淺議如何提高中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化水平

摘 要：當(dāng)前，加強(qiáng)中小學(xué)校圖書館的檔案管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，為了更好地促進(jìn)學(xué)校圖書館檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理的規(guī)范化水平，充分發(fā)揮圖書館檔案管理的作用及其自身功能，我國(guó)各中小學(xué)校的圖書館檔案管理人員進(jìn)行了一系列實(shí)踐研究?；诖?，本文主要闡述中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化的重要意義，探討如何在現(xiàn)有條件下進(jìn)一步推動(dòng)中小學(xué)圖書館檔案管理工作更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)校；圖書館；檔案管理；規(guī)范化水平

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案管理的重要性不斷凸顯。對(duì)于中小學(xué)校圖書館而言，如何有效提升檔案管理的規(guī)范化水平，是其當(dāng)下研究的重點(diǎn)。中小學(xué)校圖書館檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展，可以有效提升其管理水平，使圖書館的歷史記錄更加規(guī)范，推動(dòng)中小學(xué)圖書館未來科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。

一、中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)實(shí)意義

中小學(xué)圖書館開辦的主要任務(wù)是為全校師生提供良好的圖書借閱服務(wù)，同時(shí)在學(xué)校內(nèi)部承擔(dān)舉辦各類文化活動(dòng)的責(zé)任，豐富全體師生的精神文化生活，滿足全體師生的精神文化需求。

中小學(xué)的圖書館發(fā)展建設(shè)還應(yīng)該重視為學(xué)校教師的教育教學(xué)活動(dòng)提供更好的發(fā)展平臺(tái)。借助學(xué)校圖書館，中小學(xué)教師可以進(jìn)行文獻(xiàn)檢索、圖書借閱等活動(dòng)，有效提升了教師的教育教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。中小學(xué)校圖書館是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，圖書館檔案管理意義重大，其關(guān)系到多方的利益主體，主要是由中小學(xué)校圖書館檔案管理自身的功能決定的。

中小學(xué)校圖書館的檔案管理涉及內(nèi)容眾多，其自身的工作性質(zhì)特殊，檔案管理工作人員需要對(duì)圖書館內(nèi)部的所有藏書進(jìn)行信息化管理，尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，加強(qiáng)了檔案管理工作中的數(shù)字化管理，對(duì)于圖書館檔案管理工作人員自身的信息化素養(yǎng)也提出了更高要求，要求其具備更高的信息化管理水平和信息化服務(wù)水平，能夠?qū)ぷ髦猩婕暗母黜?xiàng)信息進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類和保管，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)庫和信息庫，以方便后續(xù)的信息查找、信息挖掘和信息利用。

其實(shí)，無論是站在學(xué)校圖書館的發(fā)展建設(shè)角度，還是站在整個(gè)學(xué)校的發(fā)展角度來看，圖書館的檔案管理工作都具有重要意義，是中小學(xué)校管理的重要工作內(nèi)容，這主要是由于檔案管理工作關(guān)系到多方利益主體，并為后續(xù)學(xué)校的圖書館服務(wù)改進(jìn)提供有效的依據(jù)，不僅有助于檔案管理人員工作，還可以根據(jù)其工作內(nèi)容幫助校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。

中小學(xué)校圖書館檔案管理工作較為復(fù)雜，其中涉及的內(nèi)容和環(huán)節(jié)很多，尤其是隨著學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)校招生數(shù)量增多，圖書館規(guī)模也在擴(kuò)大，其內(nèi)部的藏書也在不斷豐富和增多，圖書館能夠給全校師生提供的文化服務(wù)功能也在不斷增多。

但與此同時(shí)，圖書館的檔案管理工作也面臨著重要的挑戰(zhàn)，其需要整理的資料信息和圖書書目也在不斷增多，需要檔案管理人員耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。傳統(tǒng)的中小學(xué)校圖書館開展檔案管理工作，多依靠人工操作，有可能在實(shí)際的操作過程中造成很多問題，給圖書館的科學(xué)管理帶來不利影響，不利于圖書館檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

