基于數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型策略探究

許秀凌　王寧

摘 要：檔案信息化轉(zhuǎn)型從數(shù)字化起步，逐步推動電子文件歸檔與電子檔案管理一體化建設(shè)。尤其是在當(dāng)前數(shù)字化經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，信息化逐步成為行政單位關(guān)鍵性工作的制高點(diǎn)，對檔案信息化建設(shè)的要求也在不斷提高。基于數(shù)字化經(jīng)濟(jì)，通過強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，堅持戰(zhàn)略思維與管理技術(shù)內(nèi)涵創(chuàng)新，統(tǒng)籌整合單位內(nèi)部優(yōu)勢資源，以此助力檔案信息化轉(zhuǎn)型。本文通過闡述基于數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要性，深入分析當(dāng)前行政單位檔案信息化轉(zhuǎn)型存在的問題，并根據(jù)實(shí)際情況提出檔案信息化轉(zhuǎn)型策略，有效提升檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化經(jīng)濟(jì)；檔案；信息化轉(zhuǎn)型

信息化時代背景下，各行各業(yè)均在信息技術(shù)的帶動下呈現(xiàn)出極其迅猛的發(fā)展趨勢。行政單位檔案記錄著各項活動、各類會議記錄等，檔案信息化轉(zhuǎn)型是行政單位檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵點(diǎn)。尤其是在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下，推動檔案信息化轉(zhuǎn)型能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，讓檔案管理更好地服務(wù)于單位發(fā)展，充分凸顯檔案資料的作用。

一、基于數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要性

1.有利于檔案信息數(shù)據(jù)共享

為了促進(jìn)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的無障礙交換與傳輸，需要對信息技術(shù)的使用給予高度重視，只有將現(xiàn)代信息技術(shù)的作用發(fā)揮到極致，方能將檔案資料的作用凸顯出來，在彰顯檔案資料重要地位的同時，提升其利用效率。

政務(wù)服務(wù)中心涉及的工作繁多，尤其是在當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)常態(tài)的發(fā)展背景下，工作人員每天都將面對海量的檔案管理工作，若能借助信息化手段幫助完成檔案資料的收集、整理、存儲、利用，勢必能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享和網(wǎng)絡(luò)查詢，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿，充分發(fā)揮檔案資料的利用價值，為信息化檔案資料更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于單位工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.有利于提升檔案管理工作效率

通常，政務(wù)服務(wù)中心檔案資料涉及的內(nèi)容繁多，需要規(guī)范檔案資料的調(diào)用和管理過程。尤其是在當(dāng)前數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下，政務(wù)服務(wù)中心的審批事項也越來越多，檔案內(nèi)容種類繁多，檔案管理也呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)。檔案管理人員的工作量較大，工作壓力較高，在一定程度上導(dǎo)致檔案管理效率偏低。通過推動行政單位檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)型，借助信息化軟件，能有效提升檔案資料管理的實(shí)效性，更好地將檔案的價值發(fā)揮出來。

3.有利于提升檔案資料的使用年限

首先，檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型是要將信息管理系統(tǒng)引進(jìn)檔案資源管理工作中，利用電子數(shù)據(jù)的形式來儲存并管理檔案資料，一來可確保行政單位檔案資料的完整性，二來能為后續(xù)的使用提供便利。其次，電子形式的行政檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在一定程度上節(jié)約了檔案管理的成本，還可以提升檔案處理的速度，相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，電子檔案更加便捷，而且處理問題的速度更快。此外，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，還應(yīng)避免因管理疏忽而導(dǎo)致的紙質(zhì)檔案流失，或因蟲咬、潮濕等因素導(dǎo)致的檔案損壞，影響檔案的壽命。

