數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀分析與思考

姜曙光

（山東調(diào)水牟平管理站，山東 煙臺(tái) 264100）

2020年我國全面建成小康社會(huì)，我國的經(jīng)濟(jì)、政治、文化以及科技水平都得到了高效的發(fā)展，居民生活質(zhì)量明顯上升，數(shù)碼產(chǎn)品的使用種類越來越多。但是由此引發(fā)的數(shù)碼照片檔案管理的問題矛盾越發(fā)突出，雖然我國對數(shù)碼照片的歸檔與管理有著明確的規(guī)定，但是尚未作為一套能夠持久產(chǎn)生管理效率的歸檔管理方式，面對增長速率越來越快的數(shù)碼照片，必須對其進(jìn)行新型管理方式的研究，尋求出一套能夠合理處理數(shù)碼照片檔案管理的方式，提高數(shù)碼照片的管理質(zhì)量，為后續(xù)數(shù)碼行業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀分析

1）收集難度大。數(shù)碼照片檔案建立的基礎(chǔ)是要對數(shù)碼照片進(jìn)行收集，才只能對其進(jìn)行管理，但是在收集過程中存在兩大難題。一是當(dāng)前我國數(shù)碼照片收集的相關(guān)制度比較匱乏，數(shù)碼照片是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，因此缺少照片底片，以文件的形式儲(chǔ)藏在數(shù)碼相機(jī)的儲(chǔ)存卡或U盤等硬件中。因此按照傳統(tǒng)照片收集方式很難進(jìn)行數(shù)碼照片的收集，并且收集流程該怎樣規(guī)劃，收集的手續(xù)如何辦理，是否有相關(guān)技術(shù)指標(biāo)，是否需要存檔處理。上述這些原因產(chǎn)生的根本就是數(shù)碼照片收集制度的匱乏造成，從而導(dǎo)致數(shù)碼照片的收集過程較慢，沒有嚴(yán)格依據(jù)難以執(zhí)行。二是收集對象繁雜，就數(shù)碼照片的產(chǎn)生過程來看，現(xiàn)有數(shù)碼照片的產(chǎn)生成本較低、品質(zhì)較高、數(shù)量較多，并且數(shù)碼照片的數(shù)量眾多，因此不能向?qū)Υ齻鹘y(tǒng)底片相機(jī)的方式進(jìn)行收集，照片也不再是攝影館的專屬。因此儲(chǔ)存數(shù)碼照片的個(gè)體眾多，并且數(shù)碼照片儲(chǔ)存在數(shù)碼相機(jī)中，使得照片的獲取更加困難。

2）整理難度大。數(shù)碼相機(jī)的流行導(dǎo)致數(shù)碼照片自身基數(shù)較大。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，一個(gè)縣級醫(yī)院在三年時(shí)間內(nèi)所用于儲(chǔ)存數(shù)碼照片的光盤就達(dá)到60張，其數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是傳統(tǒng)底片相機(jī)所能相比。此外，在整理照片時(shí)，必須要對照片進(jìn)行仔細(xì)篩選，并且將原有數(shù)碼照片的命名進(jìn)行更改，在對照片的光盤刻錄環(huán)節(jié)中也是相當(dāng)繁雜的工作。除此之外，由于數(shù)碼相機(jī)數(shù)量的增多，因此所拍攝出的數(shù)碼照片品質(zhì)也存在不一致的情況，使得在上交數(shù)碼照片時(shí)沒有將照片進(jìn)行分類，檔案部門要對照片的品質(zhì)以及內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)篩查，還會(huì)存在數(shù)碼照片清晰程度不一的情況。最后，當(dāng)前我國對數(shù)碼照片的整理方式各有不同，缺乏規(guī)范化的管理流程，因此在整理數(shù)碼照片的環(huán)節(jié)中使得照片歸類不正確，各級單位之間的數(shù)碼照片檔案整理各有不同，使得后續(xù)刻錄光盤時(shí)要進(jìn)行重復(fù)工作，嚴(yán)重降低數(shù)碼照片的檔案管理效率。

3）安全隱患差。數(shù)碼相機(jī)雖然拍攝容易、儲(chǔ)存量大，但是數(shù)碼照片的儲(chǔ)存全部依靠網(wǎng)絡(luò)硬件系統(tǒng)與相關(guān)存儲(chǔ)軟件，因此在產(chǎn)生病毒入侵或者軟件更新的過程中容易導(dǎo)致數(shù)碼照片的嚴(yán)重?fù)p壞，甚至存在丟失情況發(fā)生。此外，數(shù)碼文件存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，很容易由于在計(jì)算機(jī)自動(dòng)化操作下使得數(shù)碼照片的格式或者命名改變，使得相關(guān)數(shù)碼照片整理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)將其當(dāng)做無用文件進(jìn)行刪除，此類刪除過程沒有將數(shù)碼照片進(jìn)行歸檔處理，因而使得數(shù)碼照片流失。最后，數(shù)碼照片大都將檔案刻錄在光盤之中，因此對光盤質(zhì)量要求較高，但是當(dāng)前市面上的光盤種類繁多，且質(zhì)量參差不齊。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，一張光盤的使用周期能夠保持四至五年，但是實(shí)際使用周期可能僅僅只有一年，并且如果在光盤上使用記號(hào)筆進(jìn)行記錄，就會(huì)使得光盤的外部遭受腐蝕。

