基于項目化管理的年度目標(biāo)任務(wù)檔案歸檔管理實現(xiàn)路徑解析

李秀霞

摘 要：年度目標(biāo)任務(wù)檔案的形成呈現(xiàn)周期長、狀態(tài)零散、過程性文件材料繁多等特征，為加強(qiáng)對這類檔案的專項管理，提升科學(xué)性和規(guī)范性，在推進(jìn)年度目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行初期，將檔案工作統(tǒng)籌考慮，形成前端部署、中端監(jiān)督、末端歸檔的全過程檔案管理模式尤為重要。筆者通過介紹項目管理方式在年度目標(biāo)任務(wù)檔案管理中的運(yùn)用，旨在分享實現(xiàn)年度目標(biāo)任務(wù)檔案及時、完整歸檔的一種有效方式，以期給相關(guān)作者一種思考和啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：項目管理;目標(biāo)任務(wù);檔案歸檔;路徑

前言

2019年，江蘇省委首次對省屬高校實施綜合考核，成為高校年度工作開展的“指揮棒”。在考核程序上，采用日常監(jiān)測和年終考核相結(jié)合的方式，強(qiáng)化過程管理。這就意味著，考核動了真格，在強(qiáng)化執(zhí)行方面力度空前加大。

對高校而言，校級層面不僅要結(jié)合省委考核的要求制定清晰明確的年度目標(biāo)任務(wù)，還要能夠?qū)崟r掌握年度目標(biāo)任務(wù)的實施進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題與難題，及時督辦和解決，確保各項任務(wù)按期保質(zhì)完成。在這個過程中，每一個目標(biāo)任務(wù)節(jié)點(diǎn)需要有標(biāo)志性成果作為證明材料，直至任務(wù)完成。

至此，一項新的專項工作檔案——年度目標(biāo)任務(wù)檔案誕生了。作為檔案工作人員，如何強(qiáng)化對這一類重要檔案的收集歸檔，我們在實踐的基礎(chǔ)上形成一些思考和建議。

一、年度目標(biāo)任務(wù)檔案歸檔管理現(xiàn)狀、問題難點(diǎn)

如果說常規(guī)檔案是單位基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作規(guī)范化水平的見證者，那么年度目標(biāo)任務(wù)檔案則是單位年度重大活動、重要成就的見證者。過去單位也設(shè)立年度目標(biāo)任務(wù)，但一直以來，年度目標(biāo)任務(wù)檔案的歸檔情況并不樂觀。目標(biāo)任務(wù)與檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象屢見不鮮，很多單位目標(biāo)任務(wù)沒有提及檔案工作，檔案工作也不能盡數(shù)覆蓋執(zhí)行年度目標(biāo)任務(wù)所形成的支撐材料。這在很大程度上造成了單位重要檔案的松散、流失問題。究其原因，筆者認(rèn)為需要關(guān)注以下幾個方面的問題難點(diǎn)。

1.傳統(tǒng)考核機(jī)制引發(fā)的問題?？己耸且豁棌?fù)雜的系統(tǒng)工程。特別是很多工作無法量化，這也給考核工作帶來了很大難度。我們以高校為例，高校通常授權(quán)職能部門對二級學(xué)院開展以定量為主的目標(biāo)任務(wù)考核，但對職能部門的考核大多停留在概化的述職層面，沒有業(yè)績成果材料核驗環(huán)節(jié)，只注重結(jié)果而不注重過程性重要文件資料的收集，導(dǎo)致目標(biāo)任務(wù)檔案難以集中且缺乏系統(tǒng)性，更容易被忽略。

2.多部門協(xié)同工作引發(fā)的問題。一些重要的年度目標(biāo)任務(wù)往往不是一個部門的事情，而是涉及多部門分工協(xié)同的問題。協(xié)同的方式有很多種，有的采用線上會議，有的通過線下座談，無論采用何種形式，部門之間關(guān)注的焦點(diǎn)只可能是如何高效地完成目標(biāo)任務(wù)，而非收集文件材料本身，一般來說，這類任務(wù)周期較長，過程繁復(fù)，這也導(dǎo)致目標(biāo)任務(wù)檔案呈現(xiàn)多點(diǎn)分散的問題，同一事由檔案如果沒有專人及時跟蹤收集，那么后期歸檔會顯得格外困難。

