新時期高校干部人事檔案的風(fēng)險管理研究

王洋

摘 要：數(shù)字時代，高校干部人事檔案工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)化、知識化、規(guī)范化等新的特征，在多輪干部人事專項審核工作全覆蓋的常態(tài)機制下，干部人事檔案工作的重要性不言而喻，如何積極推動高校干部人事檔案管理與數(shù)字化有機結(jié)合是當前干部人事檔案工作的重要議題。文章從高校干部人事檔案新時期的兩大特征出發(fā)，討論人事檔案工作危機風(fēng)險的具體表征、成因拆解、解決并開展風(fēng)險管理的必要性，并結(jié)合工作實踐，提出高校干部人事檔案風(fēng)險管理的具體對策，為高校干部人事檔案工作發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：新時期，高校干部人事檔案，風(fēng)險管理

近年來，中組部為落實全面從嚴治黨、從嚴治吏、選賢舉能、知人善任的指導(dǎo)思想，開展并部署多輪多批次的干部人事檔案專項審核工作。專審既巡查在干部人事檔案工作中造假、篡改等破壞干部工作生態(tài)、威脅干部檔案權(quán)威性、影響社會風(fēng)氣等嚴重問題，肅清并整頓干部隊伍，維護干部人事檔案的嚴肅性與公信力；也通過專審對全國干部人事檔案管理的質(zhì)量進行大摸底、大體檢，并在問題發(fā)現(xiàn)中改進干部人事檔案工作流程，強調(diào)和夯實了干部人事檔案的重要性與基礎(chǔ)地位[1]。

1 新時期高校人事檔案管理的新特征

1.1 數(shù)字經(jīng)濟是時代命題

數(shù)字經(jīng)濟已成為社會發(fā)展的時代標簽，作為驅(qū)動經(jīng)濟發(fā)展與轉(zhuǎn)型的新興力量，各行各業(yè)都在積極探索與各類數(shù)字要素融合發(fā)展的新模式和新業(yè)態(tài)，各種數(shù)據(jù)中心、基地等數(shù)字要素新基建也如火如荼地推進鋪開。這對我國檔案事業(yè)來講，一方面通過檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)極大改善檔案工作的軟硬件條件、創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)工作模式、豐富檔案服務(wù)內(nèi)容和體系，提升檔案工作效率，使檔案工作事業(yè)迎來翻天覆地的大變化；另一方面，也使檔案作為信息數(shù)據(jù)的資源集合的價值得到重估，成為企事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源且得到了頂層設(shè)計的高度重視。面對新的時代命題，現(xiàn)在和不久的將來以數(shù)字化的形式開展高校干部人事的文檔管理將是不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，傳統(tǒng)守制的干部人事檔案工作將會面臨巨大的危機與挑戰(zhàn)，能否正視和應(yīng)對關(guān)系到高校干部人事檔案管理的生存發(fā)展。

1.2 檔案業(yè)態(tài)的多元化

在公共服務(wù)等領(lǐng)域，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)實踐與示范項目，已被證明能夠提高檔案管理的效率；通過檔案服務(wù)創(chuàng)造公共、經(jīng)濟、文化、歷史等多維復(fù)合價值，并滿足人民群眾日益增長的個性化信息需求。檔案價值的發(fā)現(xiàn)與供需市場的繁榮，使檔案管理與服務(wù)的業(yè)態(tài)呈現(xiàn)開放化、多元化、個性化等共享共建共治的特征。檔案資源在公共文化領(lǐng)域逐步開放共享、探索共建共治，不少封閉管理的涉密檔案領(lǐng)域也逐步脫密、走向公眾，開展高標準、快響應(yīng)、深挖掘、個性化的檔案信息服務(wù)，干部人事檔案工作自身也處于檔案業(yè)態(tài)多元多變的大環(huán)境。接受高校各單位和師生的監(jiān)督，滿足校內(nèi)外的檔案服務(wù)需求，主動通過檔案編研和價值發(fā)現(xiàn)服務(wù)高校人才及發(fā)展戰(zhàn)略等各類檔案信息需求，為高校人事檔案工作提出了更高、更多的需求[2]。

2 高校人事檔案發(fā)展的危機風(fēng)險

數(shù)字經(jīng)濟為檔案事業(yè)插上了高飛的翅膀，而在展望與規(guī)劃發(fā)展藍圖前必須清醒認識到數(shù)字經(jīng)濟在帶來效率提升與發(fā)展機遇的同時，也給高校人事檔案工作帶來挑戰(zhàn)與危機。危機的形成既是數(shù)字化發(fā)展不完全的伴生產(chǎn)物，也是干部人事檔案歷史遺留問題在新環(huán)境下的徹底暴露。相比檔案數(shù)字化帶來的便利性與益處，風(fēng)險的形成和積累顯得更加隱蔽、不易察覺。因此，在大力推進高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程的同時，也要時刻警惕潛在的危機與風(fēng)險。

