淺談檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用

寧雪芹

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是開展檔案工作規(guī)范化管理必要條件，在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)滯后，是阻礙檔案工作規(guī)范化管理上水平、上臺(tái)階的重要因素，開展檔案工作規(guī)范化管理活動(dòng)時(shí)，要樹立檔案信息化與檔案工作規(guī)范化相輔相成的觀念，必須要利用信息化手段促進(jìn)檔案信息資源現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理有序健康開展。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案工作；規(guī)范化

檔案信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范化管理，是各級(jí)單位和組織加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)的兩個(gè)重要方面，開展業(yè)務(wù)管理單位檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理時(shí)，將檔案信息化與檔案工作規(guī)范化管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，通過搭建信息化建設(shè)平臺(tái)推動(dòng)檔案工作規(guī)范化管理上水平、上臺(tái)階，以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理，取得較好的效果。

一、檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件

隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)和科技的發(fā)展，檔案載體目前正面臨著一個(gè)新的變化階段，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的涌現(xiàn)已經(jīng)對(duì)檔案工作產(chǎn)生影響，檔案工作規(guī)范化管理的重點(diǎn)也正在在經(jīng)歷變革。涉及文件的起草、簽發(fā)、辦理、歸檔等運(yùn)作過程都可在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣使得檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這使得檔案工作規(guī)范化管理的內(nèi)容必然要向檔案信息化的方向發(fā)展，沒有檔案信息化建設(shè)的有效管理，就談不上檔案工作規(guī)范化管理，而要實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，最有力的推手就是對(duì)開展規(guī)范化管理的單位電子檔案進(jìn)行有效管理。依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，在這里我們?nèi)∑洫M義的概念，就檔案工作規(guī)范化管理而言，信息化已越來(lái)越成為檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和環(huán)節(jié)，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理時(shí)，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)以及單位文檔一體化、自動(dòng)化管理工作、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化工作的好壞，是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的關(guān)鍵因素，現(xiàn)代檔案管理工作，沒有信息化的參與，就沒有規(guī)范化的檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為檔案工作規(guī)范化管理的必然要求。

二、信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素

就檔案工作規(guī)范化管理開展的情況，按照湖北省《檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，盡管各單位達(dá)到省級(jí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的因素各不相同，但從統(tǒng)計(jì)數(shù)字來(lái)看，檔案信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素。單單就市直單位來(lái)說(shuō)，年初我們納入全市檔案工作規(guī)范化管理的單位有35家，檔案工作組織管理到位、制度健全、擬定了檔案工作規(guī)范化管理方案的有29家，占總數(shù)的83%，檔案經(jīng)費(fèi)和人員到位的有市經(jīng)委、市政法委等12家單位，占總數(shù)的34%。由此看來(lái)，檔案信息化建設(shè)是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的決定因素，檔案信息化建設(shè)上不去，檔案工作規(guī)范化管理上不來(lái)。按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》檔案信息化建設(shè)的要求，還有相當(dāng)差距，有的還沒有一個(gè)機(jī)構(gòu)來(lái)統(tǒng)一規(guī)劃協(xié)調(diào)本單位的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作，這對(duì)鞏固檔案工作規(guī)范化管理的已有成果也是不利的。在檔案工作規(guī)范化管理過程中，信息化水平的高低是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的決定因素。消除檔案信息化滯后的問題，不僅可以使檔案的規(guī)范化管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，檔案信息化更為本單位檔案管理和利用帶來(lái)更大的便利。

三、以信息化建設(shè)推動(dòng)檔案工作規(guī)范化管理的主要措施

（一）樹立信息化管理和規(guī)范化管理相輔相成的觀念

通過先進(jìn)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，構(gòu)建檔案信息資源體系、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息保障體系，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的組織加工和專題數(shù)據(jù)編研工作，有力地促進(jìn)了本單位檔案工作的發(fā)展。在信息技術(shù)時(shí)代，無(wú)論是檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)工作人員，還是一個(gè)單位的檔案工作者都要樹立信息化與規(guī)范化二者兼顧的意識(shí)，樹立以信息化推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的工作理念。充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在促進(jìn)規(guī)范化建設(shè)中的重要性和緊迫感，從抓室藏檔案的著錄和各部門新產(chǎn)生文件的電子化管理兩個(gè)方面入手，齊頭并進(jìn)，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。室藏檔案通過條目著錄和全文掃描分別建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案文件級(jí)機(jī)檢和部分全文機(jī)讀，對(duì)檔案工作規(guī)范化管理達(dá)到省一級(jí)起到重要作用。

（二）按照規(guī)范化管理的要求配齊檔案信息化設(shè)施設(shè)備

《標(biāo)準(zhǔn)》中規(guī)定了要配置電腦、檔案管理軟件、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、速印機(jī)、復(fù)印機(jī)信息化設(shè)備。在日常工作中，我們認(rèn)為，一方面要加大檔案管理軟件的開發(fā)，應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)軟件須具有檢索、瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱等方面的功能，省檔案局推薦的檔案管理軟件起點(diǎn)要高、合作期要長(zhǎng)，同時(shí)也應(yīng)是界面清晰、便于掌握的軟件。另一方面加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，開辟出專門辦公室和檔案庫(kù)房，做到辦公、閱覽、庫(kù)房三分開，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、密集架、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，以滿足磁盤、磁帶、光盤等特殊檔案載體長(zhǎng)期保管的環(huán)境要求。檔案信息化是項(xiàng)高投入的事業(yè)，不僅要投入大量的人力，而且需要投入大量的資金，事實(shí)上在我市開展檔案工作規(guī)范化管理的單位中，各單位安排的經(jīng)費(fèi)有30%用在檔案信息化人工方面，一半以上用在了配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施上，只有這方面的經(jīng)費(fèi)得到保障，檔案工作規(guī)范化管理才有保障。

（三）提高基礎(chǔ)工作水平，促進(jìn)規(guī)范化管理科技信息含量

信息化建設(shè)為規(guī)范化管理提供了技術(shù)支撐，如何利用規(guī)范化管理所要求的有效設(shè)備，使信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮應(yīng)有的功能，最終要落腳到檔案基礎(chǔ)工作上。開展檔案工作規(guī)范化管理的單位在日常工作中要注重加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，規(guī)范組卷，保證案卷和歸檔文件質(zhì)量，規(guī)范分類號(hào)，為確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分，打牢信息化基礎(chǔ)。同時(shí)在做好檔案工作規(guī)范化管理過程中，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)調(diào)信息化應(yīng)用。與此同時(shí)，檔案室根據(jù)文件辦理的情況，相應(yīng)歸檔，確定檔案的保管期限，開展檔案的備份，按照規(guī)范化管理的要求，開展電子檔案和實(shí)體檔案的整理、分類、編號(hào)、編目，檔案工作規(guī)范化管理在信息化環(huán)境下不知不覺得到加強(qiáng)，也使大家感受到這種模式給規(guī)范化管理帶來(lái)的不可替代的優(yōu)越性。（作者單位：鐘祥市畜牧局）

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