信息化環(huán)境下檔案工作中數(shù)碼照片管理淺論

何錦輝

[摘 要] 隨著數(shù)碼相機普及程度的不斷提高，數(shù)碼照片逐步成為了檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，尤其是在信息化時代，更是為數(shù)碼照片的管理提供了方便，但同時也為檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，如何實現(xiàn)數(shù)碼照片類檔案的有效管理成為了檔案管理工作亟待解決的一個問題。本文首先對數(shù)碼照片檔案的特點進行分析，并在此基礎(chǔ)上探討切實可行的管理方法，為日后檔案管理水平的提升提出一些建設(shè)性的建議。

[關(guān)鍵詞] 信息化管理；檔案工作；數(shù)碼照片

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，盡管數(shù)碼照片數(shù)量持續(xù)增加，在社會各領(lǐng)域的應(yīng)用范圍也越來越廣，但就數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀來看，卻顯得有些不盡人意。實踐中我們能夠發(fā)現(xiàn)，當前國內(nèi)并沒有推行相對而言較為統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范，從而導(dǎo)致數(shù)碼照片管理水平始終得不到提升，此類檔案信息的應(yīng)用價值也大打折扣。所以，在信息化時代，建立科學(xué)、完善的數(shù)碼照片檔案管理制度勢在必行。

1 數(shù)碼照片檔案特點分析

數(shù)碼照片的范圍相對來說比較廣泛，即所有利用數(shù)碼照相機和掃描儀產(chǎn)生的信息資料均可視為數(shù)碼照片。此類信息資料的存儲多以光盤、磁盤和磁帶為載體，通過計算機系統(tǒng)將其數(shù)據(jù)讀出來，經(jīng)處理后在通信網(wǎng)絡(luò)上形成靜態(tài)的圖像文件格式。與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片檔案無論是成像、處理、傳輸，還是編輯、查閱、歸檔，其操作方法都比較簡單、方便，而且存儲時間較長，不會出現(xiàn)褪色和變形等問題。但數(shù)碼照片與傳統(tǒng)檔案照片相比，也存在一些不足之處，比如說，對軟、硬件具有較強的依賴性；信息數(shù)據(jù)存在易改性以及數(shù)據(jù)標準欠缺等。

2 信息化時代數(shù)碼照片檔案的管理方法

大量的數(shù)碼照片信息資料給檔案管理人員帶來的巨大的挑戰(zhàn)，想要做好此類信息資料的管理工作，掌握科學(xué)、有效的管理方法是非常必要的。對于數(shù)碼照片檔案的管理，管理人員可以從以下幾個方面入手：

2.1 數(shù)碼照片檔案分類與編號

在對數(shù)碼照片進行收集的時候，為了保證材料質(zhì)量，需要遵循以下幾項原則：首先是剔除沒有價值的數(shù)碼照片。在諸多數(shù)碼照片中，必定有多張照片反映的是同一場景，對于此類照片，一般只收集最具代表性的一張；其次是確定照片保管期限，并根據(jù)照片保管期限形成季度分類和年度分類，對其進行分別整理。最后是嚴格按照編號結(jié)構(gòu)對數(shù)碼照片進行編號，即：年度+流水號。一般來說，年度和流水號均為4位阿拉伯數(shù)字，如果不足4位，則在前補“0”。比如說：所需歸檔的數(shù)碼照片是“2015年檔案工作會議Dsc00039.jpg”的數(shù)碼照片，此照片的編號為13，那么在對其命名的時候，則應(yīng)該在13前加兩個“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 編制照片檔案文件級目錄

文件級目錄的編制是為了便于照片檔案的查找，就目前照片檔案文件級目錄的編制來看，大致包括以下幾個方面的內(nèi)容，即全宗號、紙質(zhì)目錄號、案卷號、照片號、照片題名、拍攝者、拍攝時間、保管期限、盤號、數(shù)碼照片號以及備注等。上述內(nèi)容中，數(shù)碼目錄號、盤號和數(shù)碼照片號僅用于著錄數(shù)碼照片。在編制過程中，檔案管理人員需要嚴格按照目錄內(nèi)容對數(shù)碼照片進行整理、歸檔。只有這樣，才能夠為日后的查找工作提供便利，確保數(shù)碼照片的價值能夠最大限度發(fā)揮出來。

2.3 光盤刻錄

光盤刻錄大多以年為單位，每一年度的數(shù)碼照片都要刻錄在一個或多個光盤中，光盤應(yīng)為只寫光盤，避免出現(xiàn)不同年度的數(shù)碼照片刻錄在同一光盤的情況，這樣會導(dǎo)致數(shù)碼照片放置混亂，不宜查找。此外需要注意，數(shù)碼照片光盤的刻錄需一式兩份，一份供查閱利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考慮將光盤刻錄三份。光盤的保管期限應(yīng)該根據(jù)盤內(nèi)刻錄的數(shù)碼照片保管期限來設(shè)定，確保光盤保管期限能夠滿足盤內(nèi)照片的應(yīng)用時限，避免出現(xiàn)使用數(shù)碼照片時，相應(yīng)光盤過期的情況。

2.4 儲存與保管

數(shù)碼照片的儲存與保管直接關(guān)系數(shù)碼照片信息材料的使用效率，所以，一定要對此項工作給予足夠重視。對于數(shù)碼照片檔案的儲存，應(yīng)該選用質(zhì)量好的光盤進行刻錄，比如柯達、惠普、明基等，保證光盤刻錄的質(zhì)量和保存期限滿足要求。而對于數(shù)碼照片檔案的保管，則應(yīng)該制定一套科學(xué)、完善的管理制度，對于不使用的光盤，應(yīng)該妥善保管到包裝物中，待到使用時再取出，使用后及時放回原處，如需觸摸光盤，應(yīng)該帶無紡棉質(zhì)手套；如果光盤有污漬，應(yīng)及時用酒精或中性清潔劑清洗，應(yīng)做好《數(shù)碼照片檔案遷移登記表》的記錄，作為數(shù)碼照片檔案管理材料予以保存。

3 如何準確采集數(shù)碼照片信息

當從按下拍攝快門的一刻，每一張照片相關(guān)信息記錄已經(jīng)形成，具有不可修改的特點，在歸檔工作中，檔案管理員可點擊右鍵查詢“詳細信息”，了解相片相關(guān)信息，便于準確做好信息采集記錄。

4 結(jié) 語

從本文的分析我們可以看出，在信息化時代，數(shù)碼照片已經(jīng)成為了檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片的管理要求更為嚴格，需要工作人員從收集、整理、檢索、保存等多方面著手，采取科學(xué)、完善的方法實現(xiàn)管理工作的全面性和系統(tǒng)性，并在此基礎(chǔ)上對檔案管理方法進行持續(xù)創(chuàng)新和完善。只有這樣，才能夠使數(shù)碼照片檔案管理目標順利實現(xiàn)，將數(shù)碼照片檔案的信息最大限度發(fā)揮出來。

主要參考文獻

[1]趙長明. 我國二手房地產(chǎn)交易價格風險的核算[J]. 統(tǒng)計與決策， 2014（1）.