3.檔案人員參與度不高引發(fā)的問題。目標(biāo)任務(wù)制定工作的責(zé)任部門一般來說由辦公室、組織、人事等部門組成，檔案部門的參與度幾乎為零。由于信息的不對稱導(dǎo)致對考核工作缺乏較為全面、系統(tǒng)的了解，很大程度上會影響檔案工作人員對這一類檔案的認(rèn)識和判斷，視域受到局限的情況下將會出現(xiàn)對重要檔案的系統(tǒng)性把握不足等問題，進(jìn)而影響檔案資源的全面性和價值性。

二、項目管理方式實現(xiàn)年度目標(biāo)任務(wù)檔案在線管理的概念解釋

1.概念解析

項目管理是項目的管理者，在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理，以實現(xiàn)項目的目標(biāo)。項目管理方式實現(xiàn)年度目標(biāo)任務(wù)檔案在線管理則是充分吸收項目管理理念，通過項目管理平臺實現(xiàn)重要檔案線上管理的方式。

2.必要性解析

檔案工作作為一項業(yè)務(wù)工作的神經(jīng)末梢，起到完善業(yè)務(wù)鏈條、形成閉環(huán)管理的重要作用。那么，如何在年度目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行過程中做到文件資料的完整留存，傳統(tǒng)人工管理方式顯然很難達(dá)到預(yù)期效果，尋求一個抓手來系統(tǒng)性地推動便顯得尤為必要。

這個抓手就是項目管理手段。我們以南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)（筆者所在單位，以下簡稱“南工”）為例，南工利用項目管理模式，結(jié)合智慧校園的建設(shè)成果，創(chuàng)新性地運(yùn)用項目管理系統(tǒng)加強(qiáng)對全年度目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行的過程性監(jiān)督，從而使目標(biāo)任務(wù)檔案通過在線方式實現(xiàn)系統(tǒng)化管理變?yōu)榭赡?。這一方面強(qiáng)化了重要的過程性文件資料的留存。另一方面滿足了節(jié)約成本提高效率的現(xiàn)實需求。

三、年度目標(biāo)任務(wù)的組織體系設(shè)置

1.項目的組織結(jié)構(gòu)形式

根據(jù)項目管理理論，項目團(tuán)隊的組織結(jié)構(gòu)主要有三種形式，即項目型、職能型、矩陣型。項目型組織結(jié)構(gòu)中的部門完全是按照項目進(jìn)行設(shè)置，優(yōu)點(diǎn)是項目內(nèi)部資源集中，但缺點(diǎn)是不同項目之間可能會出現(xiàn)條塊分割的狀態(tài)，不同項目間資源無法共享。

職能型組織結(jié)構(gòu)是以單個職能部門作為承擔(dān)項目任務(wù)的主體，優(yōu)點(diǎn)是在單一職能部門內(nèi)部能夠?qū)崿F(xiàn)資源集中，缺點(diǎn)是當(dāng)項目需要多個職能部門共同完成時，則資源的平衡就會出現(xiàn)問題;矩陣型組織結(jié)構(gòu)是職能型組織結(jié)構(gòu)和項目型組織結(jié)構(gòu)的混合體，由垂直的職能部門和水平的不同項目組結(jié)合而成一個矩陣，把集權(quán)和分權(quán)結(jié)合起來，從而加強(qiáng)了各職能部門同各項目之間的協(xié)作關(guān)系。

2. 組織結(jié)構(gòu)的確立

根據(jù)三種組織結(jié)構(gòu)的建構(gòu)特征，結(jié)合年度目標(biāo)任務(wù)的多數(shù)量、多部門同時推進(jìn)的特點(diǎn)，我們認(rèn)為矩陣型組織結(jié)構(gòu)更符合目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行前期項目團(tuán)隊的組建要求。在決策機(jī)構(gòu)的支持下。首先，組建有檔案機(jī)構(gòu)人員參與的項目管理小組。項目管理小組前期負(fù)責(zé)目標(biāo)任務(wù)的匯總和梳理，中期負(fù)責(zé)項目的執(zhí)行督辦，后期負(fù)責(zé)考核結(jié)果的統(tǒng)計與反饋。每一項目標(biāo)任務(wù)立項后由分管校領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌推動實施直至結(jié)項。部門層面組建年度目標(biāo)任務(wù)項目團(tuán)隊，團(tuán)隊成員主要來自主責(zé)任部門以及協(xié)同部門，共同完成目標(biāo)任務(wù)，既能跨部門調(diào)動人財物資源，又能同時推動多項目標(biāo)任務(wù)的實施。

