新時期強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理的思考

摘 要：在事業(yè)單位日常管理工作開展過程中，文書檔案管理是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需充分重視檔案管理工作，與新時代接軌，采取有效措施，做好事業(yè)單位文書檔案管理工作。因此，本文以新時期強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的必要性為切入點(diǎn)，結(jié)合此項(xiàng)工作現(xiàn)狀存在的一些問題，進(jìn)一步提出相關(guān)策略，希望以此全面提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位；文書檔案管理；問題；策略

引言

在社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的大背景下，我國事業(yè)單位呈現(xiàn)快速發(fā)展的態(tài)勢。與此同時，文書檔案作為事業(yè)單位重要的組成部分，其對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生的作用越來越明顯，因此，事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識到積極開展文書檔案管理工作的必要性，分析文書檔案管理工作中存在的問題，采取科學(xué)及合理的策略解決問題?？傮w而言，從事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量水平全面提升角度考慮，本文有必要圍繞“新時期強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理”課題展開深入研究。

一、新時期強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理的必要性

1.有助于文書檔案處理效率的提升

新時期，在事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，應(yīng)及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文書檔案管理工作方式方法，合理利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，提升文書檔案處理效率。比如，在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)可以對檔案收集、存儲及檔案檢索等各個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，僅輸入關(guān)鍵詞就能夠完成工作，彌補(bǔ)傳統(tǒng)工作方法的不足，提升文書檔案資料處理效率。與此同時，合理應(yīng)用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動化檔案采集，只需連接工作發(fā)布平臺或資源共享平臺，發(fā)揮自動記錄檔案信息的功能，即可完成檔案采集。此外，在資源配置時，充分明確檔案重點(diǎn)，通過完善檔案共享平臺建設(shè)，使檔案使用環(huán)境得到有效改善，滿足用戶對檔案服務(wù)的不同需求，增強(qiáng)用戶的檔案服務(wù)體驗(yàn)感。

2.確保文書檔案傳遞過程的安全

在新時期強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理工作中，可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，進(jìn)一步提升檔案資源的安全性，解決紙質(zhì)檔案管理模式中的檔案丟失和檔案受損等問題。將信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位文書檔案管理工作時，可以建立有利于檔案共享的局域網(wǎng)，并設(shè)置共享權(quán)限及分享密碼，在傳遞檔案資源的同時，確保檔案的安全性。通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案傳遞，可以有效提升檔案傳遞的效率，突破時空限制，方便用戶對檔案的共享和使用。同時，可以對檔案資料展開自動備份處理，使檔案管理人力成本得到有效降低，但值得注意的是，這一過程要做好檔案的安全保護(hù)措施，杜絕發(fā)生檔案信息被泄露或丟失的情況。

3.有助于文書檔案管理途徑的拓展

在事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，合理應(yīng)用信息技術(shù)，能夠有效發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢，拓展文書檔案管理工作途徑，并進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。與此同時，基于文書檔案管理工作開展情況，應(yīng)根據(jù)工作需要配置現(xiàn)代化的管理設(shè)備設(shè)施，方便檔案資料的整理、存儲和查閱，提升文書檔案的利用效率?？梢栽谑聵I(yè)單位文書檔案管理工作中發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的價值，提升文書檔案的整體效率，有效創(chuàng)新文書檔案管理的工作方式。此外，通過信息化技術(shù)的合理應(yīng)用，還能夠有效提升檔案管理人員對現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用能力，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

二、事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1.對文書檔案管理工作的重視程度不夠

在事業(yè)單位管理工作開展過程中，對中心業(yè)務(wù)投入的時間和精力較多，對文書檔案管理存在忽視，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作順利開展。同時，事業(yè)單位文書檔案管理工作主要是詳細(xì)記錄相關(guān)的公務(wù)活動，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供依據(jù)，維護(hù)單位內(nèi)部的正常秩序。若事業(yè)單位對文書檔案管理的重視性不足，無法根據(jù)實(shí)際情況合理的改進(jìn)，將難以提升文書檔案管理的效率，檔案管理人員容易出現(xiàn)不規(guī)范的行為，使得事業(yè)單位文書檔案管理的質(zhì)量受到影響。部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為文書檔案管理就是對文書檔案的收集和保存，這一工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，大幅度壓縮文書檔案管理的資金投入，使得文書檔案管理的開展受到阻礙。個別檔案管理工作人員不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，使得檔案保存和檔案歸檔缺乏規(guī)范性及安全性。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，必須保證檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，具備豐富的經(jīng)驗(yàn)和較高的技能水平，以此保證各項(xiàng)工作的有效開展。但有些檔案管理人員并未接受專業(yè)的培訓(xùn)，存在知識結(jié)構(gòu)不完善等情況，缺乏檔案管理意識，無法及時處理文書檔案管理中的問題，使得檔案保存和查閱等方面不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。部分單位對文書檔案管理人員的培訓(xùn)不夠重視，未能根據(jù)工作需要培訓(xùn)檔案管理人員，無法提升檔案管理人員的工作水平，以致在實(shí)際工作中出現(xiàn)信息化程度不高、管理流程設(shè)置缺乏規(guī)范性等問題，使事業(yè)單位文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展受到嚴(yán)重影響。

