新基建時(shí)代下企業(yè)基建檔案管理模式探析

摘 要：新基建時(shí)代下傳統(tǒng)基建管理模式已不能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須創(chuàng)新變革，這就給基建檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)。本文以企業(yè)基建檔案工作中的“收集”“管理”“存放“利用”四個(gè)環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，分析了新基建時(shí)代下基建檔案工作現(xiàn)狀和面臨的挑戰(zhàn)，從檔案收集模式需要向智能化轉(zhuǎn)變、加大檔案信息化管理力度、探索檔案數(shù)字資源長期存儲模式、持續(xù)挖掘檔案信息價(jià)值提供最優(yōu)利用模式四個(gè)方面，探析新基建時(shí)代下企業(yè)基建檔案管理模式的創(chuàng)新變革路徑，并展望新基建時(shí)代企業(yè)基建檔案工作新發(fā)展，期望為做好企業(yè)基建檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：新基建；企業(yè)基建；檔案管理

引言

基建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。它不僅是歷史的真實(shí)寫照，同時(shí)也是涉及各方權(quán)益的憑證和依據(jù) [1]?！靶禄ā奔葱滦突A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，相對傳統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)而言，是指發(fā)力于科技端的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包含5G基建、特高壓、城際高速鐵路和城際軌道交通、新能源汽車充電樁、大數(shù)據(jù)中心、人工智能、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等七大領(lǐng)域[2]，是一種以新發(fā)展理念為引領(lǐng)，以技術(shù)創(chuàng)新為驅(qū)動，以數(shù)據(jù)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，面向高質(zhì)量發(fā)展需要，提供數(shù)字轉(zhuǎn)型、智能升級、融合創(chuàng)新等服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)體系[3]。新基建的特征：建設(shè)主體更加多元化，建設(shè)模式趨向于產(chǎn)業(yè)和學(xué)術(shù)研究的緊密結(jié)合，建設(shè)重點(diǎn)放在構(gòu)建科技平臺上，并將其應(yīng)用于支撐經(jīng)濟(jì)和社會的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。新基建已經(jīng)成為傳統(tǒng)基建的重要補(bǔ)充，不僅改變管理主體、建設(shè)方式和應(yīng)用場景，而且還改變基建檔案的內(nèi)容、載體和收集手段。因此，基建檔案的管理模式必須進(jìn)行創(chuàng)新變革，以滿足時(shí)代的發(fā)展需求。

1 企業(yè)基建檔案主要內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1 企業(yè)基建檔案內(nèi)容

企業(yè)基建項(xiàng)目建設(shè)比較復(fù)雜，有的項(xiàng)目建設(shè)周期很長，根據(jù)項(xiàng)目在建設(shè)活動中不同階段，可劃分為五部分內(nèi)容：（1）項(xiàng)目前期檔案。是指基建項(xiàng)目立項(xiàng)申請報(bào)告、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、征地資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、前期勘察和測繪所形成的文件、圖紙及報(bào)告等相關(guān)檔案材料。（2）監(jiān)理檔案。在施工監(jiān)理過程中所形成的監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理總結(jié)等文件。（3）施工階段檔案。是指建設(shè)項(xiàng)目在施工過程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案材料，包含施工組織設(shè)計(jì)、開工報(bào)審、工程測量定位記錄、各分步分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試與驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量報(bào)告圖紙會審及變更、施工日志等文件。（4）竣工圖。即項(xiàng)目竣工后由施工單位根據(jù)構(gòu)筑物編制的竣工圖等相關(guān)材料。（5）驗(yàn)收階段檔案。是指項(xiàng)目在驗(yàn)收階段及試運(yùn)行中所形成的相關(guān)檔案材料，如單位工程竣工驗(yàn)收、“三同時(shí)”驗(yàn)收、各種驗(yàn)收檢測結(jié)果、竣工決算等文件。

1.2 企業(yè)基建檔案的特點(diǎn)

