新時期企業(yè)檔案管理工作的有效途徑與方法

楊凱杰

摘 要：本文主要針對新時期企業(yè)檔案管理工作的有效途徑與方法展開深入研究，結(jié)合新時期實施企業(yè)檔案管理工作的必要性，闡述了當前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，如對檔案管理重視的程度不夠、檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高、企業(yè)檔案管理沒有實現(xiàn)信息化水平等，然后又提出了幾點切實可行的實施方法，主要包括提高對檔案管理工作的重視度、樹立正確的檔案管理工作理念、加強對檔案人員的培養(yǎng)、建立健全檔案管理制度、加大資金的投入力度、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，從而不斷提高企業(yè)檔案管理工作水平。

關鍵詞：新時期;企業(yè)檔案管理工作;有效途徑;方法

引言

企業(yè)要想更好地發(fā)展，有必要實施檔案管理工作并提高其重視度。在新時期背景下，對于企業(yè)檔案管理部門工作人員而言，應在現(xiàn)有的檔案管理工作基礎上，通過信息技術(shù)進行相應地完善并改進，歸整好文檔，進而為領導者作出正確的決策提供信息資料?；诖?，由于檔案管理在企業(yè)發(fā)展中起著重要的作用，所以有必要實施并做好，還需要工作人員強化自身各方面能力。為此，對于企業(yè)而言，在注重檔案管理工作的同時，組織檔案管理人員結(jié)合實際情況全面實施檔案管理工作，并做到與時俱進，進而保障企業(yè)檔案管理工作順利實施。

一、新時期有效實施企業(yè)檔案管理工作的必要性

對于企業(yè)而言，在進行生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，為了獲取經(jīng)濟效益，使其能早日實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標，管理人員和工作人員應意識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。實際上企業(yè)要想增加利潤，促進經(jīng)濟的增長不能只關注利潤收入，還應采取有效措施實施檔案管理工作并將其落實，從而便于企業(yè)為其生產(chǎn)和經(jīng)營作出正確的決策。除此之外，檔案管理水平直接關系到企業(yè)管理，通過有效開展檔案管理工作，除了能對企業(yè)發(fā)展情況進行記錄之外，還能記錄歷史情況，為企業(yè)日后做出正確決策提供相應參考。在信息化時代背景下，充分應用大數(shù)據(jù)手段實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營管理數(shù)據(jù)的獲取，而且有效實施檔案管理工作，不管是在企業(yè)生產(chǎn)還是在經(jīng)營活動等方面都可以提供信息支撐。檔案部門管理人員在注重檔案管理工作的同時，應將這項工作的規(guī)律充分把握好，并結(jié)合工作性質(zhì)做好相應整合，進而將其歸納好，使企業(yè)檔案管理能做到為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供一定的服務。此外，工作人員應在現(xiàn)有的檔案管理方式基礎上，利用自動化手段積極進行創(chuàng)新，實施與文件相關的一系列工作并將其落實，尤其是修改和歸檔工作，有效地實施企業(yè)檔案管理工作。

對于企業(yè)檔案管理部門工作人員而言不僅要重視檔案管理工作，還應采取有效的方式全面實施，并加強對當前企業(yè)檔案管理機制的分析，找出這項工作存在的弊端并進行相應完善，進而引進先進的管理理念，應用多樣化的檔案管理方式，打造良好企業(yè)檔案管理環(huán)境，讓檔案管理的價值得以展現(xiàn)。在新時期背景下，有效的實施企業(yè)檔案管理工作并全面落實，除了能合理安置企業(yè)各類信息之外，還能為企業(yè)日后的發(fā)展提供一定依據(jù)?；诖耍谛聲r期背景下，明顯地體現(xiàn)出實施企業(yè)檔案管理工作的重要性。

二、當前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理重視程度不夠

就當前的情況來看，在企業(yè)經(jīng)營管理等方面，將獲取經(jīng)濟效益作為主要的目標。對檔案管理工作其具有長期性，會給企業(yè)帶來一定的影響。但是當前部分企業(yè)管理人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，對這項工作的重視程度還不夠，企業(yè)檔案管理工作只是流于形式，這種情況會關系到企業(yè)經(jīng)營管理，難以獲取良好的管理效果。同時，由于企業(yè)管理人員對檔案工作缺少足夠的重視，致使檔案管理工作的基礎設施不夠完善。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，有的企業(yè)在進行檔案管理工作的過程中，雖然引進信息化技術(shù)，但資金方面沒有合理投入，進而企業(yè)檔案仍以電腦的形式安放在檔案室中。還有的企業(yè)對檔案管理這項工作投入的力度不夠，使得檔案沒有實現(xiàn)分類，為此，給檔案管理工作帶來了一定麻煩。

