社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理創(chuàng)新路徑

盧宇潔

摘 要：社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)指集中收養(yǎng)孤老、殘、幼的機(jī)構(gòu)。伴隨著社會福利事業(yè)的快速發(fā)展，福利事業(yè)機(jī)構(gòu)逐步從原來的“溫飽型”向“普惠型、服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，使“養(yǎng)、治、教、康、置”致力于為孤老、殘弱、孤兒等社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。我國社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)在開展檔案管理時仍采用傳統(tǒng)方式，其管理模式、管理內(nèi)容都難以促進(jìn)福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展和轉(zhuǎn)型，無法從根本上有效解決。因此，我們應(yīng)加快社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案的管理創(chuàng)新，從檔案收集管理、管理設(shè)計、管理基礎(chǔ)設(shè)施、信息化管理方面出發(fā)，切實(shí)迎合福利機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型與升級需求，推動社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu);檔案管理;信息化

一、加強(qiáng)社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的必要性

1.增強(qiáng)檔案管理水平的有效介質(zhì)

社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)通過不斷強(qiáng)化檔案管理，能全面增強(qiáng)檔案管理水平，對規(guī)范檔案管理、制定完善的檔案管理制度、保障檔案資源得到合理利用等發(fā)揮出重要作用。社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案主要記錄福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的歷史材料、各種活動的原始記錄，例如：社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)在收留、扶養(yǎng)老人和兒童過程中形成的重要文件、實(shí)物、圖像、音像、電子數(shù)據(jù)等。如果社會福利機(jī)構(gòu)缺少檔案管理，資料收集不夠全面，將會對社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展產(chǎn)生不良影響。因此，強(qiáng)化社會福利性機(jī)構(gòu)的檔案管理，認(rèn)真剖析當(dāng)前社會福利機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀，做好市場調(diào)研，積極創(chuàng)新檔案管理的模式和豐富檔案管理中關(guān)于兒童、老人的檔案資料等，將會給社會福利性機(jī)構(gòu)的檔案管理提供寶貴意見，增強(qiáng)自身的管理水平。

2.解決民生問題的基礎(chǔ)保障

現(xiàn)階段，隨著人們生活水平的不斷提高，人們對于物質(zhì)的追求也越來越高，解決民生問題成為國家工作的重點(diǎn)，然而，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)是解決民生問題的主要推動力，其對構(gòu)建和諧社會、促進(jìn)社會發(fā)展等都發(fā)揮著重要作用。因此，為更好地解決民生問題，構(gòu)建和諧社會，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)對檔案管理工作予以高度重視，發(fā)揮檔案管理的重要作用。而社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作是其工作中的重要組成部分，直接決定著社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)工作的效率，也對提升福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的名譽(yù)、更好地服務(wù)于社會，以及需要幫助的人起到基礎(chǔ)保障作用。而本文提出的檔案管理創(chuàng)新路徑能更好地挖掘出社會福利性機(jī)構(gòu)的社會作用，為促進(jìn)社會發(fā)展和構(gòu)建和諧社會等作出了重要貢獻(xiàn)。

3.完善“養(yǎng)、治、教、康、置”計劃的重要依據(jù)

社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案管理不僅記錄了兒童生活、教育、老人接受照顧、學(xué)習(xí)、醫(yī)療等方面的信息，還對社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)展歷程進(jìn)行了記錄，是機(jī)構(gòu)記錄一些大事件的重要基礎(chǔ)。伴隨著一些兒童福利機(jī)構(gòu)、殘疾人福利機(jī)構(gòu)、孤老人福利機(jī)構(gòu)等的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，這些機(jī)構(gòu)記錄的各方面檔案將會直接影響到福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，能為孤殘兒童、老人等提供生活上的保障，也為機(jī)構(gòu)開展全方位的服務(wù)工作提供保障，維護(hù)好兒童、老人的合法權(quán)益不受到損害，為開展各項(xiàng)工作計劃、落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度提供了信息支撐。

二、社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題

1.檔案管理缺乏頂層設(shè)計

出現(xiàn)檔案管理沒有規(guī)劃、制度不完善等情況都將難以提升社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理水平。一些檔案人員在開展檔案管理時，會出現(xiàn)隨意存放和保管檔案、重要信息遺漏等情況，因此，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)做好頂層設(shè)計，這樣才能為開展檔案管理工作作出支撐和基礎(chǔ)保障。