1.2.1基建檔案具有成套性?；n案能夠全面反映工程項(xiàng)目各種活動的信息，在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，涉及幾個(gè)階段的內(nèi)容：（1）規(guī)劃期申報(bào)階段，檔案主要包括項(xiàng)目建議書，可行性研究報(bào)告書，申請上報(bào)文件，選址意見書，用地預(yù)審意見，環(huán)境影響評價(jià)審批文件等。（2）項(xiàng)目實(shí)施階段 ，檔案主要包括項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)及批復(fù)，招投標(biāo)材料、施工圖，監(jiān)理資料等。（3）竣工驗(yàn)收階段，竣工圖，各單項(xiàng)工程驗(yàn)收料檔案等。而這些檔案資料盡管是根據(jù)項(xiàng)目推進(jìn)階段依次產(chǎn)生的，但是有機(jī)地聯(lián)系在一起，形成一個(gè)承上啟下的資料系統(tǒng)，因此具有成套性。

1.2.2基建檔案具有專業(yè)性。首先，基建檔案包含著基建項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)工程的相關(guān)信息材料，而基建活動在每個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)中均有十分顯著的專業(yè)性，記錄著混凝土工程、給排水工程、消防工程等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，每個(gè)工程階段都有其特殊性和專業(yè)性，活動中形成的文件材料類型都不同，具有各自的特點(diǎn)。[3]其次，是檔案形式的專業(yè)性，特別是圖紙資料，由于圖紙幅面大，整理檔案時(shí)需要有專業(yè)的折疊方法才能既方便查看也能在存放時(shí)不被損壞。因此，基建檔案也具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

1.2.3基建檔案具有復(fù)雜性?；n案記錄了基建工程項(xiàng)目活動的各種信息，內(nèi)容涉及各種專業(yè)領(lǐng)域，比如建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、消防、設(shè)備等各個(gè)方面，匯總眾多參建單位的資料；基建工程項(xiàng)目的不可控因素較多，在實(shí)施過程中可能會產(chǎn)生很多不可預(yù)測的問題，產(chǎn)生的文件隨項(xiàng)目的進(jìn)展逐漸增多，如各種類型的簽證，變更資料等，因此，基建檔案隨著時(shí)間變更，條件變化而變得復(fù)雜多樣 [4]。

1.2.4基建檔案具有真實(shí)性?；n案記錄基建項(xiàng)目從立項(xiàng)申請到竣工驗(yàn)收過程中的每項(xiàng)支出、每張圖紙、每項(xiàng)工程都是真實(shí)的，都能找到發(fā)生的具體位置及實(shí)物，準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地反映項(xiàng)目建設(shè)及設(shè)施設(shè)備的真實(shí)情況，并將直接影響到工程投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護(hù)、改建和擴(kuò)建等工作的進(jìn)行狀態(tài)。

2 新基建時(shí)代下企業(yè)基建檔案工作的管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

一直以來基建檔案管理工作依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》以及原國家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）等法律、法規(guī)和規(guī)范，并制定具體檔案業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。新基建時(shí)代下，參與者的規(guī)模、種類及其相關(guān)的技術(shù)手段都有所提升，而且在施工的同時(shí)也會產(chǎn)生大量的原生的電子文件，從而給檔案的收集、管理、存放、利用帶來了挑戰(zhàn)。

2.1 基建檔案收集工作的現(xiàn)狀與面臨的挑戰(zhàn)

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，基建檔案的收集工作面臨著越來越大的挑戰(zhàn)。企業(yè)基建項(xiàng)目的參建單位有勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備制造、第三方檢測等諸多單位，設(shè)置的機(jī)構(gòu)和管理人員也比較多。由于兼職檔案管理人員變化頻繁，對檔案的制度和規(guī)范不了解，基建項(xiàng)目檔案資料管理接續(xù)不順暢，直接影響檔案的收集工作?；?xiàng)目在前期形成的文件材料，大部分保存在個(gè)人手中，不能及時(shí)歸檔形成檔案，又因人員的頻繁變動，極易造成文件材料的丟失，最后導(dǎo)致歸檔材料不齊全。在新基建時(shí)代下，基建項(xiàng)目產(chǎn)生大量電子數(shù)據(jù)，由于許多企業(yè)硬件設(shè)施跟不上，不利于數(shù)字資料的收集歸檔工作。

2.2 基建檔案管理現(xiàn)狀

2.2.1檔案的關(guān)聯(lián)度較低?；?xiàng)目建設(shè)周期長，前期各門類各種載體的檔案管理相對分散，內(nèi)容方面缺少關(guān)聯(lián)性，不利于后期檔案的檢索和利用。新基建時(shí)代下基建項(xiàng)目的參建單位增多，產(chǎn)生檔案的數(shù)量和載體類型劇增，這就增加了基建檔案關(guān)聯(lián)工作難度。因此，提高檔案的關(guān)聯(lián)性變得尤為重要。

