社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用分析

摘 要：伴隨科技水平持續(xù)提高，中國計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平大幅提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各領(lǐng)域運(yùn)用甚廣。國內(nèi)社保檔案管理在傳統(tǒng)管理模式中長時(shí)間處在人工操作狀態(tài)，不但不能節(jié)省時(shí)間，還容易發(fā)生錯(cuò)誤，對(duì)開展工作有很大的限制。本文針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用問題進(jìn)行分析與探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；計(jì)算機(jī)；應(yīng)用

引言

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ钆c生產(chǎn)中運(yùn)用甚廣，并得到了不錯(cuò)的運(yùn)用效果，在一定程度上提高了現(xiàn)代人生活的便捷性，在社保檔案管理環(huán)節(jié)中同樣需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以順利開展相關(guān)管理工作，使社保檔案管理工作質(zhì)量方面有所提升，推動(dòng)社保部門為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的可行性與必要性

1.可行性

計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展給優(yōu)化與整合社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作提供了新的模式，電子檔案由此誕生了。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷與不足。比如，無紙化辦公提升了檔案的儲(chǔ)存水平，保證了檔案信息資料的完整性，檢索信息迅速、便捷，降低了檔案管理工作人員工作量。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理當(dāng)中合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以促進(jìn)檔案管理工作的有效性以及合理性。在實(shí)際工作中，檔案工作者還需要持續(xù)創(chuàng)新，把理論知識(shí)使用在實(shí)踐中，可以提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作水平。

2.必要性

近期，各領(lǐng)域均使用了計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息系統(tǒng)。在社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)迅速發(fā)展的情況下，服務(wù)對(duì)象與內(nèi)容越來越多，大量的資料需要查詢，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠立即完成該項(xiàng)工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)具備相當(dāng)強(qiáng)的檢閱功能以及儲(chǔ)存功能，能夠快速應(yīng)對(duì)復(fù)雜的社會(huì)保險(xiǎn)工作。所以，計(jì)算機(jī)運(yùn)用于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中已經(jīng)是保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)，還是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員提升工作質(zhì)量與工作效率的重要措施。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以減少社會(huì)保險(xiǎn)工作成本，還可以有效修改與完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，開拓服務(wù)領(lǐng)域，改變社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方式，所以，計(jì)算機(jī)運(yùn)用于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中有著相當(dāng)高的實(shí)用價(jià)值。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要意義

1.實(shí)現(xiàn)檔案信息永久性與安全儲(chǔ)存

過去的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理容易受到各種因素的影響，如自然和人為因素，難以達(dá)到永久性與安全性儲(chǔ)存，特別是時(shí)間較長的紙質(zhì)版檔案信息，如果保管不到位就會(huì)導(dǎo)致檔案信息受潮發(fā)霉等，導(dǎo)致檔案受損，當(dāng)查閱使用時(shí)可能會(huì)由于檔案受損致使字跡模糊，很多信息無法辨認(rèn)，影響正常的檔案工作順利開展。如果在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中使用計(jì)算機(jī)，有利于確保檔案文件原樣，由于計(jì)算機(jī)是通過各種形式結(jié)合起來儲(chǔ)存檔案，如聲音、圖像及文字等形式，可以按照實(shí)際工作需求展開多個(gè)備份，就算計(jì)算機(jī)受損，提前做了備份工作，檔案信息也不會(huì)受任何影響，在一定程度上確保了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息永久性以及安全性儲(chǔ)存。

2.減少檔案管理成本

檔案本質(zhì)在于記錄原始材料，不但表現(xiàn)在檔案內(nèi)容方面，還體現(xiàn)在儲(chǔ)存檔案的形式上。過去，社會(huì)保險(xiǎn)檔案記載大多是紙質(zhì)的，成本很高，檔案檢索和儲(chǔ)存均不便捷，在無形之中增加人員工作量的同時(shí)，還將檔案管理工作變得非常復(fù)雜，造成檔案管理工作效率較低。和過去的檔案管理方式比較，計(jì)算機(jī)運(yùn)用于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中有很多的優(yōu)點(diǎn)，如檔案管理方式十分簡(jiǎn)單精準(zhǔn)，有利于查漏補(bǔ)缺，在某種程度上減少了檔案管理人員的工作量。檔案電子化不但可以節(jié)約紙質(zhì)成本，還可以節(jié)約檔案儲(chǔ)存占地，節(jié)省資源，使用計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作，可以節(jié)約人力，益于保存檔案信息資料。

3.有利于構(gòu)建完善的檔案管理人才隊(duì)伍

在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展背景下，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員的信息化與現(xiàn)代化意識(shí)變得十分重要，是從傳統(tǒng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式朝著現(xiàn)代化檔案管理模式改變的重要之路。檔案管理需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，管理工作者需要掌握計(jì)算機(jī)操作基本技能，如果要科學(xué)運(yùn)用計(jì)算機(jī)，就需要從方方面面提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力。計(jì)算機(jī)知識(shí)不僅復(fù)雜，形式較多，在持續(xù)發(fā)展過程中，檔案管理工作者要想做好檔案管理工作，就必須持續(xù)學(xué)習(xí)新技能和新知識(shí)，并科學(xué)運(yùn)用在實(shí)際工作中。檔案管理工作人員職業(yè)技能與綜合素養(yǎng)提升了，就能促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，兩者相互輔助與成就，進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化以及信息化構(gòu)建。