2.1 危機風(fēng)險的具體表現(xiàn)

2.1.1部門邊緣化風(fēng)險。檔案數(shù)字化對信息技術(shù)標準和水平是有較高要求的。這意味著更多信息領(lǐng)域的參與者會通過招標采購、聯(lián)合研發(fā)、自主創(chuàng)新等方式跨界來到干部人事檔案的業(yè)務(wù)工作領(lǐng)域，這就存在業(yè)務(wù)流程重組再造的可能性。而信息化建設(shè)并非傳統(tǒng)的人事檔案部門強項，很容易在技術(shù)單位或部門的改造下逐步喪失崗位履職空間或具體業(yè)務(wù)職能，導(dǎo)致相關(guān)部門和人員逐漸被邊緣化。

2.1.2檔案信息安全風(fēng)險。依托高校的數(shù)字校園與檔案信息化建設(shè)進程，高校干部人事檔案完成基本的信息化基礎(chǔ)設(shè)施改造。但由于限于整體性規(guī)劃的缺失，干部人事檔案信息系統(tǒng)在運行中出現(xiàn)了諸多安全性隱患和漏洞，產(chǎn)生諸如人工歸檔或錄入時的遺漏、刪改、泄密等安全風(fēng)險，還有檔案軟硬件系統(tǒng)兼容性、穩(wěn)定性、完整性、水電氣暖的物理滅失等信息基礎(chǔ)設(shè)施安全風(fēng)險。檔案信息安全風(fēng)險一旦爆發(fā)，會給高校帶來巨大的聲譽、人才和經(jīng)濟上的損失，并有可能抹殺信息技術(shù)帶來的諸多益處，從而影響和阻礙檔案信息化發(fā)展前進的步伐[3]。

2.1.3檔案服務(wù)滿意度風(fēng)險。作為高校內(nèi)務(wù)工作部門，干部人事檔案工作通常具有嚴肅、封閉、保守的特征。但在各行各業(yè)檔案開放共享的大趨勢和移動互聯(lián)網(wǎng)的傳播效應(yīng)下，高校檔案部門也積極探索面向高校管理與師資的檔案服務(wù)功能，開展主動服務(wù)和個性服務(wù)。在這一過程中，無論是高校干部人事檔案既有的業(yè)務(wù)工作還是服務(wù)創(chuàng)新，都面臨學(xué)校各級單位和師生對其時效性、滿意度的全面監(jiān)督與評價。

在上述危機風(fēng)險中，以檔案的信息安全風(fēng)險權(quán)重最高、潛伏最隱蔽、次生影響與災(zāi)害最大，是所有危機風(fēng)險中最優(yōu)先和迫切需要解決的議題。只有做好安全風(fēng)險管理，才能維護干部人事檔案的權(quán)威性、客觀性、嚴肅性；才能保障干部人事檔案的發(fā)展在正常的發(fā)展軌道，這是解決高校人事檔案發(fā)展危機風(fēng)險的關(guān)鍵性問題。

2.2 危機風(fēng)險的成因拆解

2.2.1機制角度看。涉及高校干部人事檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度建設(shè)與更新遠遠滯后于檔案信息化建設(shè)進程，常常出現(xiàn)系統(tǒng)、權(quán)限或數(shù)據(jù)在缺少完整約束的情況下運行，制度上的空白漏洞往往成為安全風(fēng)險的高發(fā)地。制度建設(shè)被技術(shù)迭代牽著鼻子走，尤其是在安全問責(zé)與懲戒機制上，數(shù)據(jù)泄密往往具有隱蔽性強、持續(xù)性久、損失難以估算的特征。在安全事故發(fā)生后一般很難快速進行定損和問責(zé)，而一旦問責(zé)與懲戒機制失靈，制度體系就難以發(fā)揮約束、引導(dǎo)與規(guī)劃的作用。

2.2.2信息技術(shù)角度看。一方面，由于干部人事工作的嚴肅性與保守性，在信息技術(shù)的應(yīng)用上是持保守穩(wěn)健的態(tài)度。囿于傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式，涉密、守密與解密共享間的爭論沖突沒有很好地得到化解，在數(shù)字化建設(shè)的積極性方面不夠。另一方面，數(shù)字技術(shù)代替下的單套制模式還不成熟，并不適配于高校干部人事工作，不僅技術(shù)的路線選擇存在兼容性、替代性問題，建設(shè)盲目缺少系統(tǒng)規(guī)劃和對系統(tǒng)設(shè)備的依賴也使檔案信息安全漏洞問題頻發(fā)。