2.2.2信息化程度較低。在信息時(shí)代下，一些企業(yè)依靠基建檔案目錄來管理，較少應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全文管理。這樣導(dǎo)致檔案查找和利用變得非常困難。因此，加快基建檔案信息化建設(shè)步伐，加大基建檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理力度，是當(dāng)下檔案管理人員的重要任務(wù)[5]。

2.3 基建檔案保存現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

新基建時(shí)代到來，基建檔案紙質(zhì)保存方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的需求。存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化是基建檔案面臨而且是急需解決的問題，必須采取更先進(jìn)的技術(shù)，如采用數(shù)字化的存儲方式，采用硬盤、服務(wù)器等，來實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，尋求能夠長期存儲檔案數(shù)字資源的方法。這就需要檔案管理者持續(xù)地努力和探索。

2.4 基建檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)企業(yè)基建檔案的作用主要是為企業(yè)后續(xù)的擴(kuò)建、改建、維修等提供證據(jù)。而新基建時(shí)代下，基建檔案存儲大量的數(shù)據(jù)資源，為新基建項(xiàng)目的研究和建設(shè)提供信息資源服務(wù)、為開展企業(yè)文化建設(shè)提供素材將成為檔案利用的主要目的。傳統(tǒng)基建檔案的載體是紙質(zhì)的，利用頻繁的檔案會造成不同程度的損壞，為解決這個(gè)問題，部分企業(yè)檔案部門會根據(jù)基建檔案內(nèi)容撰寫編研材料來提供利用。未來，針對新基建科技含量高的特點(diǎn)，基建檔案管理者需要積極探索如何加大基建檔案的關(guān)聯(lián)性，提高檔案的利用率，把檔案價(jià)值最大化。

3 新基建時(shí)代下企業(yè)基建檔案管理模式創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

3.1 檔案收集模式需要向智能化轉(zhuǎn)變

3.1.1企業(yè)需要建立全新的工作機(jī)制。要建立一套健全的管理體制，使得檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。在檔案的收集過程中，眾多的參建單位需要配備相應(yīng)的兼職檔案人員，工作系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，每個(gè)參建單位既要明確各自的責(zé)任，又要積極參與合作，了解基建項(xiàng)目的歸檔范圍。對不同類型的人員進(jìn)行相應(yīng)的檔案制度和規(guī)范的培訓(xùn)，充分落實(shí)檔案管理責(zé)任制，調(diào)動相關(guān)人員的積極性，增強(qiáng)其責(zé)任感，以確?；n案的完整、真實(shí)、有效。

3.1.2需要推廣智能化的檔案收集方式。在新基建的環(huán)境下，要培養(yǎng)在線歸檔的習(xí)慣，因?yàn)榇蟛糠治募牧蠑?shù)據(jù)都是在電腦系統(tǒng)中直接產(chǎn)生，要通過文本識別、語義判斷等智能技術(shù)對檔案文件的收集進(jìn)行質(zhì)量把控，從而提升檔案收集的智能化水平。

3.2 加大基建檔案信息化力度

3.2.1建立電子檔案管理規(guī)范。依據(jù)國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），結(jié)合企業(yè)具體情況，檔案部門應(yīng)建立一套基建檔案電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范電子檔案的信息資源。建立電子檔案管理規(guī)范以及元數(shù)據(jù)規(guī)范等來滿足實(shí)際需求，通過元數(shù)據(jù)來提高檔案的關(guān)聯(lián)度。

3.2.2加大基建檔案信息化力度。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要與企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行，建立電子檔案管理系統(tǒng)，與其它應(yīng)用系統(tǒng)諸如OA、CAD等系統(tǒng)銜接，爭取早一步實(shí)現(xiàn)在線歸檔；強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識，對信息化檔案管理模式、數(shù)字化檔案管理工作方式以及智能化管理發(fā)展趨勢有清晰的認(rèn)知，不斷加大大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的深度應(yīng)用，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)基建檔案信息化建設(shè)意識和數(shù)字化管理思維。另外，電子檔案管理系統(tǒng)的配置需要專業(yè)的硬件作支撐，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)對基建檔案進(jìn)行科學(xué)的整合和儲存，同時(shí)系統(tǒng)要有較強(qiáng)的保密性，要能夠自動化識別及搜索基建檔案詳細(xì)內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程傳輸、保管、查閱等相關(guān)功能，有效提高檔案管理效率。