圖書館檔案管理采用人工方式很容易出現(xiàn)信息索引遺失或者是關(guān)鍵信息泄漏等問題，甚至可能會(huì)出現(xiàn)由于檔案信息內(nèi)容記錄不全，以至于圖書館工作無法正常開展的問題。

這些問題的存在，導(dǎo)致很多的圖書館用戶在進(jìn)行信息索引時(shí)，難以準(zhǔn)確、及時(shí)地找到自己所需的圖書，嚴(yán)重影響圖書館檔案管理的規(guī)范化，降低中小學(xué)圖書館檔案管理的效率和質(zhì)量，不利于圖書館檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，更不利于圖書館檔案管理自身功能的發(fā)揮。

二、提升中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化水平的有效策略

1.加強(qiáng)檔案管理工作環(huán)境條件建設(shè)

縱觀當(dāng)前的中小學(xué)校，很多學(xué)校忽視圖書館的檔案管理工作，其軟硬件設(shè)施設(shè)備常年不更換。沒有良好的環(huán)境條件，其檔案管理工作的規(guī)范化水平也很難有效提升?；诖?，中小學(xué)校應(yīng)該重視加強(qiáng)檔案管理工作的環(huán)境條件建設(shè)，通過建設(shè)良好的環(huán)境，來提升中小學(xué)校檔案管理的規(guī)范化水平。加強(qiáng)檔案管理工作環(huán)境的條件建設(shè)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，其不僅可以有效提升檔案管理工作的質(zhì)量以及規(guī)范化水平，還可以提升檔案資料的安全性，確保其不受外界的侵?jǐn)_。

中小學(xué)校在進(jìn)行圖書館檔案管理的規(guī)范化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該重點(diǎn)考慮檔案資料存放的安全性，給檔案管理人員開設(shè)專門的辦公區(qū)域，同時(shí)還需要具備專門的檔案存放區(qū)域。經(jīng)過大量的社會(huì)實(shí)踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大量中小學(xué)校圖書館在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，往往多采用智能化、自動(dòng)化的信息檢索設(shè)備和信息庫數(shù)據(jù)保存技術(shù)。

相較于以往而言，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶來很多的便利。以往多是采用紙質(zhì)化的檔案管理，但不管是紙質(zhì)化檔案管理還是電子檔案保管，在進(jìn)行檔案存放的過程中，一定要具備相應(yīng)的存放條件，必須在存放過程中做到科學(xué)防潮、防水、防火和防蟲，防止出現(xiàn)因?yàn)榇娣艞l件較差，導(dǎo)致檔案丟失或者損壞的情況。

目前，信息技術(shù)在中小學(xué)校圖書館檔案管理中應(yīng)用較為普遍，尤其是在信息化的檔案管理工作方面，學(xué)校應(yīng)該深刻意識(shí)到圖書館檔案管理的實(shí)際價(jià)值，重視圖書館的硬件設(shè)施配備，給圖書館檔案管理工作配備性能較為優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備，以及當(dāng)下最新專業(yè)化的圖書館檔案管理軟件系統(tǒng)等。通過在軟硬件設(shè)備方面的投入，可以更好地為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展創(chuàng)造必要的條件，進(jìn)一步發(fā)揮圖書館檔案管理價(jià)值。

2.建立健全檔案管理工作制度

當(dāng)前，我國(guó)中小學(xué)校圖書館檔案管理多沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，缺乏一定的科學(xué)性和規(guī)范性。制度的完善建設(shè)對(duì)于檔案管理具有重要的意義，借助健全的制度可以為檔案管理者的工作提供科學(xué)的指導(dǎo)。只有制定健全的制度，才能更好地為圖書館檔案管理的規(guī)范化建設(shè)提供良好的依據(jù)。

中小學(xué)圖書館檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，還需要標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)和規(guī)范的指導(dǎo)，通過建立健全中小學(xué)校圖書館檔案管理工作制度，可以為其發(fā)展提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)和科學(xué)指導(dǎo)，幫助其快速實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化?？偟膩碚f，我國(guó)中小學(xué)校圖書館檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)制度方面的建設(shè)，依據(jù)國(guó)家《檔案法》以及國(guó)家有關(guān)的政策，將其作為制度建設(shè)的基礎(chǔ)。

