淺談園林綠化工程建設(shè)檔案管理存在的問題及對(duì)策

摘 要：近幾年來，我國(guó)生態(tài)文明建設(shè)發(fā)展進(jìn)程加快，各級(jí)政府認(rèn)識(shí)到改善環(huán)境、保護(hù)生態(tài)的重要性，從而提高了環(huán)境保護(hù)力度，園林綠化行業(yè)得到積極發(fā)展，因此，園林綠化檔案管理工作也受到極大重視。園林綠化工程檔案管理就是將園林綠化過程中形成的聲像、文字等材料進(jìn)行歸納和儲(chǔ)存，是園林綠化工程竣工驗(yàn)收的前提，也能為園林綠化工程的維護(hù)、擴(kuò)建、改建等提供重要依據(jù)。園林綠化檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其管理的科學(xué)性、有效性、規(guī)范性直接影響著園林綠化工作的整體質(zhì)量，是促進(jìn)園林綠化事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。園林綠化工程建設(shè)能夠?yàn)槌鞘芯用裉峁┦孢m、安全、良好的居住環(huán)境，因此，為了提高園林綠化工程建設(shè)效果，就要做好園林綠化工程建設(shè)的檔案管理，針對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，制定合理的解決對(duì)策。目前，雖然園林綠化工程建設(shè)檔案管理工作獲得了一定的成果，但是依然存在很多的問題亟待解決。

關(guān)鍵詞：園林綠化工程建設(shè)；檔案管理；存在問題；解決對(duì)策

園林綠化工程檔案管理對(duì)促進(jìn)城市綠化工程的建設(shè)具有重要意義，有利于提高城市的宜居性。園林綠化工程檔案具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，在宜居城市建設(shè)中發(fā)揮著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等方面的價(jià)值。隨著生活水平的提高，人們對(duì)城市環(huán)境綠化水平也提出了更高的要求。在這樣的社會(huì)背景下，園林綠化工程建設(shè)也受到廣泛關(guān)注，在各個(gè)城市化建設(shè)中推廣并應(yīng)用。當(dāng)前的園林綠化工程檔案管理工作依然存在著管理制度不完善、管理人員專業(yè)水平不足、檔案資料不完整等問題，不僅無法為后期綠化工程建設(shè)奠定基礎(chǔ)，也無法提高園林綠化工程建設(shè)質(zhì)量。只有針對(duì)園林綠化工程檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，才能保證園林綠化工程建設(shè)水平，為城市化發(fā)展提供助力。

一、園林綠化工程檔案管理的應(yīng)用價(jià)值

園林綠化工程檔案作為園林綠化工程建設(shè)和發(fā)展中形成的產(chǎn)物，是對(duì)具有保存價(jià)值的文字、圖片、聲像等專業(yè)載體的記錄。

1.有利于提高園林綠化工程的建設(shè)質(zhì)量

園林綠化工程檔案管理就是從本質(zhì)上記錄生態(tài)文明發(fā)展歷程，提供有價(jià)值、可參考的園林綠化建設(shè)成果，致力于提高園林綠化建設(shè)質(zhì)量。比如，在種植某種植物的時(shí)候，園林綠化部門可以從檔案中了解該植物的特點(diǎn)、價(jià)值、生長(zhǎng)環(huán)境要求等，并且也能對(duì)植物在園林綠化中應(yīng)用現(xiàn)狀有基本的掌握，為后期園林科研生產(chǎn)活動(dòng)的開展奠定基礎(chǔ)。

2.有利于提高園林綠化工程建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益

對(duì)園林綠化部門來說，不管是新建工程還是改建工程，都需要應(yīng)用園林綠化工程檔案。園林綠化工程建設(shè)的資金投入量較大，成本核算嚴(yán)格，參考現(xiàn)有的園林綠化工程建設(shè)成果可知，根據(jù)園林綠化種植條件、種植方案制定合理的改建或擴(kuò)建方案，有效節(jié)約了資金。比如，某園林綠化擴(kuò)建工程部門發(fā)現(xiàn)了以往同類工程的檔案資料，對(duì)新建工程的建設(shè)發(fā)揮著指導(dǎo)意義，因此，在園林綠化工程檔案管理部門的幫助下制定了合理的施工方案，節(jié)省了工程建設(shè)資金。由此可見，園林綠化工程檔案管理工作對(duì)提高園林綠化工程的經(jīng)濟(jì)效益有重要意義。

二、園林綠化工程檔案的特點(diǎn)

