高校檔案管理中的問題及其綜合利用策略分析

摘 要：檔案管理工作是支撐高校運行發(fā)展的關鍵一環(huán)，可以提升高校綜合管理水平，并為其開展一系列教育管理工作提供信息支持。但從目前情況來看，一些高校檔案管理的規(guī)范性和科學性等方面有所欠缺，使其檔案信息不具有真實性和可靠性，制約了高校更好的發(fā)展?；诖?，文章簡要闡述提高檔案管理工作質(zhì)量的重要性，并對當前檔案管理工作中存在的問題進行分析，以此來提出行之有效的應對措施，以及提升檔案信息綜合利用效能的策略，為高校檔案管理實踐提供參考。

關鍵詞：檔案管理；存在問題；綜合利用；應對策略

信息時代的到來，驅動了高校管理模式發(fā)生變革，檔案管理工作也是如此，應當緊隨社會時代發(fā)展腳步，積極實施自我改革與創(chuàng)新，更好地應對此項工作中的問題，進一步推動高校的長效化發(fā)展。因此，高校要切實有效地提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，借助信息化的技術手段完善檔案管理體系，不斷提升檔案信息綜合利用效能，使其真正服務于高校發(fā)展。

一、提高檔案管理工作質(zhì)量的重要性

1.簡化高校管理流程。在高校發(fā)展過程中，將會產(chǎn)生頗多且繁雜的工作任務，需要由大量工作人員解決與處理，在此期間經(jīng)常會對高校正常運行和管理造成一定阻礙。通過科學開展檔案資料的管理工作，不但可以省去不必要的工作流程，也能夠有效提升人員工作效率，合理開展高校檔案的收集、整理、保管與查閱，有助于高校管理者更好地根據(jù)檔案信息有序開展各項管理活動，以此來提升高校管理水平。

2.實現(xiàn)高校規(guī)范管理。高校檔案資料是詳細記錄和留存其所有發(fā)展過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，包括建校時期和發(fā)展歷程等許多內(nèi)容。通過開展檔案管理工作，高校管理者可以將檔案信息資料作為決策的重要依據(jù)，科學規(guī)劃高校的未來發(fā)展方向，促使高校得到更好的發(fā)展。同時，管理者可以結合所查閱的檔案信息，分析與總結高校日常管理，有利于幫助高校規(guī)范其內(nèi)部管理，進一步完善內(nèi)控體系，促進高校長久持續(xù)發(fā)展。

3.提升高校資源共享。加強高校檔案管理工作，推進管理模式變革與創(chuàng)新，可以促進高校檔案管理信息化建設進程，從而實現(xiàn)高校檔案信息資源的高效利用和互通共享。在此基礎上，高校各部門的管理者可以登錄共享網(wǎng)絡，查詢以往發(fā)展歷程中所記錄和留存的檔案資料，充分發(fā)掘其中助力高校持續(xù)發(fā)展的關鍵信息，及時掌握人才市場情況，以此來調(diào)整高校人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，使其成為高校持續(xù)發(fā)展的推動力。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理關注度不足。從目前的檔案管理工作來看，一些高校并沒有對檔案管理工作有正確的認知，在日常管理過程中，缺少對其關注程度。雖然也會采取相應管理手段，但在管理模式和方法上較為滯后，難以全面發(fā)揮檔案信息的價值作用。同時，在實際管理工作中，檔案管理工作的崗位均是由校內(nèi)教師兼任，沒有安排專業(yè)人員全權負責，使得檔案管理過程中人才市場、日常管理等資料收集、整理及分析不及時，導致高校發(fā)展與市場需求有所脫節(jié)，檔案信息利用效率低下。

