企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)探討

歐陽珍

【摘 要】聲像檔案是企業(yè)檔案資源的重要組成部分，它用更加直觀、形象的方式再現(xiàn)了歷史事件的發(fā)生和經(jīng)過，見證著企業(yè)每個(gè)時(shí)期的風(fēng)雨歷程和足跡。隨著信息技術(shù)、影像技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字聲像成為聲像檔案的主要形式，如果利用好信息化手段做好聲像檔案的數(shù)字化管理已成為檔案部門工作的重中之重。本文結(jié)合聲像檔案的特點(diǎn)從必要性、實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、關(guān)鍵技術(shù)等方面探討了企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；數(shù)字化管理；探討

1 企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的必要性

1.1 企業(yè)聲像檔案的傳統(tǒng)管理方式存在的問題

聲像檔案的工作任務(wù)主要包括：采集、歸檔、保存和備份以及編輯利用。在傳統(tǒng)管理方式中，聲像檔案的歸檔、保存和備份主要依靠人工操作，這就容易產(chǎn)生聲像檔案檢索利用效率低、容易丟失的問題。

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄 。在信息化技術(shù)的背景下，聲像檔案主要為數(shù)字照片、數(shù)字錄音、數(shù)字視頻，這就需要以數(shù)字載體進(jìn)行保存和管理。在傳統(tǒng)管理方式中，聲像檔案散亂的存儲(chǔ)在各個(gè)硬盤空間以及存放在檔案防磁柜，無法進(jìn)行統(tǒng)一保存和管理，嚴(yán)重降低了聲像檔案的利用效率。

聲像檔案數(shù)字化管理可以借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理全過程的自動(dòng)化、電子化，不僅可以提高聲像檔案的管理、檢索效率從而減少人力物力成本，同時(shí)可以使聲像檔案工作人員專注于聲像檔案的編研工作：制作圖片冊(cè)以及專題紀(jì)錄片等。

1.2 聲像檔案數(shù)字化管理適應(yīng)聲像檔案的獨(dú)特性

與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案具有載體多樣性和時(shí)效性的特點(diǎn)。隨著社會(huì)進(jìn)步，聲像設(shè)備更加先進(jìn)和多樣，如數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、數(shù)碼編輯機(jī)等，相應(yīng)產(chǎn)生的形式有數(shù)碼照片、錄像帶、各種光盤等。載體多樣性對(duì)聲像檔案的管理和應(yīng)用提出了新要求。同時(shí)聲像檔案時(shí)效性較強(qiáng)。它信息存儲(chǔ)量大，傳播速度快，可制成專題或新聞及時(shí)發(fā)布利用，而數(shù)字化管理能夠針對(duì)其特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用。

2 企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)

2.1 企業(yè)聲像檔案的主要內(nèi)容

聲像檔案是指企業(yè)在科研、生產(chǎn)、建設(shè)和日常管理等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的照片（含底片）、錄像、錄音等聲像制品及其文字說明材料。企業(yè)聲像檔案是企業(yè)發(fā)展和歷史的真實(shí)、立體的記錄。企業(yè)數(shù)字聲像檔案指企業(yè)在科研、生產(chǎn)、建設(shè)和日常管理等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的數(shù)字音頻、數(shù)字視頻、數(shù)字照片文件，并輔以相應(yīng)的數(shù)字化著錄信息的歷史記錄。聲像檔案工作內(nèi)容包括收集、整理、歸檔、保存、備份、編輯、提供利用等。

根據(jù)企業(yè)實(shí)際，聲像檔案可以大致分為以下幾類：

1）新聞宣傳類

主要包括黨、政、工、團(tuán)重大會(huì)議、活動(dòng)形成的聲像材料；單位重大慶典活動(dòng)中形成的聲像材料；單位領(lǐng)導(dǎo)、模范、先進(jìn)集體聲像材料；領(lǐng)導(dǎo)視察、來訪參觀時(shí)形成的聲像材料等。

2）科研項(xiàng)目類

主要包括科研項(xiàng)目重大節(jié)點(diǎn)（工作會(huì)議、儀式、評(píng)審會(huì)等）、項(xiàng)目技術(shù)改造形成的聲像材料；科研管理、科技成果鑒定、重要方案論證、科技會(huì)議形成的聲像材料等。

3）基本建設(shè)類

主要指基本建設(shè)（開工前原貌、基礎(chǔ)工程、主體工程、竣工后新貌、基本建設(shè)中的其他方面）、技術(shù)改造中形成的聲像材料；設(shè)備管理、動(dòng)力設(shè)施等聲像材料。

