新時(shí)期基建項(xiàng)目文件歸檔率提升研究

摘 要：歸檔工作是基建檔案管理流程中煩瑣而又關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。本文以醫(yī)院基建項(xiàng)目為例，首先分析了基建項(xiàng)目文件歸檔工作對(duì)基建項(xiàng)目管理、項(xiàng)目檔案質(zhì)量、基建項(xiàng)目審計(jì)和工程質(zhì)量評(píng)定等方面的現(xiàn)實(shí)意義，探討了基建項(xiàng)目文件數(shù)量多、歸檔參與主體多、跨度形成時(shí)間長(zhǎng)和涉及門類多等主要特點(diǎn)，并從基建項(xiàng)目資料員檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)素能、體制機(jī)制以及歸檔保障條件等方面，進(jìn)一步討論了影響基建項(xiàng)目文件歸檔的因素。針對(duì)影響基建項(xiàng)目文件歸檔因素，提出了提升基建項(xiàng)目文件歸檔率的對(duì)策措施，為進(jìn)一步做好新時(shí)代基建項(xiàng)目文件歸檔工作提供參考。

關(guān)鍵詞：歸檔率；基建檔案；醫(yī)院

概述

天津市第三中心醫(yī)院始建于1957年，是一所集醫(yī)、教、研、預(yù)、管于一體的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，是天津市五大市級(jí)醫(yī)學(xué)中心之一。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，已有建筑面積不能滿足事業(yè)發(fā)展及市民健康診療需要，歷經(jīng)數(shù)次改擴(kuò)建。隨著醫(yī)院基建項(xiàng)目的推進(jìn)，相關(guān)基建項(xiàng)目檔案資料眾多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，出現(xiàn)在日常管理中極易造成資料收集不全、內(nèi)容質(zhì)量低、歸檔不及時(shí)等問題。因此，歸檔工作成為基建檔案管理流程中煩瑣又關(guān)鍵的環(huán)節(jié)[1]。為進(jìn)一步做好項(xiàng)目檔案管理工作，國(guó)家檔案局陸續(xù)出臺(tái)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理，尤其是歸檔工作提供精準(zhǔn)指導(dǎo)。

1 基建項(xiàng)目文件歸檔的意義

建設(shè)單位工程管理部門及勘察、設(shè)計(jì)、施工、總承包、監(jiān)理、設(shè)備制造、第三方檢測(cè)等參建單位將辦理完畢且具有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)，即為項(xiàng)目文件歸檔。從項(xiàng)目文件歸檔的定義來看，歸檔的主體有建設(shè)單位、參建單位，歸檔的實(shí)質(zhì)要求是辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件，歸檔的形式要求是經(jīng)系統(tǒng)整理并移交給建設(shè)單位相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。醫(yī)院檔案歸檔率=實(shí)際歸檔的檔案項(xiàng)目數(shù)/應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案項(xiàng)目數(shù)×100%[2]。

做好醫(yī)院基建項(xiàng)目文件歸檔工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。一是基建項(xiàng)目管理的重要依據(jù)。醫(yī)院基建項(xiàng)目文件經(jīng)歸檔，是基建工程項(xiàng)目建設(shè)從投資完成，成果轉(zhuǎn)入后期項(xiàng)目實(shí)際使用，在此過程中基建項(xiàng)目活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄?？勺鳛榛üこ藤|(zhì)量鑒定的重要憑證，也是醫(yī)院基建項(xiàng)目后期改建、擴(kuò)建、維修、管理的重要依據(jù)。二是項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要保障。醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，產(chǎn)生的項(xiàng)目文件數(shù)量多，涉及工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備及安裝等多個(gè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目文件收集工作貫穿項(xiàng)目建設(shè)始終，嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好項(xiàng)目文件資料的收集，并按照項(xiàng)目文件形成規(guī)律及要求進(jìn)行系統(tǒng)整理、歸檔，也是基建檔案管理質(zhì)量的重要保障。三是基建項(xiàng)目審計(jì)的重要支撐。醫(yī)院基建項(xiàng)目是上級(jí)主管部門對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)工作進(jìn)行審計(jì)的重要內(nèi)容。如東麗院區(qū)新址擴(kuò)建項(xiàng)目，總投資約314055萬元，項(xiàng)目建設(shè)完成后，需要對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，歸檔的立項(xiàng)文件、招標(biāo)文件、施工合同、財(cái)會(huì)憑證等歸檔資料的查詢，為審計(jì)工作順利進(jìn)行提供了重要的資料支撐。四是工程質(zhì)量評(píng)定的重要保證。醫(yī)院基建工程項(xiàng)目質(zhì)量直接關(guān)系到項(xiàng)目的運(yùn)行，以及患者安全和財(cái)產(chǎn)保障，做好基建項(xiàng)目文件及時(shí)、完整歸檔，使其能夠成套、系統(tǒng)地歸檔，反映了工程質(zhì)量的好與壞。在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案資料的質(zhì)量控制著工程項(xiàng)目質(zhì)量[3]。通過基建項(xiàng)目文件的歸檔，按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理，作為工程質(zhì)量評(píng)定的重要保證。

