人事檔案管理中項目管理的實(shí)踐與應(yīng)用探討

孫建

摘 要：人事檔案是個人經(jīng)驗與行為的一種歷史記錄，是對個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績的真實(shí)、具體記載，為了解干部、選賢任能提供了重要的參考資料。但是，由于我國經(jīng)濟(jì)、人事制度的改革，我國計劃經(jīng)濟(jì)時期建立起來的人事檔案管理體系已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的人事管理要求。人事檔案管理工作正面臨著空前的考驗。為了適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度提出新的要求。在人才競爭日益激烈的今天，作為人才培養(yǎng)的基本單位，學(xué)校要適應(yīng)這一競爭，就需要改革傳統(tǒng)的人事檔案管理。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;項目管理;現(xiàn)狀分析;應(yīng)用策略

人事檔案是學(xué)校人事調(diào)動、職稱評聘、任免、調(diào)整工資等工作的基礎(chǔ)，是學(xué)校人事管理中的一個重要環(huán)節(jié)。學(xué)校人事檔案是學(xué)校在引進(jìn)、管理人員的過程中，所形成的檔案，是記錄、反映教師工作經(jīng)驗、工作業(yè)績的重要檔案。近幾年，我國的教育方針、人員管理體制發(fā)生了巨大的變革，但目前學(xué)校的人事檔案管理工作模式明顯落后，嚴(yán)重影響了學(xué)校的工作。

一、學(xué)校人事檔案應(yīng)用的意義

1.有利于學(xué)校對人事資料的全面掌握

人事檔案內(nèi)容包括：簡歷、考核、政審、表彰獎勵、涉法違紀(jì)材料、任免、調(diào)動、薪酬等方面的材料。學(xué)校在人員檔案的基礎(chǔ)上，對各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計、分析，全面了解學(xué)校教師隊伍的年齡、學(xué)歷、知識、行政級別、獎勵、科研能力和水平等情況，通過對人才檔案的掌握和分析，根據(jù)人才資源現(xiàn)狀，為優(yōu)化學(xué)校人才隊伍年輕化、專業(yè)化等提供第一手信息資料，也使學(xué)校短、中、長期的人才培養(yǎng)規(guī)劃的制定更為科學(xué)合理。

2.對學(xué)校干部的選拔任用工作具有重要意義

人才資源是學(xué)校最有價值的資源，學(xué)校日常教學(xué)管理工作的目的，就是要充分利用人才完成日常的教學(xué)管理工作。人事檔案是指教師的履歷、學(xué)歷、職稱、工作經(jīng)歷、教學(xué)科研業(yè)績、各類表彰，充分反映人才的優(yōu)勢和長處。及時調(diào)整校方的工作崗位，做好教師和管理人員的選拔和任用，是提高學(xué)校人力資源利用公正性和公信力的現(xiàn)實(shí)需求。

3.對教職工工作的激勵作用

人事檔案包含教職工工作經(jīng)歷、科研成績、教學(xué)成績、教職工日常工作成績等，是教職工工資、職稱評定、福利發(fā)放、崗位調(diào)整的重要參考，是客觀、公正評價教職工的第一手有價值的資料，通過這些資料信息的挖掘，給予教職工相應(yīng)的崗位調(diào)整和薪酬待遇。同時，也促進(jìn)了我國教師的薪酬制度改革更加公平合理，有利于激發(fā)教師的積極性。

