試析機關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新

朱曉莉

摘 要：創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個政黨永葆生機的源泉，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，同樣，我們的機關(guān)檔案管理工作也需要不斷的創(chuàng)新，才能夠適應(yīng)不斷發(fā)展變化的經(jīng)濟社會狀況。 本文就新時期如何做好檔案工作的創(chuàng)新提出了自己的幾點看法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案工作；創(chuàng)新

1、利用信息化檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理模式

隨著國家信息化水平的不斷發(fā)展與進步，單位也在不斷進行著改革創(chuàng)新。信息化進程的加快，使得現(xiàn)代社會很多管理工作都建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上。在這樣的背景下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也在發(fā)生著變化，傳統(tǒng)的以手工登記為主的管理模式已經(jīng)逐漸被信息化的管理方式所取代。檔案管理是任何一個單位的基礎(chǔ)性工作，科學(xué)完善的檔案管理工作更是單位取得長足發(fā)展的基石。因此，以科學(xué)化和信息化的手段，不斷完善機關(guān)事業(yè)單位檔案管理，已成為現(xiàn)代社會檔案管理工作的必然趨勢。在目前的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在著一些不足，例如，沒有合理利用信息化手段進行檔案管理、檔案文書內(nèi)容不夠完善等。如何有效利用信息技術(shù)的手段，完善單位檔案管理工作，是擺在檔案管理工作者面前的難題。本文中，筆者結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗，分析在信息技術(shù)背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

1.1 檔案管理信息化的優(yōu)勢

（1）在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長期保管等。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是比較復(fù)雜的，各種文書、文件通常是數(shù)以萬計，如果僅僅以手工登記的方式進行檔案管理，勢必會讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣不僅大大縮短了時間，還節(jié)省了大量的人力、物力、財力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。

（2）傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環(huán)境的影響。如果保存不當，容易導(dǎo)致很多極有價值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會受到自然環(huán)境的影響。相對于紙質(zhì)檔案來講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長的特點。通過電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩(wěn)定性，還可節(jié)省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。

（3）在信息化的社會背景下，單位促進檔案管理工作的不斷進步，首先要加強培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)。在目前的機關(guān)事業(yè)單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現(xiàn)代社會的檔案管理工作要取得進步，就要依賴高素質(zhì)的人才，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。機關(guān)事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和技術(shù)水平，促進單位檔案管理的信息化建設(shè)。

2、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化干部檔案管理意識，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整內(nèi)容真實可靠。

3、優(yōu)化機關(guān)檔案管理的管理方法

為了提高機關(guān)檔案管理工作的水平，必須優(yōu)化機關(guān)檔案管理方法， 使其更加科學(xué)、 規(guī)范，保證機關(guān)檔案管理的準確、 真實、 完整。例如，

3.1.管理人員可以將機關(guān)檔案分別進行紙質(zhì)、電子版、聲像等多種形式的存檔， 確保在某一形式的檔案資料丟失時，有其他資料做備份，保證機關(guān)檔案管理的完整性；

3.2對機關(guān)檔案資料進行相關(guān)性的收集、 整理、 存檔， 保證某一系列的機關(guān)檔案資料具有連續(xù)性，使機關(guān)檔案管理工作更加細致、 科學(xué)、 規(guī)范， 更有利于機關(guān)檔案管理工作效率的提高；

3.3利用現(xiàn)代計算機技術(shù)進行檔案管理，建立統(tǒng)計系統(tǒng)、 檔案檢索系統(tǒng)、 借閱系統(tǒng)等多種系統(tǒng)，對機關(guān)檔案資料進行一目了然的了解， 不易導(dǎo)致機關(guān)檔案資料的丟失， 而且能夠有效延長檔案資料的存檔時間，對機關(guān)部門系統(tǒng)了解檔案資料有著積極的作用。

4、提高檔案管理利用率

在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，檔案管理始終存在著一個不容忽視的問題，那就是檔案管理的利用率低?？偨Y(jié)過去的經(jīng)驗，我們可以得知，檔案信息在發(fā)展中有著不容忽視的作用，要充分重視并且高效利用這種信息是必不可少的。尤其是在現(xiàn)在的信息時代，信息資源是最有用和珍貴的，我們必須提高檔案管理信息的利用率。首先，要建立一套完整，易于查詢的檔案體系，要強化和突出服務(wù)理念，檔案部門更應(yīng)該積極主動地做好管理工作，使之易于查閱和使用。其次加強網(wǎng)絡(luò)功能的應(yīng)用，是的可以在公司網(wǎng)絡(luò)平臺上直接查詢檔案信息并加以利用。這樣就可以提高服務(wù)和利用效率，間接提高利用率。對檔案信息的高效利用才能真正體現(xiàn)出檔案管理的重要性，事項檔案信息的價值。信息時代日新月異，我相信，在短時間內(nèi)快速提高檔案的利用率并不困難。

樹立動態(tài)的管理觀念所謂動態(tài)的管理觀念指的就是擺脫傳統(tǒng)的一成不變的管理方法，要隨機應(yīng)變，一方面是不僅僅要保存舊的檔案，更要對舊的檔案進行源源不斷的補充和解釋，這些內(nèi)容可以以一年為一個階段來補充說明，這樣會使得檔案內(nèi)容逐漸完善，形成多方面多角度的檔案信息。而另一方面是在公司人員流動頻繁的情況下，檔案的更新必須要高頻率的，形成及時準確的檔案信息，所以檔案管理部門必須要安排好人員來做好接收信息，篩選信息，拼湊信息和管理信息的工作。傳統(tǒng)檔案管理體制一直都在進行著改革和創(chuàng)新，但是效果卻并不太令人滿意，而且在信息飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的改革方法已經(jīng)跟不上時代的腳步。所以新的改革和創(chuàng)新成為了不可或缺的角色。努力實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的科學(xué)化水平，是信息時代提出的要求。國家提出了機關(guān)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，不僅要求充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案管理工作是一項政治性、專業(yè)性、和技能性很強的工作，尤其是要提高對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，要嚴把關(guān)，勤查工作，做好每一項檢查。檔案信息對于個體和組織而言都是十分重要的資源，對于各項工作的發(fā)展都有著重要的意義。

總之，在新的歷史條件下，機關(guān)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務(wù)、新特點、新要求，要創(chuàng)造性地開展，推進檔案工作實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，這是時代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

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