工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理探討

摘 要：工人文化宮，指的是組織職工開展文化活動的場所，也是職工進(jìn)行文化活動的重要園地。為做好工人文化宮日常工作，需對其檔案管理工作充分重視，確保日常工作能夠有據(jù)可依。本文以工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的關(guān)系為切入點，分析了工人文化宮電子檔案管理的優(yōu)勢以及電子檔案管理存在的問題，并提出了革新電子檔案管理的具體措施，旨在全面提升工人文化宮檔案管理工作的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：工人文化宮；傳統(tǒng)檔案；電子檔案；具體措施

工人文化宮，在職工開展文化活動方面起到了至關(guān)重要的作用。為了做好工人文化宮日常管理工作，需要以做好其檔案管理工作為基礎(chǔ)，確保工人文化宮日常管理工作能夠有效追溯，并為未來工作提供科學(xué)的參考依據(jù)。在新形勢下，隨著公益性事業(yè)單位不斷發(fā)展，其在檔案管理方式方法方面也在不斷發(fā)展變化，即由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步朝向電子檔案管理方向發(fā)展。因此，需了解傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同，借助電子檔案管理優(yōu)勢，落實有效策略，促進(jìn)工人文化宮檔案管理工作改革發(fā)展?？傮w而言，為全面提升工人文化宮檔案管理工作質(zhì)量水平，本文圍繞“工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理”展開分析探討，價值意義顯著。

一、工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的關(guān)系與差異

1.兩者關(guān)系

在工人文化宮檔案管理中，傳統(tǒng)檔案與電子檔案關(guān)系密切。

電子檔案是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。工人文化宮傳統(tǒng)檔案管理，采取紙質(zhì)檔案管理模式，紙質(zhì)檔案管理模式需要充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，做好檔案收集、分析整理、存儲管理和利用服務(wù)等工作，會增加檔案管理人員的工作負(fù)荷，不利于檔案管理工作效率的提高。而電子檔案管理通過對計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理、科學(xué)應(yīng)用，可實現(xiàn)檔案電子、信息化和智能化管理，能夠減輕檔案管理工作人員的工作負(fù)荷，提高檔案管理效率及質(zhì)量。由此可見，工人文化宮傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間存在發(fā)展層面的密切關(guān)系。

豐富傳統(tǒng)檔案資源，提升傳統(tǒng)檔案資源的利用價值及安全性。工人文化宮傳統(tǒng)檔案存儲于檔案室，存儲空間有限，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲數(shù)量受到限制。而電子檔案存儲在電子系統(tǒng)當(dāng)中，空間容量大，可存儲大量具有價值的傳統(tǒng)檔案資源，能夠豐富傳統(tǒng)檔案資源。與此同時，在設(shè)置“雙軌制”檔案管理模式的基礎(chǔ)上，即在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用掃描儀、計算機(jī)將紙質(zhì)檔案實現(xiàn)電子化，可以提升傳統(tǒng)檔案資源的利用價值，實現(xiàn)備份、安全加密處理，提升傳統(tǒng)檔案資源的安全性。

由此可見，工人文化宮傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理關(guān)系密切，電子檔案由傳統(tǒng)檔案發(fā)展并形成全新的管理模式，需以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，不斷改進(jìn)管理方式方法。而傳統(tǒng)檔案在電子檔案的支撐下，可使檔案資源更加豐富，利用價值提升，且安全性更有保障。

2.兩者差異

工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案，在管理方式方法上存在明顯差異，具體表現(xiàn)如下。

管理理念差異。傳統(tǒng)檔案管理主要針對生成的紙質(zhì)檔案實行管理，屬于事后管理的范疇，注重事后質(zhì)量管理；電子檔案管理在檔案管理理念上要不斷革新，多注重前端控制管理，即檔案生成和管理同步進(jìn)行。兩者相比，電子檔案管理理念更具創(chuàng)新性，既注重檔案資源的質(zhì)量管理，又注重檔案資源的安全管理，對檔案資源利用價值的提升更為有利。