2.檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

當前在企業(yè)檔案管理的過程中，一些企業(yè)已經(jīng)成立相應部門，明確了工作的各項環(huán)節(jié)，合理安排了檔案管理人員，但是在人員招聘上仍存在一些不足。主要體現(xiàn)在以下方面，一方面，現(xiàn)有企業(yè)檔案管理人員對相關知識掌握程度低，綜合素質(zhì)差，這種情況對于新時期檔案管理工作的實際需求難以更好地滿足。另一方面，對于檔案管理工作，有的企業(yè)認為不重要，會安排退休人員來承擔這項工作，這會影響到檔案管理水平的提高，還不利于獲得良好的管理效果。在大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展背景下，已經(jīng)逐漸滲透在各個行業(yè)，并得到廣泛應用，其中為促進企業(yè)的發(fā)展、提升信息化建設水平已經(jīng)成為一種趨勢。

3.企業(yè)檔案管理信息化水平不高

當前企業(yè)在進行檔案管理工作期間主要以人工方式為主，并沒有做到與時俱進地實現(xiàn)信息化，而且對紙質(zhì)檔案進行收集和歸納，不僅要投入大量的人力物力，還難以讓檔案信息為企業(yè)提供良好的服務。與此同時，檔案管理人員對檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理重視程度不夠，在進行工作的過程中只是憑借以往紙質(zhì)檔案管理的經(jīng)驗，還沒有運用有效的方法加強信息技術(shù)和檔案管理工作的聯(lián)系，將這兩者結(jié)合在一起。

三、新時期企業(yè)檔案管理工作實施的有效途徑

1.提高對檔案管理工作的重視度

當前檔案工作在保管事務性工作方面不再以電子和紙介形式為主，而且不僅具有政治特點還具有政治屬性。從企業(yè)的角度來看，要想更好地發(fā)展，使其早日實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標，應注重檔案保存并合理地進行利用，保障更好地滿足新時期企業(yè)發(fā)展的實際需要，使其為企業(yè)的建設提供服務，這項任務不僅要引起企業(yè)領導的關注，還應當作重點工作來抓，且對于企業(yè)領導而言，在實際發(fā)展期間，需要的檔案要提供兩項資料，為國家發(fā)展走勢脈絡的文件資料、組織實施過程的痕跡資料。所以企業(yè)領導應意識到檔案管理工作的重要性，并提高對這項工作的重視度，加強專業(yè)化隊伍建設，進而促進工作有效開展，不斷提高工作效率。

2.樹立正確的檔案管理工作理念

對于企業(yè)領導人員和檔案部門管理人員而言，在實際工作的過程中，應摒棄以往傳統(tǒng)檔案管理的工作理念，樹立新理念，并具有創(chuàng)新意識，在現(xiàn)有的檔案管理基礎之上加以完善，積極地進行創(chuàng)新。其中對于檔案管理工作進行分析，一般有兩種文檔形式：一種是電子化，另一種是紙質(zhì)化。為了促使檔案管理工作的連續(xù)性，不僅要保存好檔案，還應充分加以利用，加強個性化檔案管理建設工作，但是在具體實施過程中應結(jié)合不同檔案的性質(zhì)。

除此之外，對于檔案管理工作人員和領導者而言，應意識到檔案管理工作的重要性，并提高對這項工作的重視度，加強對軟件和硬件設備的完善，并引入先進的設備，營造出良好的企業(yè)檔案管理氛圍，進而促使檔案管理工作的有效開展。企業(yè)的檔案文件不僅具備政治特點，還具備政治屬性，保證適應企業(yè)發(fā)展目標，讓各項檔案工作變得更加規(guī)范化。此外，從檔案管理工作人員角度來看，應充分發(fā)揮自身的潛能，意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展起著重要的作用，要具備一定的責任心，提高對檔案管理的重要度，積極關心這項工作的進展。

檔案管理工作人員在具體實施的過程中應做好相應的匯總，并根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有文件進行，不管是文件材料制作格式還是質(zhì)量標準應實現(xiàn)統(tǒng)一，將各項工作具體化，尤其是文件的檔案整理和源頭溯源工作，在新時期背景下，充分利用信息技術(shù)不斷提高文件材料的準確性，保障真實性和可靠性。而且在檔案管理的間，通過創(chuàng)新手段不僅能提升工作效率，還能提高其質(zhì)量，促進檔案管理工作的有效開展。

3.加強對檔案人員的培養(yǎng)

企業(yè)應清楚檔案管理工作的開展離不開檔案管理人員的參與，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關系到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，所以有必要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高他們自身的技能水平。就當前的情況來看，在企業(yè)管理機構(gòu)中，收集、歸檔和保密、查閱、開發(fā)等作為檔案管理工作的內(nèi)容，一些檔案管理工作環(huán)節(jié)向檔案管理人員提出了要求?；诖?，對于企業(yè)檔案管理人員有必要強化自身的能力，不斷提高自身信息素養(yǎng)，進而促使檔案管理工作有效開展，全面落實檔案的一系列工作，尤其是檔案歸檔和解答工作，并在眾多檔案管理中提煉出有意義的信息，便于領導層作出正確的決策。除此之外，從檔案管理人員的角度來看，在注重檔案管理的基礎之上，實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，將兩者結(jié)合在一起，并在實施檔案管理工作的過程中引入現(xiàn)代化技術(shù)，擴大信息資源和渠道，使員工對企業(yè)檔案信息的需求得到更好地滿足。