二、基于數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型存在的問題

1.檔案資源分散，影響后期檔案利用

在當(dāng)前政務(wù)服務(wù)中心日常工作的開展過程中，不同崗位負(fù)責(zé)不同的工作，審批事項差異也很大，本著“誰審批、誰負(fù)責(zé)，誰形成和誰歸檔”的原則，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)審批業(yè)務(wù)的立卷歸檔工作，將整理好的紙質(zhì)版和電子版移交檔案管理部門，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的保管利用等。由于業(yè)務(wù)事項多而形成的檔案材料也多，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案也較分散，故在文件傳輸過程中很容易遇到檔案信息被篡改、檔案丟失、備份密封不完整和文件頁面損壞等問題，嚴(yán)重影響后續(xù)檔案資料的質(zhì)量和利用。

2.檔案管理體系建設(shè)落后，制約檔案信息化轉(zhuǎn)型

目前，雖然部分單位在檔案管理過程中引入數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，但由于受到辦公空間和資金的限制，讓行政單位電子化服務(wù)與全流程網(wǎng)絡(luò)辦事出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。同時，行政單位檔案管理部門人員的配置不足，使得檔案中心往往只來得及處理部分檔案事項，嚴(yán)重阻礙了檔案資料的信息化轉(zhuǎn)型。政務(wù)服務(wù)中心在日常工作中主要開展的是一些便民類的服務(wù)，不同部門的管控職責(zé)范圍和辦事流程各不相同，因此，需要明確各部門在檔案管理中應(yīng)當(dāng)履行的職責(zé)和義務(wù)，制定統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有效避免行政檔案資料混亂的現(xiàn)象。

3.檔案信息共享率不高，降低了檔案資料利用效率

在行政審批檔案向信息化轉(zhuǎn)型的過程中，要想真正實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)中心業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)在行政審批各系統(tǒng)中無障礙傳遞、查詢和共享，必須借助于信息化管理系統(tǒng)來完成。由于各部門的行政審批事項分別在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦理，歸檔范圍、審批流程、材料規(guī)范各有差異，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不盡一致，因此，所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接到一起存在很大困難，影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整合利用，降低了檔案共享利用率。

4.檔案信息安全性保障低，制約檔案資料作用發(fā)揮

檔案信息化是時代發(fā)展的趨勢，利用信息化管理檔案具有數(shù)據(jù)傳輸、保存和整理快的優(yōu)點(diǎn)，但是，行政檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)監(jiān)測、恢復(fù)等技術(shù)有待加強(qiáng)，尚未實(shí)現(xiàn)檔案信息的權(quán)限和加密管理，很容易造成檔案信息出現(xiàn)被泄露、丟失或者是遭受黑客、病毒的入侵，從而嚴(yán)重影響單位檔案的安全性，制約檔案作用的發(fā)揮。

三、基于數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的檔案信息化轉(zhuǎn)型策略

1.明確檔案信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，做好檔案信息化定位

在當(dāng)前數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下，為了推動行政審批檔案管理朝著信息化轉(zhuǎn)型，檔案管理人員必須掌握檔案法律法規(guī)、政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范、紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案信息化方案，根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定歸檔范圍、數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)流程等信息，制定統(tǒng)一的電子檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。搭建檔案信息化管理平臺，明確歸檔配置信息、基本信息、辦理流程、電子文件組件等元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案目錄包含的基本信息字段，優(yōu)化檢索功能，積極做好檔案信息化轉(zhuǎn)型定位，為提升數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下檔案信息化管理的實(shí)效性奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.完善檔案信息化轉(zhuǎn)型制度，健全行政檔案管理機(jī)制

基于數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代背景，檔案管理部門要想真正構(gòu)建完善的檔案信息化管理模式，除了要依托于先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)外，還要建立一個統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺，將各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)籌到一起，以便于檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，方能對檔案信息化轉(zhuǎn)型起到有力的推動作用。在此過程中，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)不僅要遵循協(xié)同運(yùn)作模式，還要對傳統(tǒng)條塊分割式的檔案管理模式予以革新，在互聯(lián)網(wǎng)的連接作用下形成統(tǒng)一的檔案管理工作憑條，讓無紙化的檔案管理得到全方位推行，建立出一套契合時代發(fā)展要求的電子文件單套制歸檔與電子檔案單套管理流程，在提升檔案管理效率的同時，最大限度地確保檔案安全。