管理方法差異。傳統(tǒng)檔案管理采取的是單一化紙質(zhì)檔案管理方法，其過度依賴檔案管理人員與檔案室，檔案管理人員工作負(fù)荷較大。而電子檔案管理，采取的是雙套管理制度，即紙質(zhì)檔案資源借助掃描儀、計算機(jī)設(shè)備及技術(shù)形成文字、圖像及音視頻為一體的電子檔案資源，既可以減輕工作人員的工作負(fù)荷，又能夠提升檔案各環(huán)節(jié)工作的便利性。

總之，工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案在管理理念、管理方法方面存在明顯差異。了解兩者差異，認(rèn)清電子檔案管理的優(yōu)勢，進(jìn)一步實施電子檔案管理方式方法，有助于提升工人文化宮檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

二、工人文化宮電子檔案管理的優(yōu)勢

1.減輕檔案管理工作人員的工作負(fù)荷

在工人文化宮檔案管理工作開展期間，實施電子檔案管理方法，在檔案收集分析整理、存儲管理和后期利用各環(huán)節(jié)中，檔案管理工作人員可以從傳統(tǒng)人工作業(yè)模式中解放出來，只需參與各工作環(huán)節(jié)，保證工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性及安全性即可，減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)荷。

2.提高檔案管理工作效率及質(zhì)量

工人文化宮檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作，諸多檔案資源利用價值頗高，通過實施電子檔案管理方法，檔案資源可以快速歸檔，并根據(jù)用戶權(quán)限，為用戶提供相應(yīng)的檢索、瀏覽、閱讀、下載和利用等服務(wù)，能夠有效提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量，提升用戶的滿意度。

3.保證檔案資源的安全

傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)管理存在一些不安全因素，如檔案缺損、失竊和丟失等，難以保證工人文化宮檔案資源的安全。而實施電子檔案管理方法，在計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的支持下，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，并引進(jìn)安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)以及各類殺毒軟件，有助于檔案資源安全性的提升，使工人文化宮檔案資源被竊取、被篡改等安全風(fēng)險大大降低。

4.實現(xiàn)檔案資源共享

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，工人文化宮檔案一般只能夠在單位內(nèi)部實現(xiàn)資源共享。而在電子檔案管理模式下，突破了時間與空間的局限，通過構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，在信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，可以使檔案資源實現(xiàn)高效共享，不僅不用局限于單位內(nèi)部共享，在具備權(quán)限的基礎(chǔ)上，還可以實現(xiàn)各單位、各部門之間的檔案信息資源共享，進(jìn)一步使檔案資源的利用價值得到有效提高。

三、工人文化宮檔案管理存在的問題

1.電子檔案管理制度不完善

從現(xiàn)狀來看，工人文化宮電子檔案管理制度不完善。比如，在歸檔制度不健全的情況下，難以提升電子檔案資源歸檔的規(guī)范性，易出現(xiàn)歸檔不及時或歸檔不完全的現(xiàn)象。在電子檔案未能完全歸檔的情況下，會進(jìn)一步影響其利用價值。此外，獎懲機(jī)制、績效考核機(jī)制不完善，難以對檔案管理工作人員起到警示、規(guī)范和約束的作用，難以保證工作人員對待檔案管理工作的積極性，也難以保證工人文化宮電子檔案收集、分析整理、存儲管理等工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性。

2.電子檔案信息化建設(shè)較為滯后

從現(xiàn)狀來看，一些地區(qū)工人文化宮在檔案管理工作環(huán)節(jié)投入的資源有限，包括人力資源、物力資源、資金資源等，在各項資源不足的情況下，會使電子檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)滯后的局面，如所需軟硬件設(shè)備設(shè)施不足，技術(shù)引進(jìn)不足，使工人文化宮電子檔案管理工作流于形式，缺乏實效性。

3.檔案管理工作人員專業(yè)能力不高

部分檔案管理工作人員的專業(yè)能力不高，在單位未能定期組織培訓(xùn)教育活動的情況下，在崗的檔案管理人員素質(zhì)水平便難以得到持續(xù)提升。與此同時，若單位沒有引進(jìn)電子檔案管理專業(yè)人才，難以充足保證工人文化宮檔案管理人才儲備，人員配置不足，影響工人文化宮電子檔案管理工作的質(zhì)量，難以提高檔案服務(wù)水平。

