數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理人員職業(yè)能力提升對(duì)策研究

摘 要：為適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需求，高校必須提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，尤其是提升其文字運(yùn)用、語言表述能力與非線性編輯軟件使用能力。本文針對(duì)目前高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與問題，提出具有針對(duì)性的對(duì)策：一是高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的重要性；二是要加強(qiáng)繼續(xù)教育與培訓(xùn)，提升檔案管理人員適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的專業(yè)技能；三是要加強(qiáng)績效考核，完善數(shù)字化檔案管理工作；四是要加快制度創(chuàng)新，打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案管理人員；職業(yè)能力；高校

一、 提出問題

隨著科技的不斷進(jìn)步，尤其是近年來出現(xiàn)的新興科技，如云運(yùn)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、 AR虛擬現(xiàn)實(shí)、大數(shù)據(jù)、人工智能等，推動(dòng)了檔案管理向云端化、數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。可以預(yù)見，在數(shù)字化時(shí)代，高校檔案管理工作的對(duì)象、方式、內(nèi)容以及管理思想都將發(fā)生深刻的變革，這對(duì)高校檔案管理人員提出了新挑戰(zhàn)。高校檔案管理人員必須提升自身的核心能力，尤其是數(shù)字化管理能力?；跀?shù)字化時(shí)代背景，本文探討檔案管理數(shù)字化發(fā)展所產(chǎn)生的影響，并構(gòu)建高校檔案管理人員的專業(yè)核心能力體系，闡述高校檔案管理存在的一般性問題，應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的到來，改進(jìn)與提升高校檔案管理水平。

二、檔案管理數(shù)字化及其影響

檔案管理數(shù)字化是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)高校在發(fā)展過程中形成的一系列有保存價(jià)值的檔案信息，經(jīng)過歸納、整理之后，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之上，以數(shù)字代碼的形式形成的檔案資料。顯然，數(shù)字化技術(shù)與發(fā)展使得高校檔案得以用數(shù)位形式產(chǎn)生、復(fù)制及儲(chǔ)存，對(duì)高校檔案管理帶來一系列復(fù)雜的影響，主要體現(xiàn)在以下數(shù)字化檔案的保存和應(yīng)用兩大方面。

1.數(shù)字化對(duì)檔案保存的影響

（1）對(duì)實(shí)體檔案保存的影響

數(shù)字化對(duì)于實(shí)體檔案的保存，主要有以下影響：一是數(shù)字化檔案能有效保護(hù)實(shí)體檔案，降低檔案使用帶來的各種損傷。顯然，采用數(shù)字化檔案后，實(shí)體檔案可以放置在檔案庫房中，主要通過數(shù)字化影像提供使用者閱覽與復(fù)制。在必要時(shí)使用者可以調(diào)閱檔案原件，這樣就可以大大減少檔案原件的使用率，最大程度減少檔案原件的損傷。二是減少實(shí)體檔案調(diào)閱數(shù)量與人力。在檔案數(shù)字化后，只要有3C產(chǎn)品連接網(wǎng)絡(luò)，使用者即可上網(wǎng)查詢檔案目錄，進(jìn)而在線瀏覽或打印檔案全文影像，可減少檔案管理人員的工作負(fù)荷。三是有效節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。電子檔案存儲(chǔ)主要是通過計(jì)算機(jī)，其存儲(chǔ)數(shù)量巨大。大量使用電子化檔案，將減少紙本檔案與實(shí)體檔案，將大大改變檔案存儲(chǔ)空間。四是改變典藏的思考重點(diǎn)。在數(shù)字化檔案未產(chǎn)生之前，檔案管理人員特別注重實(shí)體檔案的保存。由于數(shù)字化文書檔案不具有實(shí)體形式，而是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存和使用，檔案管理人員更注重電腦硬件和軟件如何有效結(jié)合，以提高檔案信息的可靠性。

（2）對(duì)數(shù)字化檔案保存的影響

以數(shù)字形式儲(chǔ)存的文書檔案，主要有兩種方式：一種是非原生數(shù)字化檔案，即以數(shù)字化技術(shù)為實(shí)體檔案另行復(fù)制其數(shù)字化物件；一種為原生之?dāng)?shù)位檔案，即文書檔案之產(chǎn)制直接是以數(shù)位形式儲(chǔ)存，并需借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索使用的文書檔案。這兩種保存方法各有利弊，需要檔案館從實(shí)體保存、功能保存、組織保存三方面進(jìn)行考慮。