3.3 探索檔案數(shù)字資源長期存儲模式

在保證傳統(tǒng)基建檔案信息資源足夠安全的條件下，尋找檔案數(shù)字資源長期存儲模式，利用數(shù)字化的存儲技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲，從而達(dá)到檔案的集中統(tǒng)一存儲。利用數(shù)字備份、數(shù)字遷移等方式，解決檔案資源長期保存困難的問題。

3.4 持續(xù)挖掘檔案信息價(jià)值，提供最優(yōu)利用模式

要想持續(xù)挖掘檔案信息價(jià)值，就需要建立跨載體的知識集成服務(wù)平臺、專題數(shù)據(jù)庫等。新基建環(huán)境下，檔案信息資源整合顯得尤為重要，誰能更好地整合檔案信息資源，便能為檔案的利用提供更好的渠道。因此，檔案管理者需要利用現(xiàn)代技術(shù)不斷地深度挖掘檔案信息資源、不斷地整合，對多元化檔案資源進(jìn)行集成，從而更好地為利用者提供最優(yōu)的利用模式。

此外還需要建立智能推薦系統(tǒng)。人工智能技術(shù)、信息挖掘技術(shù)是檔案管理者的有力工具，這些技術(shù)可以揭示大量檔案數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含的有價(jià)值信息，通過資源的重組，能更好地為利用者提供服務(wù)，為智能決策作參照。

4 新基建時(shí)代下企業(yè)基建檔案工作新發(fā)展

4.1 豐富檔案數(shù)字資源

新基建時(shí)代和環(huán)境下企業(yè)應(yīng)該重視和強(qiáng)化基建檔案數(shù)字資源的收集。首先，需要建立健全基建檔案數(shù)字資源收集、歸檔管理的制度和規(guī)范，強(qiáng)化企業(yè)基建項(xiàng)目檔案的前端控制和全流程管理的思維模式；通過充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷地探索和創(chuàng)新檔案數(shù)字資源的在線收集方法、收集手段，提高檔案數(shù)字資源的收集效率，豐富檔案數(shù)字資源。

4.2 運(yùn)用智能化技術(shù)

新基建給我們帶來了信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案部門應(yīng)利用新基建所創(chuàng)造的智能化技術(shù)手段，建立智能化的檔案工作平臺，把智能化的技術(shù)手段應(yīng)用于基建檔案工作的收集、管理、保存和利用等環(huán)節(jié)，提升檔案工作人員的效率，保障檔案安全的同時(shí)豐富檔案資源 。

4.3 提供知識服務(wù)

新基建時(shí)代企業(yè)基建檔案利用的目的不僅僅是為企業(yè)提供法律憑證，更重要的是提供知識服務(wù)，為新項(xiàng)目的研究和立項(xiàng)提供參考，為新項(xiàng)目的建設(shè)提供可靠的借鑒。企業(yè)內(nèi)部檔案管理者需要探索和利用新技術(shù)，深度挖掘基建檔案信息資源，提供良好的知識服務(wù)，開展檔案利用調(diào)查活動，收集利用效果反饋，不斷創(chuàng)新和提高服務(wù)形式，達(dá)到用戶利用效率最大化。

結(jié)語

總之，新基建給企業(yè)基建檔案管理既帶來了機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)，作為企業(yè)的一名基建檔案管理者，我們必須持續(xù)提升自己的專業(yè)技能，提高整體水平，跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，根據(jù)豐富的工作實(shí)踐，從基建檔案存在的問題出發(fā)，抓住基建檔案的工作要點(diǎn)，不斷探索和研究適合新基建背景下企業(yè)基建檔案管理的模式，從而更好地為企業(yè)的發(fā)展提供檔案支撐。

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作者簡介：岳素芳，工程碩士學(xué)位，中國船舶集團(tuán)有限公司第718研究所副研究館員，主要研究方向：科技檔案管理。