新時期強化事業(yè)單位文書檔案管理的思考

摘 要：在事業(yè)單位日常管理工作開展過程中，文書檔案管理是至關重要的環(huán)節(jié)，單位領導及管理人員需充分重視檔案管理工作，與新時代接軌，采取有效措施，做好事業(yè)單位文書檔案管理工作。因此，本文以新時期強化事業(yè)單位文書檔案管理工作的必要性為切入點，結合此項工作現狀存在的一些問題，進一步提出相關策略，希望以此全面提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的質量水平。

關鍵詞：新時期；事業(yè)單位；文書檔案管理；問題；策略

引言

在社會經濟穩(wěn)步發(fā)展的大背景下，我國事業(yè)單位呈現快速發(fā)展的態(tài)勢。與此同時，文書檔案作為事業(yè)單位重要的組成部分，其對事業(yè)單位發(fā)展產生的作用越來越明顯，因此，事業(yè)單位應認識到積極開展文書檔案管理工作的必要性，分析文書檔案管理工作中存在的問題，采取科學及合理的策略解決問題。總體而言，從事業(yè)單位文書檔案管理工作質量水平全面提升角度考慮，本文有必要圍繞“新時期強化事業(yè)單位文書檔案管理”課題展開深入研究。

一、新時期強化事業(yè)單位文書檔案管理的必要性

1.有助于文書檔案處理效率的提升

新時期，在事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，應及時轉變傳統文書檔案管理工作方式方法，合理利用現代化科學技術手段，提升文書檔案處理效率。比如，在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，應用信息化技術可以對檔案收集、存儲及檔案檢索等各個工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，僅輸入關鍵詞就能夠完成工作，彌補傳統工作方法的不足，提升文書檔案資料處理效率。與此同時，合理應用信息化技術，實現自動化檔案采集，只需連接工作發(fā)布平臺或資源共享平臺，發(fā)揮自動記錄檔案信息的功能，即可完成檔案采集。此外，在資源配置時，充分明確檔案重點，通過完善檔案共享平臺建設，使檔案使用環(huán)境得到有效改善，滿足用戶對檔案服務的不同需求，增強用戶的檔案服務體驗感。

2.確保文書檔案傳遞過程的安全

在新時期強化事業(yè)單位文書檔案管理工作中，可以充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，進一步提升檔案資源的安全性，解決紙質檔案管理模式中的檔案丟失和檔案受損等問題。將信息技術應用于事業(yè)單位文書檔案管理工作時，可以建立有利于檔案共享的局域網，并設置共享權限及分享密碼，在傳遞檔案資源的同時，確保檔案的安全性。通過網絡信息技術手段實現檔案傳遞，可以有效提升檔案傳遞的效率，突破時空限制，方便用戶對檔案的共享和使用。同時，可以對檔案資料展開自動備份處理，使檔案管理人力成本得到有效降低，但值得注意的是，這一過程要做好檔案的安全保護措施，杜絕發(fā)生檔案信息被泄露或丟失的情況。

3.有助于文書檔案管理途徑的拓展

在事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，合理應用信息技術，能夠有效發(fā)揮其技術優(yōu)勢，拓展文書檔案管理工作途徑，并進一步促進檔案管理工作效率的提升。與此同時，基于文書檔案管理工作開展情況，應根據工作需要配置現代化的管理設備設施，方便檔案資料的整理、存儲和查閱，提升文書檔案的利用效率?？梢栽谑聵I(yè)單位文書檔案管理工作中發(fā)揮網絡平臺的價值，提升文書檔案的整體效率，有效創(chuàng)新文書檔案管理的工作方式。此外，通過信息化技術的合理應用，還能夠有效提升檔案管理人員對現代化設備設施的應用能力，進一步促進文書檔案管理工作現代化發(fā)展。

二、事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1.對文書檔案管理工作的重視程度不夠

在事業(yè)單位管理工作開展過程中，對中心業(yè)務投入的時間和精力較多，對文書檔案管理存在忽視，嚴重影響了文書檔案管理工作順利開展。同時，事業(yè)單位文書檔案管理工作主要是詳細記錄相關的公務活動，能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供依據，維護單位內部的正常秩序。若事業(yè)單位對文書檔案管理的重視性不足，無法根據實際情況合理的改進，將難以提升文書檔案管理的效率，檔案管理人員容易出現不規(guī)范的行為，使得事業(yè)單位文書檔案管理的質量受到影響。部分領導者認為文書檔案管理就是對文書檔案的收集和保存，這一工作不能直接產生經濟效益，大幅度壓縮文書檔案管理的資金投入，使得文書檔案管理的開展受到阻礙。個別檔案管理工作人員不夠認真負責，使得檔案保存和檔案歸檔缺乏規(guī)范性及安全性。