2.檔案收集有欠規(guī)范

從社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案收集的范圍上看，其主要圍繞救助對象的檔案管理、行政檔案管理、人事檔案管理、社會檔案和會計檔案的管理。但是從一些福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀來看，其更多的是收集了該機(jī)構(gòu)的會計檔案、人事檔案、基建檔案，其在救助對象檔案管理上存在很多不足，如：救助對象的資料收集不齊全，進(jìn)入機(jī)構(gòu)和離開機(jī)構(gòu)的信息不完善，重要信息沒有記載和跟蹤的記錄等，導(dǎo)致社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)在檔案管理上存在很大弊端。

3.檔案保管保護(hù)設(shè)施方面

（1）檔案材料保管不善

眾所周知，福利機(jī)構(gòu)檔案管理如果丟失一些重要素材，將會直接影響到該福利機(jī)構(gòu)檔案工作的推進(jìn)和發(fā)展。從一些社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)來看，個別單位或個人沒有對一些有價值的資料或者電子數(shù)據(jù)引起重視，他們僅僅注重自己使用檔案，沒有考慮到總體的發(fā)展和建設(shè)工作;在工作時僅僅使用單一來源的信息和資料，將其分配到各個業(yè)務(wù)部門后，將直接影響檔案的管理水平，并對開展下一步的福利工作產(chǎn)生不良的影響。

（2）庫房保管設(shè)施落后

從當(dāng)前社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案保管情況上看，其保管水平較低且存在落后的現(xiàn)象。①庫房配置嚴(yán)重短缺。從對公益性福利事業(yè)機(jī)構(gòu)調(diào)研情況來看，檔案儲存的硬件設(shè)施配備不到位，僅僅有少量的單位配有專門的檔案室，用于存放檔案。②設(shè)備配備相對落后。安保設(shè)備不足，調(diào)控的設(shè)備也相對較少，這些都影響了檔案信息化的管理，難以提升檔案管理效率。

4.檔案管理方式落后

檔案管理在理論研究、實(shí)踐研究等方面都取得了顯著成效。一些地方性福利機(jī)構(gòu)其在管理方式上存在很多不足。例如：我國進(jìn)入信息時代后，一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)在檔案管理上主要應(yīng)用紙質(zhì)媒介和實(shí)物等進(jìn)行管理，該管理的模式不易保存、不便查詢，如果這些檔案資料頻繁地使用，將會造成重要信息、資料的丟失和損壞，影響檔案管理的水平和效果。

即使一些地區(qū)已經(jīng)開展了信息化管理，但受到信息技術(shù)應(yīng)用能力不足的影響，其在信息統(tǒng)計方面經(jīng)常出現(xiàn)問題，例如：信息統(tǒng)計過程中，未對收養(yǎng)兒童的基本信息進(jìn)行記錄，即兒童的健康情況、性格、收養(yǎng)地點(diǎn)、接受教育情況、同伴交往情況、領(lǐng)養(yǎng)情況等，對這些數(shù)據(jù)也僅僅是粗略地記錄，如果不能保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性，很可能造成相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)不一致的情況。

三、社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理創(chuàng)新路徑

1.做好頂層設(shè)計，完善檔案管理體系

為全面推動社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)工作的創(chuàng)新和發(fā)展，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)在創(chuàng)新管理路徑上，保障檔案能以多種形式和載體呈現(xiàn)出來，如以文字、憑證、圖片、視頻等方式，通過“廣征集、重點(diǎn)記、認(rèn)真編、細(xì)保管”，來實(shí)現(xiàn)對社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的“專項(xiàng)管理、專人管理、專柜管理、專責(zé)管理、專室管理”工作，保障收集到的信息更真實(shí)、更完善，客觀反映出養(yǎng)老情況、兒童收養(yǎng)情況、各種活動情況。由此可見，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)做好頂層設(shè)計，提前訂量，提前做好充足的準(zhǔn)備，在統(tǒng)籌管理下，構(gòu)建更加完善的檔案管理體系，也為提升社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的“醫(yī)養(yǎng)服務(wù)”水平奠定基礎(chǔ)。

