淺談新時(shí)代高校干部人事檔案管理問題及策略研究

摘 要：本文從干部檔案專項(xiàng)審核實(shí)踐工作入手，研究分析目前高校干部檔案管理方面的實(shí)際狀況與所面臨的挑戰(zhàn)，探索高校干部人事檔案管理方面的新策略與方法，旨在進(jìn)一步增強(qiáng)高校干部人事檔案管理工作的科學(xué)性、實(shí)效性，為高校人才隊(duì)伍建設(shè)和激發(fā)高校發(fā)展活力提供決策參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；高校干部人事檔案；策略研究

為深入貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，落實(shí)全面從嚴(yán)管理干部的總要求，干部檔案管理貫穿高校干部隊(duì)伍管理和發(fā)展全過程，發(fā)揮的作用越來越重要，逐漸成為學(xué)校治理能力和治理體系現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。新時(shí)代背景下，隨著全面從嚴(yán)治黨的進(jìn)一步推進(jìn)和國(guó)家的持續(xù)發(fā)展，干部人事檔案工作的地位得到顯著提升，須不斷創(chuàng)新管理方式辦法，積極推進(jìn)干部人事檔案建設(shè)的發(fā)展步伐，為學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)、人才培養(yǎng)及國(guó)家教育事業(yè)蓬勃發(fā)展發(fā)揮重要作用。

一、高校干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2014年10月開始，中共中央組織部開展自上而下干部人事檔案專審工作，以全面落實(shí)從嚴(yán)治黨方略。在此基礎(chǔ)上，又多次開展專項(xiàng)審核“回頭看”工作，增加了專項(xiàng)審核范圍，如云南省高校將范圍擴(kuò)大至副高級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)人員，有條件的單位要求專項(xiàng)審核工作全覆蓋。實(shí)踐證明，專項(xiàng)審核管理工作是中央針對(duì)我國(guó)干部人事檔案工作的一次全方位“體檢”，也是全方位從嚴(yán)治理干部的重大措施。通過專審工作，對(duì)整治檔案的涂改及造假等突出問題，確保干部人事檔案的真實(shí)可靠、材料完整規(guī)范起到重要作用。經(jīng)過認(rèn)真總結(jié)，干部人事檔案專項(xiàng)工作獲得一定成效的同時(shí)，也暴露出許多亟待解決和改進(jìn)的地方。

1.高校對(duì)干部人事檔案工作重視程度還有待加強(qiáng)

近年來，由于我國(guó)加大對(duì)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的管理，再加上中央和各地方加大了對(duì)干部人事檔案的頂層規(guī)范管理工作，陸續(xù)制定了一些從嚴(yán)管檔的新規(guī)定和新要求，顯著提升了我國(guó)高校干部人事檔案質(zhì)量，但仍面臨著部分學(xué)校對(duì)規(guī)定貫徹不夠深入、實(shí)際落實(shí)打折扣的狀況，而相對(duì)于高校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)發(fā)展和高校重大改革發(fā)展等工作，存在重視程度還不夠，認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理只是收集信息，以確保相關(guān)材料不會(huì)丟失、損壞或泄露即可，或者滿足相關(guān)部門或人員基本查、借、閱等日常事務(wù)性工作就行。因此，在人、財(cái)、物等方面投入力度不夠，辦公場(chǎng)地、設(shè)備、人員、經(jīng)費(fèi)等得不到相應(yīng)保障，很難取得工作成效。

2.人才隊(duì)伍建設(shè)不健全

干部檔案的專業(yè)化管理具有較強(qiáng)的政策性、服務(wù)性特點(diǎn)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，這對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)提出了更高要求。但經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各高校普遍存在以下情況：（1）專業(yè)不對(duì)口。干部人事檔案工作人員多數(shù)非檔案專業(yè)出身，理論功底薄弱，專業(yè)能力不強(qiáng)。（2）人員配備不足。部分高校未配備專職檔案管理人員，多數(shù)為組織或人事部門人員兼職，對(duì)干部人事檔案工作投入的精力有限，工作標(biāo)準(zhǔn)不高，有些僅停留在“守門員”的低門檻標(biāo)準(zhǔn)。（3）職業(yè)認(rèn)同感及歸屬感不強(qiáng)。干部人事檔案管理工作內(nèi)容分散細(xì)碎，投入精力多，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，但工作亮點(diǎn)少，短時(shí)間難以出成績(jī)，工作認(rèn)可度不高，長(zhǎng)此以往，影響人員工作積極性。（4）專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少。因經(jīng)費(fèi)投入有限，對(duì)干部人事檔案人才隊(duì)伍開展專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)不多，業(yè)務(wù)水平及專業(yè)能力難以得到提升。

