如何做好新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作

石統(tǒng)雨

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的重要組成部分，因?yàn)?，社?huì)保險(xiǎn)檔案包含具體的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)過程中的具體業(yè)務(wù)，其主要通過圖片、文字材料等形式進(jìn)行記錄和保存，而且，社會(huì)保險(xiǎn)檔案中還記錄了投保人的具體投保經(jīng)過和金額，以及投保人的責(zé)任和義務(wù)，為投保人以后的生活提供了一份保障，所以，不管對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門還是投保人來說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理都具有非常重要的意義。本文就如何做好新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析，并提出了相對(duì)有效的策略，希望可以為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);社會(huì)保險(xiǎn)檔案;管理工作

隨著我國加大民生保障措施力度，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作也受到很大的關(guān)注，其已經(jīng)被列為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不僅牽動(dòng)著人民群眾的根本利益，更是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)利益之間的重要紐帶，在國家的發(fā)展中占據(jù)了不可動(dòng)搖的地位。社會(huì)保險(xiǎn)是一項(xiàng)利民的重要舉措，而社會(huì)保險(xiǎn)檔案則是這項(xiàng)利民舉措的重要載體，如果社會(huì)保險(xiǎn)檔案被科學(xué)有效地利用，不僅可以切實(shí)維護(hù)廣大勞動(dòng)者的利益，也可以推動(dòng)實(shí)現(xiàn)構(gòu)建和諧社會(huì)的重要方針。由此可見，社會(huì)保險(xiǎn)檔案對(duì)于國家以及廣大的勞動(dòng)者有多么重要，而社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要保障，具有同樣的重要性，尤其是對(duì)于人力資源和社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是其工作的首要任務(wù)。現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門最主要的就是做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作，運(yùn)用科學(xué)合理方式進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

1.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理多樣化

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)也呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展趨勢(shì)，各種各樣的社會(huì)保險(xiǎn)開始出現(xiàn)，就現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)來說，已經(jīng)出現(xiàn)了多種類型，多樣的社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作增加一定的困難，而且根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)比較分散，不同的社會(huì)保險(xiǎn)屬于不同的部門管理，雖然做到了具體工作的細(xì)化，但是在一定程度上增加了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理難度，并且還可能會(huì)出現(xiàn)各部門信息溝通不及時(shí)的情況，導(dǎo)致投保人和社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員重復(fù)工作，增加無效的工作量以及浪費(fèi)投保人的時(shí)間和精力，最后，因?yàn)楦鞑块T無法達(dá)到集中的狀態(tài)，缺乏統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理形式和原則，在社會(huì)保險(xiǎn)出現(xiàn)問題后，短時(shí)間內(nèi)找不到便捷的解決途徑和具體的負(fù)責(zé)人，不利于人力資源和社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的橫向發(fā)展。

2.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一的原則

我國的地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在差異，導(dǎo)致一些地方政策也會(huì)存在一定的差異，所以目前來說，我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作并沒有做到統(tǒng)一的管理工作職責(zé)和規(guī)范，各地區(qū)在實(shí)際的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中都是按照現(xiàn)有地區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)管理，導(dǎo)致各地區(qū)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作出現(xiàn)一定的差異，而且由于各個(gè)地區(qū)的不同管理制度，導(dǎo)致一些跨地區(qū)的投保人沒有明確的辦理流程和具體的投遞資料明細(xì)，在很大程度上影響了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作效率，同時(shí)也在無形中造成了社會(huì)資源的浪費(fèi)。

3.社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方式落后

雖然我國已經(jīng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)制度進(jìn)行了改革，目前社會(huì)保險(xiǎn)制度開始逐步走向完善，但是在實(shí)際的工作中還是有一些社會(huì)保險(xiǎn)部門的管理方式比較落后，例如隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)管理軟件已經(jīng)開始大面積的投入使用，但是在實(shí)際的工作中，還有很多社保部門對(duì)于計(jì)算機(jī)管理軟件的使用率并不是很高，只是使用簡(jiǎn)單的功能，一些系統(tǒng)性的功能并沒有使用，導(dǎo)致管理軟件的真正作用沒有發(fā)揮出來，以至于很難提高管理效率，造成管理方式處于落后狀態(tài)。