4.促進(jìn)檔案管理朝著信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

進(jìn)入信息化時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)是確保參保人合法權(quán)益和實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障的重要體現(xiàn)，需要凸顯其公眾服務(wù)性，因此，現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)需要主動(dòng)進(jìn)行信息化建設(shè)，提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量與工作水平。促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息化趨勢(shì)發(fā)展，需要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化以及高效性的要求。在社保檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)，可以讓社保檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，快速進(jìn)入數(shù)字化和信息化管理模式，加強(qiáng)社保檔案管理改革，提升管理水平，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的現(xiàn)狀

1.各地區(qū)社保使用信息技術(shù)系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性與標(biāo)準(zhǔn)性

盡管檔案管理信息化系統(tǒng)可以有效提升社會(huì)保險(xiǎn)工作效率，可是，現(xiàn)階段國內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)工作中運(yùn)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未構(gòu)成統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，各地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)信息系統(tǒng)相差很大，社會(huì)保險(xiǎn)資料又有跨地域的特點(diǎn)，為統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)管理信息、監(jiān)督以及各地社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移傳遞造成了很大的麻煩。

與此同時(shí)，還對(duì)深入完善社會(huì)保險(xiǎn)制度帶來了障礙。此外，各地社會(huì)保險(xiǎn)部門基本是與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)合作構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)工作系統(tǒng)，企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與政府部門使用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有所不同，不一樣的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具備差異化的算法，就會(huì)造成其處理結(jié)果和政府?dāng)?shù)據(jù)信息處理結(jié)果有所不同，繼而需要使用第三方軟件加以轉(zhuǎn)換，再錄入政府社會(huì)保險(xiǎn)部門，從而增加了社保檔案管理部門與企業(yè)的工作量，對(duì)提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率造成了負(fù)面影響。

2.社保數(shù)據(jù)采集不精準(zhǔn)

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效處理人工解決不了的問題，提升了數(shù)據(jù)信息的處理速度，防止由于管理人員工作導(dǎo)致的誤差而出現(xiàn)對(duì)參保人員數(shù)據(jù)信息采集不精準(zhǔn)，采集的信息與實(shí)際參保人員信息有所偏差。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以前，社會(huì)保險(xiǎn)工作均是由人工記錄，容易產(chǎn)生主觀上的錯(cuò)誤，造成錄入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)信息與實(shí)際數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)差別，還會(huì)給后期工作帶來很多麻煩。計(jì)算機(jī)可以提升工作效率，但不能有效分辨數(shù)據(jù)信息是正確的還是錯(cuò)誤的，如社會(huì)保險(xiǎn)信息里面常常出現(xiàn)重名，計(jì)算機(jī)很難對(duì)其準(zhǔn)確識(shí)別，所以，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)還會(huì)影響下一步工作的進(jìn)程。

3.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理投入資金不足，設(shè)備設(shè)施滯后

隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)迅速發(fā)展，參加保險(xiǎn)的人數(shù)持續(xù)增加，社會(huì)保險(xiǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)范圍持續(xù)拓展，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作過程中需要處理的數(shù)據(jù)信息不斷增加，必須持續(xù)提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力和處理速度。過去的檔案管理設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)已經(jīng)很難滿足現(xiàn)階段社保檔案工作的要求，但因?yàn)橘Y金投入較少，造成設(shè)備設(shè)施不能及時(shí)更新，軟件系統(tǒng)無法優(yōu)化升級(jí)。

此外，因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)檔案管理數(shù)據(jù)信息十分重要，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用讓傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變成了計(jì)算機(jī)賬戶管理模式，所以，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性提出了更加嚴(yán)格的要求。

四、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的措施

1.構(gòu)建統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的社保信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)

增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中的利用率，重點(diǎn)是構(gòu)建統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)。社保檔案管理需要合理使用數(shù)據(jù)庫把全國各地區(qū)的社會(huì)保險(xiǎn)參保數(shù)據(jù)信息聯(lián)合起來，把離職、退休、在職工作人員資料整合起來，以此精準(zhǔn)掌握參保人員的社會(huì)保險(xiǎn)信息。若個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)信息產(chǎn)生變動(dòng)，系統(tǒng)可以立即調(diào)整，跟進(jìn)參保人員的實(shí)際情況，及時(shí)更新，補(bǔ)充資料信息，及時(shí)更改過去采集的不正確的信息，這就需要統(tǒng)一化管理各地區(qū)的社保資料，以此提升社保檔案管理工作效率，為人們提供優(yōu)質(zhì)的社保服務(wù)。在社會(huì)保險(xiǎn)信息共享的同時(shí)，完成本地區(qū)、部門和企業(yè)等社保信息管理工作，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)。除此以外，嚴(yán)格規(guī)范社保使用的網(wǎng)絡(luò)軟件，避免軟件系統(tǒng)不統(tǒng)一，造成社會(huì)保險(xiǎn)信息數(shù)據(jù)傳遞和共享出現(xiàn)差錯(cuò)，優(yōu)化社保信息管理系統(tǒng)，通過共建統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)的有效傳遞和共享。