2.遵守檔案資料的收集原則和細(xì)化收集資料的范圍

檔案資料收集的原則應(yīng)秉承“真實(shí)性、完整性、時效性”原則。基于少數(shù)福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案資料收集不完善的問題，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷擴(kuò)大檔案資料的收集范圍，在強(qiáng)化專門收集、專人管理的前提下，提升檔案管理的效率。例如：兒童福利機(jī)構(gòu)在收集資料時，應(yīng)結(jié)合不同的時間段進(jìn)行檔案的分類收集，“對號管理”即兒童在機(jī)構(gòu)生活期間所使用的資料（戶口本、殘疾證、社會保障卡、健康檔案、預(yù)防接種記錄、手術(shù)治療材料、康復(fù)治療材料、受教育的資料、家庭寄養(yǎng)的材料、社會工作服務(wù)相關(guān)的資料等）;兒童離開機(jī)構(gòu)歸檔的材料（死亡證明和相關(guān)合同等）。除了上述材料，福利機(jī)構(gòu)還應(yīng)保存兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時隨身所帶的物件，以便日后的“認(rèn)親”;影音材料（孤殘兒童收養(yǎng)時的照片、送溫暖的照片、收養(yǎng)家庭反饋的照片等），這些資料對于收養(yǎng)者來講都起到十分重要的作用。尤其是近幾年伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，尋親案例越來越多，很多走丟的兒童或者被遺棄的兒童都可以借助網(wǎng)絡(luò)力量找到家人，這時福利院就發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。當(dāng)認(rèn)親時，福利院出具一些有價值的照片或者信息線索，如：走丟兒童隨身攜帶的衣物、當(dāng)時的照片等，將能快速提升認(rèn)親的效率和成功率。

3.改善檔案保管條件和配備基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理過程中應(yīng)重視對檔案的保護(hù)，一方面防止外界因素對檔案資料產(chǎn)生一定的破壞;另一方面及時修復(fù)和補(bǔ)充已經(jīng)出現(xiàn)損壞的檔案。但是從當(dāng)前社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理來看，其基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建不夠完善，無法為檔案管理提供基礎(chǔ)支撐。

（1）改善檔案保管的條件

保管的條件主要有：檔案管理人員可以將檔案存放于檔案室保管;檔案在流動時的保管條件?；谶@兩個方面，檔案管理過程中需不斷調(diào)整管護(hù)的條件，即檔案的狀況和檔案的存儲載體等。檔案室的“濕度或溫度、驅(qū)蟲、光照”等都直接決定檔案保存的效果，為延長檔案的壽命，應(yīng)做好基礎(chǔ)設(shè)施保護(hù)。

例如：有條件的福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立防火、防潮、防蟲的檔案室。

另外，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)還應(yīng)針對服務(wù)對象，如：老年人或者殘障人群身體健康情況、就醫(yī)情況建立專門的醫(yī)療檔案，并對這些對象進(jìn)行治療時，相關(guān)人員為提升治療效果，需要頻繁的查閱檔案材料，在這種情況下，為節(jié)約時間，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，將重要的病案材料做成電子版本的材料，將有效提升檔案管理的效率，還能為開展各項(xiàng)工作奠定基礎(chǔ)保障。

同時，電子檔案管理應(yīng)具備強(qiáng)大的系統(tǒng)儲存能力，通過在電子檔案中建立多個模塊，如：就診時間、就診效果、主治醫(yī)生、費(fèi)用資金等，以提升檔案管理信息的完整性。

（2）提高庫房設(shè)施配置

檔案室的構(gòu)建對積極開展和落實(shí)檔案管理工作等發(fā)揮出重要作用，能將檔案管理工作的價值有效發(fā)揮出來?；谝恍└＠麢C(jī)構(gòu)沒有制定專門的檔案室來看，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)管理人員應(yīng)增強(qiáng)意識，重視設(shè)立專門的檔案室，并投入相應(yīng)的資金支撐，從而在做好市場調(diào)查后能有計劃、有目的地利用這些款項(xiàng)。另外，社會福利機(jī)構(gòu)還應(yīng)做好對檔案管理系統(tǒng)的升級，維護(hù)、加大對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理工作做好軟件和硬件設(shè)備設(shè)施的準(zhǔn)備。

4.全面提升檔案信息化管理

（1）全面應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)