3.檔案實(shí)體質(zhì)量不一

（1）信息記載不一致。干部人事檔案材料中，信息記載往往不一致，特別是“三齡兩歷”重要信息前后記載不一致。一是出生日期。檔案材料中涉及多個(gè)出生日期，有些可能跟本人戶籍或身份證的出生日期均不一致。經(jīng)分析，可能因?yàn)檗r(nóng)歷或陰歷問題所致，也有可能為筆誤或提前上學(xué)、入團(tuán)、入伍等原因，造成不同時(shí)期的登記表，個(gè)人填寫的時(shí)間不同。二是參加工作日期。主要問題體現(xiàn)在因檔案資料中反映的最早參加工作的直接或旁證性資料，如上山下鄉(xiāng)、知青時(shí)期、招工錄取（批準(zhǔn)）登記表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表等缺失，導(dǎo)致參加工作具體日期不能確定；還有的是材料中有兩個(gè)或兩個(gè)以上參加工作時(shí)間，經(jīng)分析可能為本人記憶模糊或?qū)⒓庸ぷ鲿r(shí)間認(rèn)知偏差等原因?qū)е?。三是入黨時(shí)間?？赡苡捎谟洃浤：?qū)θ朦h時(shí)間錯(cuò)誤認(rèn)知，導(dǎo)致記載的時(shí)間跟本人入黨志愿書上的時(shí)間不一致。四是學(xué)習(xí)經(jīng)歷。個(gè)人記載學(xué)習(xí)經(jīng)歷跟本人檔案中學(xué)習(xí)材料反映的不一致，或本人將學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷作為學(xué)歷來填寫。五是工作經(jīng)歷。記載前后矛盾、不銜接或不一致，或無相關(guān)工作經(jīng)歷的佐證材料。（2）材料缺失嚴(yán)重。干部人事檔案專項(xiàng)審查發(fā)現(xiàn)，相關(guān)部門權(quán)責(zé)不清、界限不清、工作配合不到位、信息不對(duì)稱、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等原因，檔案材料未實(shí)現(xiàn)應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，導(dǎo)致個(gè)人干部人事檔案材料存在缺失或時(shí)效性不強(qiáng)。例如，學(xué)歷學(xué)位材料、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、歷年工資變動(dòng)審批表、年度履職考核表及學(xué)籍、招工錄用、工作調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)、干部考察考核、職稱評(píng)審、黨團(tuán)等相關(guān)材料缺失。

4.檔案整理規(guī)范不足

檔案沒有完全實(shí)現(xiàn)“材料完整、鑒定仔細(xì)、分類精確、編排有序、編目清楚、裝訂齊全”的總目標(biāo)。主要表現(xiàn)在：（1）檔案中各類材料交叉編排，順序混亂。（2）個(gè)別材料普遍存在近期材料缺失，更新不及時(shí)的情況，如鑒定類材料、獲獎(jiǎng)?lì)惒牧系?，大部分是很早以前的材料，未反映近期的相關(guān)信息。（3）檔案編號(hào)不統(tǒng)一、不規(guī)范，存在前后不連續(xù)或不規(guī)范的問題。

5.檔案利用服務(wù)受限

首先，由于檔案本身特點(diǎn)及檔案管理政策等所帶來的利用障礙。（1）干部人事檔案雖然作為反映個(gè)人成長(zhǎng)、工作經(jīng)歷、思想政治、專業(yè)技術(shù)能力等歷史材料，但往往書面的資源信息無法反映出個(gè)人真實(shí)情況，不能全面、準(zhǔn)確地考核和評(píng)價(jià)個(gè)人，滿足不了多元化的社會(huì)需求。（2）受檔案管理及使用的政策規(guī)定，個(gè)人或相關(guān)部門不得隨意借閱人事檔案，使用對(duì)象主要為組織及人事部門，無法和其他相關(guān)部門做到信息共享，容易造成信息“孤島”，檔案得不到較好的利用。

其次，由于檔案管理模式導(dǎo)致。受傳統(tǒng)管理制度影響，個(gè)別高校干部人事檔案仍停留于“守?cái)偸健钡墓芾矸椒?。重管理、輕業(yè)務(wù)，造成干部人事檔案管理發(fā)展嚴(yán)重受限，沒有真正讓檔案“活起來、亮起來、火起來”。

6.檔案信息化建設(shè)滯后

目前，部分高校仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。單一的紙質(zhì)檔案管理，易導(dǎo)致紙質(zhì)損毀、資料查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力、檔案利用價(jià)值不高、檔案材料不規(guī)范等情況。有些高校雖然開展了信息化建設(shè)，但只是簡(jiǎn)單將紙質(zhì)材料掃描成電子版進(jìn)行保存，形成信息“孤島”，與新時(shí)代干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的要求有一定差距。