至此，一個既能統(tǒng)攬全局，又能分工合作的項目團(tuán)隊便建立起來了。為便于理解，現(xiàn)將矩陣型組織結(jié)構(gòu)以圖示意。

四、項目管理方式對實現(xiàn)年度目標(biāo)任務(wù)檔案在線管理的全路徑解析

項目管理理論認(rèn)為，項目全生命周期管理涵蓋項目立項、規(guī)劃、執(zhí)行、收尾、全程監(jiān)控五個過程組。結(jié)合高校工作實際，我們將目標(biāo)任務(wù)的全過程管理劃分為項目立項、計劃分解、執(zhí)行與監(jiān)督、項目結(jié)項、檔案歸檔五個過程組，確保計劃必執(zhí)行，執(zhí)行必歸檔。

1.項目立項

項目立項是一個充分研討、反復(fù)論證的過程。項目立項要統(tǒng)籌考慮上級部門年終考核指標(biāo)、高校年度黨政工作要點(diǎn)、部門年度工作計劃來進(jìn)行篩選，最終形成年度目標(biāo)任務(wù)體系。年度目標(biāo)任務(wù)體系一般來說有學(xué)校年度重點(diǎn)任務(wù)和部門年度重點(diǎn)任務(wù)構(gòu)成，哪些項目列入學(xué)校年度重點(diǎn)、哪些項目列入部門年度重點(diǎn)，是根據(jù)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展總體要求，由考核小組、牽頭校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人共同商討形成建議，學(xué)校黨委最終研究決定。年度目標(biāo)任務(wù)體系的確立標(biāo)志著項目正式立項啟動。筆者所在的學(xué)校2020年度梳理重點(diǎn)工作200項，其中校級年度重點(diǎn)任務(wù)100項，部門年度重點(diǎn)任務(wù)100項，將年度重要事項“一網(wǎng)打盡”。

2.計劃分解

計劃是項目實施的指南和控制的依據(jù)，它是項目目標(biāo)和項目活動與交付成果的紐帶。項目計劃是對項目實施全過程精細(xì)化管理的重要階段。項目計劃的核心在于科學(xué)地對項目進(jìn)展進(jìn)行實踐管控，以期達(dá)到提高效率、降低成本的作用。項目正式啟動后，考核小組負(fù)責(zé)通過項目管理平臺進(jìn)行任務(wù)統(tǒng)一分配，從項目管理平臺的角度來看，一個完整的項目計劃，一般涉及兩個方面主要內(nèi)容：一是明確項目總目標(biāo);二是如何進(jìn)行科學(xué)、務(wù)實的項目計劃分解，即主要包含項目階段、完成日期、階段性任務(wù)、主要成果等內(nèi)容的描述和占比的分配。合理分解任務(wù)計劃，有助于推動目標(biāo)任務(wù)分步驟、分階段地執(zhí)行落地。

3.執(zhí)行與監(jiān)督

有計劃就要有執(zhí)行，項目執(zhí)行是對各個階段計劃進(jìn)行跟蹤維護(hù)直到完成的過程，是整個項目過程中最核心的部分，也是檔案工作前置的落腳點(diǎn)，即在執(zhí)行前期便統(tǒng)一標(biāo)志性電子文本的格式要求，為后期實現(xiàn)電子文本歸檔統(tǒng)一性、規(guī)范化做好準(zhǔn)備。每一階段計劃完成之后需進(jìn)行完成情況反饋，并按要求提供統(tǒng)一格式的電子證明文件，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核通過即開展下一階段任務(wù)，循環(huán)如此，直到項目完成為止。每一階段任務(wù)完成后系統(tǒng)自動疊加任務(wù)進(jìn)度，進(jìn)而反映項目整體推進(jìn)情況。有執(zhí)行就要有監(jiān)督，項目管理的兩個范圍是工作人員管理和軟件功能管理。因此，在項目執(zhí)行過程中，一方面在項目管理平臺建立預(yù)警機(jī)制，一旦階段任務(wù)到達(dá)時間節(jié)點(diǎn)便自動觸發(fā)預(yù)警，對項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行平臺待辦提醒或者短信、企業(yè)微信提醒;另一方面可以根據(jù)項目實施的特點(diǎn)不斷優(yōu)化項目管理平臺功能，強(qiáng)化系統(tǒng)性能，以期逐步達(dá)到最佳狀態(tài)。

