新時(shí)代醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式探討折

摘 要：精細(xì)化管理已成為新時(shí)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展方向。通過目標(biāo)管理和流程再造，能夠提升醫(yī)院檔案治理能力和治理體系的現(xiàn)代化。目前，醫(yī)院檔案管理還存在著觀念陳舊、人員素養(yǎng)不高、支撐體系不完善的問題。實(shí)施檔案精細(xì)化管理要著重在制度建設(shè)、流程管理、服務(wù)能力、開發(fā)利用上下功夫，以精細(xì)化管理的實(shí)效推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展邁上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；精細(xì)化管理；路徑選擇

精細(xì)化管理是現(xiàn)代科學(xué)化管理的生動(dòng)體現(xiàn)。實(shí)施精細(xì)化管理就是運(yùn)用科學(xué)化管理理念，達(dá)到管理規(guī)范化、精細(xì)化和個(gè)性化的目標(biāo)要求，這與醫(yī)院檔案管理的目標(biāo)不謀而合，具有重要指導(dǎo)作用。

1 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式的架構(gòu)

1.1 崗位職責(zé)的精細(xì)化

精細(xì)化理論強(qiáng)調(diào)科學(xué)化的分工和專業(yè)化的管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)人與崗位職責(zé)的高度匹配。依據(jù)崗位職責(zé)的設(shè)置，科學(xué)實(shí)現(xiàn)人力資源配置，實(shí)現(xiàn)人盡其職，最大限度地發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。醫(yī)院檔案類別分類細(xì)致、專業(yè)性強(qiáng)、要求高，要針對(duì)不同的類型，例如人事檔案管理崗、財(cái)務(wù)檔案管理崗、機(jī)關(guān)文書檔案管理崗、病例檔案管理崗、工程檔案管理崗等，設(shè)置不同的檔案管理人員。根據(jù)人才的能力分配崗位，將管理責(zé)任壓到肩上、落到具體工作中。

1.2 管理運(yùn)行的精細(xì)化

檔案管理運(yùn)行的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、人浮于事、效率低下的問題。對(duì)于醫(yī)院檔案管理來說，就是要靠管理制勝，嚴(yán)格按照制度辦事。從檔案的前端收集、事中整理、事后保管到高效利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，既要下足“細(xì)”的工夫，把細(xì)節(jié)之處做到精益求精，貫穿于檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，也要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，對(duì)管理中遇到的難題，善于勇于創(chuàng)新，破解管理難題。要建立臺(tái)賬管理，精細(xì)化流程重塑，提升檔案管理的規(guī)范化。

1.3 職能發(fā)揮精細(xì)化

醫(yī)院檔案工作的基本面向是服務(wù)于查詢利用，因此強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)建構(gòu)、完善服務(wù)機(jī)制是醫(yī)院檔案管理的基本取向。比如在面向患者的病例檔案服務(wù)時(shí)，大力推行預(yù)約制度，提高服務(wù)的效率和精準(zhǔn)度。在醫(yī)院人事檔案管理利用中，通過優(yōu)化流程，滿足職工在職稱評(píng)定、職級(jí)晉升、退休養(yǎng)老等方面的需求，以精細(xì)化再造實(shí)現(xiàn)查詢利用的便利化。

1.4 服務(wù)能力精細(xì)化

圍繞醫(yī)院中心工作、彰顯檔案時(shí)代價(jià)值是醫(yī)院檔案服務(wù)的核心要義。醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史和建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的直接載體，對(duì)現(xiàn)實(shí)工作有重要參考價(jià)值。深入開發(fā)利用醫(yī)院檔案資源能夠?yàn)獒t(yī)院決策提供政策參考，發(fā)揮好參謀助手作用。做好專業(yè)檔案的收集和整理，積極利用好專業(yè)檔案，比如工程檔案、設(shè)備檔案等，為醫(yī)院各行政部門的基礎(chǔ)建設(shè)提供精準(zhǔn)有效的業(yè)務(wù)服務(wù)。圍繞醫(yī)療水平提升、科學(xué)研究，為醫(yī)學(xué)工作者提供準(zhǔn)確豐富的檔案佐證材料，協(xié)助科研人員進(jìn)行研究和實(shí)驗(yàn)，在新技術(shù)應(yīng)用、醫(yī)療診療提升等方面發(fā)揮至關(guān)重要作用。