2.提高社保檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)社保檔案管理工作人才

在社保檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率，因此，對(duì)精通社保業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才需求量持續(xù)提升，造成了人才缺口。政府社會(huì)保障部分必須要與企業(yè)共同處理對(duì)應(yīng)人才管理問題，增加社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才專業(yè)建設(shè)。

首先，應(yīng)嚴(yán)格要求社保工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，保證其在精通專業(yè)的基礎(chǔ)上，還可以熟練使用計(jì)算機(jī)?？梢詫?duì)其開展計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，以此提升工作人員計(jì)算機(jī)操作能力，讓其成為社保檔案管理工作所需的復(fù)合型人才，充分滿足社保部門和企業(yè)對(duì)人才方面的需要，提升檔案管理的工作效率。

其次，嚴(yán)格規(guī)范社保工作，構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理制度，保證社保信息網(wǎng)絡(luò)操作者和管理者的職責(zé)，把責(zé)任貫徹落實(shí)到位，加強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí)，經(jīng)過構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)網(wǎng)絡(luò)工作制度，提升社保檔案管理工作的高效性和標(biāo)準(zhǔn)性。

3.針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理增加資金投入

社會(huì)保險(xiǎn)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)有關(guān)責(zé)任人需要主動(dòng)和檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)溝通，充分反映社會(huì)保險(xiǎn)系統(tǒng)建設(shè)對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)真正意識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要作用，將社會(huì)保險(xiǎn)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)整合在財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，保證社會(huì)保險(xiǎn)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)獲得財(cái)政上的支持，從而為系統(tǒng)建設(shè)購買、更新基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施及提供專業(yè)人才帶來充足的資金，快速構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)籌體系。

4.提高檔案管理人員信息化管理方面的意識(shí)

社保檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)從過去的工作中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在社保檔案管理中的重要性，增強(qiáng)檔案信息化管理工作的意識(shí)，在未來工作中，積極提供計(jì)算機(jī)技術(shù)支持，提升社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化程度，提高檔案工作的管理效果。此外，在管理層的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化意識(shí)提升以后，需要對(duì)檔案管理工作人員開展檔案管理知識(shí)以及計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，保證檔案管理工作者通過學(xué)習(xí)培養(yǎng)檔案信息化管理意識(shí)，有效處理好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的各項(xiàng)工作。

5.構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有關(guān)部門在平時(shí)工作過程中，需要合理使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，從而對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案開展電子化管理，將過去使用紙質(zhì)檔案有關(guān)信息詳細(xì)記錄于系統(tǒng)中，有效儲(chǔ)存社保檔案信息，避免檔案信息被不良分子竊取，從而濫用檔案信息。而且，當(dāng)人們需要翻看相關(guān)信息時(shí)，能夠直接從系統(tǒng)平臺(tái)登錄，實(shí)現(xiàn)全國各地社保數(shù)據(jù)檔案聯(lián)網(wǎng)管理和調(diào)度使用。

6.制定健全的檔案管理信息化工作機(jī)制

傳統(tǒng)的社保檔案管理制度有一定的弊端，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)各種問題，所以，現(xiàn)階段社保檔案管理部門需要結(jié)合檔案管理信息化需要，科學(xué)擬定檔案管理相關(guān)制度，給予檔案管理工作者開展工作的制度依據(jù)，讓運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案變得越來越規(guī)范。

同時(shí)，全面分析制度涵蓋的內(nèi)容，充分了解社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中的操作程序和范圍，詳細(xì)說明檔案管理責(zé)任機(jī)制等方面的內(nèi)容，通過制度嚴(yán)控管理工作，保證遇到問題能夠處理，為檔案管理工作正常推進(jìn)提供制度保障。

7.健全社保檔案管理工作體系

在新時(shí)代發(fā)展背景下，社保檔案管理工作時(shí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，必須要有健全的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作體系作為重要支撐。在健全的管理工作體系下，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的障礙就會(huì)有所減小，能夠使其得以充分應(yīng)用。

第一，嚴(yán)格規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用行為，合理制定完善的操作流程，如檢索流程、采集檔案的流程和借閱檔案流程等。

第二，科學(xué)擬定計(jì)算機(jī)應(yīng)用安全防范對(duì)策，辦公用計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁任意登錄網(wǎng)頁瀏覽，以免被病毒攻擊。

第三，具體說明計(jì)算機(jī)設(shè)備與儀器日常管理與維護(hù)，確保計(jì)算機(jī)可以長期應(yīng)用，防止設(shè)備設(shè)施發(fā)生故障問題。

五、結(jié)束語

總的來說，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作模式易于發(fā)生錯(cuò)誤，有一定的局限性，科學(xué)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠減少社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的成本，在某種程度上提高了檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)了檔案信息永久性與安全性儲(chǔ)存，提高了社保檔案管理工作效率的同時(shí)，為檔案管理工作可持續(xù)開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：姜永光（1971—），男，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。