1.系統(tǒng)性

園林綠化工程檔案是對(duì)園林綠化工程真實(shí)的記錄，在工程建設(shè)階段，如籌劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、維護(hù)等階段都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)聯(lián)系緊密、環(huán)環(huán)相扣。例如，某園林綠化工程的籌劃方向直接決定了工程的設(shè)計(jì)思路，設(shè)計(jì)思路也會(huì)影響后期的施工、驗(yàn)收、維護(hù)方案等，各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和信息都對(duì)下一環(huán)節(jié)產(chǎn)生一定的影響。因此，檔案管理的系統(tǒng)性決定了園林綠化工程檔案能夠真實(shí)地將城市建設(shè)的方向和過程記錄下來。

2.專業(yè)性

各種園林綠化工程最終都是為了促進(jìn)本地城市化建設(shè)，因此，需要制定符合城市發(fā)展的設(shè)計(jì)思路、發(fā)展理念以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。園林綠化工程從籌備、施工到維護(hù)階段，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及一些專業(yè)的知識(shí)和信息。園林綠化工程運(yùn)行基礎(chǔ)上形成的檔案必須由具有專業(yè)園林知識(shí)的檔案人員進(jìn)行收集、保管和使用，也只有這樣才能保證檔案資料全面收集、整理具有邏輯性，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。

3.實(shí)效性

園林綠化工程的建設(shè)，最終產(chǎn)品不是鋼筋水泥的公共設(shè)施，更多的是花草、樹木、湖泊等，而這些產(chǎn)物處于不斷變化過程中，因此，園林綠化工程檔案管理要想保證記錄的有效性、真實(shí)性，就要定期進(jìn)行觀測(cè)和研究，從而保證檔案信息及時(shí)更新。因此，園林綠化工程檔案作為一項(xiàng)實(shí)效性較強(qiáng)的工作，是由于其檔案本身就具有特殊性，檔案管理工作需要形成回看機(jī)制，無法一次性做到位。

4.動(dòng)態(tài)性

園林綠化檔案相比其他工程檔案有很大不同，具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。這是由于園林綠化檔案的形成無法一次性完成，是隨著園林項(xiàng)目的推進(jìn)，將產(chǎn)生的信息制作成檔案，同時(shí)，園林項(xiàng)目檔案隨著工作需要被調(diào)取，從而也形成了新的檔案內(nèi)容需要進(jìn)行完善，因此園林綠化工程檔案具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，是一項(xiàng)復(fù)雜、艱巨的工作。

三、園林綠化工程建設(shè)檔案管理存在的問題

1.缺乏完善的檔案管理制度

在園林綠化工程實(shí)踐中，很多單位依然采取傳統(tǒng)的管理手段，由工作人員口頭傳達(dá)各種綠化工程資料信息，然后將其記錄在園林綠化工程的檔案中進(jìn)行保存、整理、使用，沒有針對(duì)檔案工作內(nèi)容制定合理的管理機(jī)制。一些單位雖然制定了管理制度，但是未能對(duì)其進(jìn)行完善和優(yōu)化，導(dǎo)致檔案管理缺乏科學(xué)性、合理性，最終阻礙園林綠化工程檔案管理工作的開展。并且，由于檔案管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)，若是發(fā)生人事變動(dòng)則管理標(biāo)準(zhǔn)也需要做出調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理效率受到阻礙。園林綠化建設(shè)單位未能制定檔案保密制度，也未能明確規(guī)定檔案保管的期限，導(dǎo)致檔案管理中存在很多保存價(jià)值較低的資料，一些重要的資料容易發(fā)生丟失、遺漏。由于園林綠化工程涉及很多專業(yè)知識(shí)，若是無法對(duì)檔案管理給予專業(yè)要求并且制定有效的管理制度，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理存在很多問題，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理效率降低，影響檔案管理質(zhì)量。

2.園林綠化工程檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

園林綠化工程檔案管理工作中，通常都存在著檔案管理人員素質(zhì)較差的問題，綠化單位未能對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，因此很多檔案管理人員對(duì)工程承包方式、合同簽訂等內(nèi)容不夠了解，也無法吃透檔案管理制度，從而導(dǎo)致園林綠化工程檔案管理工作非?；靵y，甚至出現(xiàn)了檔案管理人員身兼數(shù)職的情況，檔案管理員無法全身心完成檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作僅是收集資料，未能對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行整理和分類，在查找的時(shí)候遇到很多困難。