4.檔案資源利用價值有待提高

一方面，存儲檔案資料未能合理、科學(xué)地應(yīng)用到當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)活動中，從而使檔案資源呈現(xiàn)“有存儲管理價值，但無利用價值”的現(xiàn)象；另一方面，在工人文化宮檔案資源挖掘過程中，對鄉(xiāng)土文化挖掘不足，在此情況下便難以合理利用鄉(xiāng)土文化檔案資源開展鄉(xiāng)土文化傳承活動。

四、工人文化宮電子檔案管理的措施

工人文化宮電子檔案管理工作的改進(jìn)，需要結(jié)合現(xiàn)狀問題，實施相應(yīng)的優(yōu)化措施。

1.健全制度，提升電子檔案管理的規(guī)范性

一方面，完善電子檔案歸檔制度，使工作人員嚴(yán)格按照工人文化宮電子檔案歸檔制度流程，前期按照規(guī)范做好電子檔案的收集、分析整理工作，并規(guī)范歸檔，進(jìn)一步檢查歸檔檔案的完整性和真實性，針對不完整的電子檔案，需組織相關(guān)工作人員調(diào)研、補(bǔ)充，及時補(bǔ)充完善電子檔案資源。另一方面，完善電子檔案保管利用制度，確保電子檔案保管環(huán)境的適宜性及安全性，設(shè)置電子檔案室，并做好電子檔案備份管理，以此確保電子檔案管理的安全。在電子檔案利用方面，嚴(yán)格按照制度要求，了解用戶權(quán)限等級，為其提供相應(yīng)的電子檔案資源利用服務(wù)，保證電子檔案資源利用價值的發(fā)揮，進(jìn)一步提升電子檔案資源的安全性及保密性。此外，完善檔案人員管理制度，并明確績效考核機(jī)制、獎懲機(jī)制等，以此規(guī)范和約束檔案管理工作人員的行為，促使他們積極、認(rèn)真及負(fù)責(zé)地做好電子檔案管理工作，提升工人文化宮電子檔案管理工作的質(zhì)量水平。例如，利用獎懲機(jī)制，對工作表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予精神層面或物質(zhì)層面的獎勵；對工作怠慢、存在失誤的工作人員給予一定的懲罰，提升檔案管理工作人員在崗責(zé)任意識，進(jìn)而全面提高電子檔案管理的規(guī)范性。

2.豐富資源，加快電子檔案信息化建設(shè)

工人文化宮電子檔案管理質(zhì)量水平要想得到進(jìn)一步提升，單位需豐富資源，投入充足的建設(shè)資金，用于電子檔案信息化建設(shè)。一方面，購進(jìn)電子檔案信息化建設(shè)所需的軟硬件設(shè)備設(shè)施，包括用戶管理軟件、系統(tǒng)維護(hù)軟件、OA辦公軟件等，硬件設(shè)備設(shè)施包括電子檔案室、電子檔案掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、打印機(jī)和服務(wù)器等，均需逐一完善，確保工人文化宮電子檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障得到有效滿足。另一方面，應(yīng)構(gòu)建電子檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，優(yōu)化管理界面與用戶服務(wù)界面，并積極引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，使電子檔案管理人員與用戶之間能夠通過系統(tǒng)平臺實現(xiàn)不受時間、空間限制的溝通，提升電子檔案資源傳輸、利用的效率。此外，重視安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)及各類殺毒軟件的合理應(yīng)用，保證系統(tǒng)平臺運行的可靠性及安全性。

3.組織教育培訓(xùn)活動，提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作人員在工人文化宮電子檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，單位有必要組織教育培訓(xùn)活動，提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。一方面，單位可以對檔案管理人員開展檔案管理理論知識及實踐技巧培訓(xùn)活動。通過培訓(xùn)提高其對信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的了解及應(yīng)用能力，使他們能夠合理應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理工作的質(zhì)量水平。單位還要注重培訓(xùn)考核，只有考核達(dá)標(biāo)的人員才能持證上崗；考核不達(dá)標(biāo)的人員，需要繼續(xù)考核，直至考核達(dá)標(biāo)為止，切實提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。另一方面，單位需要組織檔案管理工作人員參與實踐活動，將工人文化宮作為主陣地，以市職工文化體育協(xié)會各文藝團(tuán)體為依托，將陣地服務(wù)延伸到基層，在文體藝服務(wù)站點充分挖掘檔案資源，收集整理檔案資源，記錄文藝團(tuán)體活動內(nèi)容，為后續(xù)開展相關(guān)文藝團(tuán)隊活動提供有效的參考依據(jù)，確保通過文藝團(tuán)隊活動，培育吸納基層文藝骨干人員，在發(fā)揮檔案資源價值的基礎(chǔ)上，促進(jìn)工人文化宮文藝事業(yè)的發(fā)展。此外，單位還有必要加深與高校以及社會各界之間的合作，挖掘具有文體藝術(shù)類專業(yè)特長及影響力的優(yōu)秀人員，組建“百師志愿團(tuán)”師資人才庫，進(jìn)一步滿足單位對檔案管理專業(yè)人才的儲備需求，發(fā)揮人才的作用，促進(jìn)工人文化宮電子檔案管理工作質(zhì)量全面提升。