4. 項目結(jié)項

在項目計劃所有分解任務(wù)完成后，即可以申請項目結(jié)項。項目結(jié)項需經(jīng)過三審程序。即在項目推進(jìn)率達(dá)到100%的基礎(chǔ)上，項目團(tuán)隊填寫項目結(jié)項申請表，依次提交項目負(fù)責(zé)人審核、考核小組負(fù)責(zé)人審核、牽頭校領(lǐng)導(dǎo)最終作出結(jié)項審核，完成結(jié)項;任何一個階段審核未通過，項目流程將重新返回到執(zhí)行階段，需對證明材料進(jìn)行一定的規(guī)范性修改或進(jìn)一步完善階段性成果，方可再次提交結(jié)項申請，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人全部審核通過方可結(jié)項。

5. 整理歸檔

項目結(jié)項即進(jìn)入歸檔階段。一項年度目標(biāo)任務(wù)從立項到結(jié)項，經(jīng)過了多個環(huán)節(jié)層層把關(guān)，形成較為具體、系統(tǒng)、佐證力強(qiáng)的支撐材料，能夠反映一項重點(diǎn)任務(wù)由立項到結(jié)項的全過程脈絡(luò)。最終由檔案機(jī)構(gòu)及時督促責(zé)任部門嚴(yán)格執(zhí)行電子文件和紙質(zhì)文件雙套制歸檔的規(guī)定，及時歸檔，從而彌補(bǔ)一些重要檔案無法入檔的漏洞。有條件的單位可將項目管理系統(tǒng)接入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件在線歸檔。通過年度目標(biāo)任務(wù)項目化管理，將重要檔案悉數(shù)歸集到項目管理系統(tǒng)，增加一條檔案資源收攬渠道，提高重要檔案歸檔率，檔案歸檔質(zhì)量也得到進(jìn)一步提升，責(zé)任部門的歸檔意識也進(jìn)一步增強(qiáng)。

五、項目化管理年度重點(diǎn)任務(wù)檔案實現(xiàn)歸檔管理的啟示

1.積極尋求合作與支持，加強(qiáng)前端控制，確保歸檔高質(zhì)量。溝通是一門藝術(shù)，尤其是檔案工作，關(guān)起門來辦檔案，不利于得到其他部門的理解和支持。檔案機(jī)構(gòu)不妨加強(qiáng)與單位關(guān)鍵部門的合作，爭取關(guān)鍵部門的支持，從高度上對前期的文件資料形成制約機(jī)制。在重點(diǎn)任務(wù)項目化管理之前，我們就要考慮檔案的歸檔問題，在與關(guān)鍵部門溝通之時便對上傳交付的證明材料的格式、質(zhì)量都提出統(tǒng)一要求?，F(xiàn)在各行各業(yè)都強(qiáng)調(diào)高質(zhì)量發(fā)展，檔案資源是檔案機(jī)構(gòu)家底是不是深厚、檔案質(zhì)量是檔案機(jī)構(gòu)功底是不是扎實的重要衡量指標(biāo)。很多時候我們片面地強(qiáng)調(diào)歸檔了多少“卷”“件”，但在開發(fā)利用時，真正有價值的檔案有多少，是值得我們反思的問題。通過項目化推進(jìn)重點(diǎn)任務(wù)，進(jìn)而形成重要檔案的歸檔，顯然對檔案質(zhì)量的提升有極大幫助。

2.樹立檔案思維，大膽創(chuàng)新方式方法，善于借力發(fā)揮。檔案工作不是孤立存在的，它的有效開展涉及各個部門。這就要求檔案機(jī)構(gòu)善于尋找抓手來調(diào)動各個部門的歸檔積極性，比如，通過項目化管理實現(xiàn)年度重點(diǎn)任務(wù)檔案的歸檔就是以學(xué)校開展目標(biāo)管理考核為抓手，再比如，以信息化為抓手，融入學(xué)校智慧校園整體發(fā)展規(guī)劃，借機(jī)提升檔案工作的信息化水平，或者以某個重大事件為抓手將檔案工作同布置、同檢查。在學(xué)校任何一項重要工作啟動之時，都要積極向總牽部門提出檔案理念，主動融入學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃。

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（作者單位：南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)）