同時(shí)，依據(jù)學(xué)校圖書館檔案管理人員工作的實(shí)際情況，多方收集數(shù)據(jù)信息，對(duì)這些圖書館檔案信息進(jìn)行分類整理，將紙質(zhì)版檔案以科學(xué)的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，并且以數(shù)字化的方式對(duì)其進(jìn)行有效備份和儲(chǔ)存。數(shù)字化時(shí)代背景下，還應(yīng)該注意防范出現(xiàn)數(shù)字化數(shù)據(jù)丟失的情況，檔案管理關(guān)系到多方利益主體，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，可能會(huì)造成較為嚴(yán)重的后果。由此可見，中小學(xué)校圖書館檔案管理的工作制度建設(shè)可以為檔案管理工作的有效實(shí)踐提供科學(xué)有效的指導(dǎo)。工作制度一經(jīng)確定之后，便需要有關(guān)檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的工作落實(shí)，在工作落實(shí)中也可以進(jìn)一步提升其信息化管理水平和規(guī)范工作的技術(shù)水平。

3.明確檔案管理的責(zé)任體系

在中小學(xué)校的圖書館管理建設(shè)方面，其崗位以及人員的設(shè)置也是其中重要的內(nèi)容。中小學(xué)校圖書館檔案管理的規(guī)范化建設(shè)還應(yīng)該根據(jù)管理工作進(jìn)行崗位設(shè)置，不同的崗位設(shè)置不同的工作內(nèi)容，安排專業(yè)的檔案管理人員，合理劃分其工作內(nèi)容，尤其是工作過程中的職責(zé)和權(quán)利，編制成相應(yīng)的工作手冊(cè)，并根據(jù)檔案管理的工作實(shí)踐完善其工作手冊(cè)，從而為在該崗位工作的人員提供更加細(xì)致的指導(dǎo)。

在檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)該重視信息化素養(yǎng)的提升，還應(yīng)該重視合理劃分檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，確保各項(xiàng)權(quán)限的分配與其自身的工作需求相適應(yīng)，減少檔案資料丟失所造成的嚴(yán)重后果。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于粗放式，在其進(jìn)行分配時(shí)，往往由于后期系統(tǒng)管理權(quán)限導(dǎo)致工作混亂，造成檔案管理上的一些問題。

因此，中小學(xué)校圖書館檔案管理工作人員還必須進(jìn)行責(zé)任權(quán)限的明確，要遵循該工作的保密性原則，每個(gè)人都擁有自己的賬號(hào)和密碼，彼此之間不能隨意交換賬號(hào)和密碼，以減少數(shù)據(jù)丟失，防止信息泄露。

4.重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換

信息技術(shù)不斷發(fā)展，給各行各業(yè)帶來深刻的變革。當(dāng)前，中小學(xué)校圖書館的檔案管理基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

但很多學(xué)校的圖書館在進(jìn)行檔案工作時(shí)，其工作信息雖然以電子化的形式呈現(xiàn)，但依然避免不了紙質(zhì)化檔案的產(chǎn)生，對(duì)于這些紙質(zhì)檔案需要借助現(xiàn)代化的雙軌回收方式和電子化轉(zhuǎn)換方式，將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子信息。圖書館檔案管理人員在進(jìn)行電子檔案信息收集時(shí)，還應(yīng)該重視信息收集的全面性，尤其是針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以電子化的形式展現(xiàn)，更方便信息的收集和處理。

檔案管理人員在收集過程中還應(yīng)該重視收集信息的及時(shí)、全面，避免出現(xiàn)信息遺漏或者是信息斷節(jié)的情況，減少檔案管理可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，方便后續(xù)的信息查找。中小學(xué)校圖書館檔案管理人員在將這些信息收集到位之后，還需要對(duì)其進(jìn)行信息化管理，將其保存在信息庫中。

目前，中小學(xué)圖書館檔案管理工作過程中都配備了電子掃描儀等設(shè)備，借助這些科學(xué)設(shè)備可以將紙質(zhì)化檔案和檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以數(shù)字信息的方式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。在進(jìn)行信息轉(zhuǎn)換的過程中，檔案管理人員應(yīng)該時(shí)刻堅(jiān)持準(zhǔn)確性的原則，確保不出現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤的問題。電子化的檔案管理具有更方便、快捷的特點(diǎn)，而且保存時(shí)間更長(zhǎng)，方便后續(xù)查找。