2.數(shù)字化對(duì)檔案應(yīng)用的影響

檔案管理的最終目的是向社會(huì)各界提供應(yīng)用，以此充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。在數(shù)字化時(shí)代，檔案應(yīng)用服務(wù)應(yīng)該如何開發(fā)，是一個(gè)值得關(guān)切的問題。通過對(duì)高校檔案館調(diào)研，發(fā)現(xiàn)各高校提供的整體應(yīng)用服務(wù)主要有展覽、參考服務(wù)、微縮閱覽、計(jì)算機(jī)檢索、復(fù)印服務(wù)、閱覽、導(dǎo)覽等。其中，計(jì)算機(jī)檢索是各單位均有提供的服務(wù)項(xiàng)目。各高校在將檔案數(shù)字化后，多數(shù)建有檔案或目錄與數(shù)位檔案全文影像系統(tǒng)，因此，在高校設(shè)置計(jì)算機(jī)提供到館使用者檢索目錄或調(diào)閱數(shù)位檔案全文影像。整體而言，數(shù)字化后的文書檔案，更能使檔案應(yīng)用服務(wù)突破傳統(tǒng)方式，提供更便利的服務(wù)，產(chǎn)生更好的效益。

三、數(shù)字化對(duì)高校檔案管理人員職業(yè)能力的新要求

職業(yè)能力是在20世紀(jì)70 年代提出的一個(gè)概念，意指做好某一職業(yè)所必備的知識(shí)、態(tài)度和技能。檔案管理作為一項(xiàng)職業(yè)，其從業(yè)人員必須具備相應(yīng)的條件。對(duì)此，認(rèn)為檔案管理人員應(yīng)具備扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，具有良好的心理素質(zhì)、道德素質(zhì)、創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新思維和信息素養(yǎng)等，以及實(shí)踐應(yīng)用能力、溝通能力和自主學(xué)習(xí)等核心能力。

傳統(tǒng)的檔案管理工作，除了辦理檔案展覽外，幾乎都是用戶提出申請(qǐng)調(diào)閱檔案，管理人員為其提供調(diào)閱服務(wù)，由此可見，檔案工作多屬于靜態(tài)文書作業(yè)。因此，對(duì)高校檔案管理人員的能力要求主要是了解檔案管理要求以及掌握檔案管理技術(shù)，如分類、裝訂、裝盒、著錄、復(fù)印、傳真等，其技術(shù)含量和創(chuàng)新要求并不高。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，高校檔案管理工作將融入更多信息技術(shù)元素，這對(duì)高校檔案管理人員的職業(yè)能力提出新要求，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.較強(qiáng)的文字運(yùn)用與書面語言表述能力

在檔案管理中，最基礎(chǔ)的工作是檔案編目工作，是實(shí)現(xiàn)檔案高效檢索的前提條件。在檔案管理數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)量劇增，對(duì)檔案編目工作提出更高要求。因此，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的文字運(yùn)用和語言表述能力，才能準(zhǔn)確、高效地做好檔案編目工作。數(shù)字檔案編目包括切分與著錄兩項(xiàng)，文字檔案只有著錄一項(xiàng)。從實(shí)踐來看，二者雖然都要求著錄，但具體要求存在較大差別。一般來說，文字檔案的著錄相對(duì)比較容易，需要著錄的主要內(nèi)容在檔案上基本都有，管理者只需照抄或稍做總結(jié)即可。數(shù)字檔案著錄較為復(fù)雜，需要管理者自己去概括需要填寫的題名項(xiàng)、主題項(xiàng)和描述項(xiàng)，這就需要管理者必須具有較強(qiáng)的文字運(yùn)用和語言表述能力。

2.非線性編輯軟件的使用能力

非線性編輯技術(shù)是一種應(yīng)用于音視頻編輯的后期處理技術(shù)。非線性編輯技術(shù)既需要硬件，也離不開軟件的支撐。目前，已經(jīng)開發(fā)出若干非線性編輯軟件，如非線性編輯軟件Edius6.0。數(shù)字化檔案的制作和使用需要檔案管理人員熟悉使用編輯軟件的能力。目前，市場上有多種編輯軟件，對(duì)于檔案管理人員來說，至少要熟練掌握一種常用的編輯軟件，尤其是音頻編輯軟件和視頻編輯軟件，如神奇變音器 Amazing Slow Downer、變聲專家、Adobe Audition CS6、Canopus Edius 非線性編輯軟件等等。