4）講學(xué)、培訓(xùn)類

主要包括外賓講學(xué)、外聘教師授課、重大學(xué)術(shù)會(huì)議形成的聲像材料；國際學(xué)術(shù)活動(dòng)形成的聲像材料等。

5）其他類

未納入以上幾大類的活動(dòng)中形成的聲像材料。如重大事件、事故及處理情況中形成的聲像材料等。

企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理中，可以依據(jù)聲像檔案的主要內(nèi)容建立多層次的目錄樹，從而提高聲像檔案檢索、利用的效率。

2.2 企業(yè)聲像檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)

《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）對(duì)傳統(tǒng)載體的聲像檔案著錄制定了要求和標(biāo)準(zhǔn)。目前，企業(yè)聲像檔案主要為數(shù)字聲像檔案，國家檔案局制定的《數(shù)字聲像檔案著錄規(guī)則》尚在征求意見階段。企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際從著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目等方面制定聲像檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)（如表1），為聲像檔案的數(shù)字化管理提供建庫基礎(chǔ)，確保聲像數(shù)字化管理著錄要素齊全，為企業(yè)間聲像檔案信息的交換提供元數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字資源庫的共享共建。

2.3 企業(yè)聲像檔案的分類與編號(hào)

根據(jù)企業(yè)聲像檔案的內(nèi)容和形式，可分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案三類。在數(shù)字化管理過程中，可以按照三大類進(jìn)行管理（如表2）。

為聲像檔案設(shè)定編號(hào)規(guī)則，可以在聲像檔案數(shù)字化管理中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)和組卷。編號(hào)規(guī)則可以采用如“類號(hào)-年度-流水號(hào)”的形式。

3 聲像檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)是以企業(yè)聲像信息元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，覆蓋整個(gè)企業(yè)，滿足企業(yè)多種數(shù)據(jù)格式的聲像檔案全生命周期管理的聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，使其具有數(shù)據(jù)著錄，歸檔保存、資料掛接、檢索利用、實(shí)時(shí)控制等功能，達(dá)到快速有效地信息交換和資源共享。

主要建設(shè)內(nèi)容是設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，包括針對(duì)聲像檔案數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)與建立數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建相應(yīng)數(shù)據(jù)訪問層，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)管理、利用、信息服務(wù)等業(yè)務(wù)功能，并為系統(tǒng)其他模塊提供接口，如自動(dòng)歸檔和檢索模塊。

3.1 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

聲像檔案的利用面對(duì)不用的用戶和需求有不同的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)方式。企業(yè)一般可以通過兩個(gè)層次來實(shí)現(xiàn)信息共享與訪問。一是，支持企業(yè)內(nèi)部服務(wù)的內(nèi)部業(yè)務(wù)專網(wǎng)供企業(yè)內(nèi)部使用；二是，支持相關(guān)人員通過虛擬專用網(wǎng)使用。兩者的有機(jī)結(jié)合確保了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)全覆蓋。

3.2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

聲像檔案數(shù)據(jù)庫主要包括：目錄數(shù)據(jù)、實(shí)體數(shù)據(jù)、著錄項(xiàng)目數(shù)據(jù)、檢索工具數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)為聲像數(shù)據(jù)建立相對(duì)獨(dú)立的表格與視圖。照片、錄像、音頻檔案，統(tǒng)一存檔格式，分別保存和管理，便于進(jìn)行數(shù)字化管理和檢索。

3.3 存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

由于聲像檔案數(shù)字化管理需要實(shí)現(xiàn)流媒體播放，而流媒體播放的應(yīng)用特點(diǎn)是大量的順序文件的訪問，因此對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)的要求是能夠提供高數(shù)據(jù)吞吐量，滿足在線流媒體服務(wù)的高并發(fā)數(shù)據(jù)訪問要求。原始數(shù)據(jù)的讀取能力是流媒體服務(wù)器最大的性能瓶頸，因此在設(shè)計(jì)聲像檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的過程中，可以通過磁盤陣列的Raid技術(shù)和SAN存儲(chǔ)技術(shù)，打破單塊硬盤數(shù)據(jù)吞吐量有限和網(wǎng)絡(luò)帶寬有限的瓶頸，利用多塊磁盤同時(shí)并發(fā)讀寫，提高流媒體文件讀取的速度。

3.4 備份系統(tǒng)設(shè)計(jì)

