檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探究

宋燕 趙玥

摘 要：在高速發(fā)展的信息化時(shí)代，我國諸多領(lǐng)域發(fā)生了翻天覆地的變化，在醫(yī)療領(lǐng)域的改革創(chuàng)新過程中，檔案管理的轉(zhuǎn)型升級是極為重要的一部分。本文圍繞醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容及必要性、面臨的突出問題和未來的發(fā)展策略進(jìn)行深入研究，為醫(yī)院構(gòu)建良好的發(fā)展體系、促進(jìn)創(chuàng)新型發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案；檔案管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等新興技術(shù)不斷發(fā)展，極大程度改變醫(yī)院的檔案管理工作。如何真正意義上推動醫(yī)院檔案管理信息化，是各大醫(yī)院未來創(chuàng)新性發(fā)展需要關(guān)注的重要問題。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容及必要性

近年來，我國醫(yī)療產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展，醫(yī)學(xué)水平不斷提升，醫(yī)院數(shù)量也在逐日增加?！?021年我國衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)》顯示，2021年末，我國公立、私立醫(yī)院共約3.6萬個(gè)，年診療人次趨近百億，每天都在產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)。醫(yī)院需要實(shí)施檔案信息化管理，建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”平臺，對大量信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)高效采集整理，促進(jìn)檔案管理工作更加便捷、規(guī)范[1]，進(jìn)一步降低醫(yī)院綜合隱性成本，為社會公眾提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.1 檔案收集便捷化、多樣化

醫(yī)院檔案的總量大、種類多、涉及范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，包含病例、研究報(bào)告、處方記錄等文書檔案，還包括圖片、錄像、音頻等半結(jié)構(gòu)化非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。隨著數(shù)字醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，斷層影像技術(shù)和新型數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)生成數(shù)量龐大、種類多樣、容量巨大的醫(yī)學(xué)影像文件，傳統(tǒng)檔案收集方式無法滿足現(xiàn)狀，檔案管理信息化勢在必行。大數(shù)據(jù)電子檔案替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)據(jù)收集更具有針對性、全面性，系統(tǒng)平臺可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)采集等方式，將醫(yī)院內(nèi)所有設(shè)備與管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，在醫(yī)生、儀器工作過程中實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分類采集、實(shí)時(shí)傳送、及時(shí)更新，不再“等檔上門”，大大提升檔案收集的效率，并為醫(yī)院檔案信息整合和精細(xì)化管理提供重要數(shù)據(jù)保障[2]。

1.2 檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化、智能化

過去傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的載體以紙質(zhì)檔案為主，照片、錄音、視頻等材料為輔，需要大量的人力物力對其進(jìn)行整理存放。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，主要管理載體成為數(shù)據(jù)文件，存儲方式也變?yōu)榉?wù)器、硬盤、云盤等新型載體，并且能夠?qū)?shù)據(jù)和信息按照不同的設(shè)定進(jìn)行系統(tǒng)分析和歸類整理，實(shí)現(xiàn)管理結(jié)構(gòu)的模型化、模塊化。

1.3 檔案管理程序化、精細(xì)化

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式下，需要人工完成資料移交、歸檔立卷、登記上架等工作環(huán)節(jié)；在查檔利用方面，需要人工手動檢索，檢索準(zhǔn)確率也比較低，一定程度上影響了患者的看病效率。檔案管理如實(shí)現(xiàn)信息化，借助于大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)，則可將檔案服務(wù)流程刪繁就簡，檔案資源突破時(shí)間和空間的限制。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)面臨的突出問題

2.1 信息化建設(shè)沒有得到充分重視

目前醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者大多是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的高精尖人才，在醫(yī)學(xué)研究方面有著很深的造詣，對于醫(yī)療業(yè)務(wù)方面有著更多的關(guān)注，對檔案工作相對忽視，所以當(dāng)前許多醫(yī)院“重醫(yī)療、輕檔案”的思想問題嚴(yán)重。在頂層設(shè)計(jì)方面無法順利開展信息化工作，系統(tǒng)規(guī)劃顆粒度較粗，系統(tǒng)邊界模糊、集成度低，即使要決定開展信息化建設(shè)工作，主要依賴外包人員，不做市場調(diào)研和業(yè)務(wù)需求分析，導(dǎo)致建成的檔案系統(tǒng)管理平臺僅僅是形式，與實(shí)際管理業(yè)務(wù)脫節(jié)，實(shí)用性不強(qiáng)。同時(shí)，由于存在對檔案信息化相關(guān)項(xiàng)目的重視程度不夠、資金投入不足等問題，導(dǎo)致信息化工作進(jìn)展十分緩慢，無法跟上時(shí)代步伐。