2.檔案管理人員專業(yè)素質不高

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，必須保證檔案管理人員的專業(yè)素質，具備豐富的經驗和較高的技能水平，以此保證各項工作的有效開展。但有些檔案管理人員并未接受專業(yè)的培訓，存在知識結構不完善等情況，缺乏檔案管理意識，無法及時處理文書檔案管理中的問題，使得檔案保存和查閱等方面不規(guī)范、不嚴謹。部分單位對文書檔案管理人員的培訓不夠重視，未能根據工作需要培訓檔案管理人員，無法提升檔案管理人員的工作水平，以致在實際工作中出現信息化程度不高、管理流程設置缺乏規(guī)范性等問題，使事業(yè)單位文書檔案管理工作的進步和發(fā)展受到嚴重影響。

3.文書檔案管理信息化水平不足

信息化時代，一些事業(yè)單位在文書檔案管理工作方面存在信息化建設較為滯后的情況，導致檔案管理信息化程度偏低，難以及時引進檔案管理所需的信息化設備設施，仍使用單一化的紙質檔案管理方式，導致事業(yè)單位的文書檔案管理工作效率難以得到有效提升。比如，在紙質檔案管理模式下，容易出現文書檔案損壞和丟失等情況，不能保證文書檔案的安全性，且文書檔案的查閱存在諸多不便，影響文書檔案的利用效率。同時，有些單位在文書檔案管理中仍采用人工方式，容易造成操作失誤，使得文書檔案管理的精確度大幅降低，難以提高文書檔案查閱的效率。

4.文書檔案管理制度不夠完善

在事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過程中，完善管理制度至關重要。通過管理制度的完善，可以指導檔案管理人員完成工作，減少因人為失誤引發(fā)的問題。然而，在既往事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，普遍存在制度不完善的情況，如工作流程不規(guī)范、規(guī)章制度不合理以及監(jiān)督機制不全，使得文書檔案管理中出現各種問題；又如工作環(huán)境差、管理水平低和管理流程不規(guī)范等，難以保證事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率及質量。此外，一些事業(yè)單位的文書檔案存儲利用價值頗高，必須做到嚴格選擇檔案存儲的環(huán)境，但有些單位的存儲空間安全性差、濕度及溫度不適合，容易發(fā)生檔案丟失和檔案受損等問題，不利于事業(yè)單位文書檔案管理的順利開展。

三、新時期強化事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略

1.更新檔案管理觀念

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，應更新檔案管理人員的思想觀念，提高檔案管理人員對文書檔案管理的認識，理解文書檔案管理的意義，使其產生積極參與文書檔案管理的意識。同時，樹立信息化的管理理念，合理、科學地應用信息管理技術，有效實現單位文書檔案管理信息化發(fā)展目標。檔案管理人員應主動學習運用信息化技術，通過信息技術展示文書檔案管理的成果，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，使單位文書檔案管理工作質量水平得到有效提升。各單位的檔案部門應發(fā)揮帶頭作用，有效落實文書檔案信息化管理，使其能夠發(fā)揮應有的作用。只有轉變檔案管理人員的思想觀念，增加在文書檔案管理方面的資源投入，才能全面提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的質量。

2.加強檔案管理隊伍建設

檔案管理人員是事業(yè)單位文書檔案管理的主體，其專業(yè)素質對文書檔案管理工作的質量會產生直接的影響。因此，有必要加強檔案管理隊伍建設工作，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質，使其能夠保持專業(yè)的狀態(tài)完成工作。首先，應加強在職檔案管理人員的培訓，并結合文書檔案管理的工作情況對培訓內容合理調整，通過開展培訓教育活動，使檔案管理人員掌握檔案管理相關理論知識和實踐技能，正確處理文書檔案管理中存在的問題。其次，充分明確事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展方向，結合檔案管理工作需求，從外部引進優(yōu)秀的檔案管理人才，確保檔案管理人員具備豐富的專業(yè)知識和較高的信息化應用能力，可以順利參與檔案工作，帶動其他人員不斷進步，有效提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的水平。最后，建立良好的溝通機制，促進檔案管理隊伍的內部交流，加強各部門的溝通，不斷豐富檔案管理人員的知識和經驗，使其能夠優(yōu)化自身的工作方法，為事業(yè)單位文書檔案管理工作順利開展保駕護航。