根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，電子文件要進(jìn)行多套保存。為確保聲像檔案的安全，需要設(shè)計(jì)一個(gè)可以實(shí)時(shí)在線備份聲像檔案數(shù)字文件的系統(tǒng)，可以使用目前比較通用的Lan-free備份技術(shù)通過局域網(wǎng)將聲像檔案從源系統(tǒng)備份到磁帶庫或其它存儲(chǔ)載體上，這樣就減少了對(duì)網(wǎng)絡(luò)帶寬的占用，提高了備份的效率。

3.5 功能設(shè)計(jì)與開發(fā)

聲像檔案數(shù)字化管理開發(fā)的功能模塊集管理、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等操作于一體，采用圖片瀏覽插件技術(shù)和流媒體技術(shù)，支持多種圖片、視頻文件格式，實(shí)現(xiàn)瀏覽、放大、縮小等照片操作功能和視頻的在線播放功能。

4 企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵技術(shù)

4.1 圖像動(dòng)態(tài)拖拽瀏覽和圖像瀏覽插件技術(shù)

企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理離不開對(duì)照片的操作，包括查看、放大、縮小、拖拽等，而且需要?jiǎng)討B(tài)實(shí)時(shí)地操作。結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，可以利用div+css、javascript 等開發(fā)出來的基于網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)控件來滿足需求，同時(shí)可以采用圖紙瀏覽插件技術(shù)，支持多種圖片文件格式，并進(jìn)行測量、批注、查詢、打印等操作。

4.2 流媒體技術(shù)和頁面嵌入播放器技術(shù)

聲像檔案數(shù)字化管理需要實(shí)現(xiàn)視頻在線播放，而聲像視頻文件信息量很大，在網(wǎng)絡(luò)上傳輸音/ 視頻信息可以采用流式傳輸?shù)姆椒?。其原則是：數(shù)據(jù)流由流媒體服務(wù)器向用戶計(jì)算機(jī)連續(xù)、實(shí)時(shí)地傳送，客戶機(jī)不必等到整個(gè)文件全部下載完畢，只需經(jīng)過幾秒的啟動(dòng)延時(shí)即可觀看。采用邊播放、邊下載、邊丟棄的方式，節(jié)省了客戶端存儲(chǔ)空間，有效利用帶寬，并真正實(shí)現(xiàn)作品防下載保護(hù)。為實(shí)現(xiàn)流媒體傳輸， 可以選用流媒體服務(wù)器Microsoft 公司的Windows Media，它支持MPEG等多種影像格式，結(jié)合JavaScript實(shí)現(xiàn)了嵌入式頁面播放器，能夠支持在線瀏覽和在線下載。

4.3 與其它系統(tǒng)建立接口的技術(shù)

在企業(yè)信息化進(jìn)程中，為滿足企業(yè)發(fā)展需求，會(huì)開發(fā)出多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為提高聲像檔案檢索利用的多樣化，可以采用Web服務(wù)技術(shù)為其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供程序調(diào)用的接口，從而實(shí)現(xiàn)多個(gè)檢索入口。同時(shí)，可以采用Web服務(wù)技術(shù)與聲像資料拍攝部門的相關(guān)系統(tǒng)建立接口，實(shí)現(xiàn)聲像檔案實(shí)時(shí)自動(dòng)歸檔。

4.4 報(bào)表定制功能

在聲像檔案手動(dòng)歸檔過程中，需要接收人和移交人填寫聲像檔案移交單和聲像制品信息表，在聲像檔案數(shù)字化管理過程中，可以實(shí)現(xiàn)在線的自動(dòng)歸檔，這就需要數(shù)字化管理中可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表的定制，制作聲像檔案移交單和聲像制品信息表的報(bào)表，并由數(shù)字化管理系統(tǒng)自動(dòng)生成相關(guān)報(bào)表，從而實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理過程的全數(shù)字化。

5 結(jié)論

企業(yè)聲像檔案作為記載歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、承接未來的重要載體，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著不可替代的作用，聲像檔案的數(shù)字化管理顯得意義重大。本文結(jié)合聲像檔案的特點(diǎn)分析了傳統(tǒng)聲像檔案管理方式的弊端，闡述了聲像檔案數(shù)字化管理的必要性和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)；文中所闡述的關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用是企業(yè)聲像數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)的一種探索實(shí)踐，為同類實(shí)踐提供借鑒。企業(yè)聲像檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將會(huì)為企業(yè)發(fā)展帶來更多服務(wù)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供決策服務(wù)，帶來社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

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[責(zé)任編輯：楊玉潔]