社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)在創(chuàng)新檔案管理時，應(yīng)不斷優(yōu)化自身的服務(wù)方式，即廣泛應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)用于檔案的管理，使檔案管理的檢索效率得到有效提升，例如：引進(jìn)計算機(jī)硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)等。這些軟件和硬件設(shè)施的配備，將為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)保障，檔案管理的服務(wù)水平也將得到提升。

（2）借助信息化手段，積極開展信息編研

檔案管理工作中開展檔案信息的編研是一項(xiàng)重要工作。開展檔案信息編研能充分增強(qiáng)檔案的效率和利用價值。當(dāng)前社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的館藏對象主要是以館藏檔案為主，在對這些內(nèi)容進(jìn)行研究后，需對這些檔案開展再次加工。而新時期，人們對檔案工作提出了更多新要求，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)對其檔案工作進(jìn)行改革，在對原有檔案資料整理方式進(jìn)行改進(jìn)和深化后，確定編研的選題。結(jié)合福利機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況確定編研的主體，在做好各部門之間的交流和溝通后，做好信息錄入工作，保障錄入的信息不會出現(xiàn)任何漏洞，例如：兒童進(jìn)入福利院的影像資料、兒童在收養(yǎng)家庭的生活狀況、殘障人接受社會福利待遇情況、就業(yè)情況、孤寡老人就醫(yī)情況、社會福利送溫暖的情況等，這些資料信息的檢索，都有利于檔案的利用和管理。

（3）提升信息檢索的能力

檢索系統(tǒng)的不斷完善，能顯著提升檔案查詢工作的效率，從而強(qiáng)化社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的服務(wù)功能。一方面，對以往檔案的專題目錄、全宗目錄、案管指南等進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn);另一方面做好信息化和檔案化的改革工作。例如：檔案查詢時，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)目錄檢索或者全文檢索服務(wù)，以便更快地檢索出自己想要的信息。另外，福利機(jī)構(gòu)還應(yīng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，注重與其他福利機(jī)構(gòu)的合作，保障一些檔案信息能共享，共同擴(kuò)展出檢索平臺，開發(fā)出新的檢索渠道，從而幫助更多收養(yǎng)家庭更快找到適合的收養(yǎng)對象;幫助更多殘障人群找到適合的就業(yè)渠道;幫助更多孤寡老人得到社會人士的幫助。

（4）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

結(jié)合檔案管理分層管理、專人管理、重點(diǎn)管理等特點(diǎn)，以檔案中的數(shù)據(jù)庫信息為主要抓手，為更好地構(gòu)建老年公寓、開展全方位的照料、構(gòu)建社區(qū)服務(wù)站等，以實(shí)現(xiàn)資源共享和機(jī)構(gòu)共建，為老人和小孩提供更加周到的服務(wù)?？梢?，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)通過建好檔案、用好檔案，可以為每一個需要幫助的人提供更加周到的醫(yī)療、康復(fù)、教育、照護(hù)等一體化綜合服務(wù)。

（5）加強(qiáng)信息的有效交互

檔案管理時，各大院校和社區(qū)居委會應(yīng)對志愿者和社工送溫暖的情況建立專門信息庫。例如：將志愿者為兒童、老人和殘障人群所提供的生活照料情況、文化教育情況、心理輔導(dǎo)情況、技能訓(xùn)練情況等全部納入信息庫中。另外，社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)也可以借助互助平臺散播困難老人、兒童的需求信息，并搭建起能為這些群體接受愛心的渠道和橋梁，從而使這些人群持久化地爭取到社會性支持。這不僅能緩解政府財政壓力，同時能為困難兒童或者殘障人士等提升更加便捷的服務(wù)。

由此可見，在未來的一段時間內(nèi)，我們通過做好檔案利用工作，能為更多需要幫助的兒童、老人、殘障人群提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)更好地強(qiáng)化檔案管理，制定完善的檔案管理制度、保障檔案管理設(shè)備的完整和先進(jìn)性、提升信息化管理能力等，以保障檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，使檔案信息查詢和檢索過程有規(guī)可循，促進(jìn)社會福利事業(yè)機(jī)構(gòu)改革和創(chuàng)新發(fā)展。

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（作者單位：晉級南昌市社會福利院）