4.工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視

有部分的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在一定的偏見性，沒有充分認(rèn)識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要性，把社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作當(dāng)作一種簡(jiǎn)單的整理工作，只是大概地進(jìn)行分類管理，并沒有做具體的劃分，除此之外，還有很多的工作人員在對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案收集、分類、整理的時(shí)候并沒有進(jìn)行統(tǒng)一的科學(xué)規(guī)劃，很可能導(dǎo)致檔案丟失的情況出現(xiàn)。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性

社會(huì)保險(xiǎn)主要的業(yè)務(wù)人是面對(duì)廣大的勞動(dòng)人民，而社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理就是以廣大勞動(dòng)人民為基礎(chǔ)所承辦的醫(yī)療、養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、生育保險(xiǎn)信息的管理工作，為了保障廣大勞動(dòng)人民的保險(xiǎn)利益，這些檔案的管理工作發(fā)揮了最重要的保障作用。如果在投保人投保期間發(fā)生檔案泄露和丟失，不但會(huì)對(duì)社保工作人員造成影響，也會(huì)影響到投保人的利益，因此，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任感成了目前社保部門的首要工作。隨著國家對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)的重視，廣大勞動(dòng)人民也開始提升自己的保險(xiǎn)意識(shí)，開始為自己投保，而且保險(xiǎn)的種類也在日漸增加，這就代表著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的工作量在日益增加，加大了工作人員的工作壓力。在這個(gè)科技發(fā)展迅猛的時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員掌握了社會(huì)保險(xiǎn)的信息，所以必須加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行檔案保密性和安全性培訓(xùn)，防止社保檔案發(fā)生泄露和丟失，相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人也需要加強(qiáng)這方面的認(rèn)識(shí)，以實(shí)事求是和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度將社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作列為首要工作，從而進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和采用合理的考核晉升制度，為社會(huì)保險(xiǎn)管理提供可用人才。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作不只是管理人員的工作，也是社會(huì)保險(xiǎn)部門的共同工作，部門領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)其進(jìn)行合理的財(cái)力投入，用于改善管理設(shè)備，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員創(chuàng)造良好的工作平臺(tái)。

1.社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要

做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作，是倡導(dǎo)改革傳統(tǒng)檔案的積極響應(yīng)，只有具備科學(xué)的管理體系，才能保證社會(huì)保險(xiǎn)工作順利開展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中記錄了原始的保險(xiǎn)信息，如出現(xiàn)檔案丟失的情況，會(huì)導(dǎo)致原始資料的丟失，想要重新找回會(huì)非常困難，嚴(yán)重的情況會(huì)導(dǎo)致該項(xiàng)保險(xiǎn)無法進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)，因此，增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是一項(xiàng)迫在眉睫的工作，傳統(tǒng)的檔案資料多數(shù)是以紙質(zhì)形式記錄的，很容易因?yàn)橐恍┮馔獾陌l(fā)生導(dǎo)致原始資料的丟失和摧毀，所以只有不斷更新管理技術(shù)，促使傳統(tǒng)檔案進(jìn)行改革，才能為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的安全增加一份保障。

2.社會(huì)保險(xiǎn)的要求

社會(huì)保險(xiǎn)工作具有一定的復(fù)雜性，在工作人員完成必要的工作流程后，還需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)整理工作，若沒有強(qiáng)力有效的數(shù)據(jù)管理方式，很有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂或者數(shù)據(jù)丟失的情況，進(jìn)而增加了保險(xiǎn)管理的工作量。再加上投保人會(huì)出現(xiàn)更換工作單位或者是暫時(shí)離職的情況，隨之對(duì)應(yīng)的社會(huì)保險(xiǎn)繳納單位也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變，針對(duì)這種情況，只有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾肀ｋU(xiǎn)檔案，才不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槿藛T流動(dòng)更換保險(xiǎn)發(fā)生混亂的情況。人員流動(dòng)如果屬于正常的人員調(diào)動(dòng)，就需要將上家單位的保險(xiǎn)信息轉(zhuǎn)移到現(xiàn)有單位繼續(xù)繳納，需要兩家單位同時(shí)同意，上家單位同意轉(zhuǎn)出，現(xiàn)有單位同意轉(zhuǎn)入，而且必須保證在轉(zhuǎn)移的過程中不能出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的誤差，所以保險(xiǎn)管理工作具有一定的復(fù)雜性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.有利于提高辦事效率

嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋ｋU(xiǎn)管理制度，可以有效地提高工作人員的工作效率，有利于順利開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，更高效地服務(wù)廣大勞動(dòng)者。同時(shí)通過調(diào)閱檔案中的信息，可以看到工作中存在的缺陷，并及時(shí)進(jìn)行解決。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的改進(jìn)措施

1.提高參保人員的意識(shí)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保障體系的關(guān)鍵部分，但就目前而言，很多參保人并沒有認(rèn)識(shí)到社保檔案的重要性，認(rèn)為其只是一份簡(jiǎn)單的記錄材料。鑒于這種情況，如果想要更好地進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，就需要提高投保人的保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)，引起參保人對(duì)保險(xiǎn)檔案的重視，從而提高參保人在辦理社保過程中的積極性，從一定程度上來說提高了檔案管理工作人員的工作效率。另外，如果遇到參保人的保險(xiǎn)出現(xiàn)異常情況，工作人員首先和參保人進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)，很快就能發(fā)現(xiàn)問題所在，從而順利解決問題。但是，提高參保人的保險(xiǎn)檔案重視程度之前需要先提高檔案管理工作人員的管理意識(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)可以組織相關(guān)的培訓(xùn)或者設(shè)置相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性，提高工作人員的工作效率。

2.建立完善的管理規(guī)章制度

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作離不開相關(guān)的管理制度，而想要做好管理工作就需要在實(shí)踐中不斷完善管理制度，保證管理制度的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。想要建立完整的管理體系，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：第一，可以借助法律法規(guī)，在實(shí)際的檔案管理工作中，有很多工作人員對(duì)檔案管理都是處以輕視的態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)了一些懶散的狀況，無法保障參保人員的權(quán)益，所以為了能夠引起管理工作人員的重視和相關(guān)部門的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，同時(shí)也是為了保證參保人員的合法權(quán)益，可以借助法律進(jìn)行一定程度的約束;第二，規(guī)范現(xiàn)有的管理工作流程，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中，發(fā)生問題后有很多的工作人員都不知道從哪個(gè)環(huán)節(jié)查找，很大程度上降低了工作人員的工作效率，同時(shí)也有可能會(huì)直接損害參保人員的利益，因此建立規(guī)范的管理工作流程成了解決該問題的有效辦法，規(guī)范的工作流程不僅可以明確找出具體的出錯(cuò)環(huán)節(jié)也可以縮短工作人員的工作時(shí)間;第三，對(duì)于已經(jīng)存檔的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，要做好后續(xù)管理工作，盡量將同一個(gè)人的參保信息歸納到同一個(gè)檔案中，進(jìn)行集中管理，可以減少檔案丟失或者被修改的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也避免了一人多檔，浪費(fèi)社會(huì)資源。

3.借助科技技術(shù)，優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理

新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作需要借助科技的力量?jī)?yōu)化，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理可以簡(jiǎn)化和優(yōu)化自己的管理體系，一方面有了現(xiàn)代科技的介入，不僅可以提高檔案管理工作人員的工作效率，還可以提高工作人員的準(zhǔn)確性，減少工作人員在手工記錄中的錯(cuò)誤，緩解了工作人員的工作壓力;另一方面，為以后的查閱工作提供了方便，有了網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)的幫助，不需要像之前那樣查找特定檔案的時(shí)候，必須翻閱大量的資料才能找到有用的信息，這樣的查找工作不僅工作量巨大，而且還非常耗費(fèi)時(shí)間和精力，借助科學(xué)技術(shù)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員可以將手工檔案錄入成電子版，并按照一定的流程存儲(chǔ)備份，方便以后查閱，并且電子版的保險(xiǎn)檔案一般不會(huì)有丟失的情況發(fā)生，且保存時(shí)間較長(zhǎng)。

但是事事都有兩面性，現(xiàn)代科技技術(shù)幫助保險(xiǎn)檔案管理人員解決了工作量大、分類儲(chǔ)存等問題，但是同時(shí)也潛伏著一定的風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案雖然提高了檔案的安全性，但是在面對(duì)計(jì)算機(jī)病毒和不法分子的入侵也有無可奈何的時(shí)候，所以為了防止計(jì)算機(jī)病毒和不法分子的入侵，可以著重從以下兩個(gè)方面進(jìn)行防控，首先我們要從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的主體進(jìn)行防控，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的主體是社保部門，社保部門要有完整的計(jì)算機(jī)病毒消殺系統(tǒng)和專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行安全把控，防止黑客入侵，其次是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作人員不要隨便使用辦公電腦連接公共網(wǎng)絡(luò)或進(jìn)行個(gè)人活動(dòng)。

