檔案轉(zhuǎn)化為存儲數(shù)據(jù)，便于前期錄入信息，也便于后期查詢與更新數(shù)據(jù)；最后，應(yīng)構(gòu)建專門的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，確定合理的歸檔范圍，包括每階段不同的文檔資料，將這些材料分類存放，根據(jù)不同類別合理保管。還應(yīng)重視外圍征集工作，成立檔案征集機構(gòu)，在社會層面廣泛收集與各單位發(fā)展相關(guān)的檔案信息，為單位的檔案建設(shè)提供參考。

4.重視人才培養(yǎng)引進

一方面，應(yīng)重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)素養(yǎng)。部分檔案管理人員并非科班出身，雖然具備多年經(jīng)驗，但不了解最新的管理知識。對此，應(yīng)為其制訂專門的培訓(xùn)計劃，提升專業(yè)知識水平，以更好地適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。同時，還應(yīng)充分了解先進的管理理念與技術(shù)，跟上時代發(fā)展步伐，促進檔案管理工作穩(wěn)步開展。還應(yīng)設(shè)立檔案專兼職人員的崗位職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定獎懲機制，打造良好的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與溝通渠道，形成制度約束；另一方面，應(yīng)重視復(fù)合型人才的引進工作，檔案資源體系的建設(shè)需要深層次開發(fā)檔案信息，挖掘檔案數(shù)據(jù)，整合共享檔案資源。因此，應(yīng)招聘具備此方面知識與技能的專業(yè)人才，掌握基本的檔案學(xué)知識與數(shù)據(jù)庫知識，具備軟件開發(fā)經(jīng)驗，保證高素養(yǎng)和穩(wěn)定的檔案專職人員隊伍。

5.整合檔案信息資源

首先，整合檔案資源系統(tǒng)，利用計算機軟硬件設(shè)備設(shè)施管理檔案資料。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各地區(qū)檔案管理部門均開始引入計算機，實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但各地區(qū)、各部門處于各自為政的局面，軟硬件設(shè)備設(shè)施型號并不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息無法高效傳遞，不能實時共享，出現(xiàn)信息孤島。據(jù)此，各區(qū)域檔案部門應(yīng)積極配合，共同設(shè)定統(tǒng)一的管理平臺，確定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案資源的共建共享；其次，整合檔案信息，不同的管理系統(tǒng)中具備不同的檔案數(shù)據(jù)庫，也存在不同的檔案數(shù)據(jù)信息，且這些信息處于分散孤立的狀態(tài)。因此，應(yīng)在整合檔案管理系統(tǒng)后，整合信息資源，通過數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)不同結(jié)構(gòu)類型的檔案信息，實現(xiàn)檔案資源的自由交換，保證共享；再次，整合檔案管理工作。整合檔案信息的關(guān)鍵在于統(tǒng)一檔案管理，為不同區(qū)域、不同檔案部門構(gòu)建統(tǒng)一的管理理念、管理機制，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)管理平臺，并配套設(shè)置相對應(yīng)的管理環(huán)節(jié)，整合檔案資源；最后，是整合檔案服務(wù)，當(dāng)前部分檔案管理部門設(shè)置了便捷的查詢服務(wù)，自主建立了官方網(wǎng)站，但這些網(wǎng)站之間的關(guān)聯(lián)度較小，無法實現(xiàn)相互協(xié)作。對此，應(yīng)整合檔案服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供完整、深層次的資源服務(wù)，保證用戶不受時間、空間的限制，在任何界面與檢索口進入均可以即時獲取檔案信息，檢索到同主題的完整檔案資料。

