信息化背景下人社檔案管理創(chuàng)新策略研究

摘 要：隨著人社檔案數(shù)字化不斷發(fā)展，人社檔案的管理逐步實現(xiàn)了從“紙間”到“指尖”的蛻變，完成了從“翻檔案”到“點鼠標(biāo)”的轉(zhuǎn)變，但隨著數(shù)字化管理過程中，其也出現(xiàn)了一些問題，加之部分檔案管理尚未完全實現(xiàn)數(shù)字化管理，因而有必要對人社檔案數(shù)字化管理開展研究?；诖?，人社檔案管理人員要更新管理理念，重視包括前期、中期、后期在內(nèi)的整個過程的質(zhì)量管理，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)人社檔案數(shù)字化，將人社檔案數(shù)字化管理水平提升至新的高度。

關(guān)鍵詞：人社檔案；檔案數(shù)字化；數(shù)字化管理

近年來，隨著我國“放管服”改革不斷深化，政府職能不再僅僅限于審核，而是開始注重監(jiān)管、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。各地、各部門根據(jù)“放管服”改革要求，并結(jié)合為民眾提供便捷化、高效化服務(wù)的最終目的，積極投身于數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中。舉例來說，江蘇省提出要建立“1234+”架構(gòu)，嚴格落實“不見面審批”機制，最終為民眾提供一個智能化、數(shù)字化、一體化政府。數(shù)字化建設(shè)中最關(guān)鍵的因素在于數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)在數(shù)字化建設(shè)中處于非常重要的地位，國家相關(guān)部門頒布的多項文件中都對此做出明確的說明。

從檔案管理角度分析，《社會保險電子檔案管理暫行辦法》明確規(guī)定，社保經(jīng)辦、管理以及服務(wù)等各個環(huán)節(jié)要適當(dāng)增加使用電子檔案。事實證明，包括經(jīng)辦人社業(yè)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)制定決策等多個領(lǐng)域都需要用到人社檔案數(shù)據(jù)信息，因此，人社檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中最關(guān)鍵的內(nèi)容是集中力量建設(shè)數(shù)字化檔案，彌補傳統(tǒng)檔案在管理中的不足。

一、人社檔案數(shù)字化管理的必要性與緊迫性

從圖1來看，人社檔案數(shù)字化管理的必要性與緊迫性主要集中在便捷化、高效化與安全性方面。

1.檔案查閱便捷化需求

數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢在于，能夠借助于網(wǎng)絡(luò)查詢、打印檔案資料，方便檔案資料的管理。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理之后，目錄檢索與全文檢索有效結(jié)合在一起，不僅加快查詢速度，而且能夠提高查詢的精準度，大大縮減了檔案信息查詢的時間，原本依靠人工很難完成的任務(wù)很快就可以完成，工作效率大幅提高。例如，當(dāng)需要查詢職工退休檔案時，沒有實現(xiàn)檔案管理電子化之前，只能通過查詢目錄索引的方式找到目標(biāo)檔案，再加上還要從案卷中抽調(diào)出資料復(fù)印，再放回之前的位置，整個過程一般需要5～10分鐘。當(dāng)然，如果查詢檔案時所依據(jù)的信息較為模糊，可能需要更長的時間才能找到所需要的檔案。檔案數(shù)字化可以輕松解決這一問題，利用網(wǎng)絡(luò)檢索的方式直接查詢到檔案的掃描文件，再選擇打印，便可以得到所需要的檔案信息。這一過程僅僅花費十幾秒時間，檔案查詢時間大幅縮短。

2.海量信息共享高效化要求

公共檔案服務(wù)以及檔案信息的共享都可以通過檔案數(shù)字化實現(xiàn)。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化之后，檔案信息需求者可以利用數(shù)字化系統(tǒng)查閱電子形式的檔案資料，從而更便捷地滿足自己對檔案資料的需求。另外，借助于數(shù)字化系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的檔案可以自動實現(xiàn)歸檔、保存，用戶可以利用專門開設(shè)的公眾查閱檔案窗口查閱自己需要的檔案資料，最終達到共享檔案信息的目的。

3.檔案保存安全性要求

檔案數(shù)字化大幅提高了檔案信息資料的安全性。第一，可以自動記錄查閱檔案利用者及其查閱過程，避免出現(xiàn)篡改檔案信息的情況；第二，利用權(quán)限管理提高安全性，檔案管理者以及檔案查閱者根據(jù)各自的身份享有不同的權(quán)限，確保檔案查閱者在權(quán)限范圍內(nèi)查閱檔案資料，從而提高檔案資料的安全性；第三，檔案信息進行加密處理，以免因意外造成檔案信息被泄露，而導(dǎo)致不必要的損失出現(xiàn)。