3.具有一定的創(chuàng)新能力

在檔案發(fā)展史上，檔案數(shù)字化發(fā)展是一種巨大的進(jìn)步，本身也是檔案管理創(chuàng)新的體現(xiàn)。對(duì)于高校檔案管理人員而言，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)保護(hù)和開發(fā)檔案，這本身就要求檔案管理人員必須具有一定的創(chuàng)新能力。檔案管理人員應(yīng)積極利用新技術(shù)手段，如新的視聽技術(shù)，將普通的檔案材料進(jìn)行加工，表達(dá)出新的主題，挖掘檔案的時(shí)代價(jià)值，是對(duì)檔案管理人員創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)。

四、高校檔案數(shù)字化管理中的主要問題

數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分。隨著“數(shù)字化校園”的加速推進(jìn)，檔案數(shù)字化工作變得尤為重要。目前，大多數(shù)高校（尤其是普通院校）檔案數(shù)字化工作十分滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足“數(shù)字化校園”的要求。高校檔案數(shù)字化管理中存在如下主要問題：

1.對(duì)檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)落后

目前，多數(shù)高校不重視檔案管理工作。一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不高，多數(shù)停留在口頭重視，缺乏實(shí)際行動(dòng)；二是高校檔案館自身管理理念滯后，缺乏科學(xué)有效的績效考評(píng)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制；三是檔案工作人員自身工作懈怠，對(duì)檔案數(shù)字化工作積極性不高，也缺乏相關(guān)的技術(shù)學(xué)習(xí)。上述狀況導(dǎo)致高校檔案數(shù)字化管理進(jìn)展不力，很難滿足“數(shù)字化校園”的建設(shè)要求，制約“智慧校園”的建設(shè)。

2.缺乏檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)投入

檔案管理數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要購置專門的硬件設(shè)備、管理軟件及相關(guān)配套設(shè)備，還需要專業(yè)的公司進(jìn)行設(shè)計(jì)，需要較大經(jīng)費(fèi)投入。目前，很多高校由于財(cái)政困難，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)上缺乏足夠的資金投入。一是一些高校基本上不投入，其經(jīng)費(fèi)僅用于維持檔案管理部門的日常工作；二是分期投入，有錢就做一部分檔案數(shù)字化工作，資金短缺就暫停，缺乏整體規(guī)劃與協(xié)調(diào)；三是由于檔案數(shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行成本高，不愿意更新和維護(hù)，就沿用老版系統(tǒng)，導(dǎo)致嚴(yán)重滯后于技術(shù)的發(fā)展，運(yùn)行過程中存在諸多不足。

3.檔案數(shù)字化管理體制不完善

數(shù)字化對(duì)包括高校在內(nèi)的各類組織管理帶來巨大沖擊，目前，許多高校并沒有在體制方面進(jìn)行必要的變革，滯后于數(shù)字化時(shí)代的要求。檔案管理作為高校管理的重要環(huán)節(jié)之一，必然與高校整體管理相匹配，很難單獨(dú)進(jìn)行改革。從實(shí)踐來看，目前，大多數(shù)高校尤其是一般普通院校，在管理制度方面基本沒有考慮到數(shù)字化檔案工作的特殊性和技術(shù)性，沿用傳統(tǒng)的管理體制，大大影響數(shù)字化檔案管理人員的積極性，亟待進(jìn)行管理制度改革。

4.檔案管理人員缺乏數(shù)字化管理能力

檔案管理數(shù)字化需要檔案管理人員必須具備數(shù)字化管理能力。從調(diào)研來看，目前，大部分高校的檔案工作人員是不具備相應(yīng)的數(shù)字化管理能力的，尤其是缺乏標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案制作能力，對(duì)相關(guān)的軟件不熟悉，尤其是軟件目前更新較快。大部分檔案館工作人員缺乏相關(guān)技能的培訓(xùn)，坐等專業(yè)人員來負(fù)責(zé)制作，這既增加檔案管理成本，也降低檔案管理效率。

