分析新形勢下人力資源和社會保障局的檔案整理方法

王艷

摘 要：在新形勢下，人力資源和社會保障局檔案工作也面臨著新挑戰(zhàn)，為了能夠更好地適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展需求，優(yōu)化檔案整理方法、創(chuàng)新檔案管理理念，才能夠從整體上促進(jìn)檔案工作順利開展，并提高檔案工作水平。但是，從現(xiàn)階段人力資源和社會保障局檔案工作的情況來看，其中還存在一些不容忽視的問題，如：檔案管理得不到重視、缺乏完善的管理機(jī)制、檔案整理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鹊?，這些問題在很大程度上影響了檔案工作的順利開展，本文基于此，對相關(guān)檔案整理方法與管理策略進(jìn)行幾點具體分析。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會保障局;檔案工作;整理方法

引言

人力資源和社會保障局檔案管理工作比較重要，并且其具有較大的價值。首先從宏觀角度來看，人力資源和社會保障局檔案管理，為國家公務(wù)人員的選拔和任用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時也是國家人力資源管理等工作開展的基礎(chǔ)。檔案管理對于許多行業(yè)和部門的發(fā)展都有一定的促進(jìn)作用。其次是從微觀角度來看，檔案管理工作能夠幫助企業(yè)選拔出更適合的員工，可以幫助學(xué)生找到心儀的工作，為廣大勞動人口獲得薪酬和各種社會保障提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。新形勢下，加大檔案整理方法與管理策略的研究力度是非常必要的。

一、新形勢下人力資源和社會保障局檔案工作存在的問題

1.忽視勞動保障檔案管理

我國人口基數(shù)比較大，勞動人口所占比例較大，并且結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，所以勞動保障檔案數(shù)量不僅多并且管理程序十分煩瑣。新形勢下，在人力資源和社會保障局實際檔案管理過程中，沒有必要的硬件設(shè)備支持，有些檔案內(nèi)容在整理時不及時，造成檔案保存不完整甚至丟失。

2.缺乏完善的管理機(jī)制

人力資源和社會保障局的檔案內(nèi)容比較多，包括很多領(lǐng)域，所以，針對這些檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)該先對檔案歸屬進(jìn)行劃分，然后再分配給不同的部門，之后部門再對檔案的類型劃分，進(jìn)而分類保存，這種檔案管理模式相對傳統(tǒng)，但是一直沿用。這種檔案管理模式雖然比較合理，但是因為人力資源和社會保障局的檔案需要各個部門分別管理，想要實現(xiàn)檔案信息共享，那么所有部門之間都要有良好配合，相互之間緊密溝通。但是，在日常檔案管理時，部門之間并沒有達(dá)到預(yù)期的合作效果，所以使得人力資源和社會保障局檔案管理出現(xiàn)一定困難。另外，在這種模式下，會增加檔案管理人員的工作量，如某一個人的檔案可能會在多個部門分別管理，這會影響檔案管理的效率。當(dāng)前人力資源和社會保障局檔案管理缺乏完善的管理機(jī)制，不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求。

3.缺乏先進(jìn)的管理模式

人力資源和社會保障局檔案管理模式一直都是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一模式下，檔案管理都是以卷數(shù)為單位進(jìn)行整理，相對比較科學(xué)，但是也有一些漏洞。隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人們的活動內(nèi)容日益增加，產(chǎn)生的檔案內(nèi)容也變得越來越多，所以檔案管理工作量越來越大，這就增加了檔案出錯的概率，同時，在檔案管理過程中，可能需要多個人共同管理，再加上保存的卷數(shù)內(nèi)容不明確，會影響后期的檔案使用便利，同時也會增加檔案管理人員的工作量。我國人力資源和社會保障局的檔案管理缺乏先進(jìn)的管理模式，造成檔案管理效果不好。

二、新形勢下的人力資源和社會保障局檔案管理方法

人力資源和社會保障局檔案管理方法要根據(jù)檔案類型合理進(jìn)行選擇，具體分析如下：

1.紙質(zhì)檔案整理方法

人力資源和社會保障局檔案可以劃分成兩類，一類是辦公室產(chǎn)生的公文;另一類是各處室歸結(jié)出的業(yè)務(wù)資料。這樣對檔案進(jìn)行區(qū)分之后，檔案管理工作開展的方向就比較明確了。