2.檔案管理體系不健全。近年來，高校檔案管理工作雖已取得一定成效，但在實際管理中依舊面臨諸多難題。由于高校檔案管理體制較為滯后，缺乏科學性、規(guī)范性的管理流程、方式及內(nèi)容，導致實際工作中可能會出現(xiàn)檔案號碼和名稱混淆或是紙質(zhì)檔案保管不到位，造成檔案遺失、信息模糊等問題，極大程度地降低了檔案信息的準確性、可靠性。同時，有些高校檔案管理工作未能落實到位，管理工作流于表面形式，使得部分員工在檔案分類保管和瀏覽使用時，沒有做到規(guī)范化、標準化使用，不利于高校檔案管理后續(xù)工作的開展。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏。人力資源是高校生存與發(fā)展的基礎，管理人員專業(yè)素質(zhì)高低決定了檔案管理與利用的實際效能。一些高校認為檔案管理工作較為簡單，放低了人員招聘的要求標準，導致入職的檔案管理人員其專業(yè)素質(zhì)難以滿足現(xiàn)代高校檔案管理工作要求。同時，高校也未對檔案管理人員開展專項培訓教育，使其對檔案工作的管理理念、理論知識、職業(yè)技能等掌握不足，加之在日常工作中也沒有認真負責落實各項工作，有的人甚至消極怠工、工作態(tài)度懶散，降低了檔案管理工作的效果。另外，尚未貫徹落實激勵機制，難以激發(fā)員工的工作積極性，使得檔案部門工作環(huán)境較為消極，導致檔案信息利用率低、檔案管理服務水平差。

三、強化高校檔案管理工作的有效措施分析

1.提高檔案管理工作重視程度

為了有效推進高校檔案管理工作持續(xù)深入開展，實現(xiàn)檔案管理工作模式、理念及方法等創(chuàng)新發(fā)展，充分發(fā)揮檔案資料對高校發(fā)展的價值作用，就必須要從自身實際情況出發(fā)，不斷加強檔案管理人員及其他部門員工對檔案管理工作重要性的認知，確保高校所有教師及員工積極配合開展檔案管理工作，更好地滿足現(xiàn)代高校發(fā)展的多樣化需求。第一，應當從高校領導層和管理層著手，牢牢抓緊高校上層思想意識，積極推進中高層管理者思想觀念的轉變，主動學習與認知檔案管理工作，明確其在高校整體管理體系中的核心地位，并要了解當前高校檔案管理工作情況以及掌握檔案管理信息化建設情況，做到內(nèi)化于心、外化于行，從上層貫徹落實檔案管理工作，逐漸輻射至高校全體教師，以此來為檔案管理工作開展奠定良好基礎。第二，加強對高校檔案管理工作的宣傳力度，確保高校教師及員工具備檔案管理意識，并積極配合相關實際工作的開展。在此期間，應當聯(lián)合高校內(nèi)部多個部門，通過積極交流與溝通，形成對檔案管理全面認知的高校內(nèi)部工作氛圍，定期圍繞檔案管理工作召開主題會議，結合實際工作情況開展檔案管理創(chuàng)新，以此來制定短期、中期及長期的檔案管理工作規(guī)劃。第三，基于高校管理信息化建設背景，高校需要加強對大數(shù)據(jù)、云計算和信息共享等先進信息技術應用的認識，樹立科學完善的檔案管理信息化理念，并要深刻理解網(wǎng)絡信息技術對檔案管理工作的積極作用，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.健全高校檔案管理工作體系

在知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的當今社會，高校要根據(jù)檔案管理工作中所存在的問題，進一步加快建立和完善高校檔案管理工作體系。第一，高校要優(yōu)化檔案部門的工作安排，結合檔案管理工作實際情況，保留專業(yè)的檔案管理人員，采取優(yōu)勝劣汰的方式，確保檔案部門員工綜合素養(yǎng)較高，并要適當提高高校檔案部門員工的薪酬待遇、福利補貼等，使其對高校更加具有歸屬感，并在實際工作中發(fā)揮自身團隊意識和責任意識，保障高校檔案管理工作有序進行。第二，高校必須將檔案管理工作的標準化、規(guī)范化放在首要位置，并在此基礎上逐漸完善技術與資金建設，以此來確保為后續(xù)檔案管理工作順利進行奠定基礎。同時，也可以結合現(xiàn)階段發(fā)展領域的標準，完成檔案管理信息化的制度與標準計劃，將檔案管理計劃放進高校規(guī)章制度中，使其成為高校管理工作中的必要內(nèi)容。第三，高校要基于檔案管理工作特點，構建一套與其密切相關的管理制度，并要進一步明確高校檔案管理制度中的具體內(nèi)容與發(fā)展導向。同時，需要貫徹落實規(guī)章制度的平等性原則，無論是基層員工還是管理干部都要一視同仁，從而確保檔案管理制度的科學性和合理性。