五、提升高校檔案管理人員數(shù)字化能力的基本對(duì)策

1.更新觀念，提高對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)程度

首先，作為高層管理的主管領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理對(duì)于高校建設(shè)的重要意義，把檔案數(shù)字化作為“智慧校園”重要組成部分，在資金、人才等方面加大建設(shè)力度，有效提高檔案業(yè)務(wù)處理效率，提升學(xué)校的整體管理水平。其次，高校檔案工作人員自身要轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的到來，要積極學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平與技能，尤其是強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)。

2.加強(qiáng)繼續(xù)教育與培訓(xùn)，提升檔案管理人員適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的專業(yè)技能

毫無疑問，大多數(shù)檔案管理人員的知識(shí)和技能已經(jīng)老化，不能適應(yīng)檔案數(shù)字化的發(fā)展需要。盡管近年來有部分?jǐn)?shù)字化人才補(bǔ)充到高校檔案隊(duì)伍中來，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案數(shù)字化發(fā)展的需要。

目前，高校檔案人員呈現(xiàn)出“三多三少”的發(fā)展局面：一是做事務(wù)性業(yè)務(wù)的人才較多，力求創(chuàng)新的人才較少；二是掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和檔案管理軟件知識(shí)的普通操作型人才較多，能夠進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)和咨詢的信息導(dǎo)航型的人才少；三是掌握檔案、歷史或法律的單一型人才較多，能夠既掌握檔案專業(yè)知識(shí)又具備計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)的復(fù)合型人才少。因此，高校檔案管理人員必須加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高素質(zhì)，才能適應(yīng)檔案管理數(shù)字化工作要求。

3.基于數(shù)字化檔案管理工作性質(zhì)，完善績效考核制度

高校要加強(qiáng)績效考核。目前，許多高?，F(xiàn)有績效考核未能考慮數(shù)字化檔案管理人員的特殊性，平均主義和大鍋飯現(xiàn)象嚴(yán)重，需要調(diào)整績效管理制度。高校要進(jìn)一步完善檔案管理流程，細(xì)化每個(gè)環(huán)節(jié)，完善數(shù)字化管理職能，統(tǒng)籌好數(shù)字化檔案管理的基本流程，促使相關(guān)管理人員做好數(shù)字化檔案管理，提高工作效率。

4.加快制度創(chuàng)新，打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍

高校檔案走向數(shù)字化已是大勢所趨。目前，各個(gè)高校檔案管理數(shù)字化工作進(jìn)展不一，需要根據(jù)實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理制度。一是要構(gòu)建一個(gè)完善的數(shù)字化檔案管理制度，創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理體系；二是突出獎(jiǎng)勵(lì)制度建設(shè)，對(duì)數(shù)字化檔案管理做出貢獻(xiàn)者予以獎(jiǎng)勵(lì)；三是關(guān)注檔案管理人員的薪資問題，合理調(diào)整，促使員工主動(dòng)提升數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平。

針對(duì)目前高校中普遍存在的數(shù)字化檔案人才不足問題，在做好內(nèi)部挖潛的同時(shí)，大力做好高層次數(shù)字化人才的引進(jìn)工作，為其提供良好的工作條件和環(huán)境，并做好引進(jìn)人才的考核。與此同時(shí)，各個(gè)高校應(yīng)積極整合全校力量，并持續(xù)加大資金投入，保證數(shù)字化檔案建設(shè)有充足的資金保障。

六、結(jié)語

數(shù)字化檔案時(shí)代已經(jīng)到來，高校檔案管理必須迎接這一挑戰(zhàn)，也對(duì)高校檔案管理人員提出了新的要求。高校檔案管理部門要提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。要重視培訓(xùn)，提升高校檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理水平。要積極打造高素質(zhì)的數(shù)字化檔案人才隊(duì)伍，制定有效的數(shù)字化檔案人才管理制度和策略。要加大資金投入，并合理分配資金，努力提高資金使用效率。

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（作者單位：海南師范大學(xué)檔案館）

作者簡介：劉淑玉（1969—），女，漢族，遼寧綏中人，碩士學(xué)位，副研究館員，現(xiàn)任海南師范大學(xué)檔案館綜合檔案部主任，研究方向：檔案管理。