2.2 傳統(tǒng)管理模式制約信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理模式已運(yùn)行了幾十年，其所產(chǎn)生的影響嚴(yán)重制約了檔案管理信息化轉(zhuǎn)型升級。一是紙質(zhì)文件數(shù)量巨大，數(shù)字化工作難以開展。多年來積攢的大量紙質(zhì)文件，仍需利用人工的方式將其進(jìn)行整理、分類、數(shù)字化，其中不乏不宜數(shù)字化、涉密程度高、垃圾成分多的文件，需要大量的人力和物力才能達(dá)到歷史檔案的精確數(shù)字化。二是過去管理人員在進(jìn)行檔案收集整理、查詢利用時(shí)，難免會造成檔案丟失、存放混亂，導(dǎo)致信息不連貫，對后續(xù)信息化管理造成阻礙。三是目前部分醫(yī)院雖然會借助信息手段將資料、報(bào)告等文件進(jìn)行傳閱，到最終仍然會將其打印成紙質(zhì)文件放入庫房進(jìn)行歸檔存儲，使得紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，這樣不僅沒有充分利用信息化的優(yōu)勢，而且還會增加檔案管理人員工作量和醫(yī)院運(yùn)營成本，從根本上還是難以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。

2.3 管理人員水平無法適應(yīng)信息化

檔案管理人員是檔案管理工作具體實(shí)施的主要參與者，其綜合素質(zhì)直接影響檔案管理水平的高低?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理人員在傳統(tǒng)管理模式中具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是在信息化管理模式中缺乏扎實(shí)的相關(guān)管理知識，不能熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，無法適應(yīng)醫(yī)院檔案的信息化管理。有些醫(yī)院的檔案管理者年齡較大，或是借調(diào)或是兼職，精力難以集中，無法對數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理和創(chuàng)新，影響了檔案管理工作的有效開展。所以目前醫(yī)院檔案管理人員總體上存在專業(yè)水平較低、整體素質(zhì)仍需加強(qiáng)的問題，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作雖然完成了數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型升級，但系統(tǒng)平臺的作用和優(yōu)勢不能得到有效發(fā)揮，實(shí)際應(yīng)用成效仍然不夠明顯。

2.4 檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)需完善

一是醫(yī)院人員多、工作涉獵廣、分工精細(xì)，每天都在產(chǎn)生大量的信息資源，避免不了會產(chǎn)生大量的無用數(shù)據(jù)。大多醫(yī)院已建成的系統(tǒng)平臺不具備在線鑒定功能，使得醫(yī)院一部分?jǐn)?shù)據(jù)庫空間被垃圾文件占據(jù)，造成資源浪費(fèi)，并極有可能對系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行和醫(yī)院檔案服務(wù)水準(zhǔn)造成影響。二是系統(tǒng)在最初建設(shè)過程中往往沒有結(jié)合自身工作實(shí)際，導(dǎo)致部分功能在日常檔案管理過程中應(yīng)用率不高，或者利用率高的功能建設(shè)有缺陷，造成資金和資源浪費(fèi)，也在一定程度上降低了系統(tǒng)的實(shí)效性。三是各大醫(yī)院系統(tǒng)平臺基本獨(dú)立建設(shè)，沒有統(tǒng)一的底層構(gòu)架、數(shù)據(jù)構(gòu)架，各地檔案資源庫數(shù)據(jù)環(huán)境、數(shù)據(jù)模型異構(gòu)，從而影響了數(shù)據(jù)遷移、交換和共享的實(shí)施。