二、高校干部人事檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的需求

1.高校干部人事檔案自身的重要性

干部人事檔案有助于全面考察了解干部、選拔任用干部以及管理監(jiān)督干部，是干部任免的重要依據(jù)。近年來，被曝光的人事檔案造假案例，暴露出了干部檔案管理中的“弊病”，嚴(yán)重影響了干部人事檔案的公信力和權(quán)威性。新時(shí)期，我們黨在領(lǐng)導(dǎo)干部選人用人方面，嚴(yán)格要求“凡提必審”，中央巡視檢查領(lǐng)導(dǎo)干部，檢查調(diào)閱本人人事檔案材料只是考查的第一步。由此可見，干部人事檔案事關(guān)黨風(fēng)、政風(fēng)，是推進(jìn)全方位從嚴(yán)規(guī)范選人用人管理工作的主要關(guān)口。

2.新時(shí)代對(duì)檔案工作的新要求

隨著2018年11月《干部人事檔案工作條例》下發(fā)、2021年1月新《檔案法》頒布，以及《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》印發(fā)等一系列新舉措，指明了干部人事檔案管理工作未來的發(fā)展方向，明確了發(fā)展目標(biāo)，提出了更高的發(fā)展要求，這反映了國(guó)家對(duì)干部檔案管理工作的重視，標(biāo)志著干部檔案管理工作在新時(shí)代邁上了一個(gè)新臺(tái)階。因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高干部檔案管理質(zhì)量，以充分發(fā)揮干部檔案對(duì)干部教育培訓(xùn)、干部選拔任用、干部管理與監(jiān)督、人才考核等方面的作用，充分發(fā)揮高校干部隊(duì)伍建設(shè)的作用，使干部檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范。

3.檔案工作者肩負(fù)的責(zé)任和使命

干部人事檔案是我黨組織所創(chuàng)造的特殊資源，是高校干部人才隊(duì)伍建設(shè)的決策依據(jù)， 做好干部人事檔案工作，從一定意義上講，就是 “為黨守檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”，是一項(xiàng)光榮而神圣的職責(zé)使命。只有做好干部人事檔案的管理和使用工作，才能歷史地 、全面地、客觀地把握干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷和各方面情況，深化對(duì)干部工作乃至全黨建設(shè)發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識(shí)，著力提高干部工作的科學(xué)化和規(guī)范化水平。

三、高校干部檔案管理水平提升策略

1.提高檔案認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌

提高對(duì)檔案工作的重視程度，將加強(qiáng)對(duì)學(xué)校干部人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)作為干部人事檔案工作的基本前提。單位應(yīng)當(dāng)提高政治認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，充分認(rèn)識(shí)新時(shí)代干部人事檔案工作在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，將干部人事檔案管理工作確定為干部人才隊(duì)伍建設(shè)的重要任務(wù)。首先，建立干部人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的巡察、檢查力度，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題定期研判，以問題為導(dǎo)向督促相關(guān)部門完成整改。其次，給予檔案工作人、財(cái)、物等方面提供更多政策支持。人員方面，按照崗位所要求的條件，設(shè)置專人專崗，保證工作人員安心工作，盡職盡責(zé)；辦公場(chǎng)地及設(shè)施設(shè)備方面，加大經(jīng)費(fèi)投入力度，保證硬件設(shè)備符合達(dá)標(biāo)要求，進(jìn)一步做好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備及建設(shè)管理工作。最后，建立干部人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的考評(píng)激勵(lì)機(jī)制，采取定性量化考評(píng)、分級(jí)分類督導(dǎo)，深入推動(dòng)干部人事檔案管理工作向制度化和規(guī)范化及科學(xué)化的目標(biāo)邁進(jìn)。

2.健全隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)素養(yǎng)

負(fù)責(zé)干部人事檔案管理工作人員的思想道德情操、專業(yè)知識(shí)、崗位技能和工作實(shí)績(jī)，直接影響高校干部人事檔案管理的水平。因此，學(xué)校要建立一支新時(shí)期“政治堅(jiān)定、堅(jiān)持原則、忠于職守、勤勉敬業(yè)、紀(jì)律嚴(yán)明”的干部人事檔案管理隊(duì)伍，為新時(shí)期的干部人事檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理人員隊(duì)伍的打造是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，在不同發(fā)展階段，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和能力要求有所不同和側(cè)重。應(yīng)著重從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)：