3.提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

作為影響高校檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，高校要高度重視從事檔案管理工作的人力資源管理，不斷提升檔案管理人員的工作能力、專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德等，要從人才招聘、員工培訓等多角度出發(fā)。一方面，為了持續(xù)推進檔案管理模式轉型升級，促進高校檔案管理信息化建設，高校要加強人才招聘環(huán)節(jié)，積極從社會市場引進檔案管理專業(yè)型人才。在這一過程中，人力資源部門要確定人才招聘目標，優(yōu)先聘用具有檔案管理專業(yè)技能和信息技術應用能力的復合型人才，嚴格篩選面試人員，從而確保招聘工作的科學性。同時，除了要了解應聘人才的個人能力和工作經(jīng)歷等，還要考核其職業(yè)道德素養(yǎng)，確保其能夠在具有保密性的檔案管理工作中認真履行自身崗位職責。另一方面，高校要充分發(fā)揮員工的自身價值，深度挖掘員工內(nèi)在潛力，做好人才培訓教育工作。針對現(xiàn)代化檔案管理技術，定期開展培訓教育工作，聘請信息技術領域中的專家學者前來高校召開座談會、交流會，確保培訓工作的有效性，并要結合具體培訓內(nèi)容制定相應考核內(nèi)容，幫助員工進一步鞏固培訓成果。同時，還要不斷完善員工績效考核機制，為檔案管理工作制定相關標準，并將員工薪酬待遇與績效考核結果相掛鉤，以此來調(diào)動員工工作的積極性。

四、提升高校檔案信息綜合利用效能的優(yōu)化路徑

1.豐富檔案資料收集方式

在高校檔案管理工作中，文件資料收集是工作開展的起點，決定了檔案管理后續(xù)工作進展情況，并對最終檔案管理質(zhì)量和效率造成影響。因此，高校要制定有關檔案收集工作的規(guī)范制度，讓檔案管理人員深入工作環(huán)節(jié)，并構建部門聯(lián)動機制，切實提升檔案資料信息的準確性，確保此項工作的規(guī)范標準。同時，在檔案收集中，既要注意到電子檔案管理方式的先進性，也要加強對紙質(zhì)檔案管理，實現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”的檔案管理方法，做好檔案信息編碼、注明和分類等，充分發(fā)揮兩者共同記載的作用，進一步保障高校檔案資料的真實性和可靠性。

2.構建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

信息時代的到來，高校要提高檔案管理信息化建設。一方面，需要加強檔案管理系統(tǒng)信息化建設力度，推進辦公系統(tǒng)與檔案管理工作的有效連接，進一步健全檔案信息共享機制，不斷提升檔案管理信息化水平。在此期間，高校要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案信息內(nèi)容一致，提高檔案文件資料的真實可靠性，也要做好檔案文件的留存工作，避免出現(xiàn)兩者中一方檔案信息丟失問題。另一方面，應當采用專人專崗制度落實檔案管理信息化，利用計算機系統(tǒng)功能完成檔案管理中各項流程，如收集、整理、分類和歸檔等，并要做好相關軟件和系統(tǒng)等更新和維護，確保檔案數(shù)字管理系統(tǒng)平穩(wěn)運行。

3.創(chuàng)新檔案資源共享檢索

想要提高檔案信息綜合利用效能，促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，就必須要實現(xiàn)檔案資源成果共享。第一，需要將檔案資源共享需求作為出發(fā)點，以高校各個部門工作需求為基礎，全方位創(chuàng)建部門聯(lián)合目錄，進一步加強部門彼此之間的關聯(lián)性，使其可以更加詳細地了解檔案資源情況，以此來形成完善的檔案信息共享體系。第二，高?？梢苑e極推廣現(xiàn)代信息技術應用，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享技術應用優(yōu)勢，促進各部門之間檔案信息內(nèi)容互通互融，確保檔案信息綜合利用效能得以有效提升。第三，高校要利用局域網(wǎng)為檔案部門構建網(wǎng)頁，進一步強化網(wǎng)上信息檢索頁面，便于部門員工及時查閱和利用，并聘請專業(yè)技術人員不斷完善和維護頁面，更好地滿足高校檔案管理需求。