4.增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

想要做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，首先需要增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，制定階段性的管理工作知識(shí)培訓(xùn)，著重提高工作人員的檔案管理水平，為以后的檔案管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。其次，需要提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平，計(jì)算機(jī)雖然簡(jiǎn)化了檔案管理工作，但是其需要采用正確的使用方式才能發(fā)揮作用，培養(yǎng)工作人員的計(jì)算機(jī)能力可以使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作更加的科學(xué)化、現(xiàn)代化，另外，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，人們的需求也越來越多，如果檔案管理人員還是采用之前的管理手段，很難滿足現(xiàn)代人的切實(shí)需求，作為新時(shí)代的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員，必須要具備過硬的計(jì)算機(jī)水平和厚實(shí)的專業(yè)實(shí)力，以便更好地滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求。最后需要提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。總的來說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員專業(yè)水平的高低直接決定了保險(xiǎn)檔案管理整體工作水平的高低，所以提高工作人員的綜合素質(zhì)也是一項(xiàng)必要的工作，首先定期開展的職業(yè)培訓(xùn)，除了培訓(xùn)專業(yè)知識(shí)以外，還可以增加一些相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，在工作的時(shí)候可以為參保人員普及保險(xiǎn)方面的法律法規(guī)。其次，提高工作人員的計(jì)算機(jī)水平增加計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)深度，鼓勵(lì)工作人員創(chuàng)建更加符合現(xiàn)代管理工作的管理軟件，在保證管理工作的正確性和安全性的前提下進(jìn)一步簡(jiǎn)化工作內(nèi)容和流程，從而提高檔案管理工作的效率。

5.加強(qiáng)服務(wù)，深化社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開發(fā)利用

各個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)部門應(yīng)該制定部門以外的相關(guān)保險(xiǎn)查閱制度，方便參保人員隨時(shí)進(jìn)行個(gè)人檔案的查閱，為參保人員辦理社會(huì)保險(xiǎn)提供便利，另外，為了保證檔案的安全性，在參保人員進(jìn)行查閱之前，需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，同時(shí)把檔案的查閱時(shí)間和查閱人員姓名進(jìn)行相關(guān)的登記，并統(tǒng)一進(jìn)行保存，防止有人惡意查閱檔案。社會(huì)保險(xiǎn)作為一個(gè)服務(wù)部門，都是為廣大勞動(dòng)人民服務(wù)的，工作人員的言行不僅僅是個(gè)人行為，是社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)部門的代表，所以社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員需要加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，把工作職責(zé)和工作內(nèi)容落到實(shí)處，對(duì)每一位參保人員都用熱情的態(tài)度接待，耐心地回答參保人員的問題，幫助參保人員盡快解決問題，但是對(duì)于不確定的問題或者是政策中沒有明確規(guī)定的問題，不要擅自作出承諾，一定要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后再辦理，只有為參保者提供切實(shí)有效的服務(wù)才能得到廣大人民的認(rèn)可，從而更加順利地開展社會(huì)保險(xiǎn)工作，發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)的作用。

四、結(jié)語

隨著我國社會(huì)保障工作的不斷改革，新形勢(shì)的發(fā)展推動(dòng)著社會(huì)保險(xiǎn)的進(jìn)步，之前傳統(tǒng)的保險(xiǎn)檔案管理方式已經(jīng)被時(shí)代所淘汰，開始使用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理，促使社會(huì)保險(xiǎn)工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，想要使社會(huì)保險(xiǎn)工作更加健康持久的發(fā)展，就需要和時(shí)代發(fā)展保持統(tǒng)一步伐，不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新。另外，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作直接聯(lián)系著廣大勞動(dòng)者的利益以及背負(fù)著構(gòu)建和諧社會(huì)的重要使命，良好的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作可以促進(jìn)社會(huì)保障體系進(jìn)一步完善，加快社會(huì)保障事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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（作者單位：郯城縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心）