（1）關(guān)于“件”

我們先來看檔案的特點，這類檔案針對性比較強(qiáng)，不能被修改，更不能丟失，并且這類檔案的量不大，因此我們可以使用“件”的檔案整理方法，來對辦公室的文件檔案進(jìn)行保存管理。

辦公室文件、公文十分重要，并且其法律效應(yīng)比較強(qiáng)，而且有一定時效性。這類檔案的特點是數(shù)量少，不經(jīng)常查閱，所以在進(jìn)行檔案管理時，只需要做好檔案的歸檔分類保存即可。結(jié)合這種檔案特點，可以采取“件”的檔案管理方式。如果是一些相對復(fù)雜的檔案，可以先根據(jù)內(nèi)容做進(jìn)一步分類，如法律文件、規(guī)劃部署等，后期使用的概率比較低，所以不需要十分具體，這樣可以提高檔案管理效率。針對有些管理易發(fā)生錯誤的文件，其聯(lián)系性比較強(qiáng)，這樣可以從檔案名稱來知道檔案的具體內(nèi)容，一旦發(fā)現(xiàn)管理失誤，檔案管理工作人員也可以快速整理修正。辦公室文件不具有大量館交的情況。

（2）關(guān)于“卷”

人力資源和社會保障局的業(yè)務(wù)檔案具有零散、量大、群體性的特點，所以，針對這類檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)該做好整合分析，然后采取“卷”的方式來進(jìn)行檔案整理，可以保證檔案的整體性，能夠根據(jù)檔案相關(guān)的內(nèi)容找到其他相關(guān)的檔案，發(fā)揮立卷檔案整理的優(yōu)勢。分類概括：業(yè)務(wù)檔案多數(shù)都是民生問題，并且個人檔案居多，采取立卷的方式，可以對檔案的相關(guān)信息進(jìn)行展示，這樣在查閱檔案時，可以快速定位，同時保護(hù)檔案的安全。立卷簡易：業(yè)務(wù)檔案按照其特點，不必逐一姓名列出，只需要列出一些共性的信息，如街道名稱、住宅名稱、所在公司名稱等，這樣檔案的案卷標(biāo)題簡寫即可，如招工表等，不存在爭議問題。

2.電子檔案的整理方法

（1）電子檔案的整理

對于電子檔案的整理，新形勢下，檔案管理人員應(yīng)該做到：第一，保證所有電子檔案都規(guī)范化管理，并且所有檔案都集中組盤;第二，構(gòu)建一個完善的數(shù)據(jù)庫，利用這個數(shù)據(jù)庫對電子檔案信息進(jìn)行管理，做好分類，建立不同的文件目錄，便于日后查閱。同時，針對有些紙質(zhì)檔案，如果進(jìn)行電子檔案的整理，要求檔案管理人員利用現(xiàn)代化設(shè)備將檔案信息錄入計算機(jī)，然后借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的傳遞。檔案管理人員完成檔案整理之后，還要進(jìn)行電子檔案正常的分類管理，做好檔案的分類歸檔，收入電子檔案數(shù)據(jù)庫中保存。在對電子檔案進(jìn)行管理時，管理人員要對所有的電子檔案進(jìn)行整理，全部輸入一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當(dāng)中，并且要在輸入過程中，附加一些文字和多媒體信息，文字信息主要是對人綜合信息的描述，多媒體信息主要是音頻、圖像等信息。新形勢下，人力資源和社會保障局的檔案內(nèi)容中，電子檔案比較多，如設(shè)備、聲像等。針對電子檔案進(jìn)行整理時，檔案管理人員需要先將這類檔案進(jìn)行掃描，然后再將信息按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于日后用戶的使用查詢。對于設(shè)備類的電子檔案，其檔案已經(jīng)從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)換，所以，管理人員在管理時，不僅要采取正常的檔案整理方法，還要建立一個工作臺，對檔案進(jìn)行詳細(xì)的歸類整理。

（2）電子類檔案的保護(hù)