2.5 檔案安全性能得不到全面保證

面對檔案數(shù)據(jù)量驟增的現(xiàn)狀，如何充分運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，保證檔案數(shù)據(jù)資源的安全，充分長效發(fā)揮其價(jià)值，是當(dāng)前檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的重點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案最為顯著的特征是數(shù)據(jù)量大，且格式類型多樣，數(shù)據(jù)之多，使用之亂，容易造成數(shù)據(jù)不一致，冗余重復(fù)的問題嚴(yán)重，給系統(tǒng)平臺的數(shù)字存儲增加了許多風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，人民群眾越來越關(guān)注個(gè)人隱私保護(hù)，給醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化提出了更高的要求，保證檔案管理合法性、安全性是其需要尤為關(guān)注的工作[3]。目前，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)平臺功能性較為低下，開發(fā)結(jié)構(gòu)不夠強(qiáng)大，建設(shè)過程中沒有考慮到終端設(shè)備的安全問題，一旦終端設(shè)備遭到惡意破壞或攻擊，在檔案收集整理、查詢利用、共建共享等工作中將無法保證數(shù)據(jù)的絕對安全可靠，后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和備份流程也不能完全保證其安全性，嚴(yán)重影響檔案管理信息化的順利開展。

3 檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的發(fā)展策略

3.1 創(chuàng)造良好醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展環(huán)境

3.1.1轉(zhuǎn)變陳舊思想觀念。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)數(shù)字化、信息化、智慧化意識，準(zhǔn)確把握時(shí)代脈搏，深入探索檔案高效管理的新路子、新途徑，要準(zhǔn)確理解、正確把握數(shù)字政府相關(guān)改革政策，用活用好各項(xiàng)政府扶持方案，高位推動檔案管理工作快速向信息化邁進(jìn)[4]。

3.1.2健全檔案管理制度。針對檔案收集整理、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、管理職能分工、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等方面配備完善嚴(yán)格的規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)實(shí)際工作開展情況對其進(jìn)行不斷的更新完善，細(xì)化具體工作流程和確定具體負(fù)責(zé)人員，讓管理制度起到應(yīng)有的效果，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理信息化工作開展。

3.1.3加大資金投入力度。檔案管理信息化建設(shè)方面投入相應(yīng)資金，做好檔案閱覽室、庫房、機(jī)房等軟硬件配置，并劃分部分款項(xiàng)對系統(tǒng)軟硬件設(shè)備檢查更新，保障系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為醫(yī)院檔案的信息化管理提供物質(zhì)資金保障。

3.2 促進(jìn)傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案的相結(jié)合

傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案各有優(yōu)勢，在醫(yī)學(xué)檔案管理過程中，數(shù)字檔案是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，是對紙質(zhì)原始憑證的保存，在檔案查詢利用過程中發(fā)揮著可視化的重要作用。而當(dāng)出現(xiàn)法律糾紛的時(shí)候，原始憑證則是維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的關(guān)鍵武器[5]。所以要同時(shí)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與信息時(shí)代數(shù)字檔案的安全保管工作。一是要對紙質(zhì)檔案存放的庫房配置精密空調(diào)、七氟丙烷滅火器、加濕器、除濕器等設(shè)備，保證庫房溫濕度正常，減少因?yàn)橥獠吭蛟斐蓹n案的老化、磨損、缺失、混亂等不可逆損害。二是定期對數(shù)字檔案做備份。備份是為防止系統(tǒng)出現(xiàn)操作失誤或內(nèi)部故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，將全部或部分檔案數(shù)據(jù)集合從應(yīng)用主機(jī)的硬盤或陣列復(fù)制到其他存儲介質(zhì)的過程。尤其是重要檔案應(yīng)當(dāng)選擇與被備份檔案不同介質(zhì)的存儲載體，采取異質(zhì)備份的方法，包括硬盤備份、光盤備份。要做好數(shù)字檔案異地容災(zāi)備份工作，防止、減輕自然或人為等各種不利因素導(dǎo)致的數(shù)字檔案損失，可以更好地保障數(shù)字檔案源頭數(shù)據(jù)的安全和完整。三是做好檔案數(shù)據(jù)共享利用的安全管理。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案的共享利用會給檔案帶來一定的隱患，對數(shù)字檔案進(jìn)行備份可有效應(yīng)對在數(shù)字檔案共享過程中可能出現(xiàn)的人為破壞、系統(tǒng)崩潰的問題，也可以及時(shí)恢復(fù)被損壞或被篡改的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，從而更好地保障數(shù)字檔案的全方位和多途徑共享。