2 基建項(xiàng)目文件主要特點(diǎn)

醫(yī)院基建項(xiàng)目文件是一條重要的信息鏈，貫穿于基建項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工及運(yùn)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，是全部工程項(xiàng)目的真實(shí)反映?；?xiàng)目本身具有建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大、建設(shè)工期長(zhǎng)、參建單位多等特點(diǎn)，這也使得基建項(xiàng)目文件呈現(xiàn)出一系列顯著特點(diǎn)。

2.1 文件數(shù)量多

醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大，建設(shè)環(huán)節(jié)多，在勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等過程中都會(huì)形成大量的項(xiàng)目文件資料。這些文件資料價(jià)值高，涵蓋了項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可研報(bào)告、建設(shè)工藝技術(shù)應(yīng)用，還有各種交樁記錄、隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量檢查臺(tái)賬、設(shè)備及管線安裝施工文件，具有很強(qiáng)的整理歸檔現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。

2.2 參與主體多

醫(yī)院基建項(xiàng)目文件從其形成、積累、整理、審核以及移交和歸檔，不僅由建設(shè)單位負(fù)總責(zé)，還需要參建單位，如勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、總承包方、監(jiān)理單位、設(shè)備制造方、第三方檢測(cè)單位的積極參與。因此，醫(yī)院基建項(xiàng)目文件歸檔需要建設(shè)方、監(jiān)理方、施工方等所有參建單位共同完成，才能確保基建項(xiàng)目文件歸檔及時(shí)、完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。

2.3 形成周期長(zhǎng)[4]

由中交建筑集團(tuán)有限公司承建的天津市中心醫(yī)院（東麗院區(qū)）新址擴(kuò)建項(xiàng)目作為天津市2023年重點(diǎn)項(xiàng)目，規(guī)劃于2022年初建設(shè)，并于2025年12月完成建設(shè)并投入使用，建設(shè)周期長(zhǎng)達(dá)4年。這還不包括前期的項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目可研報(bào)告、批復(fù)等用的時(shí)間。大型醫(yī)院基建項(xiàng)目建設(shè)工期長(zhǎng)，在此過程中產(chǎn)生的大量文件材料，從形成、整理到歸檔，時(shí)間跨度較長(zhǎng)。

2.4 涉及門類多

醫(yī)院基建項(xiàng)目文件涉及學(xué)科多、專業(yè)技術(shù)面廣。根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，基建項(xiàng)目文件主要涉及勘察、設(shè)計(jì)、氣象、水文、消防、測(cè)繪、地震、環(huán)保、安裝等不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的不同專業(yè)資料，這就要求從事基建項(xiàng)目文件收集、整理和歸檔的人員要掌握過硬的專業(yè)技術(shù)，熟悉各個(gè)領(lǐng)域的歸檔資料范圍。

3 影響基建項(xiàng)目文件歸檔率因素

3.1 歸檔意識(shí)

根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔應(yīng)及時(shí)。并且對(duì)歸檔的時(shí)間有明確規(guī)定，如醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目前期的勘察、設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、立項(xiàng)等文件應(yīng)在“相關(guān)工作結(jié)束時(shí)歸檔”；醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的管理類文件，如建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)按年度進(jìn)行歸檔；醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的施工文件則是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成后及時(shí)歸檔；項(xiàng)目建設(shè)中的科研項(xiàng)目文件則在“結(jié)題驗(yàn)收后歸檔”；醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料則應(yīng)在驗(yàn)收通過后及時(shí)歸檔。

但是，從項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目文件歸檔情況來看，重項(xiàng)目建設(shè)、重項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度輕檔案管理的思想認(rèn)識(shí)還較為普遍，具體從事建設(shè)項(xiàng)目資料收集整理歸檔人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，建設(shè)單位、承包及分包單位職責(zé)不清，檔案人員流動(dòng)性大，新進(jìn)人員缺少系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，歸檔范圍不清。