2.2.3檔案業(yè)務(wù)人員角度看。與檔案信息化進程相比，傳統(tǒng)的人事檔案人員在檔案數(shù)字化認知、知識技能儲備、保密意識、法律風(fēng)險等方面的能力有限、提升緩慢，技術(shù)、制度、人的發(fā)展不均衡導(dǎo)致檔案數(shù)字化的推進困難重重。

2.3 解決危機風(fēng)險的必要性

危機風(fēng)險的提出，一方面來自數(shù)字時代背景給傳統(tǒng)高校人事檔案工作帶來的三重壓力；另一方面也是源于社會對檔案價值的重新認知不再局限于保管收藏和客觀憑證，而是作為單位重要的戰(zhàn)略資源，具備了個人立體畫像、知識發(fā)現(xiàn)與數(shù)據(jù)決策支持、文化歷史傳承與個性化呈現(xiàn)等多方面的新業(yè)態(tài)和利用新場景，檔案價值能否輻射甚至影響到高校管理各個層面和領(lǐng)域，全方位助力高水平院校的建設(shè)規(guī)劃[4]。為有效發(fā)揮高校干部人事檔案資源的價值，就需要把掣肘發(fā)展的檔案安全問題擺在優(yōu)先解決的位置，在規(guī)劃發(fā)展路徑的同時也要探討以檔案安全問題為核心的檔案風(fēng)險管理對策。

3 高校人事檔案風(fēng)險管理的具體對策

3.1 后端管理向前端控制轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的干部人事檔案通常遵循項目任務(wù)模式和后端管理的業(yè)務(wù)模式，即通常以專項行動、任務(wù)或人事年度考核、調(diào)動時點來推動干部人事檔案的整、編、研工作。通常在項目任務(wù)期雷厲風(fēng)行，整治成效顯著，但專項行動在人財物的投入上很難做到常態(tài)化。這就意味著干部人事檔案的工作強度和任務(wù)發(fā)現(xiàn)與解決的進度效果有快有慢、有強有弱，在日常工作狀態(tài)下遇到問題通常會選擇等待專項集中處理。這種后端管理模式問題解決的時效性偏弱，被動的工作模式也不適配當下檔案價值發(fā)現(xiàn)工作的要求，問題漏洞被發(fā)現(xiàn)卻不第一時間著手解決也是釀成數(shù)據(jù)安全風(fēng)險的重要成因。

無論是干部人事檔案價值發(fā)現(xiàn)效率還是檔案數(shù)據(jù)安全防范上，都需要業(yè)務(wù)工作變被動為主動、變后端管理為前端控制。在干部人事檔案生成之前，即做好整個流程的科學(xué)合理規(guī)劃，提前做好功能標簽、數(shù)據(jù)格式與漏洞缺陷風(fēng)險查驗工作，將潛在問題解決在工作開展之前。

3.2 科學(xué)規(guī)劃技術(shù)路線

信息技術(shù)對檔案工作來講并非新興事物，但技術(shù)的快速迭代與傳統(tǒng)高校檔案工作者的認知之間確實存在不小的差距。近年來，在推崇信息系統(tǒng)與共享網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的過程中，不少從業(yè)工作者懷有“唯技術(shù)論”或“紙質(zhì)無用論”的觀點，主張用數(shù)字檔案全面取代紙質(zhì)人事檔案工作。這種偏見不僅無視新《檔案法》等上位法律對電子文件的認可鼓勵與保留意見并存的現(xiàn)實，而且非此即彼的粗暴改進模式也不適應(yīng)檔案高質(zhì)量發(fā)展的要求。面對數(shù)字經(jīng)濟的革新驅(qū)動，想要做好干部人事檔案的風(fēng)險管理，必須對干部人事檔案的涉檔技術(shù)做科學(xué)規(guī)劃。

3.2.1恪守“技術(shù)理性”。無論技術(shù)變革到達何種地步，工具本身都應(yīng)是職能適配人、管理和制度的，各類信息技術(shù)百花齊放的當下，評估高校干部人事檔案工作應(yīng)選擇哪一種技術(shù)路線或產(chǎn)品不應(yīng)只考慮技術(shù)先進性，應(yīng)該通盤考慮成本產(chǎn)出、學(xué)校規(guī)劃、使用目的、遷移和存管的兼容性等現(xiàn)實依據(jù)，綜合選擇最適合高校干部人事檔案需求的技術(shù)產(chǎn)品。