（1）加強(qiáng)對(duì)《干部人事檔案管理?xiàng)l例》《檔案法》《保密法》《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》等政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性教育，堅(jiān)定理想信念，提升理論水平。（2）定期或不定期對(duì)檔案管理工作人員開展專業(yè)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案管理人員要順應(yīng)新要求，補(bǔ)充新知識(shí)，調(diào)整原有知識(shí)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路，積極開拓創(chuàng)新，不斷提升理論專業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)實(shí)踐技能，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展新要求。（3）通過 “以老帶新”“交流指導(dǎo)”等多樣的方式，不斷強(qiáng)化政策業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能。（4）通過“柔”性引進(jìn)的方式，適當(dāng)引入外部智力支持，與校外機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人員合作，使專業(yè)的工作讓更加專業(yè)的人來做，更好地指導(dǎo)和提升學(xué)校檔案管理工作。（5）在工資福利、職稱晉升、崗位聘用、評(píng)優(yōu)及評(píng)先、年度考核等方面給予一定的傾斜。提高檔案工作者的工作地位，增強(qiáng)其職業(yè)認(rèn)同感，提升工作信心和決心。

3.嚴(yán)把“入口關(guān)”，提高檔案質(zhì)量

根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和干部人事檔案專項(xiàng)審核規(guī)定， 嚴(yán)把所有資料“入口關(guān)”。例如，對(duì)學(xué)校新招聘錄用、調(diào)入以及部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部或退役士兵等新進(jìn)人員檔案，須由人事部門或組織部門嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)程序和規(guī)定，對(duì)所有資料認(rèn)真甄別， 按照層層審核、層層簽字后歸檔，保證人員檔案資料的“真實(shí)、規(guī)范、完整”，嚴(yán)禁對(duì)尚未鑒定或?qū)徍说牟牧线M(jìn)行登記或歸檔處理，從源頭上確保檔案質(zhì)量。

4.嚴(yán)把“審核關(guān)”，強(qiáng)化過程管理

首先，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》要求，嚴(yán)把檔案審批流程、范圍和內(nèi)容，堅(jiān)決執(zhí)行“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”，嚴(yán)把干部檔案審查關(guān)，從內(nèi)容提前預(yù)警，防止出現(xiàn)檔案安全情況。其次，遵循“入檔必審、出錯(cuò)必糾”的規(guī)定，嚴(yán)格遵照干部人事檔案專審工作流程及要求，對(duì)需要進(jìn)入個(gè)人檔案的材料，由管檔人員對(duì)檔案材料進(jìn)行審核確認(rèn)，凡未經(jīng)過審查的材料，一律不得進(jìn)入檔案。最后，在檔案材料鑒別上做到“三個(gè)不”，手續(xù)不完備的不歸檔、材料有涂改無證明的不歸檔、審核責(zé)任人不簽字的不歸檔。

5.優(yōu)化利用模式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

高校干部人事檔案的最終目的是為干部人才隊(duì)伍建設(shè)、人事決策和學(xué)校其他工作服務(wù)。因此，在保證檔案安全和不違反國(guó)家檔案保密規(guī)定的前提下，發(fā)揮檔案共享的功能，進(jìn)一步提高對(duì)檔案信息資源的使用。（1）建立健全檔案管理規(guī)章制度，干部檔案工作是一項(xiàng)多任務(wù)、細(xì)致入微的復(fù)雜工作，如果沒有一個(gè)具體制度來規(guī)范它，就會(huì)亂象叢生。因此，必須要將《干部人事檔案工作條例》貫穿于檔案管理工作始終，建立健全檔案管理、查（借）閱、檢查核對(duì)、任前審核、保管保密、移交歸檔等相關(guān)制度，以保證干部檔案材料制度的建立與日常管理“有章可循、有據(jù)可依”，并實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案工作的制度化、規(guī)范化管理。（2）建立檔案管理服務(wù)體系，確定檔案管理相關(guān)部門的責(zé)任、義務(wù)、檔案服務(wù)對(duì)象、檔案開放的內(nèi)容、方式和流程，同時(shí)做好部門間的協(xié)調(diào)配合，互聯(lián)互通，形成合力。（3）加大對(duì)干部人事檔案服務(wù)功能的宣傳，讓大眾更好地了解檔案用途，了解檔案查、借、閱程序及要求，消除檔案的“神秘感”。

6.加強(qiáng)信息化建設(shè)，打造數(shù)字化平臺(tái)

在互聯(lián)網(wǎng)的引導(dǎo)和推動(dòng)下，高校干部人事檔案數(shù)字化取得了一定進(jìn)展，但各種主客觀因素在一定程度上影響了高校干部人事檔案由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理的轉(zhuǎn)型。新時(shí)代，必須革新干部檔案管理的方式與手段，從有利于紙質(zhì)檔案的保存、有利于避免檔案造假、有利于確保檔案的真實(shí)完整、有利于提高工作效率、有利于提升管理水平出發(fā)，不斷推動(dòng)干部檔案數(shù)字化工作。高校檔案的未來管理模式必然要從實(shí)體化檔案管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，科學(xué)、準(zhǔn)確、高效地開展人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的干部人事檔案管理模式。

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（作者單位：云南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 ）

作者簡(jiǎn)介：吳艷萍（1981—），女，漢族，四川南充人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。