3.2 業(yè)務(wù)素能

從事基建項(xiàng)目文件收集的資料員的業(yè)務(wù)素能會(huì)直接影響項(xiàng)目文件的歸檔質(zhì)量和效率。但從現(xiàn)實(shí)來看，重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)在建設(shè)期，作為建設(shè)方的政府職能部門從相關(guān)部門抽調(diào)人員組成臨時(shí)性的“×××工程項(xiàng)目建設(shè)指揮部”，通常是工程項(xiàng)目完成便會(huì)就地解散，移交管理權(quán)限?？梢姡话阒攸c(diǎn)基建項(xiàng)目建設(shè)中配備的專職檔案員少之又少，而且建設(shè)期間大多忙于項(xiàng)目建設(shè)，也沒有對(duì)具體從事項(xiàng)目文件收集、整理歸檔等進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從事基建項(xiàng)目資料收集人員的工程項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)缺乏，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)資料收集、歸檔與工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度不一致，沒有嚴(yán)格按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)要求及時(shí)收集、歸檔文件資料，導(dǎo)致歸檔資料缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，隱蔽工程驗(yàn)收記錄不完整、不規(guī)范。

3.3 體制機(jī)制

重大基建項(xiàng)目檔案管理通常與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)，檔案管理體制機(jī)制不健全、不科學(xué)也是影響基建項(xiàng)目檔案歸檔率的重要因素，諸如檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)不健全，相關(guān)參與方未納入領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)之中；工程技術(shù)資料及施工圖表簽報(bào)程序規(guī)定不規(guī)范，施工日志、施工圖紙等缺少科學(xué)的管理辦法；建設(shè)單位及參加單位的歸檔責(zé)任不明確，歸檔文件質(zhì)量要求不符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定；重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定不科學(xué)，導(dǎo)致施工文件、信息系統(tǒng)文件、監(jiān)理文件和第三方檢測(cè)文件審查環(huán)節(jié)未形成記錄和整改閉環(huán)。

3.4 保障條件

基建項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、產(chǎn)生的檔案資料多，做好歸檔工作離不開必要的軟硬件條件做保障。如存放檔案的檔案室、檔案柜，建設(shè)單位的檔案庫(kù)房如沒有按照“八防”標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)影響項(xiàng)目檔案的保管質(zhì)量，埋下安全隱患。項(xiàng)目電子文件離不開計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)作為歸檔的重要手段，軟硬件系統(tǒng)是否與新環(huán)境兼容、重要項(xiàng)目電子文件歸檔是否滿足異地異質(zhì)備份、必要的項(xiàng)目歸檔設(shè)備是否保障到位，這些均成為影響基建項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量的重要因素。

4 基建項(xiàng)目文件歸檔率提升對(duì)策

4.1 增強(qiáng)意識(shí)，明確歸檔責(zé)任

將建設(shè)項(xiàng)目歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)，組織基建項(xiàng)目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的歸檔工作。切實(shí)提升基建項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，尤其是歸檔意識(shí)，自覺遵守和貫徹落實(shí)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將歸檔工作納入標(biāo)準(zhǔn)化歸檔管理范圍，讓重視基建項(xiàng)目文件歸檔成為一種行為自覺。要切實(shí)明確相關(guān)方的歸檔主體責(zé)任，如建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔責(zé)任，以及勘察部門、設(shè)計(jì)部門、監(jiān)理部門、施工部門、總承包、檢測(cè)部門、供貨等單位的文件歸檔責(zé)任和要求，尤其是歸檔資料的“完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性”“四性”審查責(zé)任。要暢通各責(zé)任主體之間的溝通渠道，以合同形式將各方需要移交歸檔的文件數(shù)量、文件類型、文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和歸檔時(shí)間加以明確，確?；?xiàng)目文件在完整、準(zhǔn)確、有效、規(guī)范基礎(chǔ)上及時(shí)歸檔。

4.2 提升素能，強(qiáng)化歸檔培訓(xùn)

根據(jù)基建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，實(shí)時(shí)組織專兼職資料員、檔案員，以及參建方人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。具體來說，可從項(xiàng)目前期、中期和后期分階段開展有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。例如，在基建項(xiàng)目正式開工建設(shè)前，就要同步推進(jìn)檔案員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)基建項(xiàng)目歸檔的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求；在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，要定期不定期組織檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，此時(shí)的培訓(xùn)重點(diǎn)是要根據(jù)基建項(xiàng)目的具體建設(shè)進(jìn)度，培訓(xùn)各個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)歸檔的范圍和要求，以及需要注意的事項(xiàng)。在基建項(xiàng)目建設(shè)后期，要重點(diǎn)圍繞項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，有針對(duì)性地組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保歸檔質(zhì)量。