①電子檔案的保護(hù)。目前來看，我國電子檔案保存過程中，一直處于脫機(jī)狀態(tài)，所以，人們在保存數(shù)據(jù)時，會將應(yīng)用軟盤。在新形勢下，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，也促進(jìn)光盤的升級，這是因為光盤在使用過程中，具有抗干擾能力好、結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、保存時間長等優(yōu)點，所以，人們會將其應(yīng)用在電子檔案的保存中。電子檔案逐年增加，檔案管理部門充分利用光盤，所以軟盤并沒有被徹底改革。在日常檔案工作中，管理人員應(yīng)該采取有效措施來對電子檔案進(jìn)行保護(hù)，確保電子檔案的安全。②軟磁盤的保護(hù)。針對軟磁盤進(jìn)行保護(hù)時，一是要做到軟磁盤的規(guī)格統(tǒng)一，最好使用 3.5 的高保密軟盤，同時保證軟盤的質(zhì)量，因為軟盤質(zhì)量對檔案數(shù)據(jù)的保存有著直接影響。二是軟盤保管時，要選擇合適的環(huán)境，避免放置在較強(qiáng)的磁場、震動、有腐蝕氣體等場所。環(huán)境濕度也要符合要求，保持在50%，溫度控制在20℃。三是檔案管理部門還要定期對環(huán)境進(jìn)行病毒檢測，避免磁盤被病毒侵蝕。針對一些加密過的電子文件進(jìn)行保存時，要先解密再保存，如果條件可以，應(yīng)該轉(zhuǎn)移到光盤上存儲，延長檔案的保存時間。③光盤的保護(hù)。排放、使用要規(guī)范：光盤存放時，要保證光盤放置在盒子里，盒子要豎著放置，這樣光盤不會出現(xiàn)翹曲的問題，另外在光盤使用時，也要輕拿輕放，避免出現(xiàn)劃痕，影響光盤正常使用。溫度、濕度良好：光盤存放時，要保證周圍的環(huán)境溫度適宜，不能過高，也不能太潮濕。如果光盤一直裸露在外面，很容易氧化，甚至片基霉變。所以，光盤存放的溫度要在14℃—24℃范圍內(nèi)，濕度要保證在40%—65%之間。做好避光工作：光盤表層都有一層保護(hù)層，這個保護(hù)層是塑料的，因此，在被紫外線長期照射之后，會受到損傷，甚至提前老化，影響正常的使用。因此，在光盤保存時，要做好避光處理，同時根據(jù)光盤、磁盤的保存年限，定期做好復(fù)制、轉(zhuǎn)存工作，轉(zhuǎn)存之后，還要使用原來的編號繼續(xù)保存。

三、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作

人力資源和社會保障局想要做好檔案管理工作，首先要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作。一是人力資源和社會保障局檔案管理部門應(yīng)該爭取相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，給予資金投入，同時還要對檔案管理工作的作用進(jìn)行宣傳，使得相關(guān)工作人員能夠重視檔案管理工作。二是要做好綜合檔案室的建設(shè)，所有檔案都統(tǒng)一管理，不僅有利于檔案信息的保存和后期維護(hù)，還能實現(xiàn)檔案的共享，為檔案使用人員提供便利。三是構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，使得所有檔案數(shù)據(jù)保持一致性，保證檔案數(shù)據(jù)的真實完整。

2.落實好機(jī)構(gòu)建設(shè)工作

人力資源和社會保障局的檔案管理工作相對比較復(fù)雜煩瑣，并且工作量較大，所以，需要有大量的檔案管理專業(yè)人員來完成檔案管理工作。檔案管理部門要保證部門內(nèi)有充足的檔案管理專業(yè)人員，并且要做好管理人員的分工，明確崗位職責(zé)，以免因為缺人影響正常工作。另外，人力資源和社會保障局要落實好機(jī)構(gòu)建設(shè)工作，所有檔案管理工作要在檔案室內(nèi)完成，并且要保證檔案管理工作全部按照相關(guān)規(guī)章流程來完成，檔案管理室內(nèi)要配齊檔案管理的相關(guān)設(shè)備和工具，同時構(gòu)建檔案管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，科學(xué)利用各類資源，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