在行政單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，一方面，需要借助信息技術(shù)一體化的檔案管理服務(wù)平臺，大力研究電子文件單套制歸檔方法，以打通系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)通道，實(shí)現(xiàn)電子文件無紙化閉環(huán)管理。按照電子文件單套制歸檔技術(shù)規(guī)范，整合開發(fā)電子文件預(yù)歸檔功能組件，建設(shè)涵蓋電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理的檔案管理服務(wù)一體化平臺；另一方面，可以將紙質(zhì)檔案采取高速掃描、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)生成電子檔案，并將其存儲到檔案信息庫中，實(shí)現(xiàn)電子檔案的長久保存、共享利用，讓其成為重要的公共信息資源。在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的背景下，為了讓電子政務(wù)信息公開，需要根據(jù)檔案保密等級的要求分級公開檔案信息，讓檔案資料更好地服務(wù)于政務(wù)服務(wù)中心的工作。

在統(tǒng)籌整理行政單位檔案信息化轉(zhuǎn)型的過程中，健全管理機(jī)制是保障檔案整理的關(guān)鍵，構(gòu)建完善的管控體系是推動行政檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要保障。同時，通過嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好行政檔案信息化轉(zhuǎn)型工作，嚴(yán)格要求各個工作流程遵循相關(guān)國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效推動行政檔案順利實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型。

3.樹立檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略思維，助力檔案信息化轉(zhuǎn)型

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)上，為了有效促進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，必須有超前的檔案信息化戰(zhàn)略眼光，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供科學(xué)指導(dǎo)，推進(jìn)檔案信息化轉(zhuǎn)型，加快檔案的數(shù)字化。同時，檔案管理人員要具備過硬的綜合素質(zhì)，提高檔案信息化戰(zhàn)略思維，才能成為推動檔案信息化的動力和重要保障。通過打造檔案信息化系統(tǒng)工程，讓部門形成協(xié)同合力，對推動行政檔案信息化轉(zhuǎn)型具有重要的作用。

一是注重全局性。在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)下，為了推動檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，需要頂層設(shè)計和高層推動，并置身于信息化的宏觀發(fā)展戰(zhàn)略中，明確行政檔案信息化建設(shè)的方向性和目的性，有效破解行政單位檔案信息化與信息設(shè)備無法呼應(yīng)的“信息沙灘”現(xiàn)象。在行政檔案的管理上，一些單位對檔案工作不夠重視，存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的現(xiàn)象，檔案管理方面沒有更多的標(biāo)準(zhǔn)和要求，導(dǎo)致行政檔案信息化建設(shè)工作擱淺?；诖?，在行政單位檔案信息化轉(zhuǎn)型的過程中，還應(yīng)該建設(shè)更加系統(tǒng)且全面的信息化檔案管理體系，重視檔案信息化建設(shè)工作的開展，指定專門人員開展檔案信息化建設(shè)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與應(yīng)用，為單位各項工作的開展、管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

二是強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)性。通過構(gòu)建良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，有效避免行政檔案信息化建設(shè)陷入“單兵作戰(zhàn)”和“信息鴻溝”的被動境地，以便能夠更好地順應(yīng)數(shù)字化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情形。

三是重視科學(xué)性?？茖W(xué)性是數(shù)字化經(jīng)濟(jì)下推動檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要戰(zhàn)略內(nèi)容。因此，需要緊密結(jié)合行政單位檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，優(yōu)化資源配置，建立科學(xué)的評價體系，立足于科學(xué)的角度克服“信息孤島”的難題，堅持做到先進(jìn)性和適用性統(tǒng)一的目標(biāo)，推動檔案信息化轉(zhuǎn)型。

四是保障前瞻性。在行政檔案信息化轉(zhuǎn)型的過程中需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，始終著眼于長遠(yuǎn)謀劃，準(zhǔn)確把握行政檔案信息化轉(zhuǎn)型的趨勢，堅持不囿于一時一事。只有這樣才能夠避免重規(guī)模效應(yīng)、輕風(fēng)險防范的現(xiàn)象，統(tǒng)籌考慮技術(shù)協(xié)調(diào)與單位檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)性，從而有效提升檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性。