4.挖掘鄉(xiāng)土文化，提升工人文化宮檔案資源價值

我國鄉(xiāng)土文化源遠(yuǎn)流長，且各地區(qū)鄉(xiāng)土文化資源的傳承及發(fā)揚(yáng)意義深遠(yuǎn)。為提升工人文化宮檔案資源價值，有必要注重挖掘鄉(xiāng)土文化資源。比如，在相關(guān)地區(qū)工人文化宮開展了“慶五一‘頌勞模、畫勞?！毖舱?、“慶七一‘紅歌嘹亮紅心向黨”演出專場和“慶八一‘軍歌嘹亮紅心向黨”匯報演出活動，其目的在于通過重大法定節(jié)日，引領(lǐng)廣大職工凝聚愛黨愛國的情感和價值認(rèn)同。檔案管理工作人員有必要挖掘其中的鄉(xiāng)土文化，做到傳承鄉(xiāng)土文化，弘揚(yáng)革命精神；又比如，在“紅色文化大課堂”，通過“講、學(xué)、演、誦、讀、唱、拍、畫、觀”，既能夠引導(dǎo)廣大職工樹立社會主義核心價值觀，又能夠使檔案管理人員從中挖掘鄉(xiāng)土紅色文化，通過文化宣傳、教育，引領(lǐng)廣大職工凝聚愛黨愛國的情感和價值認(rèn)同，進(jìn)一步提升工人文化宮檔案資源開發(fā)利用的價值。

五、結(jié)語

綜上所述，工人文化宮傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理關(guān)系密切，鑒于電子檔案管理優(yōu)勢明顯，需將電子檔案管理方法合理應(yīng)用到工人文化宮檔案管理工作當(dāng)中。與此同時，要結(jié)合工人文化宮檔案管理工作現(xiàn)狀，通過健全制度、加快電子檔案信息化建設(shè)、針對檔案管理人員開展培訓(xùn)教育以及對鄉(xiāng)土文化的挖掘，豐富工人文化宮檔案資源，提升電子檔案管理規(guī)范性及信息化水平，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，提升工人文化宮檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)工人文化宮管理建設(shè)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雪梅.文化事業(yè)單位檔案的歷史價值探索文化事業(yè)單位檔案的歷史價值探索——基于民族文化宮禮堂歸屬與管理檔案分析[J].機(jī)電兵船檔案，2021（2）：58-60.

[2]許中振.基于加強(qiáng)工會電子檔案管理的思考[J].科教導(dǎo)刊－電子版（中旬），2018（4）：223.

[3]丁 思.淺析辦公自動化應(yīng)用于電子檔案管理的優(yōu)勢[J].絲路視野，2018（20）：61.

[4]金劍琳.如何應(yīng)對信息化條件下檔案工作的變革[J].卷宗，2019，9（12）：50.

[5]李雪梅.天更藍(lán) 山更綠 水更清——從民族文化宮檔案看新疆發(fā)展[J].中國檔案，2020（11）：20-22.

[6]馬 宏.新時期如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)[J].電腦采購，2021（40）：22-24.

[7]何亞軍.檔案管理工作優(yōu)化途徑探析[J].卷宗，2018（4）：68.

[8]李曉麗.新時期工會檔案管理的功能與發(fā)展趨勢[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：138-139.

作者簡介：周立強(qiáng)（1970—），男，漢族，山東高青人，本科，副研究館員，研究方向：檔案專業(yè)。