3.引進技術，提高文書檔案管理信息化水平

從提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質量水平的角度考慮，應做好文書檔案管理信息化建設工作，充分發(fā)揮信息技術在事業(yè)單位文書檔案管理工作中的使用價值。將信息化應用到事業(yè)單位文書檔案管理工作中，可以將紙質檔案轉換為數字檔案，方便檔案管理人員查閱檔案，減少檔案損壞及丟失等問題。并且，事業(yè)單位文書檔案管理工作有必要合理應用信息化技術，建立相應的網絡平臺，與數字化技術相結合，以便查詢和管理文書檔案，提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的精確度。此外，選擇動態(tài)化的管理模式，借助數字化的檔案存儲方式來轉移檔案信息，方便復制和粘貼檔案信息，還可以利用圖文轉換功能對檔案內容規(guī)范提取，使檔案處理效率得到有效提升。

4.規(guī)范文書檔案管理

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，需要進一步規(guī)范文書檔案管理，制定規(guī)范的檔案管理標準體系。

第一，做好文書檔案的歸檔，確保檔案文件齊全，包括主要內容和附件。了解檔案文件的形成材料，并依據檔案形成的先后順序對其整理，篩選重稿和廢稿，提升文書檔案的使用價值。做好檔案文件的再次歸檔處理，適當增加重要文件歸檔數量，并做好檔案文件的復制及存儲處理等。在文書檔案的歸檔中，仔細檢查文書檔案的內容，一旦發(fā)現文書檔案的內容存在問題，應重新處理檔案，或是直接拒收。

第二，以卷宗為單位整理文書檔案，分類立卷零散的檔案文件，由單位處理保密性的文件，及時修復被損壞的檔案文件。

第三，綜合檢查檔案文件，如文書檔案的借閱以及文書檔案的整理情況，統計檔案種提取和收進的記錄，一旦發(fā)生特殊狀況，應及時上報并有效處理。

第四，重視文書檔案的開發(fā)利用，了解不同檔案的類型及使用性質，申請通過才能夠調閱文書檔案，經過批準才能夠復制文書檔案。

5.創(chuàng)新文書檔案管理工作方式方法

事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，應用的方式方法對文書檔案管理的效率及質量有較大影響，唯有合理創(chuàng)新才能促進文書檔案管理工作的順利開展。比如，建設檔案資源共享平臺、開發(fā)檔案采集技術以及軟硬件等。同時，檔案共享應充分考慮檔案的使用權限，并合理設置檔案使用權限，根據不同用戶在檔案使用方面提出的申請和使用檔案的目的及影響，確保文書檔案的安全。檔案資源共享應具有創(chuàng)新性和靈活性，區(qū)別于傳統模式下的文書檔案信息。此外，在文書檔案管理創(chuàng)新過程中，需結合檔案管理工作實際情況，選取適宜的方式，不斷完善檔案管理技術體系，在技術體系下開展文書檔案管理，提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效性。

6.改善文書檔案管理工作環(huán)境

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，既要考慮紙質檔案需要一定的存儲空間，還要合理選擇存放紙質檔案的地方，不能出現檔案被竊取的情況，保證文書檔案的安全性。若文書檔案存放在開放性較強或樓層較低的地方，發(fā)生文書檔案丟失的概率較大。首先，應保證文書檔案存放處環(huán)境適宜，不能出現過于干燥或潮濕的情況，降低環(huán)境因素對文書檔案的破壞，保證文書檔案的完整性。

其次，在應用信息化技術存儲檔案時，需要重視計算機系統中的安全隱患，采取先進的技術手段保護文書檔案，避免出現病毒入侵和設備損壞等問題，提升文書檔案的安全性，使事業(yè)單位文書檔案管理更具有科學性及有效性。

四、結語

綜上所述，為促進事業(yè)單位文書檔案管理的工作順利開展，使其能夠更好地服務于單位，應提高對事業(yè)單位文書檔案管理工作的重視程度，了解事業(yè)單位文書檔案管理工作開展的意義，結合現狀，落實有效的策略。比如，革新檔案管理思想觀念、加強檔案管理隊伍素質建設和提升檔案管理信息化水平、規(guī)范文書檔案管理、創(chuàng)新檔案管理方式方法以及改善文書檔案管理環(huán)境等，以此全面提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質量水平，為事業(yè)單位穩(wěn)步和可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

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作者簡介：孔霞（1970—），女，漢族，山東惠民人，專技十級， 本科， 研究方向：檔案管理理論與方法。