4.構(gòu)建良好的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案信息化管理水平

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，為了能夠更好地開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，必須建立良好的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案與政府服務(wù)中心電子處理系統(tǒng)的兼容性，以此促進(jìn)檔案管理信息化水平的有效提升。與此同時，檔案信息管理在堅持高效、智能化的發(fā)展同時，也要保證工作開展的規(guī)范性，尤其是電子檔案歸檔與移交更是要嚴(yán)格按照相關(guān)要求來執(zhí)行，并盡可能減少手動操作，從而確保管理中心檔案資料歸檔的準(zhǔn)確性。

同時，適當(dāng)加大信息化建設(shè)中的資金投入量，在行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)中開發(fā)歸檔模塊，通過檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，統(tǒng)一歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)“一鍵歸檔”，全面推動各項業(yè)務(wù)專網(wǎng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合共享。另外，通過積極引入計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備設(shè)施，以便為檔案信息化轉(zhuǎn)型提供重要的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施支持。尤其是通過建立功能齊全的信息化檔案管理系統(tǒng)，制訂科學(xué)、合理的計劃，能夠讓單位檔案信息化管理的實(shí)效性得到全面提升。此外，還應(yīng)該制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接的過程中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，能夠讓行政單位檔案管理的過程真正實(shí)現(xiàn)透明化、規(guī)范化，從而更好地滿足社會各界對檔案資料的需求，服務(wù)于社會，營造良好的營商環(huán)境。

5.重視檔案信息化管理人才培養(yǎng)，助力檔案信息化轉(zhuǎn)型

在當(dāng)前政務(wù)服務(wù)中心檔案管理的過程中，管理人員的思想和經(jīng)驗(yàn)直接關(guān)系到檔案信息化轉(zhuǎn)型。然而，當(dāng)前行政服務(wù)中心檔案管理人員的信息化素養(yǎng)有待提升，所掌握的檔案管理技術(shù)不夠先進(jìn)，缺乏豐富的管理經(jīng)驗(yàn)與方法，不利于數(shù)字經(jīng)濟(jì)下檔案信息化轉(zhuǎn)型。因此，在面對數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的宏觀要求時，為了有效推動檔案信息化轉(zhuǎn)型，需要注重檔案管理人員的選拔和聘用，并需要組織檔案管理人員積極參與專業(yè)的信息化知識培訓(xùn)。同時，通過采取線上與線下相結(jié)合的培訓(xùn)模式，讓檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案信息化管理的方法和技能，以此增強(qiáng)檔案管理人員的信息化管理水平。

檔案管理人員還需要不斷解放思想，始終秉承“活到老、學(xué)到老”的精神，統(tǒng)籌結(jié)合數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展趨勢，合理分配時間學(xué)習(xí)檔案信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容與方法，切實(shí)增強(qiáng)自身檔案的信息化管理能力，為推動檔案信息化轉(zhuǎn)型建言獻(xiàn)策，從而逐步建立起全面、系統(tǒng)和高效的檔案管理信息化體系，更好地凸顯出行政檔案信息化建設(shè)的效果，讓檔案資料能夠更好地服務(wù)于行政單位發(fā)展。

四、結(jié)論

總之，基于數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景，推動檔案信息化轉(zhuǎn)型是一個持續(xù)性的過程。通常，這個過程是動態(tài)的，且在這個轉(zhuǎn)型的過程中需要得到上級部門的關(guān)注與支持，并需要制定完善的制度來規(guī)范檔案信息化管理。只有當(dāng)檔案信息化轉(zhuǎn)型成為一種必然，不斷推動檔案信息化轉(zhuǎn)型，積極探索檔案管理的新路徑，才能推動行政單位檔案管理工作更好地發(fā)展。

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作者簡介：許秀凌（1971—），女，漢族，山東日照人，本科，高級經(jīng)濟(jì)師，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理、檔案管理；王寧（1974—），女，漢族，山東日照人，本科，高級經(jīng)濟(jì)師，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理。