與此同時，對于企業(yè)而言，還應加大培訓力度，開展各種各樣的培訓活動，以定期或者不定期的方式培訓檔案管理人員，促使檔案管理人員更好地掌握專業(yè)技能，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進企業(yè)檔案管理工作有效開展。此外還應做好人才招聘工作，并根據(jù)和檔案管理工作的實際需求加強對招聘計劃的制訂，并有效落實，強化檔案管理人員的業(yè)務能力，打造一批專業(yè)化檔案管理隊伍。

4.建立健全檔案管理制度

在新時期背景下，要想確保檔案管理工作順利實施，要健全檔案管理制度，這就需要企業(yè)結(jié)合實際情況進行革新，因為，以往傳統(tǒng)管理制度已經(jīng)不能適應時代發(fā)展需求。當前隨著數(shù)字信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)不再進行紙質(zhì)保存檔案管理，逐步的應用電腦等媒體實現(xiàn)虛擬檔案保存。新時期檔案管理機制已經(jīng)得到完善，進而推動企業(yè)檔案管理工作的實施，使其有效落實。其中在具體實施過程中可從以下幾點入手：首先，從現(xiàn)有的管理機制入手，積極完善，進行相應的建設從而使其作為檔案管理機制。在數(shù)字時代背景下，就當前企業(yè)檔案管理的情況來看，電子化已經(jīng)成為一種手段，所以對于企業(yè)而言，需要加強對檔案管理制度的優(yōu)化，并加大看管力度，圍繞著企業(yè)的機密文件檔案全面的實施，注重電子檔案安全問題，做好相應保管，適當滲透防火墻機制并充分地應用，高度重視企業(yè)機密檔案的保密工作并全面地落實;其次，對于企業(yè)檔案要想將其整理好并進行保存，應加大監(jiān)督檢查力度，全面落實這項環(huán)節(jié)，其中這一環(huán)節(jié)主要針對的是各項制度，進而還應清楚新時期檔案管理工作的實際要求，并不斷適應這項工作，與此同時，推動企業(yè)管理機制的革新，且在注重檔案管理工作的同時，將這項工作滲透到基層工作考核范圍，以這種方式來約束檔案管理人員的工作行為，促使檔案管理工作有效的實施，獲取良好管理效果，使得檔案資料的作用得以展現(xiàn)。

5.加大資金的投入力度

從企業(yè)的角度來看，在注重經(jīng)濟效益的同時還應將眼光放得更加長遠，并清楚更好地發(fā)展檔案管理工作非常重要，所以企業(yè)應高度重視檔案管理工作，對資金進行相應的投入，進而保障檔案管理工作擁有足夠的資金支持，確保引進先進檔案管理工作的基礎設施。比如結(jié)合檔案管理的實際需求，積極建立檔案庫房，引進先進設備尤其是電腦。與此同時，還應加強對工作人員的培養(yǎng)，因為企業(yè)將這些基礎環(huán)節(jié)落實好，才能促使檔案管理工作有效開展。此外，企業(yè)應吸引更多的人才加入，帶動其他工作人員。

6.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

當前檔案管理在新時期下表現(xiàn)出一定特點，其特點為數(shù)字化和信息化。在具體實施過程中從現(xiàn)有的數(shù)字化管理步驟和技術(shù)入手，進行相應完善，進而促使工作有效地開展。基于此，通過數(shù)字化檔案管理技術(shù)有利于獲取良好檔案管理效果。應注重對管理人員的數(shù)字化培訓，以定期的方式開展相應的活動，并向工作人員強調(diào)在檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)起著一定的作用，與此同時，充分利用信息手段開展各個環(huán)節(jié)并將其落實，尤其是收集和整理以及統(tǒng)計、編研環(huán)節(jié)，并引入先進信息軟件配，合業(yè)務工作，再讓自身數(shù)字化操作水平不斷提高，定期檢查檔案信息系統(tǒng)，落實好系統(tǒng)維護工作。除此之外，從檔案管理部門的角度來看，應加大建設力度，進行檔案數(shù)庫的建設，錄入紙質(zhì)文件，并做好信息備份工作，避免企業(yè)檔案出現(xiàn)安全問題，不斷提高企業(yè)檔案的整體性。與此同，時檔案管理工作人員通過數(shù)字化平臺進行相關文件資料的編寫，確保相關部門的檔案格式更加規(guī)范。檔案管理人員應高度認識數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并清楚信息電子化帶來的機遇和挑戰(zhàn)，加強檔案信息化建設，不斷提高檔案信息化建設水平，積極完善當前設備并定期升級，實施現(xiàn)有檔案信息化整改，與此同時，有效地開展機密檔案的保密工作并全面落實，確保企業(yè)檔案管理工作的順利實施，使其獲得良好的檔案管理效果。

四、結(jié)語

總而言之，在新時期背景下，從企業(yè)的角度來看應高度重視檔案管理工作，并清楚當前這項工作存在的不足之處，采取有效的措施進行相應完善，樹立新的檔案管理理念，加強對檔案管理制度的構(gòu)建，強化檔案管理人員各方面能力，不斷提高檔案管理工作的水平，進而保障企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量完成。

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（作者單位：山東省萊陽市檔案館）