4.3 健全制度，規(guī)范歸檔流程

按照醫(yī)院基建檔案的性質(zhì)劃分，大體可以分為設(shè)計(jì)資料、施工資料、依據(jù)性資料、竣工資料以及基礎(chǔ)性資料等[5]；按照醫(yī)院基建檔案的時(shí)間階段劃分，又可以將其分為項(xiàng)目前期檔案資料、施工階段資料和竣工階段資料?？梢姡?xiàng)目文件歸檔量大、類型豐富，要求建立一套行之有效的體制機(jī)制，規(guī)范歸檔流程。首先建立健全規(guī)范的規(guī)章制度，尤其是歸檔方面的制度，明確基建項(xiàng)目文件歸檔的范圍、歸檔的條件、歸檔的質(zhì)量和歸檔的時(shí)間要求。其次是簽訂合同等約束機(jī)制。與施工方、監(jiān)理方等簽訂基建歸檔合同，建立激勵(lì)約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)就明確需要移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)[6]。最后是規(guī)范檔案工作流程。通過相應(yīng)的規(guī)章制度，使基建項(xiàng)目歸檔工作流程更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4.4 投入，改善歸檔條件

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，以及基建項(xiàng)目文件歸檔的現(xiàn)實(shí)需要，項(xiàng)目建設(shè)參與方要加大投入，改善歸檔所需的人、財(cái)、物等條件。首先是加強(qiáng)人的投入。根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模大小，以及歸檔文件的多少和任務(wù)情況，選派一定數(shù)量的專兼職檔案員。其次是加大財(cái)?shù)耐度?。根?jù)基建項(xiàng)目歸檔工作的實(shí)際需要，編制專門的檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)時(shí)增加預(yù)算，確保檔案管理所需經(jīng)費(fèi)充裕。再次是加大物的投入。根據(jù)基建項(xiàng)目歸檔需要，建立專門的檔案場(chǎng)所，并按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求添置必要的物件設(shè)備。為做好建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔工作，還需采購(gòu)一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等，購(gòu)買專門的檔案管理軟件，切實(shí)改善基建項(xiàng)目歸檔條件，夯實(shí)歸檔工作條件基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院基建項(xiàng)目歸檔工作是整個(gè)基建檔案管理流程中煩瑣又關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，是做好基建項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)性工作。為切實(shí)做好項(xiàng)目檔案管理工作，尤其是項(xiàng)目檔案歸檔工作，要始終堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和制度[7]，要重視臨時(shí)設(shè)施檔案歸檔利用[8]，要嚴(yán)格執(zhí)行《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在思想上要重視，在業(yè)務(wù)素能上要提升，在制度機(jī)制上要健全，在歸檔條件上要改善，切實(shí)做好醫(yī)院基建項(xiàng)目歸檔工作，不斷提升歸檔率，夯實(shí)基建項(xiàng)目檔案管理根基。

參考文獻(xiàn)

[1]康紅巖.醫(yī)院基建檔案應(yīng)堅(jiān)持的歸檔原則[J].中外醫(yī)療，2013（21）：134-135.

[2]王偉平.科研設(shè)計(jì)單位檔案“三率”淺談[J].科技檔案，2002（3）：6-8.

[3]沈麗嬌.如何提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率[J].中國(guó)醫(yī)藥指南，2011（3）：39-40.

[4]馬迎秋.醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔中的問題與對(duì)策[J].城建檔案，2021（2）：50-51.

[5]張麗娜.醫(yī)院基建檔案歸檔的常見問題及改善措施[J].城建檔案，2021（3）：106-107.

[6]田濱海.基建檔案管理工作芻議[J].黑龍江檔案，2010（1）：50.

[7]王小媚.基建項(xiàng)目歸檔難點(diǎn)與對(duì)策研究[J].陜西檔案，2021（4）：44-45.

[8]郭南震.基建項(xiàng)目臨時(shí)設(shè)施檔案的歸檔利用亟待關(guān)注[J].檔案與建設(shè)，2014（10）：84-85.

作者簡(jiǎn)介：楊琳琳（1977— ），天津市第三中心醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。