6.打造數(shù)字化服務(wù)平臺

新時代，數(shù)字化技術(shù)被廣泛應(yīng)用至各個行業(yè)，檔案資源建設(shè)工作也不例外，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)等存儲、挖掘和分析各類檔案資源數(shù)據(jù)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，升級檔案服務(wù)水平。應(yīng)重視檔案資源數(shù)字化建設(shè)工作，設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，高效采集、保存數(shù)字資料，共建共享檔案信息。一是應(yīng)強化推進檔案數(shù)字化建設(shè)進程，重視收集電子檔案，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。二是應(yīng)結(jié)合實際情況，購買或開發(fā)適合的檔案管理信息系統(tǒng)，保證網(wǎng)上實時歸檔，便捷開展查詢、利用服務(wù)。三是整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案資源，在單位內(nèi)部建設(shè)數(shù)據(jù)資源共享服務(wù)平臺，利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)等，深度融合檔案數(shù)字資源，形成檔案資源共享數(shù)據(jù)庫，便于領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和基層員工利用。四是強化開發(fā)檔案數(shù)據(jù)，提升檔案資源的利用率，打造便捷化和智能化的檔案資源體系。應(yīng)引入人工核查方法，通過人工方式檢查音視頻檔案，提高查全率與查準(zhǔn)率。另外，還應(yīng)利用數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)變檔案管理方法，綜合分析檔案數(shù)據(jù)價值，及時分析、預(yù)測和分類采集的檔案信息，在海量數(shù)據(jù)中挖掘高價值檔案，通過分析相關(guān)性，建立專題數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提升檔案的利用效率。五是應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，分析數(shù)字化檔案風(fēng)險類型，強化監(jiān)控信息流，建立預(yù)警機制與風(fēng)險研判機制。同時，還應(yīng)分級管理方法，設(shè)定管理權(quán)限，杜絕人工隱患。另外，還應(yīng)構(gòu)建智能化的檔案檢索與存儲系統(tǒng)，設(shè)定檔案數(shù)據(jù)信息管理與應(yīng)用平臺，打造內(nèi)部局域網(wǎng)，杜絕交換檔案時發(fā)生風(fēng)險，必要時采用動態(tài)監(jiān)管方法，適時調(diào)整檔案監(jiān)管內(nèi)容，并編制應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生風(fēng)險，及時防范處理。

7.構(gòu)建專題檔案展示

為了明確檔案資料的價值，滿足人文研究需求，還應(yīng)開發(fā)特色的檔案資源，升級檔案服務(wù)與文創(chuàng)產(chǎn)品，構(gòu)建專題檔案宣傳展示平臺。首先，應(yīng)兼具宏觀與微觀層面設(shè)計專題檔案建設(shè)的主題。作為社會活動的直接產(chǎn)物，檔案具備一定的社會屬性，不但應(yīng)關(guān)注國家與政府層面的宏大事件，還應(yīng)關(guān)注細(xì)節(jié)，了解社會與百姓層面的微觀敘事。因此，應(yīng)通過完整、豐富的歷史敘事方法，展現(xiàn)普通人的生活，在真實的社交網(wǎng)絡(luò)中創(chuàng)新檔案資源；其次，應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展特點設(shè)計專題檔案，滿足社會與人文的研究要求。在已有館藏的基礎(chǔ)上設(shè)立傳統(tǒng)專題檔案資料，整理挖掘與輸出檔案館內(nèi)部資源，并引入數(shù)字化研究技術(shù)，打造人文研究的工具與橋梁，為專題檔案資源賦予時代與人文特點，全面發(fā)揮檔案機構(gòu)的主動性。同時，還應(yīng)加快數(shù)字人文項目的進程，以專題網(wǎng)站、專題數(shù)據(jù)庫的形式呈現(xiàn)人文項目，通過文本編碼、語義描述、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和數(shù)據(jù)管護等方法，將文件級的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)級，將信息單元轉(zhuǎn)變?yōu)橹R點。還應(yīng)抽取數(shù)據(jù)檔案的語義關(guān)系，針對人文研究問題，展開邏輯推理與問題解決，保證知識服務(wù)的針對性；最后，強化收集挖掘當(dāng)?shù)氐姆俏镔|(zhì)文化遺產(chǎn)，全面記錄當(dāng)?shù)貍鞒腥说奈幕R與精湛技藝，為后人留下傳承與研究的檔案資料。比如，可以挖掘柳琴戲、淮海戲、云渡桃雕、蘇北琴書和蘇北大鼓等非遺檔案，了解劇本與排演的影像資料，并通過數(shù)字化技術(shù)整理保護。

四、結(jié)束語

新時代背景下，檔案資源建設(shè)體系面向?qū)哟位?、多元化的方向發(fā)展。據(jù)此，各單位應(yīng)抓住發(fā)展契機，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建檔案資源整合平臺，強化整合檔案資料，并設(shè)立完善的檔案管理機制，充分發(fā)揮檔案資源的社會化與經(jīng)濟化價值，保證檔案資源體系滿足社會的發(fā)展需求，提升檔案系統(tǒng)的綜合服務(wù)水平。

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（作者單位：江蘇省宿遷中學(xué)）