新形勢下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不適用現(xiàn)代檔案管理需求。一些年齡大的檔案管理人員占比較高，并且其所掌握的檔案管理知識比較陳舊，對于新的檔案管理知識不了解。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理設(shè)備一代一代地變更，更多的先進(jìn)設(shè)備引入檔案管理中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和現(xiàn)代檔案管理發(fā)展需求明顯存在差距。因此，人力資源和社會保障局要從檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)著手，提高管理人員的綜合素質(zhì)，首先要持續(xù)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)規(guī)章制度，以此來提升檔案管理人員的法律意識和管理理念，不斷提升自身的檔案管理專業(yè)知識，助力檔案管理工作的開展。同時，還要培養(yǎng)新的檔案管理隊伍，招募一批具有現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理念的人才，提升整個檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。

4.建立健全運(yùn)行機(jī)制

人力資源和社會保障局建立健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制，由于檔案包括的內(nèi)容比較多，范圍比較廣，如醫(yī)療、養(yǎng)老等。所以，在檔案管理工作正常開展過程中，存在一定的難度，想要保證檔案管理工作的有效開展，就需要完善的管理機(jī)制為支撐，進(jìn)而保證檔案管理工作能夠科學(xué)、規(guī)范地開展。另外，還要對檔案管理工作人員開展持續(xù)的培訓(xùn)，不斷提高崗位人員的專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理人員的工作能力，以此保證檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

5.強(qiáng)化信息化管理

人力資源和社會保障局開展檔案管理工作時，應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案之間可以有序銜接轉(zhuǎn)換，全面提升檔案管理效率，以免檔案因磨損、腐蝕等問題不能正常使用。采用信息化管理方式，不僅可以有效節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本，還能促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理，減少檔案管理人員的工作量，促進(jìn)人力資源和社會保障局檔案創(chuàng)新管理。在人力資源和社會保障局檔案信息化管理建設(shè)中，首先要明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，充分借助先進(jìn)的信息技術(shù)，保證檔案數(shù)據(jù)的管理效率和質(zhì)量，構(gòu)建信息化檔案管理體系，有效保證檔案信息化管理效果。

6.檔案管理的其他思索

近幾年，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，我國的各項制度也在不斷優(yōu)化變革，相應(yīng)的檔案管理制度也在不斷完善，檔案管理人員利用現(xiàn)代信息技術(shù)，針對各類檔案進(jìn)行分類，構(gòu)建一個全面的檔案工作管理體系，保證檔案管理質(zhì)量。新形勢下，檔案管理工作要具有新時代的特征，同時對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有著較高的要求。檔案管理新形勢下，檔案管理部門應(yīng)該不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理人員綜合能力素質(zhì)。人力資源和社會保障局的檔案管理，只能采取分類管理這一種方式嗎？這種方式是以檔案為基礎(chǔ)，找到一種解決方法，其實，還可以從檔案外部入手，找到更多的管理的檔案方法。如法律文案，國家應(yīng)該出臺一些檔案管理政策，規(guī)范這類檔案的管理細(xì)則，進(jìn)而提高檔案管理的效率。再如人力檔案，要設(shè)立專門的檔案部門，做好人才檔案的管理和分析，總結(jié)出人才培養(yǎng)的規(guī)律，同時創(chuàng)新檔案管理方式，保證檔案管理的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、安全性。指派專門的管理人員對人才檔案進(jìn)行抽查監(jiān)控，進(jìn)而確保檔案管理的效果。

三、結(jié)語

人力資源和社會保障局檔案工作內(nèi)容復(fù)雜、工作量非常大，其中涉及眾多工作環(huán)節(jié)，因此，對檔案整理的科學(xué)性、合理性要求很高，尤其是在信息化時代背景下，電子檔案逐漸得到應(yīng)用，但同時原始紙質(zhì)檔案也需要存檔，此時，加強(qiáng)檔案整理方法的監(jiān)督與管理，制定完善的管理機(jī)制是非常必要的。本文從幾個方面對此展開了分析，旨在更好地助力于我國檔案工作的高效開展。

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（作者單位：山東省單縣人力資源和社會保障局）