5.提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

基于當(dāng)前中小學(xué)校圖書館檔案管理的實(shí)際情況，其檔案管理的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，環(huán)節(jié)繁多。信息化時(shí)代背景下，中小學(xué)校圖書檔案管理工作可以依托信息技術(shù)的支撐，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

但是，當(dāng)下的中小學(xué)校圖書館檔案有很多細(xì)節(jié)性的管理工作，管理人員的素質(zhì)也是影響檔案管理工作規(guī)范化水平發(fā)展的重要因素，圖書館管理人員不僅要提升檔案管理規(guī)范化水平，還應(yīng)該重視提升工作素養(yǎng)和工作能力，只有檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升了，才能更好地提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，減少因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)較低，導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤的問題，而影響學(xué)校的其他工作開展。

信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)與各行各業(yè)的融合程度愈深，借助信息技術(shù)，圖書館的檔案管理工作可以朝著更加智能化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。科學(xué)技術(shù)與中小學(xué)校圖書館檔案管理工作的融合，對(duì)于圖書館檔案管理工作人員專業(yè)化水平提出了更高要求，如檔案的搜集、整理、歸檔、存檔、調(diào)閱等，這些工作都需要檔案管理人員不斷提升自身的專業(yè)水平，具備較高的專業(yè)素質(zhì)，才能更好地推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

例如，在檔案管理工作實(shí)際活動(dòng)開展過程中，在檔案信息的收集和編制過程中，檔案管理工作人員應(yīng)該明確自身的崗位職責(zé)，針對(duì)所有的信息內(nèi)容親力親為，根據(jù)學(xué)校圖書館實(shí)際情況開展相應(yīng)的服務(wù)工作，確保檔案管理過程中的保密性原則。

中小學(xué)校圖書館檔案管理工作人員在圖書館文化活動(dòng)開展過程中，也應(yīng)該時(shí)刻注意信息的收集和整理，根據(jù)有關(guān)的制度和要求開展檔案編制工作，確保各項(xiàng)檔案信息內(nèi)容的全面性和完整性。在圖書館檔案管理工作中，針對(duì)檔案的后期保管工作，檔案管理工作人員應(yīng)該時(shí)刻重視自身的職責(zé)，確保檔案信息的科學(xué)性和安全性管理。尤其是檔案信息的安全，必須時(shí)刻關(guān)注信息系統(tǒng)維護(hù)，確保不出任何問題，尤其是不能發(fā)生檔案損壞或者丟失的情況。這需要檔案管理工作人員時(shí)刻具備良好的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理人員應(yīng)該重視提升自身的信息化素養(yǎng)，尤其是提升有關(guān)信息安全方面的專業(yè)技術(shù)能力，針對(duì)檔案管理的有關(guān)內(nèi)容開展相應(yīng)的實(shí)際操作，減少可能出現(xiàn)的一些信息安全問題。檔案管理人員還應(yīng)該具備檔案信息化分析能力，不僅能夠根據(jù)以往保存下來的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分析、整合信息，同時(shí)還能夠從中挖掘信息的潛在價(jià)值，給未來中小學(xué)校圖書館檔案管理規(guī)范化、服務(wù)管理合理化、文化活動(dòng)改進(jìn)有效化提供助力，促進(jìn)圖書館檔案管理科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語

總而言之，針對(duì)當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)校圖書館檔案管理工作過程中出現(xiàn)的各種問題，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自身的工作能力，提升信息化素養(yǎng)。中小學(xué)校圖書館應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的制度化建設(shè)，以制度保證各項(xiàng)工作順利開展，有效發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用及其科學(xué)價(jià)值，進(jìn)一步提高中小學(xué)圖書館檔案管理規(guī)范化水平。

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（作者單位：安徽省宣城市第二中學(xué)）

作者簡(jiǎn)介：秦雅峰（1977—），男，漢族，安徽宣城人，大專，助理館員，研究方向：圖書館管理。