2 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式的實(shí)踐困境

2.1 精細(xì)化管理理念尚未真正樹立

檔案理念和思維的落后是制約精細(xì)化管理模式深入推進(jìn)的最大障礙。在很多醫(yī)院管理者看來，檔案管理工作是一項(xiàng)邊緣業(yè)務(wù)，難以為提升醫(yī)院核心競爭力提供有效的支持，在思想中有抓不抓都一樣的想法。沒有真正把應(yīng)該把檔案工作記在心上、扛在肩上、抓在手上，沒有定期把它納入重要議事日程之中，尚未與醫(yī)院核心工作同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)、同考核。檔案管理體制不健全，有的醫(yī)院業(yè)務(wù)檔案長期未有效集中管理，造成了大量珍貴資料的流失，不利于科研和人民群眾的利用。

2.2 檔案管理模式單一

管理出效益、出成果。但當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理模式單一的現(xiàn)象較為普遍，由于管理模式的陳舊、粗放，造成了檔案資源互聯(lián)互通和高效利用舉步維艱。主要表現(xiàn)在：檔案歸檔范圍更新不及時(shí)，對(duì)于新興的一些檔案資源沒有納入立即納入歸檔范圍，造成了歸檔的不齊全不完整；檔案管理重視前端的收集與整理，忽視了開發(fā)利用，“重收輕用”思想尚未真正轉(zhuǎn)變過來，檔案的服務(wù)價(jià)值難以充分彰顯；新技術(shù)應(yīng)用不夠充分，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為引領(lǐng)的新一代信息技術(shù)已滲透社會(huì)各領(lǐng)域，極大地便利了人們的生活，但是有的醫(yī)院尚未把信息技術(shù)納入檔案管理，造成了服務(wù)中心工作和診療服務(wù)的效率低下，阻礙了醫(yī)院轉(zhuǎn)型升級(jí)的進(jìn)程。

2.3 檔案人員素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的能力素質(zhì)直接決定了檔案管理質(zhì)量和發(fā)展方向。精細(xì)化理念的推進(jìn)離不開高素質(zhì)檔案人才支撐。目前來看，精細(xì)化管理模式的要求與醫(yī)院檔案管理人員能力之間的不平衡，成為需要解決的體制性問題。檔案人員素質(zhì)的差異主要體現(xiàn)在：傳統(tǒng)管理模式依然占主流，信息技術(shù)掌握不全面，難以獨(dú)立有效開展檔案信息化操作；檔案管理職業(yè)倦怠明顯，對(duì)工作缺乏熱情，工作錯(cuò)誤率較高，檔案管理總體質(zhì)量不高；創(chuàng)新意識(shí)不足，難以向行業(yè)的高標(biāo)準(zhǔn)看齊，新思想、新理念接受程度低；檔案人員職業(yè)晉升渠道狹窄——檔案序列在有的醫(yī)院屬于副序列，晉升通道狹窄，造成了檔案管理人員進(jìn)取意識(shí)不足。

2.4 檔案支撐要素不到位

精細(xì)化管理既需要理念的更新，也需要資金的投入。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息系統(tǒng)的建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)維，都需要強(qiáng)有力的資金投入作為保證。從現(xiàn)階段看，公立醫(yī)院基于投入和產(chǎn)出比的考量，對(duì)檔案工作投入的主動(dòng)性和積極性不高，難以投入大量的資金推動(dòng)檔案精細(xì)化管理工作。檔案工作發(fā)展的外部環(huán)境不夠優(yōu)化，支持檔案工作的體系尚未完全建立起來。醫(yī)院工作人員的檔案意識(shí)不夠，平時(shí)收集整理檔案資源的自覺性不強(qiáng)，造成了資源建設(shè)路徑不通暢。檔案工作宣傳組織不到位，好經(jīng)驗(yàn)、好做法沒有及時(shí)宣傳，檔案管理工作還處于默默無聞狀態(tài)。