二、學(xué)校人事檔案管理存在的問題

1.管理觀念落后，制度不健全，計劃性差

學(xué)校的工作重點(diǎn)是提高教育質(zhì)量，改善教學(xué)條件，改善教學(xué)環(huán)境，為學(xué)生提供更好的優(yōu)質(zhì)教育資源。目前，我國中小學(xué)教育工作中，以升學(xué)為中心，忽視學(xué)校管理為普遍存在的現(xiàn)象。在檔案管理方面，僅僅是對檔案的收集、整理、存放和保管，很少有針對性地進(jìn)行階段性的建設(shè)和改革工作，使檔案管理無法有效地發(fā)揮其應(yīng)有的功能。另外，個人檔案應(yīng)該全面、歷史、客觀地反映個人的情況，但現(xiàn)在的一些檔案資料太過簡單，內(nèi)容太過抽象，難以反映出個人的特點(diǎn)，對學(xué)校的選人用人沒有任何實(shí)際的參考價值，甚至?xí)绊懙綄W(xué)校用人的選拔，不僅會讓學(xué)校員工的工作熱情受挫，還會給學(xué)校帶來不必要的損失。此外，因人員檔案利用不當(dāng)造成的棄檔、再建檔等問題，致使人員檔案內(nèi)容不能完全統(tǒng)一，無法全面反映人員的真實(shí)面目，從而加大了學(xué)校進(jìn)行人力資源管理的成本。

2.管理設(shè)備落后，運(yùn)行不規(guī)范

人事檔案中的資料太過古老，只會記載當(dāng)事人的過去，因為檔案里的資料不會被重新審查，所以新的資料也只是一種形式，很少有真正的資料可以反映出當(dāng)事人的最新動態(tài)，所以學(xué)校很難從中得到有用的資料。另外，由于過去的人事檔案大多是以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)，由于人員流動性的增強(qiáng)，造成校方對個人檔案的查詢效果甚微，且耗費(fèi)大量的人力物力，導(dǎo)致工作效率降低。由于管理技術(shù)落后，學(xué)校管理者缺乏有效的識別個人信息渠道，只能被動接受。

人員檔案的收集、整理、編目、歸類等工作多以人工操作的方式進(jìn)行。紙質(zhì)文件經(jīng)過多次裝訂、整理后，會造成很大的損壞，對文件的安全、完整性造成很大影響。而在人事檔案管理中，由于缺少辦公自動化技術(shù)、檔案管理軟件，缺少電子檔案管理的經(jīng)驗以及技術(shù)，導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作無法滿足學(xué)生發(fā)展需要。

3.人員檔案內(nèi)容不完整、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在學(xué)校，個人資料的存檔沒有經(jīng)過嚴(yán)格的審核是很常見的。一些檔案內(nèi)容簡單、不規(guī)范、內(nèi)容不一致、更新不及時，人員檔案管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性。檔案最根本的特征就是真實(shí)性，沒有真實(shí)性，就沒有它的使用價值。由于信息不對稱性，導(dǎo)致檔案中經(jīng)常會出現(xiàn)個人資料內(nèi)容的虛假。如學(xué)歷造假、年齡造假、工齡造假等問題越來越嚴(yán)重。這種不實(shí)的資料會導(dǎo)致人力資源部不能恰當(dāng)?shù)卦u價員工，從而不能正確地制訂人員配置計劃、補(bǔ)充計劃、解聘計劃和退休計劃，從而對學(xué)校目前和今后對人力資源配置的需要造成重大影響，甚至?xí)?dǎo)致學(xué)校失去一些重要發(fā)展機(jī)會。

4.個人檔案觀念不強(qiáng)，檔案管理工作困難

許多教師對自己的人事檔案問題并不重視，有些重要的文件被忽視或找不到，或者在需要時匆忙增加，因而所建立的檔案往往內(nèi)容不完整，缺少系統(tǒng)化建設(shè)，不能對基礎(chǔ)信息進(jìn)行核查，而且真實(shí)性和可信度也會受到質(zhì)疑。

三、了解項目管理

項目管理是指組織在有限的時間、人力和其他資源的條件下，為達(dá)到特定的目的而進(jìn)行的、具有一次性性質(zhì)的工作。項目是指通過各種知識、方法、技術(shù)和工具，以達(dá)到或超過項目有關(guān)方的要求和預(yù)期而進(jìn)行的各種管理活動。項目管理包括一套對活動和方法的管理，它包括三個方面：一個是與項目整體有關(guān)的管理，另一個是與項目的中心目標(biāo)有關(guān)，第三個是與項目保障有關(guān)的管理。