二、傳統(tǒng)檔案管理存在的主要問題

1.歸檔保存任務(wù)繁重

人社工作與民生問題密切聯(lián)系在一起，如人社檔案管理工作直接關(guān)系到職工退休管理、人才補貼的發(fā)放等，因為這些工作的審核都需要利用檔案。從當(dāng)前來看，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)主要地位，紙質(zhì)檔案管理具有如下不足：首先，歸檔任務(wù)繁重。由于部分檔案填報不符合國家規(guī)定，很多檔案劃分類別非?；靵y，必須對其加以整理分類才能實現(xiàn)歸檔，人工負擔(dān)很大；其次，占用空間較大。紙質(zhì)檔案需要保存在專門的檔案室，而且每年都會有新增加的大學(xué)畢業(yè)生和退休人員，因此，紙質(zhì)檔案數(shù)量每年都會增多，會占據(jù)更多的空間；最后，容易被損壞或丟失。紙質(zhì)檔案資料的查閱、復(fù)印會對檔案造成一定的磨損，如果次數(shù)達到一定程度，檔案資料可能會出現(xiàn)字跡模糊、頁面破損等問題。另外，灰塵、發(fā)霉等因素對紙質(zhì)檔案也會產(chǎn)生損害。

2.查閱利用受限較多

檔案的價值在于充分利用。隨著信息化時代的到來，人們有時候需要利用智能設(shè)備快速查閱所需要的信息，而傳統(tǒng)人社業(yè)務(wù)檔案主要以紙質(zhì)形式存在，檔案信息需求者查閱時會受到時間和空間條件的限制，而且查閱過程需要花費較長時間。當(dāng)用戶需要查閱檔案時，先要聯(lián)系管理者進入檔案室，再依照檔案類別、目錄索引等逐一查詢，不僅需要花費很多精力，也浪費時間，查閱效率極低。

3.安全性較差

檔案記錄了個人或組織的行為活動，有些檔案屬于機密資料，要求絕對不能外泄。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管過程中存在如下不足：首先，防護措施繁雜，容易遺漏。紙質(zhì)檔案管理不僅需要專門的存放空間，還需要諸多防護措施，包括防塵、防發(fā)霉、防蟲蛀、防火等，缺一不可，忽視其中某一點都有可能引發(fā)重大損失；其次，很難實現(xiàn)權(quán)限管理。不同檔案管理人員都有權(quán)查閱檔案信息，很難實現(xiàn)權(quán)限管理；最后，紙質(zhì)檔案存在改動風(fēng)險。紙質(zhì)檔案容易被污損、篡改、磨損和丟失，管理風(fēng)險較高。

三、人社檔案數(shù)字化管理推進策略

人社檔案的數(shù)字化管理，離不開數(shù)字化技術(shù)，搭配人員的科學(xué)化、規(guī)范化管理，為此，如何將人社檔案數(shù)字化管理科學(xué)推進，可以從做好人社檔案前期數(shù)字化準備，實現(xiàn)基于數(shù)字化的檔案管理流程，實現(xiàn)人社檔案數(shù)字化安全識別流程化等工作，輔之以人防，全方位多層次確保人社檔案數(shù)字化管理工作的有序推進。

1.做好人社檔案前期數(shù)字化準備

（1）進一步明確管理任務(wù)

如圖2所示，人社檔案管理要明確“四化”目標(biāo)。第一，信息化。即收集、整理以及查詢各種人社業(yè)務(wù)檔案的每一個環(huán)節(jié)都要實現(xiàn)信息化，使人社檔案管理效率提升至新的高度；第二，規(guī)范化。通過引入數(shù)字化人社檔案管理系統(tǒng)，人社檔案管理標(biāo)準、管理流程以及管理方式更加規(guī)范化；第三，一體化。人社各部門各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)結(jié)合在一起，使人社檔案的收集、記錄、歸檔工作全部實現(xiàn)一體化；第四，共享化。檔案信息需求者通過利用網(wǎng)絡(luò)，可以在一定范圍內(nèi)調(diào)取、共享數(shù)字化人社檔案。數(shù)字化檔案管理的四大任務(wù)：一是對數(shù)字化人社檔案的數(shù)量和類別進行統(tǒng)計；二是重視人社檔案數(shù)字化管理人才隊伍建設(shè)；三是依據(jù)人社檔案數(shù)字化管理要求，制定合理的計劃和實施方案；四是遵循人社檔案管理原則，按照相關(guān)流程管理。

（2）建設(shè)數(shù)字化基礎(chǔ)板塊，實現(xiàn)無人化應(yīng)用

要根據(jù)國家規(guī)定的各項法律法規(guī)、制度規(guī)定等，與人社業(yè)務(wù)實際結(jié)合在一起，明確數(shù)字化人社檔案的具體類型、保管要求、查閱規(guī)定等，制定詳細的操作流程，在人社檔案信息化建設(shè)中引入SOP模型，集中力量建設(shè)人社檔案數(shù)字化平臺。該平臺包括多個板塊，如檔案數(shù)據(jù)整理板塊、業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)分類板塊、歸檔數(shù)據(jù)移交板塊、數(shù)據(jù)開放利用板塊、檔案管理人員板塊等。進而在此基礎(chǔ)上構(gòu)建智能化設(shè)備設(shè)施，智能化設(shè)備設(shè)施是數(shù)字化檔案庫房建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，按照“人防+物防+技防，技防在先”的發(fā)展思路，以建設(shè)數(shù)字化基礎(chǔ)板塊為基礎(chǔ)，配置可視化監(jiān)控、檔案RFID加工、安全門禁、干部人事檔案審核查詢管理等系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案存取自動上下架、無接觸式管理、實時自動盤點、24小時移動端安全監(jiān)控、庫房環(huán)境監(jiān)測、檔案在線查詢審批及全過程可追溯等功能。