3.文書檔案管理信息化水平不足

信息化時代，一些事業(yè)單位在文書檔案管理工作方面存在信息化建設(shè)較為滯后的情況，導(dǎo)致檔案管理信息化程度偏低，難以及時引進(jìn)檔案管理所需的信息化設(shè)備設(shè)施，仍使用單一化的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致事業(yè)單位的文書檔案管理工作效率難以得到有效提升。比如，在紙質(zhì)檔案管理模式下，容易出現(xiàn)文書檔案損壞和丟失等情況，不能保證文書檔案的安全性，且文書檔案的查閱存在諸多不便，影響文書檔案的利用效率。同時，有些單位在文書檔案管理中仍采用人工方式，容易造成操作失誤，使得文書檔案管理的精確度大幅降低，難以提高文書檔案查閱的效率。

4.文書檔案管理制度不夠完善

在事業(yè)單位文書檔案管理工作開展過程中，完善管理制度至關(guān)重要。通過管理制度的完善，可以指導(dǎo)檔案管理人員完成工作，減少因人為失誤引發(fā)的問題。然而，在既往事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，普遍存在制度不完善的情況，如工作流程不規(guī)范、規(guī)章制度不合理以及監(jiān)督機(jī)制不全，使得文書檔案管理中出現(xiàn)各種問題；又如工作環(huán)境差、管理水平低和管理流程不規(guī)范等，難以保證事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率及質(zhì)量。此外，一些事業(yè)單位的文書檔案存儲利用價值頗高，必須做到嚴(yán)格選擇檔案存儲的環(huán)境，但有些單位的存儲空間安全性差、濕度及溫度不適合，容易發(fā)生檔案丟失和檔案受損等問題，不利于事業(yè)單位文書檔案管理的順利開展。

三、新時期強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略

1.更新檔案管理觀念

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，應(yīng)更新檔案管理人員的思想觀念，提高檔案管理人員對文書檔案管理的認(rèn)識，理解文書檔案管理的意義，使其產(chǎn)生積極參與文書檔案管理的意識。同時，樹立信息化的管理理念，合理、科學(xué)地應(yīng)用信息管理技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)單位文書檔案管理信息化發(fā)展目標(biāo)。檔案管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)運(yùn)用信息化技術(shù)，通過信息技術(shù)展示文書檔案管理的成果，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，使單位文書檔案管理工作質(zhì)量水平得到有效提升。各單位的檔案部門應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，有效落實(shí)文書檔案信息化管理，使其能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，增加在文書檔案管理方面的資源投入，才能全面提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是事業(yè)單位文書檔案管理的主體，其專業(yè)素質(zhì)對文書檔案管理工作的質(zhì)量會產(chǎn)生直接的影響。因此，有必要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使其能夠保持專業(yè)的狀態(tài)完成工作。首先，應(yīng)加強(qiáng)在職檔案管理人員的培訓(xùn)，并結(jié)合文書檔案管理的工作情況對培訓(xùn)內(nèi)容合理調(diào)整，通過開展培訓(xùn)教育活動，使檔案管理人員掌握檔案管理相關(guān)理論知識和實(shí)踐技能，正確處理文書檔案管理中存在的問題。其次，充分明確事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展方向，結(jié)合檔案管理工作需求，從外部引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，確保檔案管理人員具備豐富的專業(yè)知識和較高的信息化應(yīng)用能力，可以順利參與檔案工作，帶動其他人員不斷進(jìn)步，有效提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的水平。最后，建立良好的溝通機(jī)制，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的內(nèi)部交流，加強(qiáng)各部門的溝通，不斷豐富檔案管理人員的知識和經(jīng)驗(yàn)，使其能夠優(yōu)化自身的工作方法，為事業(yè)單位文書檔案管理工作順利開展保駕護(hù)航。

