醫(yī)療機構聲像檔案需看清現(xiàn)狀找對策

高麗

【摘要】本文分析了醫(yī)療機構聲像檔案工作目前普遍存在的問題，并提出加強醫(yī)院聲像檔案管理要看清現(xiàn)狀找對策。

【關鍵詞】醫(yī)療機構；聲像檔案；現(xiàn)狀；對策

近年來，隨著經(jīng)濟水平的提高，人們對物質(zhì)文化和健康水平的要求也越來越高。各級醫(yī)院都非常重視醫(yī)院文化內(nèi)涵建設，檔案是醫(yī)院文化建設的重要一環(huán)，所以醫(yī)院檔案管理水平也有了較大程度的提高，但是多年積累的問題很難一蹴而就，尤其是聲像檔案管理，更是嚴重滯后于醫(yī)療工作的整體發(fā)展水平，普遍存在著不完整、保管差、管理亂等問題，對聲像檔案的搶救管理刻不容緩。

一、醫(yī)療機構聲像檔案工作目前普遍存在的問題

（一）領導不重視，檔案管理水平停滯不前。隨著時代進步和科技發(fā)展，醫(yī)院的聲像設備也幾經(jīng)更新?lián)Q代，一些性能先進的聲像設備在醫(yī)院工作中廣泛使用，但是由于領導不夠重視，沒有制定相應的聲像設備管理制度和使用要求，沒有明確專人保管，有的存放在個人手中，隨著人員的更替，有的設備竟然丟失或損害，沒有發(fā)揮高端產(chǎn)品應有的作用。

（二）重大活動的資料采集無人監(jiān)管。單位重大活動資料采集沒有貫穿始終，因為缺乏歸檔要求和相應的控制措施，一些聲像資料都是個人的隨意行為，從而使資料零散片面，難以成檔。而且這些資料沒有要求入檔的措施，大都保管在科室和個人手中，久而久之，被刪除或丟失，造成聲像檔案資料的流失。

（三）部分專業(yè)人員檔案意識不強。有的單位有專人負責聲像檔案，但是由于缺乏有效的管理，形成的資料不及時整理入檔，時間一長，根本記不起這些聲像資料的來源、出處、形成日期、對醫(yī)院工作和歷史發(fā)展的意義，造成一些寶貴檔案資料的流失。 而且沒有嚴格執(zhí)行檔案借還制度，用完之后就下落不明。有的單位沒有聲像檔案工作人員，聲像檔案工作更是一團糟。

二、加強醫(yī)院聲像檔案管理要看清現(xiàn)狀找對策

（一）領導重視、兄弟科室支持是做好檔案工作的有力保證。檔案部門要抓住機會開發(fā)利用聲像檔案，把聲像檔案的魅力展現(xiàn)給領導，使領導認識到聲像檔案能形象、生動、真實地再現(xiàn)歷史原貌，是文書檔案無法替代的，從而真正地從思想上予以重視，以足夠的人力、物力保證聲像檔案工作的順利開展。同時，利用多種途徑在醫(yī)院宣傳《檔案法》和檔案工作，提高職工檔案意識，增強責任感，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

各科室領導的重視更是做好檔案工作的重要保證。醫(yī)院醫(yī)務科、護理部、辦公室、宣傳科等重要的職能部門，是聲像資料產(chǎn)生的重要部門，往往掌握著醫(yī)院重要事件的發(fā)展過程，爭取這些部門的大力支持，及時主動歸檔，也會帶動提高全院人員的檔案意識，是做好檔案工作的一項重要措施。

（二）制定制度狠抓落實。必須制定一系列切實可行的管理辦法，才能改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀。醫(yī)院要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理，對聲像資料從采集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一跟蹤監(jiān)督管理，制定一整套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱利用也要有嚴格的制度規(guī)定。在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規(guī)制度落到實處，必須明確責任、依法管理、獎懲分明，做到有章可循，有法必依，使之變成自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

（三）加強監(jiān)督，注重業(yè)務培訓?？辞迓曄駲n案的管理現(xiàn)狀，醫(yī)院檔案管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度檢查的重要內(nèi)容；針對不同科室現(xiàn)狀，采取不同方式分類指導，力爭整體水平的提高；注重業(yè)務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）創(chuàng)造條件科學保管。檔案保管有一套嚴格的方法措施，特別是聲像檔案更是要科學規(guī)范，從長久保護利用考慮，聲像檔案要求恒溫、恒濕、防磁、防震、防光、防火等。而多數(shù)單位聲像檔案保管并不符合上述要求，要求配齊專柜或設專室又不現(xiàn)實。結合各單位具體情況，創(chuàng)造一切可行條件，力求妥善保管是當務之急。

聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；要嚴控庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶要采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命；在技術上，應做好聲像檔案的錄、復制與備份，利用永久保存設備，光盤儲存設備，確保聲像檔案的安全保管；對照片檔案，將其保存在溫度14度-24度，相對濕度為40%-60%，并添加必要的防霉劑；對縮微片，將其置于密封較好的金屬柜中，并用膠帶密封門縫處，對永久保存的膠片檔案，采用密封冷凍的方法延長其壽命；對磁性影像檔案，放在具有抗磁性的金屬盒中，并避免強烈的機械振動，環(huán)境溫度18度左右，溫度變化不超過+30度，相對濕度40%，不允許紫外線直接照射磁性載體；對光盤影像檔案，保存溫度為20度，相對濕度50%左右，并密閉防塵，規(guī)定每5年就要檢查一次，如光盤損環(huán)或出現(xiàn)問題，應及時拷貝。為最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值，注意收集不同時期的播放設備，特別是淘汰播放設備。

（五）專人負責，提高力度。為把聲像檔案工作做得更好，醫(yī)院應制定聲像檔案管理規(guī)章制度，并根據(jù)情況安排專人負責聲像檔案管理工作，對其加大培訓力度，在領導重視下，這就有了組織、制度和人才保證。

只有創(chuàng)造一切條件保護好聲像檔案，才能談到對聲像檔案的開發(fā)利用，才能發(fā)揮聲像檔案的最大作用，使其為單位或社會各界服務，體現(xiàn)它們應有的價值。