淺談實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的路徑

摘要：當今市場經(jīng)濟日益劇烈的時代，伴隨著信息化、網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，如何能使企業(yè)的檔案管理工作規(guī)范化，跟上時代的步伐，是體現(xiàn)企業(yè)管理水平的指標之一。本文圍繞檔案工作規(guī)范化的重要性進行分析，然后結(jié)合實際工作進行規(guī)范化管理的路徑探究。

關鍵詞：檔案工作；規(guī)范化；路徑

中圖分類號：G273文獻標識碼：A文章編號：1671-864X（2016）08-0295-01

引言

檔案管理工作的規(guī)范化是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要一環(huán)，企業(yè)管理檔案工作既要做好硬件設施的建設，同時做好軟件工作的規(guī)范，如何實現(xiàn)規(guī)范管理，首先從檔案的源頭環(huán)節(jié)把關，即做好公文處理工作是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎。

一、檔案管理工作規(guī)范化的重要性

隨著改革開放和現(xiàn)代化建設的不斷深入，企業(yè)管理愈發(fā)正規(guī)，檔案工作作為企業(yè)管理的一環(huán)，也發(fā)生重要的變革，具有十分重要的地位和作用，為發(fā)揮檔案工作在服務經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級中的基礎性作用，我們把檔案標準化建設作為建設社會主義核心價值體系、積極推進企業(yè)品牌建設的重點工作，使其在推動創(chuàng)新企業(yè)文化理念中發(fā)揮獨特作用。

二、檔案管理工作規(guī)范化的路徑

（一）行政公文的起草和制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化的基礎，檔案的源頭是行政公文，因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化管理打下牢固的工作基礎。

首先，公文的書寫、排版標準要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家的有關規(guī)定；其次，制發(fā)公文按照審批權(quán)限、同一的流程，內(nèi)容格式要一致；

再次，使用文種要合理，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

（二）相近的公文重復性存檔與雜亂無章的立卷是制約檔案工作規(guī)范化的障礙，所以需要采用“以我為主”的歸檔原則，推進檔案工作規(guī)化，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，在實際工作中需要解決三個問題：一是準確定位文件立卷歸檔工作的時效性，做好現(xiàn)行文件整理歸檔工作；二是明晰檔案歸檔范圍和保管期限，對檔案歸檔工作明確合理的分工；三是堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

（三）提升歸檔文件的質(zhì)量，歸檔材料收集的是否完整，是決定和影響檔案存在價值的重要因素，因此，在推進檔案工作規(guī)范化的工作進程中，一方面要注意做好立卷方法，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意做好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

（四）加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案信息化管理。

在原始檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，信息化、網(wǎng)絡化已逐漸凸顯其重要性，對于館藏案卷多、年限久的歸檔材料使用信息化手段加以管理，可以提升檔案的利用效率，但是突顯的問題是量大且復雜的檔案錄入工作可謂是一項大的工程，如何做好信息化管理，需要做好以下工作：

1.分清錄入工作的緊急程度。

在推進信息化管理的過程中根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將公開的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先整理。

2.分層級的錄入，提高效率。

可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將單一或查考價值低的檔案進行案卷級著錄；對一卷內(nèi)幾個文件涉及同一內(nèi)容且須放置同一位置的檔案進行文件組合級著錄；而對重要或龐雜的文件則進行文件級著錄。

3.分清類別，充分利用檔案原始基礎。

對于案卷基礎好又具備全引目錄的案卷，在著錄時直接在全引目錄上面分類標引，而對特殊形式的檔案則可將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后統(tǒng)一制定出分類號。

三、結(jié)語

檔案管理作為企業(yè)基礎管理工作的重要組成部分，必須有良好的、規(guī)范性的標準，這樣的檔案管理才符合企業(yè)發(fā)展的需要，檔案才能成為企業(yè)生存發(fā)展的基礎，檔案之路才會越走越寬。

參考文獻：

[1]簡論不同所有制企業(yè)檔案及其管理[J].檔案學研究，2003（3）

[2]韓寶安.民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及對策研究[J].檔案學研究，2001（4）

作者簡介：姚嵐，女，漢族，黑龍江人，研究生，黑龍江珍寶島藥業(yè)股份有限公司，研究方向：工商管理。