3 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式的路徑選擇

3.1 打好“制度牌”，以精細(xì)化的頂層設(shè)計(jì)提高推動(dòng)力

沒有規(guī)矩，不成方圓。精細(xì)化的制度安排是一個(gè)組織內(nèi)成員共同遵守的行為規(guī)范，可以保證組織有效運(yùn)轉(zhuǎn)，是達(dá)成組織目標(biāo)的可靠保證，也是實(shí)現(xiàn)公平、公正、公開的必要條件[1]。為使制度更科學(xué)、更合理、更適用，管根本、管長遠(yuǎn)，提升檔案工作規(guī)范化精細(xì)化管理的層次和水平，需要以精細(xì)化制度規(guī)范為主線，推進(jìn)規(guī)范化精細(xì)化管理向縱深發(fā)展。

3.1.1醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對(duì)精細(xì)化檔案管理的重視。醫(yī)院管理層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理在檔案事業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵作用，把精細(xì)化理念融入檔案工作的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和督導(dǎo)落實(shí)。要制定精細(xì)化管理目標(biāo)任務(wù)，因地制宜將長遠(yuǎn)規(guī)劃和短期目標(biāo)有機(jī)結(jié)合，使精細(xì)化理念更好地融入醫(yī)院檔案管理的全流程、各類別。

3.1.2加強(qiáng)對(duì)精細(xì)化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。要建立以院長為組織的領(lǐng)導(dǎo)小組，構(gòu)建扎實(shí)有效的組織網(wǎng)絡(luò)，提升推動(dòng)實(shí)效。

3.1.3加強(qiáng)精細(xì)化檔案管理制度設(shè)計(jì)。檔案管理者應(yīng)綜合考慮醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，科學(xué)制定檔案管理“三合一”制度，確保檔案資源齊全、完整、有效。比如，對(duì)醫(yī)院軟實(shí)力和競爭力提升有直接推動(dòng)力的病例檔案，要從患者的病情分析、治療過程、后期跟蹤、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面進(jìn)行全方位記錄。

3.1.4要加強(qiáng)督導(dǎo)考核。精細(xì)化理念的落實(shí)不是一蹴而就的事情，需要久久為功。要將檔案管理的納入醫(yī)院行政績效考核，強(qiáng)化資料留存保管的力度，避免出現(xiàn)歸檔不齊全、不完整的問題，以高質(zhì)量的資源建設(shè)提升精細(xì)化水平。

3.1.5加強(qiáng)宣傳教育。要借助新媒介、專題講座等形式，把檔案工作的重要性講深講透，使職工從思想深入充分認(rèn)識(shí)檔案工作的極端重要性，提升全院職工的檔案意識(shí)，尤其是重要檔案資源的留存、歸檔意識(shí)，為服務(wù)全院中心工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 打好“流程牌”，以精細(xì)化的流程再造提升規(guī)范化

施行精細(xì)化管理需要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀，把握矛盾的主要方面，將精細(xì)化管理目標(biāo)分解細(xì)化到檔案管理每個(gè)流程中，分階段完成落實(shí)，以流程化再造提升醫(yī)院檔案的管理水平，使檔案能夠在醫(yī)院治理體系和治理能力現(xiàn)代化中發(fā)揮獨(dú)特作用。

3.2.1科學(xué)劃分醫(yī)院檔案管理門類。結(jié)合醫(yī)院發(fā)展方向、業(yè)務(wù)流程、患者需求動(dòng)態(tài)調(diào)整劃分檔案管理門類。近年來，隨著電子病例的推行，患者診療檔案形態(tài)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，醫(yī)院需要對(duì)這些新形態(tài)的檔案資源進(jìn)行有效管理，單獨(dú)劃分門類進(jìn)行集中歸檔。