2.實現(xiàn)基于數(shù)字化的檔案管理流程

人社檔案數(shù)字化流程包括諸多環(huán)節(jié)，先是人社檔案出庫，然后對出庫檔案核驗并將合格檔案拆除，接下來對拆除之后的檔案掃描、圖像處理，最后將檔案裝訂入庫，整個過程為閉環(huán)管理，確保整個過程中的每一個環(huán)節(jié)做到萬無一失。首先，依據(jù)數(shù)字化人社檔案管理計劃和方案，取出待掃描檔案，出入庫人員要填寫登記表，掌握每一項出庫檔案的流向。接下來，檔案核驗員會根據(jù)卷宗內(nèi)文件記錄索引一一核驗紙質(zhì)人社檔案，對于不符合掃描要求的紙質(zhì)檔案，應(yīng)該盡快完成修補工作。

3.實現(xiàn)人社檔案數(shù)字化安全識別流程化

（1）開展風(fēng)險識別

無論哪一種類型的檔案，信息安全不外乎兩個方面：一是硬件安全；二是信息傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全。因此，必須從以上兩個方面入手，利用先進的技術(shù)嚴格防范人社檔案管理中的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

第一，數(shù)據(jù)庫防范。充分利用TC技術(shù)、電磁屏蔽技術(shù)以及RAID5技術(shù)等，嚴格防范軟硬件數(shù)據(jù)庫，即使硬件出現(xiàn)問題，也需要在第一時間將數(shù)據(jù)恢復(fù)到位。從軟件來看，各個檔案數(shù)據(jù)庫要搭配身份認證系統(tǒng)而存在，還要使用防火墻技術(shù)，將物理地址與賬號、計算機IP地址等綁定在一起，不僅要定期備份數(shù)據(jù)庫，還要定期對安全日志進行檢查，及時修補漏洞。

第二，數(shù)字加密。檔案數(shù)據(jù)管理過程中要使用加密技術(shù)，如密鑰和算法等。算法是將特定字符加入檔案數(shù)據(jù)文本中，并進行組合，得到亂碼；密鑰是編解碼數(shù)據(jù)的算法，利用數(shù)字加密技術(shù)能有效避免篡改檔案信息的情況。

第三，數(shù)字水印。即在信息數(shù)據(jù)庫中嵌入水印標(biāo)記，不僅可以證明數(shù)據(jù)資料的所有權(quán)，也可以證明數(shù)據(jù)資料的真實性。為了使數(shù)字水印不影響人社檔案需求者的需要，可以使用隱性數(shù)字水印技術(shù)。

第四，端口控制。計算機端口遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊的風(fēng)險較高，因此，可以關(guān)閉不經(jīng)常使用的端口，以減少病毒攻擊端口的可能。另外，絕對不能將主機帶出檔案管理場所進行維修，也不能在離線狀態(tài)下使用端口。

第五，物理隔離。物理隔離不僅有助于提高人社檔案數(shù)據(jù)庫的安全性，還能夠為數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定運行提供重要保障。物理隔離由三個環(huán)節(jié)組成：首先，在受保護內(nèi)網(wǎng)放置人社檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器；其次，在隔離區(qū)布置開放性檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器，將其視為內(nèi)外網(wǎng)的中間地帶；最后，禁止打印機共享，并設(shè)置自動更新，及時彌補系統(tǒng)漏洞，以免出現(xiàn)泄露人社檔案數(shù)據(jù)信息的情況。

（2）做好人防

數(shù)字化人社檔案管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要他們形成良好的安全意識，靈活運用各項安全技能，還要求其在人社檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)認真執(zhí)行風(fēng)險識別和防范措施。檔案信息安全員對檔案數(shù)字化信息存放場所全天監(jiān)控，任何與數(shù)字檔案管理不相干的人員都不能進入。檔案數(shù)字化工作人員上崗之前要接受嚴格的保密培訓(xùn)，不能攜帶任何存儲設(shè)備、攝像設(shè)備進入工作場所，而且復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備也不能聯(lián)網(wǎng)使用。

同時，在日常工作中，要注重對相關(guān)工作人員人防的培訓(xùn)工作，要讓每一位員工從潛意識中認識到人防的重要性，同時建立專業(yè)化人防培訓(xùn)方案，確保人防工作貫穿于整個數(shù)字化檔案管理中，此外，建立人防數(shù)字化考核，定期對人防相關(guān)工作進行考核，確保人防工作完全到位。

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基金項目：濟寧市任城區(qū)2023年度社科規(guī)劃研究項目，“智能+”時代地方綜合性檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑及策略研究，項目編號：23RSGX19。

作者簡介：張敏（1982—），女，漢族，山東菏澤人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。