4.強化電子檔案信息安全

基于互聯(lián)網(wǎng)時代背景，信息技術的發(fā)展與應用為人們?nèi)粘Ｉ罴肮ぷ魈峁┍憷耐瑫r，也帶來了不可控的安全風險因素。在高校開展檔案管理信息化建設中，也會面臨各種網(wǎng)絡風險問題，所以，要在此過程中增強檔案信息安全保護工作。第一，高校要實時監(jiān)控和管理機房運行情況，定期檢查和維修各部門的計算機硬件設備，避免出現(xiàn)設備設施、線路等老化問題，及時排除硬件故障問題，從而保障檔案信息安全。第二，針對網(wǎng)絡安全問題，高校要積極引進先進的計算機網(wǎng)絡安全技術，如利用防火墻技術攔截入侵病毒和黑客攻擊；利用殺毒軟件清理木馬、病毒和插件等；利用數(shù)據(jù)加密技術保障檔案文件傳輸過程中數(shù)據(jù)信息不被泄露等。同時，檔案管理人員也要增強信息安全防護意識，只有做好檔案信息安全保障工作，才能確保檔案管理信息化建設進展順利，有效提升檔案信息的利用效率。

5.善用區(qū)塊鏈技術，增強高校檔案平臺的先進性

（1）使用“時間戳”，防止高校檔案出現(xiàn)內(nèi)容被篡改、學歷造假、研究造假等問題。在高校檔案管理中，展現(xiàn)“時間戳”技術的積極作用。引入數(shù)字簽名技術，有效識別文檔創(chuàng)作的人員。時間戳技術，能夠校準檔案生成時間，防止檔案日期亂寫、造假等問題。數(shù)字摘要技術能夠有效整合檔案的主題思想，降低內(nèi)容造假的可能性。使用哈希算法，精準排查文件造假問題。（2）引入“免信任”技術，增加高校檔案權限的層次性。針對從事高校檔案管理的各類群體，分別設計角色，給予不同的權限設計，創(chuàng)建智能身份驗證機制。區(qū)塊鏈技術本身含有充足的數(shù)據(jù)存儲空間，借助多個節(jié)點、差異性存儲地址，有效存儲各類檔案信息。為此，需要多個用戶，共同管理檔案數(shù)據(jù)庫。管理期間，依照設定的管理規(guī)則，從增刪改查各方面，開展檔案數(shù)據(jù)管理。借助區(qū)塊鏈技術，可添加機器信任，引入公證證書，發(fā)放“免信任”特權，創(chuàng)建智能型的驗證機制。此系統(tǒng)能夠有效判斷登入系統(tǒng)人員的身份，以訪問者日志形式，記錄訪問者的頭像、昵稱、ID等各類信息。（3）突出系統(tǒng)的“分布式”特點。借助區(qū)塊鏈技術，能夠增強高校檔案各模塊的獨立性。利用分布式賬本，能夠增強檔案系統(tǒng)的錯誤兼容能力，賦予檔案系統(tǒng)更便捷、更智能的運維機制，保證各類檔案內(nèi)容的安全性。在系統(tǒng)受到不明攻擊時，僅有部分檔案程序受到干擾，其他模塊相對安全。管理者可創(chuàng)建區(qū)塊鏈賬本，以管理日志形式，全程記錄檔案資料的存儲、調(diào)取、流通等信息，形成檔案追溯機制，便于驗證檔案內(nèi)容。某校在管理一項科研成果的各項檔案資料時，需由負責人整理檔案文件，經(jīng)過管理者審核，多方成員投票，綜合給出區(qū)塊鏈存儲此項科研檔案的決策。

五、結論

綜上所述，檔案管理在高校綜合管理工作中是極為重要的。因此，高校要提高對檔案管理的重視程度，及時發(fā)現(xiàn)此項工作中存在的問題，并采取行之有效的措施解決，通過加強宣傳推廣、健全管理體系和提升員工素養(yǎng)等措施，促進檔案管理工作質(zhì)量得以提升。同時，也要注重檔案管理信息化建設，不斷豐富檔案信息收集，構建數(shù)字檔案系統(tǒng)，強化電子檔案安全管理，以此來有效促進檔案信息綜合利用效能得以提升，從而保障高校發(fā)展的可持續(xù)性。

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作者簡介：曹青（1969—），女，漢族，山東煙臺人，本科；副研究館員，研究方向：檔案管理相關研究。