3.2.2科學(xué)確定檔案管理的流程順序。醫(yī)院檔案管理包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等流程性的工作，要從精細(xì)化角度出發(fā)思考檔案業(yè)務(wù)的本質(zhì)，按照高效科學(xué)的原則，確立合理的業(yè)務(wù)流程。其中，建設(shè)精細(xì)化流程的關(guān)鍵是保證流程接口輸入和輸出的精確性。醫(yī)院要以提高實(shí)效為標(biāo)準(zhǔn)，建立一整套的分類方案、歸檔流程，提升檔案歸集效率。構(gòu)建以需求為導(dǎo)向的資源和服務(wù)利用體系，更好地滿足醫(yī)院和患者需要。

3.2.3確定檔案流程的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)。要按照國家檔案管理規(guī)定和醫(yī)院現(xiàn)實(shí)需要，確立好流程的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)。同時(shí)，根據(jù)流程的內(nèi)控要求和質(zhì)量，制定檔案各流程的管理和控制要素。提前預(yù)估好在檔案資源建設(shè)和開發(fā)利用中需要預(yù)防和控制的風(fēng)險(xiǎn)都有哪些，要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因進(jìn)行預(yù)防，制定相應(yīng)的解決方案，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的結(jié)果進(jìn)行監(jiān)察。

3.2.4加強(qiáng)資源的優(yōu)化配置。認(rèn)真分析醫(yī)院檔案管理的影響因素和組織架構(gòu)，確保組織和流程相互匹配。根據(jù)情況發(fā)展，動(dòng)態(tài)調(diào)整、優(yōu)化組織的架構(gòu)和職能，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程與組織結(jié)構(gòu)相互匹配與適應(yīng)。

3.3 打好“利用牌”，以精細(xì)化的開發(fā)利用提升檔案影響力

高質(zhì)量的開發(fā)利用是新時(shí)代做好醫(yī)院檔案管理的必然要求。當(dāng)前醫(yī)院綜合實(shí)力的競爭既是科研水平硬實(shí)力的競爭，也是人文關(guān)懷與文化建設(shè)等軟實(shí)力的競爭，患者對(duì)就醫(yī)環(huán)境、健康服務(wù)的全方位要求提升，因此要著力加強(qiáng)醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，提煉更多更優(yōu)質(zhì)的人文素材，構(gòu)建良好的就醫(yī)環(huán)境。

3.3.1以新媒體提升健康宣傳力度。醫(yī)院檔案資源是提升公眾健康水平、普及健康知識(shí)的重要載體，比如診療手稿、古書典集等，使醫(yī)院從事健康知識(shí)宣傳具有先天優(yōu)勢。隨著“抖音”“快手”等小視頻平臺(tái)火爆，群眾獲取健康知識(shí)的途徑得以拓展，醫(yī)院要鎖定這一群眾喜聞樂見的大舞臺(tái)，依托檔案資源，使各科室按各自不同專業(yè)拍攝健康宣教小視頻，寓教于樂。

3.3.2開發(fā)形式多樣的檔案文化產(chǎn)品。目前來看，醫(yī)院通過編制健康手冊(cè)等形式，在傳播醫(yī)學(xué)知識(shí)上取得一定成效。為更好滿足群眾的醫(yī)療檔案文化需求，需要?jiǎng)?chuàng)新文化傳播方式。有些醫(yī)院開展 “做有溫度的醫(yī)者”活動(dòng)。大力弘揚(yáng)“厚德守責(zé)、精醫(yī)為民”的醫(yī)院文化精神，在醫(yī)院微信公眾號(hào)推出了150余期“做有溫度的醫(yī)者”專題報(bào)道，積極培樹醫(yī)護(hù)先進(jìn)典型，倡導(dǎo)良好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)。在北京衛(wèi)視收視率頗高的“養(yǎng)生堂”欄目，以傳統(tǒng)的醫(yī)療知識(shí)為載體、普及文化養(yǎng)生知識(shí)，讓患者在娛樂中獲取豐富的知識(shí)，逐漸延伸為一個(gè)全新的跨媒體、多元化、互動(dòng)式的健康養(yǎng)生綜合服務(wù)平臺(tái)。