3.引進(jìn)技術(shù)，提高文書檔案管理信息化水平

從提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量水平的角度考慮，應(yīng)做好文書檔案管理信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮信息技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理工作中的使用價值。將信息化應(yīng)用到事業(yè)單位文書檔案管理工作中，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，方便檔案管理人員查閱檔案，減少檔案損壞及丟失等問題。并且，事業(yè)單位文書檔案管理工作有必要合理應(yīng)用信息化技術(shù)，建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，以便查詢和管理文書檔案，提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的精確度。此外，選擇動態(tài)化的管理模式，借助數(shù)字化的檔案存儲方式來轉(zhuǎn)移檔案信息，方便復(fù)制和粘貼檔案信息，還可以利用圖文轉(zhuǎn)換功能對檔案內(nèi)容規(guī)范提取，使檔案處理效率得到有效提升。

4.規(guī)范文書檔案管理

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，需要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理，制定規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

第一，做好文書檔案的歸檔，確保檔案文件齊全，包括主要內(nèi)容和附件。了解檔案文件的形成材料，并依據(jù)檔案形成的先后順序?qū)ζ湔?，篩選重稿和廢稿，提升文書檔案的使用價值。做好檔案文件的再次歸檔處理，適當(dāng)增加重要文件歸檔數(shù)量，并做好檔案文件的復(fù)制及存儲處理等。在文書檔案的歸檔中，仔細(xì)檢查文書檔案的內(nèi)容，一旦發(fā)現(xiàn)文書檔案的內(nèi)容存在問題，應(yīng)重新處理檔案，或是直接拒收。

第二，以卷宗為單位整理文書檔案，分類立卷零散的檔案文件，由單位處理保密性的文件，及時修復(fù)被損壞的檔案文件。

第三，綜合檢查檔案文件，如文書檔案的借閱以及文書檔案的整理情況，統(tǒng)計檔案種提取和收進(jìn)的記錄，一旦發(fā)生特殊狀況，應(yīng)及時上報并有效處理。

第四，重視文書檔案的開發(fā)利用，了解不同檔案的類型及使用性質(zhì)，申請通過才能夠調(diào)閱文書檔案，經(jīng)過批準(zhǔn)才能夠復(fù)制文書檔案。

5.創(chuàng)新文書檔案管理工作方式方法

事業(yè)單位文書檔案管理工作開展期間，應(yīng)用的方式方法對文書檔案管理的效率及質(zhì)量有較大影響，唯有合理創(chuàng)新才能促進(jìn)文書檔案管理工作的順利開展。比如，建設(shè)檔案資源共享平臺、開發(fā)檔案采集技術(shù)以及軟硬件等。同時，檔案共享應(yīng)充分考慮檔案的使用權(quán)限，并合理設(shè)置檔案使用權(quán)限，根據(jù)不同用戶在檔案使用方面提出的申請和使用檔案的目的及影響，確保文書檔案的安全。檔案資源共享應(yīng)具有創(chuàng)新性和靈活性，區(qū)別于傳統(tǒng)模式下的文書檔案信息。此外，在文書檔案管理創(chuàng)新過程中，需結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況，選取適宜的方式，不斷完善檔案管理技術(shù)體系，在技術(shù)體系下開展文書檔案管理，提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效性。

6.改善文書檔案管理工作環(huán)境

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，既要考慮紙質(zhì)檔案需要一定的存儲空間，還要合理選擇存放紙質(zhì)檔案的地方，不能出現(xiàn)檔案被竊取的情況，保證文書檔案的安全性。若文書檔案存放在開放性較強(qiáng)或樓層較低的地方，發(fā)生文書檔案丟失的概率較大。首先，應(yīng)保證文書檔案存放處環(huán)境適宜，不能出現(xiàn)過于干燥或潮濕的情況，降低環(huán)境因素對文書檔案的破壞，保證文書檔案的完整性。

其次，在應(yīng)用信息化技術(shù)存儲檔案時，需要重視計算機(jī)系統(tǒng)中的安全隱患，采取先進(jìn)的技術(shù)手段保護(hù)文書檔案，避免出現(xiàn)病毒入侵和設(shè)備損壞等問題，提升文書檔案的安全性，使事業(yè)單位文書檔案管理更具有科學(xué)性及有效性。

四、結(jié)語

綜上所述，為促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理的工作順利開展，使其能夠更好地服務(wù)于單位，應(yīng)提高對事業(yè)單位文書檔案管理工作的重視程度，了解事業(yè)單位文書檔案管理工作開展的意義，結(jié)合現(xiàn)狀，落實(shí)有效的策略。比如，革新檔案管理思想觀念、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)和提升檔案管理信息化水平、規(guī)范文書檔案管理、創(chuàng)新檔案管理方式方法以及改善文書檔案管理環(huán)境等，以此全面提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量水平，為事業(yè)單位穩(wěn)步和可持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介：孔霞（1970—），女，漢族，山東惠民人，專技十級， 本科， 研究方向：檔案管理理論與方法。