3.園林綠化工程建設(shè)檔案資料不夠完整和規(guī)范

園林綠化工程建設(shè)檔案的歸檔需要保留文件原件，不過，很多單位無法收集園林工程施工設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、施工技術(shù)等資料，導(dǎo)致工程建設(shè)的內(nèi)容、深度、范圍無法滿足園林綠化工程建設(shè)的要求。同時(shí)，園林綠化工程建設(shè)檔案的文件需要進(jìn)行專業(yè)記錄，要求筆跡、圖樣都清晰、完整，同時(shí)還需完整的蓋章手續(xù)。不過在實(shí)際的園林綠化工程建設(shè)中，很多單位都忽略了這一問題。第一，未能嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，導(dǎo)致檔案文件的書寫不符合規(guī)定，從而導(dǎo)致園林工程資料缺乏規(guī)范性。第二，竣工資料、圖紙資料存在缺失，從而導(dǎo)致園林工程檔案資料不具有法律效應(yīng)。第三，立卷未能按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分和完善，歸檔使用的表格樣式、規(guī)格不同，最終導(dǎo)致園林綠化工程檔案資料混亂，缺乏邏輯性。

4.檔案資料收集難度大

園林綠化工程涉及專業(yè)知識(shí)較多，很多都是多項(xiàng)組合而成的，只有協(xié)調(diào)好假山、水景、建筑等才能保證園林綠化工程建設(shè)質(zhì)量，提高園林綠化工程的美觀度。不過，由于園林綠化工程量較大，會(huì)在建設(shè)中產(chǎn)生很多文件資料，而工程較為分散且檔案管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致在收集資料的時(shí)候經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)遺漏的情況。

5.缺乏對(duì)檔案管理的重視，未能制定有效的保障機(jī)制

園林綠化部門不重視檔案管理工作，無法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在園林綠化工程建設(shè)中的重要性，僅僅認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，從而無法對(duì)其投入更多的資金、精力，最終導(dǎo)致檔案管理設(shè)施簡(jiǎn)陋，甚至沒有一個(gè)專門的檔案室，造成檔案管理分散，檔案資料的安全性無法保證的局面。并且，由于檔案管理人員配備上出現(xiàn)問題，很多園林綠化部門未能配備專業(yè)的檔案人員，一名人員身兼數(shù)職的情況比較普遍，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量無法保證，檔案資料也無法實(shí)現(xiàn)有效的管理和分類，檔案資源無法發(fā)揮自身價(jià)值，得不到充分利用。一些單位就算配備了專門的檔案管理員，但是并非專業(yè)人才，綜合素質(zhì)較差，無法滿足新時(shí)期下對(duì)園林綠化工程檔案管理工作的要求。

6.管理不規(guī)范，管理手段落后

園林綠化工程的復(fù)雜性一定程度上提高了園林綠化工程檔案管理的難度，對(duì)檔案的形成、管理都提出了更高的要求。由于園林綠化工程施工單位交叉、施工人員業(yè)務(wù)能力與責(zé)任意識(shí)有差異，導(dǎo)致施工中產(chǎn)生大量的文件重疊、混淆，甚至一些文件未履行審批手續(xù)就落實(shí)，檔案資料形成不夠規(guī)范，內(nèi)容也不夠完整。還有的園林綠化單位的檔案信息化管理水平較差，依然采取傳統(tǒng)的檔案管理手段，檔案數(shù)字化水平不高，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，不利于檔案資源管理效率和開發(fā)利用效率的提高。園林綠化檔案無法形成層級(jí)分明、責(zé)任明確的管理體系，從而會(huì)嚴(yán)重影響園林綠化檔案的質(zhì)量和檔案管理效率。

四、加強(qiáng)園林綠化工程建設(shè)檔案管理水平的對(duì)策

1.改變管理意識(shí)，促進(jìn)管理模式的創(chuàng)新

園林綠化部門需要提高對(duì)檔案管理的重視度，積極創(chuàng)新檔案管理模式，全面、準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)檔案管理工作，了解檔案管理在園林綠化工程建設(shè)中的價(jià)值，提高在園林綠化建設(shè)市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在園林綠化建設(shè)的經(jīng)營(yíng)和管理中，不僅需要高水平、高標(biāo)準(zhǔn)完成相應(yīng)指標(biāo)，還需要加大資金投入力度，從而提高檔案管理效果，為具有良好的競(jìng)爭(zhēng)能力奠定基礎(chǔ)。園林綠化檔案管理部門需要積極轉(zhuǎn)變自身的工作方式，從被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理，從而更好地適應(yīng)園林綠化工作的狀態(tài)，加強(qiáng)與市政、規(guī)劃、文保部門的合作，尤其是要深入一線施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檔案管理工作指導(dǎo)，保證檔案資料收集的完整性、準(zhǔn)確性等。園林綠化工程施工階段，設(shè)計(jì)人員和施工人員有很大的發(fā)展空間，設(shè)計(jì)調(diào)整會(huì)隨時(shí)發(fā)生變化，因此，園林綠化部門要開展全面的追蹤服務(wù)，從而保證工程施工檔案管理的規(guī)范性和真實(shí)性。