3.3.3出版檔案編研精品。就傳統(tǒng)上來看，醫(yī)院對(duì)科研著作的重視程度遠(yuǎn)高于對(duì)文化出版物的重視，而檔案文化出版物對(duì)于醫(yī)院文化軟實(shí)力的提升具有重要作用。新冠疫情發(fā)生后，有些醫(yī)院征集了一線抗疫人員的日記、物品、入黨志愿書等，出版《抗疫英雄圖譜》《一線的故事》等檔案文化編著，對(duì)弘揚(yáng)抗疫精神、凝聚奮斗力量、展現(xiàn)醫(yī)院精神風(fēng)貌起了重要的宣傳作用，也提升了醫(yī)院的品牌度。

3.4 打好“服務(wù)牌”，以精細(xì)化的服務(wù)提升檔案工作質(zhì)效

醫(yī)院檔案更好服務(wù)人民群眾、服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展和科研工作是檔案精細(xì)化管理的必然要求。目前，人民群眾對(duì)醫(yī)學(xué)知識(shí)、醫(yī)院服務(wù)的要求越來越高，需要進(jìn)一步挖掘醫(yī)學(xué)檔案資源，提煉好經(jīng)驗(yàn)、好做法，啟迪思維，推進(jìn)醫(yī)院服務(wù)轉(zhuǎn)型。同時(shí)，作為醫(yī)院核心競爭力的醫(yī)療水平和科研能力，同樣需要檔案資源提供更為優(yōu)質(zhì)的智慧支持，提升醫(yī)院的競爭力和美譽(yù)度。

3.4.1精細(xì)化服務(wù)于科學(xué)研究。醫(yī)療檔案大多數(shù)屬于機(jī)密資源，醫(yī)院檔案室在利用過程中，要加強(qiáng)管理人員保密教育。檔案管理人員要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需求，研判醫(yī)院優(yōu)勢學(xué)科和科研發(fā)展任務(wù)，對(duì)室藏的科研檔案及時(shí)進(jìn)行有效挖掘，依靠先進(jìn)的信息管理技術(shù)，使靜態(tài)的檔案醫(yī)院檔案資源動(dòng)起來，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以更為便捷的手段為利用者提供精準(zhǔn)的資源服務(wù)。同時(shí)，醫(yī)院檔案室要著力強(qiáng)化科研資源建設(shè)，對(duì)重大的科研成果及時(shí)收集整理研究，為后期利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)于利用者來說，要加強(qiáng)與檔案室的溝通與合作，使得檔案室明確資源建設(shè)方向，以便提供更為精準(zhǔn)有效的服務(wù)。

3.4.2精準(zhǔn)服務(wù)于人民群眾。醫(yī)院首先要明確人民群眾的所思所盼，可以通過留言板、服務(wù)臺(tái)、微信公眾號(hào)、網(wǎng)站等，廣泛收集群眾的意見建議。同時(shí)，要及時(shí)梳理總結(jié)涉及檔案工作方面的群眾咨詢、查詢較多的問題。要加強(qiáng)形式的創(chuàng)新，積極應(yīng)用新技術(shù)，為群眾快捷高效地提供服務(wù)。醫(yī)院檔案室可以與院宣傳部門合作，在微信公眾號(hào)設(shè)置病例自主下載打印程序，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路，患者少跑腿。針對(duì)電子數(shù)據(jù)成為診療趨勢的情況，檔案管理機(jī)構(gòu)可在院網(wǎng)站等設(shè)置電子數(shù)據(jù)下載平臺(tái)，方便患者跨院就醫(yī)，提升人民群眾的獲得感。

參考文獻(xiàn)

[1]戰(zhàn)立軍.淺談精細(xì)化管理在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用[J].價(jià)值工程，2018（05）：09.

作者簡介：折小燕，西安市胸科醫(yī)院科員，研究方向：檔案管理。