四、項目管理理論在學(xué)校人事檔案管理工作中的應(yīng)用

1.制定工作方案

在學(xué)校人事檔案管理中，在每個階段工作開始之前，都要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，精心制定工作方案，按照個人檔案的重要程度，按需要安排工作重點(diǎn)，突出學(xué)歷、學(xué)位、職稱在檔案查閱中利用率高的特點(diǎn)，保證人事檔案管理的實(shí)用性和可操作性，力爭科學(xué)、高效、便捷地服務(wù)下一步工作。

2.加強(qiáng)過程管理

收集、整理和補(bǔ)充檔案資料是整個檔案工作的一個完整環(huán)節(jié)，檔案管理員應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)度，積極與教務(wù)、總務(wù)、后勤等部門聯(lián)絡(luò)，定期將學(xué)校人員的信息進(jìn)行收集、歸檔。在此期間，嚴(yán)格執(zhí)行工作計劃，確保各項工作任務(wù)得以切實(shí)實(shí)施。

3.標(biāo)準(zhǔn)檢驗流程

檔案采集工作結(jié)束后，檔案管理員要加強(qiáng)檔案審查，保證檔案的完整和表達(dá)正確，并與檔案資料的提供單位保持聯(lián)絡(luò)與溝通，將不屬于檔案的資料及時送回相關(guān)單位，并及時將收集到的文件進(jìn)行裝訂，避免遺失、積壓。

4.持續(xù)總結(jié)，提升管理水平

檔案管理人員通過對檔案管理工作分析，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，掌握適合學(xué)校實(shí)際的、可行的方法和方案，使檔案管理技術(shù)與時俱進(jìn)，為學(xué)校管理、培養(yǎng)、使用人才提供信息，在不改變學(xué)校外部環(huán)境的前提下，使檔案管理工作更科學(xué)、更先進(jìn)，確保檔案信息的真實(shí)性、時效性、準(zhǔn)確性。

五、學(xué)校人事檔案管理工作項目實(shí)踐的優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)對人事檔案質(zhì)量的認(rèn)識

檔案質(zhì)量的好壞直接影響到檔案管理人員的素質(zhì)，只有了解檔案管理在學(xué)校管理中的重要性，才能真正體會到其在實(shí)際工作中的重要意義，要把檔案工作放在第一位。只有把學(xué)校的管理工作放在首位，才能使其他工作有條不紊地進(jìn)行。高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的認(rèn)知水平直接影響到其對人事檔案的處理，進(jìn)而影響到其在社會中的地位與發(fā)展。對檔案工作的管理者來說，要增強(qiáng)對檔案工作的積極性，使其能夠正確地開展檔案工作。把人事檔案工作作為學(xué)校管理與發(fā)展的一項重要內(nèi)容。此外，管理與保存檔案的數(shù)字化與信息化是管理者的需要。檔案的管理與電腦的使用是分不開的，掌握電腦的使用，可以大大地提高工作效率，節(jié)省大量的時間。只有提升管理水平，才能更好地為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)教育工作成效，進(jìn)一步提升社會的良性循環(huán)。

2.全面提升人事檔案工作的整體素質(zhì)

加強(qiáng)人事檔案工作，最重要的措施是全面提升人事檔案工作的質(zhì)量。在學(xué)校人事檔案工作中，要提高政治素質(zhì)，嚴(yán)格組織紀(jì)律，樹立良好的職業(yè)道德。通過加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，加強(qiáng)與學(xué)校各部門的溝通與合作，使其能及時、高效地獲取各類資料，為學(xué)校的人力資源管理以及決策提供依據(jù)。

做好人事檔案工作，必須具備良好的政治素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。學(xué)校要不斷完善管理方式，對人事檔案管理人員的管理提出更高要求，要聘請專業(yè)管理人員來進(jìn)行檔案管理，只有具備一定的專業(yè)知識和豐富的管理經(jīng)驗，才能制定出更好的管理方式。目前，人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，對具有科學(xué)管理經(jīng)驗的人員提出更高要求。學(xué)?？梢詫T工進(jìn)行經(jīng)常性培訓(xùn)，使其把人事檔案的管理擺在第一位。