2.加強(qiáng)全程監(jiān)督，做好檔案管理的整體把控

園林綠化檔案的管理需要對(duì)歸檔過程進(jìn)行整體管控和監(jiān)督。文件材料收集貫穿在整個(gè)施工過程中，要保證檔案的準(zhǔn)確度和完整性，就要關(guān)注工程的進(jìn)度，進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤。施工前，施工團(tuán)隊(duì)需要全面、精準(zhǔn)地勘察施工現(xiàn)場(chǎng)，可能會(huì)發(fā)生設(shè)計(jì)方案的變化，綠化檔案管理部門要積極參與，確定各個(gè)環(huán)節(jié)檔案收集的重點(diǎn)。（1）施工準(zhǔn)備階段要收集施工許可證、開工報(bào)告等；（2）施工階段需要準(zhǔn)備土方登記單、標(biāo)高復(fù)核記錄、施工圖紙和技術(shù)交底等；（3）竣工驗(yàn)收階段要收集竣工報(bào)告、工程成本核算、驗(yàn)收產(chǎn)生的會(huì)議記錄和文件等。檔案管理部門要積極配合報(bào)關(guān)單位，將檔案資料做好妥善分類與管理，保證檔案資料能夠發(fā)揮自身價(jià)值。

3.構(gòu)建完善的管理制度以及良好的管理體系

為了保證檔案管理團(tuán)隊(duì)工作的積極性，調(diào)動(dòng)每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮每個(gè)員工的才華，就要對(duì)園林綠化檔案管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善。首先，構(gòu)建良好的檔案管理體系、檔案管理理念，以對(duì)促進(jìn)管理思維、管理功能的創(chuàng)新有積極影響。

例如，項(xiàng)目檔案材料形成、整理、歸檔等都要融入綠化工程的管理流程，并且要制定相應(yīng)的管理機(jī)制，促進(jìn)管理工作有序開展。其次，還要構(gòu)建檔案管理的保密機(jī)制，促進(jìn)檔案內(nèi)容、檔案整體的安全性，對(duì)園林綠化檔案的入庫、借閱、開發(fā)制度等也要進(jìn)行規(guī)范。通過完善的管理制度，能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍。

4.加大投入力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

園林綠化部門需要加大在檔案管理方面的資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。首先，配備高性能打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，滿足檔案資源規(guī)范化管理要求，將信息技術(shù)與現(xiàn)階段的檔案管理措施結(jié)合起來，提高檔案信息化管理水平，構(gòu)建一個(gè)園林綠化檔案的大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，提高檔案資料的利用率。其次，為了保證園林綠化檔案管理工作穩(wěn)定、有效、系統(tǒng)、全面開展，檔案管理部門要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)的教育和培訓(xùn)，從而構(gòu)建一支業(yè)務(wù)精湛、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍。

5.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

第一，檔案管理人員需要對(duì)檔案管理工作有全面的認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，能夠嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行工作，發(fā)揮自身崗位優(yōu)勢(shì)，有效提高檔案管理的效率。第二，園林綠化單位要定期組織檔案管理人員進(jìn)行管理知識(shí)培訓(xùn)，針對(duì)管理制度、管理方法、園林綠化知識(shí)等進(jìn)行繼續(xù)教育，不僅有利于提高檔案管理人員的專業(yè)能力，還能保證其準(zhǔn)確進(jìn)行檔案資料的歸檔、整理、保管等。第三，要組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要為檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件、軟件操作、信息化管理理論知識(shí)等，提高檔案管理人員使用現(xiàn)代化操作技術(shù)的能力。第四，檔案管理人員要提高自學(xué)意識(shí)，在工作之余積極學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理制度和園林綠化相關(guān)知識(shí)，提高操作計(jì)算機(jī)等設(shè)備的能力，成為一名專業(yè)的檔案管理人才。

五、結(jié)語

園林綠化工程建設(shè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、專業(yè)的工作，只有保證檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，才能有效提高檔案管理工作水平，充分將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮出來，為園林綠化工程建設(shè)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)，促進(jìn)園林綠化工程健康發(fā)展，對(duì)促進(jìn)城市化發(fā)展和精神文明建設(shè)有重要意義。

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（作者單位：南寧市南湖公園）

作者簡(jiǎn)介：曾慶靜（1984—），女，漢族，廣西梧州人，本科，館員，研究方向：園林檔案。