3.2.2堅守底線思維。干部人事檔案是事關(guān)黨和國家以及高校人事人才工作的重要戰(zhàn)略資源。在信息化建設(shè)上有的單位選擇業(yè)務(wù)外包或全部外采的模式，節(jié)約投入成本。這種模式在投入產(chǎn)出上確實有立竿見影的效果，但在資料數(shù)據(jù)有涉密問題上，必須堅守安全可信、技術(shù)自主可控的底線思維。這是戰(zhàn)略性貫徹落實總體安全觀，預(yù)防重大檔案泄密風(fēng)險的必要舉措，包括檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施、信息網(wǎng)絡(luò)、檔案業(yè)務(wù)人員在內(nèi)都必須經(jīng)受安全審查。

3.3 建設(shè)全流程風(fēng)險識別能力

3.3.1在檔案收集環(huán)節(jié)。通過設(shè)計標準化的文檔填報及附件系統(tǒng)來杜絕錯寫漏寫、遺失的可能性；并通過系統(tǒng)的訪問權(quán)限管理和日志監(jiān)控系統(tǒng)，在檔案資料的收集和電子化轉(zhuǎn)化之初就做好標準化和一一對應(yīng)工作，使歸檔的人事檔案文件添加標記，所有針對檔案的行為都無所遁形。

3.3.2在整理保管環(huán)節(jié)。一方面借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案整理的效率，并通過標準化的標簽體系做好分類歸檔為查閱利用與編研工作提供便利性，也方便進行標注和編研工作；另一方面借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案的室、人、物全面互聯(lián)與動態(tài)感知。即通過業(yè)務(wù)效率的提升，將檔案業(yè)務(wù)人員從海量文檔的事務(wù)性工作擺脫出來，抽出時間精力專注專業(yè)技能提升和安全風(fēng)險的檢查工作；也通過動態(tài)感知實現(xiàn)隨時隨地掌握檔案資源現(xiàn)狀，針對發(fā)生的物理性、虛擬性安全風(fēng)險都能第一時間獲得并及時處置，將風(fēng)險損失降至最低。

3.3.3在檔案利用環(huán)節(jié)。建設(shè)云平臺、虛擬鏡像系統(tǒng)等接口，確保人事檔案的本體存管安全與檔案資源合理利用的有序性，重點監(jiān)控檔案信息的脫密、解密和泄密問題[5]。

3.4 加快業(yè)務(wù)隊伍轉(zhuǎn)型

無論是面對人事檔案的安全風(fēng)險問題還是履職空間縮小和邊緣化的風(fēng)險，高校人事檔案工作人員必須意識到自身業(yè)務(wù)能力與數(shù)字時代要求間的巨大差異。這種差異不僅體現(xiàn)在數(shù)字化認知、檔案意識、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)的不足，還包括服務(wù)意識、專業(yè)技能、年齡與技術(shù)背景的差異，急需在關(guān)鍵崗位上引進知識、技能、管理復(fù)合型的專家人才來負責(zé)高校人事檔案的建設(shè)工作，只有強大的復(fù)合型業(yè)務(wù)能力才能統(tǒng)籌發(fā)展規(guī)劃，駕馭技術(shù)換代，重視檔案資源價值與安全風(fēng)險問題；針對一線業(yè)務(wù)人員可以考慮從專審行動中篩選、競聘和淘汰；此外還要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從綜合專業(yè)技能、信息技術(shù)、法律法規(guī)、檔案產(chǎn)學(xué)研前沿、檔案服務(wù)全方位組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以此打造一支精兵強將的業(yè)務(wù)團隊。

結(jié)語

自2017年全國檔案安全會議以來，以國家總體安全觀為指導(dǎo)，積極穩(wěn)妥推進檔案安全與風(fēng)險管理體系的研討與建設(shè)已成為檔案數(shù)字化建設(shè)的必要議題之一。對于檔案數(shù)字化時代下檔案安全問題的負作用，應(yīng)該有客觀清醒的認識，這也是高校干部人事檔案工作在新時代背景下必須面對的現(xiàn)實問題。只有積極擁抱數(shù)字化時代變革，高校干部人事檔案管理工作才能迎來高質(zhì)量發(fā)展的新局面。

參考文獻

[1]程麗麗.基于管理生態(tài)學(xué)視角的高校干部人事檔案管理研究[J].蘭臺世界，2022（2）：78-82.

[2]陸冬梅.數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案價值實現(xiàn)路徑研究[J].檔案管理，2022（1）：81-82.

[3]段新宇，王志麗.高校人事檔案信息資源共享安全風(fēng)險及防控對策探討[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2022（7）：48-51.

[4]何宗哲，黃曉云，趙群，黃春蓓.基于全面風(fēng)險管理理論的高職院校人事檔案管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2022（23）：13-15.

[5]朱蘭蘭，段燕鴿.總體國家安全觀下電子檔案單套制風(fēng)險治理研究——基于“理念-主體-行動”的三維分析框架[J].檔案管理，2022（6）：31-38.

（作者單位：河南信息工程學(xué)校）