4）檔案查詢方式單一。當(dāng)前我國對數(shù)碼照片的檔案系統(tǒng)并沒有融入OA系統(tǒng)，因此在進(jìn)行數(shù)碼照片的查詢時(shí)只能通過相應(yīng)的數(shù)碼照片檔案系統(tǒng)進(jìn)行搜索與查找，能夠使用的軟件一般包括圖像管理軟件等。但是此類軟件只能適用于儲(chǔ)存量較少的數(shù)碼照片檔案中，因此不能進(jìn)行大規(guī)模存儲(chǔ)量的查詢。在上述條件下，查詢數(shù)碼照片檔案中的照片，只能對每一張光盤進(jìn)行搜索，如果所搜索范圍較廣，就可能對大量光盤進(jìn)行搜索，導(dǎo)致搜索難度上升。

2 數(shù)碼照片檔案管理應(yīng)對思考

1）建立數(shù)碼照片檔案管理制度。數(shù)碼技術(shù)的發(fā)展催促我國必須盡快建立數(shù)碼照片檔案管理制度，以便應(yīng)對日益增長的數(shù)碼照片歸檔需求。首先，國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前數(shù)碼照片的檔案管理進(jìn)行明確的流程規(guī)范細(xì)分，制定數(shù)碼照片管理的標(biāo)準(zhǔn)，將上述管理無序的狀況進(jìn)行改變。此外，我國進(jìn)行數(shù)碼照片檔案管理的相關(guān)人員在照片管理環(huán)節(jié)已經(jīng)具備優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，因此可以在現(xiàn)有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化改造，從而建立新型數(shù)碼照片檔案管理制度。再者，我國當(dāng)前已經(jīng)有部分地區(qū)率先建立了數(shù)碼照片檔案管理制度，對此應(yīng)當(dāng)積極結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行學(xué)習(xí)，提出可行的數(shù)碼照片檔案管理制度。最后，在進(jìn)行數(shù)碼照片的歸檔過程中，必須明確歸檔人的姓名、數(shù)碼照片規(guī)格、質(zhì)量以及清晰度的規(guī)定，使得數(shù)碼照片的歸檔管理更加規(guī)范。

2）深化篩選檢查、管控照片數(shù)量。在進(jìn)行數(shù)碼照片的收集與歸檔時(shí)，必須對每一份數(shù)碼文件都進(jìn)行查看，結(jié)合數(shù)碼照片所顯示的EXIF構(gòu)成信息進(jìn)行分析，由此來判斷該數(shù)碼照片是否符合歸檔要求，并且將其歸檔種類進(jìn)行查驗(yàn)。此外，對數(shù)碼照片必須進(jìn)行加深檢查，判斷該數(shù)碼照片是否存在后期編輯、修改以及合成等情況的檢驗(yàn)，使得所歸檔的照片的真實(shí)性與有效性得到保障。再者，相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)將數(shù)碼照片中多余的損壞照片、清晰度標(biāo)準(zhǔn)不夠的照片進(jìn)行剔除，保證數(shù)碼照片檔案的質(zhì)量。最后，經(jīng)過上述步驟的數(shù)碼照片檔案，能夠達(dá)到對數(shù)碼照片的有效控制，并且提高數(shù)碼文件的質(zhì)量，為后續(xù)查驗(yàn)以及存儲(chǔ)工作提高效率。

3）非全對應(yīng)保存。在為建立起合理的數(shù)碼照片檔案管理制度之前，相關(guān)檔案管理人員就發(fā)現(xiàn)數(shù)碼照片與數(shù)碼文件之間不用進(jìn)行對應(yīng)儲(chǔ)存，加上數(shù)碼照片的自身占地面積較少，內(nèi)部存儲(chǔ)數(shù)量較多，因此可以不用進(jìn)行權(quán)對應(yīng)保存，也能為后續(xù)數(shù)碼照片需求提供幫助。除此之外，在實(shí)際生活工作中，對數(shù)碼照片的再次使用率幾乎為零，因此如果進(jìn)行全對應(yīng)保存就會(huì)導(dǎo)致文件存儲(chǔ)量增大，造成資源的浪費(fèi)。綜上所述，進(jìn)行全對應(yīng)保存屬于無效行為。針對這種情況，可以將所選取照片進(jìn)行隨機(jī)抽樣保存，既節(jié)約了儲(chǔ)存空間，也降低工作量。

4）實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前我國的數(shù)碼照片檔案尚未引入OA系統(tǒng)進(jìn)行日常作業(yè)，因此可以利用高新技術(shù)將數(shù)碼照片檔案進(jìn)行匯總，將所匯總的數(shù)據(jù)內(nèi)部使用OA系統(tǒng)進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)地區(qū)之間的資源共享。此外，相關(guān)檔案負(fù)責(zé)人也可以將統(tǒng)一的數(shù)碼文件格式進(jìn)行傳輸，安裝OA系統(tǒng)的相同部門之間就能進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的交流。從而形成一個(gè)巨大的數(shù)碼照片歸檔、管理、查詢、共享平臺(tái)，符合信息化時(shí)代的發(fā)展要求。

3 結(jié)語

面對增長速率越來越快的數(shù)碼照片，必須對其進(jìn)行新型管理方式的研究，尋求出一套能夠合理處理數(shù)碼照片檔案管理的方式，提高數(shù)碼照片的管理質(zhì)量，為后續(xù)數(shù)碼行業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。