在人事檔案工作中，檔案管理者必須具有較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感、良好的職業(yè)操守、無私奉獻(xiàn)的精神。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系檔案管理工作的完成質(zhì)量，工作人員要想熟練地應(yīng)用項目管理理論，提高檔案的質(zhì)量，就必須不斷地加強(qiáng)自己的專業(yè)知識。人事檔案管理部門要制定專門的與兼職的檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與訓(xùn)練方案，以增強(qiáng)他們的專業(yè)知識，使之更好地適應(yīng)新時代的需要。

3.建立和完善工作質(zhì)量監(jiān)測體系

要把人事檔案管理的全面實(shí)施作為評價檔案工作質(zhì)量的一個重要指標(biāo)。在加強(qiáng)檔案管理的同時，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和革新，促進(jìn)學(xué)校的教育、教學(xué)、管理相關(guān)工作的工作質(zhì)量，提高教學(xué)質(zhì)量和效益，使檔案管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

在人事檔案工作中，應(yīng)當(dāng)適時地對不適應(yīng)新形勢的各項規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整，建立更加合理、科學(xué)的檔案管理制度，使檔案工作更加規(guī)范化、制度化。建立健全檔案資料的傳遞登記制度，做到檔案資料的動態(tài)管理與評估，如有疏漏或遺失，應(yīng)及時糾正，以保證資料的完整性。人事檔案內(nèi)容要做到橫縱結(jié)合、動靜結(jié)合、定性與定量結(jié)合，在材料的鑒定上要去偽存真，使學(xué)校的主管機(jī)關(guān)能夠及時準(zhǔn)確地了解和掌握人事變動和人員流動。

4.加速人才檔案的信息化建設(shè)

人事檔案管理工作繁雜，工作方式不易操作，常規(guī)的管理方式難以實(shí)施，且反應(yīng)遲緩?，F(xiàn)代人事檔案信息管理系統(tǒng)是以全體人員的個人資料為依托，通過計算機(jī)與各系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)對個人資料的微機(jī)檢索、網(wǎng)絡(luò)查詢，并能及時地更新檔案資料。

一是構(gòu)建“人事檔案數(shù)據(jù)庫”，實(shí)行“動態(tài)管理”。

二是通過局域網(wǎng)間的互聯(lián)，使人事檔案網(wǎng)絡(luò)化，確保學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)能根據(jù)工作需求，隨時查閱所需的文件，以達(dá)到提高信息利用率的目的。

在信息化的今天，人事檔案管理工作的信息化是當(dāng)務(wù)之急。學(xué)校人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化是未來學(xué)校人事檔案工作的一個重要發(fā)展方向，必須適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，總結(jié)在大數(shù)據(jù)時代對人才檔案工作的發(fā)展需要，確保人才檔案工作的實(shí)效性和實(shí)時性。提出了運(yùn)用信息化技術(shù)，真正做到信息資源的共享和使用，使數(shù)據(jù)的應(yīng)用更加安全可靠，保證信息的完整性。要建立一個系統(tǒng)化的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，在建設(shè)過程中要對建設(shè)行為進(jìn)行規(guī)范，對文獻(xiàn)的命名也要嚴(yán)格。

另外，在使用電子文件系統(tǒng)軟件時，必須引進(jìn)新的軟件，更新軟件，確保其兼容性，防止信息收入差距過大。因此，要加強(qiáng)對檔案的投資，實(shí)行電腦輔助管理，利用先進(jìn)的現(xiàn)代儲存技術(shù)，推動電子檔案與網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)與共享，為學(xué)校管理提供便利的檔案資訊服務(wù)。

六、結(jié)語

綜上所述，人事檔案是學(xué)校對人才的一種考核和認(rèn)知，是學(xué)校招聘工作的一個重要參考，也是學(xué)校人力資源管理中的一個重要環(huán)節(jié)。通過對學(xué)校人事檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析，提出以“項目管理”為核心的學(xué)校人事檔案管理理念和方法，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的目標(biāo)，從根本上推動教育事業(yè)實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。此外，健全、規(guī)范、真實(shí)的人事檔案管理對于社會人力資源的建設(shè)和發(fā)展具有重要意義。因此，要使人力資源健康和諧發(fā)展，必須充分發(fā)揮人事檔案的積極作用。

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（作者單位：青島市招生考試院）