3.3 提升醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)水平

一是加大專業(yè)人才引進(jìn)力度。在檔案管理人員招聘過程中，要重點(diǎn)起用擁有扎實(shí)檔案管理專業(yè)知識、信息化理論素養(yǎng)、可熟練操作應(yīng)用系統(tǒng)、具備創(chuàng)新發(fā)散思維的優(yōu)秀人員。二是加強(qiáng)管理隊(duì)伍素質(zhì)培養(yǎng)。定期開展培訓(xùn)或者外出參觀活動，通過“引進(jìn)來”和“走出去”的方式持續(xù)強(qiáng)化信息化管理意識、理論知識水平和實(shí)操技能，同時(shí)要培養(yǎng)職業(yè)道德，倡導(dǎo)求真務(wù)實(shí)工作作風(fēng)，打造責(zé)任心強(qiáng)、忠誠干凈擔(dān)當(dāng)?shù)母刹咳藛T隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量得到有效提升，也為今后檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展提供人才保障。三是建立健全監(jiān)督管理制度。要制定全面的考核辦法，成立監(jiān)督小組，結(jié)合管理人員的工作實(shí)際、任務(wù)認(rèn)領(lǐng)、完成實(shí)效建立監(jiān)督臺賬，做實(shí)做細(xì)日?？己耍⑵淙谌肴粘９ぷ髦?，形成“制度+清單+調(diào)度”工作機(jī)制，定期聚焦中心工作、重點(diǎn)工作、重點(diǎn)問題開展專項(xiàng)監(jiān)督，使管理人員能夠得到良好的約束和正向激勵(lì)，最大程度發(fā)揮其才能，推動工作平穩(wěn)有序開展。

3.4 推動醫(yī)院數(shù)字系統(tǒng)平臺智慧化建設(shè)

一是要根據(jù)辦公一體化原則，立足互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化管理，構(gòu)建適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)平臺，推動OA系統(tǒng)與之相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)日常行政與檔案資源同步網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化管理。二是利用數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各個(gè)獨(dú)立的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行融合，構(gòu)建“物理分布、邏輯統(tǒng)一”的檔案信息資源融合系統(tǒng)[6]。實(shí)現(xiàn)院際間信息資源的共享，推動醫(yī)院與醫(yī)院之間、醫(yī)院內(nèi)部各科室之間能夠?qū)崿F(xiàn)無縫銜接，既減少了人力物力成本，又促進(jìn)了檔案資源整合，方便了信息數(shù)據(jù)的調(diào)取與利用，為醫(yī)院和患者提供更為科學(xué)的決策保障。

3.5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的安全性能

一是在管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)過程中，要堅(jiān)持走法治化道路，管理人員要始終堅(jiān)持檔案管理的保密原則，遵守相關(guān)的法律法規(guī)和部門的安全工作部署，把握好市場有規(guī)律的競爭趨勢并增強(qiáng)安全意識，高度警惕一些違法人員利用網(wǎng)絡(luò)盜取、損害檔案信息的行為。醫(yī)院要注重管理人員對法律知識的學(xué)習(xí)，在檔案數(shù)字化、收集管理、調(diào)取利用過程中嚴(yán)格堅(jiān)守法律底線。二是要借助加密技術(shù)提高檔案數(shù)據(jù)的保密性、安全性、隱私性，利用身份識別、權(quán)限設(shè)定、數(shù)字簽名等技術(shù)對數(shù)據(jù)加以保護(hù)，防止檔案在查詢利用過程中被不法分子惡意篡改。同時(shí)要配置高水平殺毒軟件和防火墻，避免電子檔案數(shù)據(jù)被病毒侵染[7]。三是要根據(jù)現(xiàn)代化檔案信息管理的新形勢來建立比較完善健全的安全保密制度，借助于信息安全保密的相關(guān)法律法規(guī)有效地處罰破壞檔案安全的違法行為。

結(jié)語

醫(yī)院檔案的信息化管理對檔案事業(yè)的整體改革創(chuàng)新具有重要意義，其滿足了社會民生需求，極大提升了病人的診療體驗(yàn)，整合了醫(yī)療研究能力，促進(jìn)我國醫(yī)學(xué)行業(yè)的發(fā)展。隨著時(shí)代不斷變化，未來醫(yī)院檔案的管理也需要與時(shí)俱進(jìn)、不斷優(yōu)化更新，領(lǐng)導(dǎo)者要樹立大局意識、服務(wù)意識、責(zé)任意識，探索可行性強(qiáng)的發(fā)展策略，樹立先進(jìn)的檔案管理理念，為新時(shí)代醫(yī)療事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。

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作者簡介：宋燕，青島大學(xué)附屬山東省婦幼保健院館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。